Stöd i ärendehantering och handläggning av beslutsärenden inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå

Ärenden ska handläggas i enlighet med förvaltningslag (FL) samt myndighetsförordningens (MF) utgångspunkter för handläggning och beslut. Dessa tydliga instruktioner kring handläggning och beslut ska alla som är delaktiga i ett ärendes handläggning och beslut känna till och tillämpa.

Den statliga värdegrunden

I skriften Den statliga värdegrunden – gemensamma principer för en god förvaltning beskriver Statskontoret de sex grundprinciperna för svensk myndighetsutövning: demokrati, legalitet, objektivitet, fri åsiktsbildning, respekt samt effektivitet och service. Den finns refererad på KI:s websida Den statliga värdegrunden.

KI strävar efter en rättssäker och likvärdig ärendehantering av beslut mot studenter som hanteras av olika beslutsfattare i organisationen. Här ges en övergripande beskrivning av hur handläggning och beslut ska hanteras.

Beslut handläggs och fattas av den institutionen som är ansvarig för den utbildning som studenten går. Följande beslut inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå kan överklagas:

• avslag på en students begäran om undantag från behörighetsvillkoren. 
• avslag på en students begäran om tillgodoräknande av utbildning eller yrkesverksamhet.
• avslag på en students begäran om befrielse från ett obligatoriskt utbildningsmoment.
• avslag på en students begäran att få kursbevis. 
• avslag på en students begäran om att få fortsätta sina studier efter studieuppehåll.

Övergripande hanteringsordning

1. Ansökan kommer in från studenten exempelvis gällande tillgodoräknande.
2. Ansökan datumstämplas och diarieförs direkt vid ankomst.
3. Ärendet bereds av handläggare, använd de mallar som finns.
4. Beslut tas och det är viktigt att beslutet motiveras, särskilt om det är ett avslag. 
5. Beslutet signeras av beslutsfattare och föredragande, en e-signatur är giltig på samma sätt som en handskriven signatur.
6. Beslutet delges studenten via e-post.
7. Handlingarna diarieförs och arkiveras enligt rutin med e-post till Registrator, originalhandlingar skickas med internpost.

Prövning och beslut

Ansökan ska alltid prövas, om ansökan avslås ska det finnas en tydlig motivering till avslaget. 

Det ska finnas en utsedd tjänsteman som fattar beslut, vem som fattar beslutet framgår av delegationsbeslut. I delegationsbeslutet ska framgå om beslut kan fattas utan föredragning. Handläggaren som föredrar beslutet ansvarar vanligtvis för handläggningen av ärendet.

Ärendegång

• Ärenden ska handläggas skyndsamt enligt FL.  
• Ansökan ska diarieföras vid ankomst (oavsett om det är ett e-post eller en blankett) och förses med ankomstdatum.
• Det ska finnas tydlig information på program- och kurswebbar om hur och eventuellt när studenten ska lämna in ansökan för att den ska hinna hanteras innan exempelvis kursstart. När tidpunkt bestäms bör det tas hänsyn till tid för eventuellt överklagande av beslut.
• Studenten kan lämna in en ansökan på olika sätt. De av KI framtagna blanketterna är ett stöd för att få in de handlingar i ärendet som behövs för beslut men det är inte ett absolut juridiskt krav att använda blankett. Om ansökan inkommer utan att blanketten har använts kan handläggaren, om det behövs, begära att en komplettering av studenten.
• Är ansökan komplett? Handläggaren behöver försäkra sig om att alla handlingar finns med i underlaget. Underlag som finns tillgängliga inom KI bör handläggare begära direkt från kursansvarig institution. Är det underlag som studenten vill åberopa till exempel från annan högskola alternativt andra kunskaper och färdigheter bör en komplettering begäras in från studenten. Informera studenter att bilagor är tillåtna till exempel ett brev som förklarar ansökan. 
• Kompletteringar bör alltid begäras in till viss tidpunkt för att ärendet ska kunna beredas vidare alternativt avslutas om komplettering inte inkommer.
• Ser handlingarna äkta ut? Om det uppkommer tvivel om att handlingar som ligger som underlag för beslutet stämmer ska originalen visas upp alternativt att det från KI tas direktkontakt med den som uppges ha utfärdat handlingarna.
• Ett negativt beslut/avslag ska motiveras tydligt. Enligt FL ska en motivering innehålla uppgifter om vilka föreskrifter som har tillämpats och vilka omständigheter som har varit avgörande för myndighetens ställningstagande. 
• Beslut ska signeras, kan signeras elektroniskt.
• Beslutsmall ska användas för att bland annat säkerställa att överklagandehänvisning med mera finns med. 
• Beslutet ska delges studenten via e-post. 
• Eventuellt överklagande av beslut ska inkomma inom 3 veckor från det att studenten har tagit del av beslutet. Det kan vara svårt att avgöra om studenten tagit del av beslutet. Det är därför viktigt att dokumentera delgivningen av beslutet, lägg därför kopia av e-post i diarieakten som en pdf. Se även anvisningar för överklagande för handläggning.