Lokalbokning för medarbetare

Här finns information om hur du som medarbetare kan boka lokaler på Karolinska institutet.

Stängning av grupprum och lärosalar plan 6, ANA 8

I pågående arbete med att konkretisera våra fokusområden finns det ett uppdrag som syftar till att minska KI:s förhyrda yta, och därmed sänka lokalkostnaderna genom effektivisering och omstrukturering av befintliga lokaler.

Grupprum 6J, 6K, 6N, 6P och 6Q samt lärosalarna 6L och 6O kommer därav att stängas för att utvecklas till annan verksamhet.

Blockeringen av bokningar är successiv och börjas fr.o.m. 2024-10-14 t.om. 2024-10-27 då det inte kommer gå att boka dessa lokaler mer. Vi vill hänvisa till de många grupprum och lärosalar i ANA 8 och ANA 23 som finns att tillgå via TimeEdit.

För ytterligare information eller önskemål kontakta anette.backhumla@ki.se

Bokningsperioder 2025

VT-25

Beställningsperioden för VT-25 är 20 januari – 31 augusti

Deadline för beställningar VT-25 är 27 oktober 2024 kl 18.00

28 oktober – 11 december kl 12.00 pågår arbetet med att fördela lokaler till utbildningen

11 december kl 12.00 öppnar Core och då kan alla i Core ändra sina schemaposter och man kan också beställa lokaler för HT-25

Webbokningen öppnar för alla på KI den 11 december kl 12.00

HT-25

Beställningsperioden för HT-25 är 1 september – 18 januari 2026

Deadline för beställningar HT-25 är 23 april kl 18.00

24 april – 11 juni kl 12.00 pågår arbetet med att fördela lokaler till utbildningen.

11 juni kl 12.00 öppnar Core och då kan alla ändra sina schemaposter och man kan också beställa lokaler för VT-26

Webbokningen öppnar för alla på KI den 11 juni kl 12.00

Förbeställning, schemaläggning och lokalbokning

Från VT-23 gäller fasta slottider för bokning av föreläsningar och tentamen på KI (se beslut nedan). Kostnad gäller för bokad tid inom slott.

Slottider Föreläsning

Förmiddag: 08:00-12:00 (bokningstid 07:45-12:15)
Eftermiddag: 12:30-16:00 (bokningstid 12:15-16:15)
Kväll: 16:30-21:00 (bokningstid 16:15-21:15)
Helg: Heldag

Mer info via lokalbokning@ki.se

Slottider/starttider Tentamen

Förmiddag : 08:15-13:15 (5h)
Eftermiddag: 14:15-18:15 (4h)
Kväll: 19:15-22:15 (3h)
Helg förmiddag: 08:15-12:15 (4h)
Helg eftermiddag: 13:15-17:15 (4h)

Mer info hos Tentamensservice

Konferensrummen i Aula medica i Solna och konferenslokalen Gene i Flemingsberg är borttagna ur slottiderna. Dessa lokaler kan bokas fritt.

Lärosal Gene med 50 platser i byggnad NEO, campus Flemingsberg

Lärosal Gene Foto: Felix Mollberger

Boka lokal via TimeEdit

Inloggning görs från och med nu via KI-ID. Konferensrum i Solna samt konferensrum och lokaler i Flemingsberg med mindre än 43 platser kan bokas hela året.

För att boka lokal behöver ditt KI-ID registreras i systemet och det görs för närvarande manuellt. Fyll i ansökningsformuläret (se nedan under dokument) och få det godkänt av närmaste chef samt returnera till timeedit-support@ki.se. Gå till TimeEdit webbokning för att ditt ID ska registreras och handläggare kunna lägga rätt behörighet till din användare. Du kommer sen få ett mejl när det är klart och du kan börja boka.

Övrig lokalinfo:

Alla lokaler på KI är stängda efter 17.00 och på helger pga den förhöjda hotbilden. Kontakta lokalbokning@ki.se för mer info samt bokning utanför kontorstid.

Om du bokar en lokal samma dag som den ska användas eller efter kl 15 dagen innan så måste du kontakta AV -Support på respektive campus och meddela detta så att de kan ställa upp dörren den tid du har bokat lokalen.

Om en lokal lämnas innan bokningstiden är slut ber vi dig/er att kontakta AV-support så de kan låsa dörrarna. Detta för att minska risken för stöld.

Dörrarna till föreläsningssalar, lärosalar och grupprum öppnas fr.o.m. den tid som är bokad i TimeEdit. Tid för förberedelser behöver således vara inkluderad i bokningstiden.

För en fullständig förteckning av bokningsbara lokaler på respektive campus vänligen se "Länkar" längst ned på sidan.

Boka interna mötesrum i Outlook

Det finns två typer av rum; rum som sköts centralt av fastighetsavdelningen, så som undervisningslokaler och grupprum, samt interna mötesrum som institutionerna ansvarar för.

Så här du bokar mötesrum i Outlook.

Boka konferenser i Aula Medica

Information om konferensmöjligheter i Aula Medica hittar du via "Länkar" längre ned på sidan.

Ordningsregler

De senaste åren har KI satsat stort på att förbättra och rusta upp lärandemiljöer för lärare och studenter och för att skapa bättre miljöer för socialt umgänge, grupparbeten och självstudier vilket är något vi kan vara stolta över och ska vara rädda om. För att kunna upprätthålla denna fina miljö gäller nedanstående ordningsregler.

Möbler får inte flyttas ut från salarna och det får inte vistas fler personer i salarna än vad som är anslaget i salen eller angivet i bokningssystemet. Antalet sittmöbler avser anslaget antal personer.

Lämna lokalen i det skick du själv önskar finna den.

Varm mat får inte förekomma i lärosalar och grupprum med hänsyn till allergiker. Det finns särskilda pentryn och utrymmen för detta.

Utrustning i bokningsbara lokaler

Utrustning som finns permanent installerad i de bokningsbara lokaler som avses här är inkluderad i priset för lokalen. Support på densamma likaså.

Vilken utrustning som finns i en given lokal framgår i TimeEdit samt här på medarbetarportalen. Om lokalens namn redan är känt så är det enklast att hitta den på båda platserna genom att söka i sökfältet. I TimeEdit kan man även söka lokal baserat på utrustning. På webben finns bild på lokalen samt en komplett lista på utrustning. I TimeEdit kan man klicka på lokalens namn och i rutan som då öppnas klicka på länken till ki.se och då komma direkt till lokalens sida. Alla bokningsbara lokaler kan bläddras på sidorna som länkas längst ned på sidan.

Information gällande ljud- och bildutrustning, anslutning av datorer samt övriga teknikfrågor inklusive felanmälan hänvisas till AV-Support under "Kontakt" och "Länkar" längre ned på sidan.

För information gällande utrustning i Aula Medica vänligen kontakta bokningen via länken längst ned på sidan.