Kursadministration inom program och fristående kurser

Vad?

För varje kurs som ges vid KI behöver bemanning av kurserna planeras i förväg. För detta finns lite olika alternativ och rutiner.

TE Plan är en modul inom TimeEdit för planering av lärarnas tjänster och bemanning av kurserna.

Ett annat system som nyttjas inom KI är Retendo Academic. 

När?

Inför varje ny termin skapas nya timplaneringar. 

Hur?

I nuläget skiftar det mellan institutioner och avdelningar på KI, vad gäller hur timplaneringen administreras. Vissa använder sig av TE Plan-modulen i TimeEdit medan andra nyttjar Retendo Academic. 

Timplaneringarna arkiveras varje termin vid institutionerna (ofta lokalt på avdelningarna). 

Vem?

Också vad gäller vem som administrerar timplaneringen ser det i nuläget olika ut inom KI. Det kan till exempel vara en utbildningskoordinator och/eller utbildningsansvarig. 

Vad?

Alla kurser samt program på grundnivå och avancerad nivå vid Karolinska Institutet ska ha en öppen, alltså inte lösenordskyddad, kurswebb/programwebb (sida). Dessa kurs-/programwebbar ligger i Drupal. Informationen på kurs- och programwebbarna är sådan som behöver vara tillgänglig för alla studenter, tidigare och kommande, samt information som studenter behöver ta del av innan kursstart, innan de får tillgång till de låsta kursrummen (Canvas). 

När?

Inför varje ny termin, innan antagningsbeskeden skickas ut, behöver kurs- och programwebbar uppdateras med aktuell information för nyantagna studenter. Informationen kan sedan behöva uppdateras löpande under terminens gång.

Hur?

Kurs- och programwebbar skapas och redigeras i publiceringsverktyget Drupal.

För att erhålla behörighet som webbredaktör behöver man gå igenom en självstudiekurs i Drupal samt en lärarledd kurs i webbkommunikation. Man behöver ha ett KI ID och vara anknuten eller anställd på KI. 

KI erbjuder två olika självstudiekurser, en kortare (för webbredaktörer som enbart ska redigera kurswebbsidor) och en längre (för webbredaktörer som ska ha access till en sajt eller subsajt på ki.se, som t ex programwebbar).

Vem?

Det är institutionerna som ansvarar för att det finns en uppdaterad kurs-/programwebb inför varje termin. 

Utbildningshandläggarna på respektive program ansvarar för uppbyggnaden och uppdaterandet av respektive programwebb. Programdirektorerna är innehållsansvariga. 

Kursadministratörerna ansvarar för uppbyggnaden och uppdaterandet av respektive kurswebb. Kursansvarig lärare är innehållsansvarig.

KI:s webbplats omfattas av lagen om tillgänglighet till digital offentlig service. Lagen reglerar såväl teknik som innehåll. Redaktörer och/eller innehållsansvariga ansvarar för att innehållet också lever upp till de krav som finns.

Vad?

Alla scheman på KI ska bokas genom resurshanterings- och schemaläggningsverktyget TimeEdit. 

TimeEdit finns dels som webbgränssnitt, dels som Core-klient. 

När?

KI schemalägger utifrån beställningsperioder, som uppdateras inför varje ny termin. För aktuella bokningsperioder, se KI:s sida gällande lokalbokning för medarbetare.

Hur?

Se KI:s sida gällande lokalbokning för medarbetare för vidare information om hur behörighet ges till Core-klienten. 

Examinationssalar bokas genom Tentamensservice. Finns mer information om hur detta går till via deras sida gällande Administrativa processer för examination i skrivsal. 

Vem?

Det kan se olika ut vem som har behörighet att schemalägga, förbeställa och boka gemensamma undervisningslokaler i TimeEdits Core-klient, men vanligtvis är det till exempel utbildnings- och eller avdelningsadministratörer samt i undantagsfall lärare. 

Ansökningsformulär gällande behörighet behöver signeras av närmaste chef.

Vad?

Canvas är KI:s digitala lärplattform, där studenter hittar kursinformation, schema, gruppindelningar, litteraturlistor, studiehandledning/studieguider samt lärmaterial av olika slag. 

Denna lärplattform utgör också en digital samarbetsyta och digitalt kursrum där lärare och studenter interagerar utöver den campusbaserade undervisningen. 

Beroende på hur olika lärare väljer att genomföra kursen kan det ingå quizzar, inlämningsuppgifter, filmer, föreläsningsmaterial, diskussionsforum och mycket annat. 

Vanligt förekommande är att treveckorskontroller också genomförs i Canvas.

När?

Inför kursstart beställs tomma, ladokintegrerade kursskal i de fall man valt att använda sig av detta. Därefter exporteras den senaste terminens kursrum för att sedan importeras till de tomma kursskalen, samt där uppdateras inför kommande termin. 

Kursrummet hålls sedan löpande aktuellt och uppdaterat under terminens gång. 

Hur?

Se Canvasmanualen för olika funktioner.

Vem?

IKT/UoL skapar på beställning tomma ladokintegrerade kursskal, som sedan uppdateras av kursadministratörer tillsammans med kursansvariga och undervisande lärare.

Vad?

Ladok är ett nationellt system som ger universitet och högskolor stöd i de olika studieadministrativa processerna. Ladok gör det lättare för högskolorna att uppfylla de regelverk och krav på uppföljning som finns från regering och centrala myndigheter. Ladok gör det också möjligt för lärosäten att ta fram sin egen statistik och uppföljning av studenter.

Läs mer på Ladokkonsortiets egna informationssidor på webben.

Exempel på arbesuppgifter i Ladok för utbildningsadministration:

• Registrering, avbrott, uppehåll på kurs kan förekomma
• Rapportera resultat 
• Tillgodoräknanden (skriva beslutsblanketter, skicka efter diarienr utifrån beslut).

När?

Inför kursstart behöver aktuella kursrapportörer och attestanter ha kopplats till respektive kurstillfälle.

Under det att kursen pågår rapporteras sedan betyg löpande in, samt klarmarkeras och attesteras. Även resultat på hel kurs klarmarkeras och attesteras.

Hur?

Se KI:s användarmanualer för Ladok samt Ladokkonsortiets egna instruktioner för olika funktioner.

Vem?

Systemet ägs av högskolorna och universiteten tillsammans genom ett konsortium. För närvarande ingår 40 högskolor och universitet i konsortiet, samt Centrala studiestödsnämnden (CSN).

Systemutvecklingen sker gemensamt för alla högskolor, men varje högskola äger och ansvarar för innehållet i sitt eget register.

Fördelningen kring vem som gör vad ser olika ut på olika institutioner och avdelningar på KI. 

Men mer generellt gäller att såväl examinatorer, kursansvariga lärare, rättande lärare, kursadministratörer, utbildningshandläggare och studievägledare handlägger ärenden i Ladok. Även studenterna i viss mån, i och med att de sköter sina registreringar/omregistreringar där, samt kan generera intyg och ansöka om examensbevis där.

Vad?

Tre veckor efter varje kursstart ska kursansvarig institution göra en registrerings- och närvarokontroll på kursen, en så kallad treveckorskontroll. 

När?

Tre veckor efter varje kursstart genomförs själva kontrollen, för att sedan följas upp veckan därpå.

Hur?

Det kan se olika ut hur treveckorskontrollerna genomförs inom KI. 

En del väljer att genomföra upprop i samband med ett obligatoriskt seminarium under den tredje kursveckan, medan andra publicerar treveckorskontrollen som en icke betygsgrundande uppgift i lärplattformen Canvas som studenterna måste besvara. 

Vid utebliven närvaro och uteblivet svar vid kontrollen betraktas det som att studenten har avbrutit kursen och så kallat tidigt avbrott registreras i Ladok, alternativt återbud om studenten inte registrerat sig. Vid en del institutioner och avdelningar har man valt att göra minst ytterligare ett uppföljande kontaktförsök innan återbud eller tidigt avbrott registreras, men det finns inget sådant krav. 

Vem?

Kursansvarig lärare genomför normalt sett själva kontrollen, i samverkan med utbildningsadministratör. 

Den lokala studievägledningen bör alltid informeras då programstudenter får tidigt avbrott eller återbud registrerat i samband med treveckorskontrollerna, tillsammans med kursansvarig lärare.

Vad?

Av kursplanen framgår formerna för bedömning av studenternas prestationer, dvs. examinationsformen. Kursplanen hittar du på kurswebben eller i kursplanearkivet. Om det till exempel finns en begränsning av antal prov- eller praktiktillfällen på en kurs så ska det framgå av kursplanen. Omexamination för att höja ett godkänt betyg, så kallad plussning, är inte tillåten.

För utbildningsadministratören inefattar arbetsuppgifterna vanligen att administrera tentor/omtentor, inklusive namnlistor, avkodning, utlämning av tentor och kontakt med studenter.

När kursen är avslutad och reslutaten är beslutade ska kursakten arkiveras enligt särskilda rutiner se Arkivering och diarieföring av utbildningshandlingar.

När?

Normalt bör datum för examination och omexamination meddelas vid kursstart. 

Tid för omexamination meddelas senast vid det ordinarie examinationstillfället. 

Tiden mellan det att examinationsresultat meddelas och att omexamination ges bör vara mellan 2-6 veckor (terminstid).

Tentamina ska rättas så snart som möjligt. Rättningen får endast i undantagsfall ta mer än 10 arbetsdagar. Resultatet ska därefter registreras i Ladok inom fem arbetsdagar.

Hur?

Antalet gånger en student har rätt att genomgå examination för att få godkänt resultat kan vara begränsat.

Om antalet examinationer är begränsade så har alla studenter rätt till minst sex examinationstillfällen per enskild examination för att få godkänt resultat. 

Verksamhetsförlagda moment (praktik eller motsvarande) har studenter rätt att genomgå två gånger. 

Betygsbeslut kan inte överklagas. Däremot kan studenter begära att få sina betyg omprövade.

Vem?

Examinator är den lärare som beslutar betyget, samt beslutar vid begäran om omprövning av betyg.

Examinatorer, kursansvariga lärare, undervisande lärare och kursadministratörer arbetar alla med olika delar av examinationer och omexaminationer. 

Vid examination i skrivsal tillkommer tentamenssamordnare, tentamenshandläggare, huvudtentamensvakter och tentamensvakter vid Samordnad Tentamensservice.

Vad?

Efter varje kurstillfälle ska en avslutande skriftlig kursvärdering genomföras, som ger studenterna en möjlighet att återkoppla gällande kursen samt utvärdera den. Svaren på kursutvärderingen hjälper i sin tur kursansvarig institution att utveckla kursen inför kommande kurstillfällen. 

Ofta förekommer även kompletterande, muntliga utvärderingar, men detta är inte obligatoriskt.

Efter att svaren på utvärderingsenkäten bearbetats sammanställts svarsdatan i en sammanfattande skriftlig kursanalys som bland annat beskriver vilka eventuella förändringar som kommer göras av kursen till nästa gång utifrån den inkomna återkopplingen.

När?

I samband med kursavslut.

Hur?

Kursvärderingen ska genomföras som en webbaserad enkät med verktyget KI survey enligt fastställd standardmall. Med verktyget Kursvärdering kopplas Canvas ihop med enkätverktyget KI Survey så att kursutvärderingarna kan skapas direkt i Canvas. 

Svarsdatan delas sedan på webben i form av en webblänk till den pdf som genererats i KI Survey (vilken per default är tillgänglighetsanpassad enligt tillgänglighetslagen), samt i Canvas (om enkäten skapats där).

Den avslutande kursvärderingsenkäten ska bestå av KI:s fem obligatoriska frågor och en öppen valfri fråga som fastställs av programansvarig nämnd för kurser som ingår i program och av kursansvarig nämnd för fristående kurser. Varje program och kurs kan lägga till frågor. Kursvärderingsenkät ska dock inte innehålla fler än 20 frågor.

Kursvärderingsenkäter ska vara anonyma och för att säkerställa studenternas anonymitet får inte resultat och rapporter från enkäter med färre än fem svar tas fram från KI survey.

Kursanalysen sammanställs i aktuell Word-mall och delas som tillgänglighetsanpassad pdf-fil på öppna kurswebben (Drupal), samt arkiveras i kursakten. De kan också, men måste inte, delas även i de låsta kursrummen (Canvas). 

Vem?

Kursansvarig institution ansvarar för genomförandet av kursutvärdering. 

Ansvarig kursadministratör skapar och tillgängliggör aktuell kursutvärdering i samband med kursavslut. Efter att enkäten stängt exporterar hen sedan svarsdatan rapporterar in den till Enheten för utvärdering via ordinarie enkät för detta. Kursadministratören publicerar även enkäten (utan textsvar) på öppna kurswebben, samt delger den till kursansvarig lärare så att hen kan ha den till stöd för sin sammanfattande kursanalys. 

Kursansvarig lärare ansvarar för att presentera utvärderingsresultatet med studenter och Utbildningsnämnd (UN) och/eller programnämnd (PN).  Hen ansvarar också för att skapa kursanalysen, som kursadministratören sedan delar via öppna kurswebben (Drupal) och arkiverar i kursakten.