Administrativa processer för examination i skrivsal

Denna sida uppdateras löpande med de administrativa processer som gäller vid examination i skrivsal.

Alla processer är ännu inte klara.

Beställning av examinationsal

(önskemål om tid, sal och antal studenter)

Ansvarig: Institution

Hur/var:

TE Core (schemaläggning)

Dubbelvy i TE Core/TE Exam

Manual för beställning av examinationstillfälle.

Lokalbokning

Time Edit

Ändringar i befintliga bokningar VT-23 går inte att göra på egen hand, kontakta Tentamensservice för hjälp.

Beskrivning:

Förbeställning av examinationslokal görs för VT under HT. Systemet stängs sedan under en period när Tentamensservice schemalägger exmainationssalarna. Därefter öppnar systemet igen och det finns att göra kompletterande bokningar för vårterminen. Förbeställning inför höstterminen görs på motsvarande sätt. Exakta tider finns under sidan för lokalbokning.

Tentamensservice ser gärna att bokningarna görs genom förbeställningar för att schemaläggningen ska ske smidigt.

Bokning av examinationslokal görs genom systemet TE-exam.

Starttider för examinationer: 08:15, 14:15 och 19:15.
En extra starttid kl.17:15 kommer användas i undantagsfall när möjlighet finns.

Instruktioner för hur du förbeställer tentamen i TE Core/TE Exam finns på sidan för TimeEdit.

I och med införandet av modulen TE Exam kan förbeställning av tentamen göras mer utförligt än innan och integrationen mot Ladok (under VT-23) möjliggör platsfördelning med anonymiseringskoder helt digitalt för både digitala examinationer och skriftliga examinationer på papper.

Anmälan till examination i skrivsal

Ansvarig: Institution

Hur/var:

Följande gäller för anmälan till examination i skrivsal:

Anmälan till examinationen ska ske senast 10 kalenderdagar innan dagen för examinationen via aktivitetstillfälle i Ladok.
Studenten ska vara registrerad eller omregistrerad på aktuellt kurstillfälle. Registrering på omtillfälle behövs inte för studenter som enbart ska skriva omexamination om deras ordinarie kurstillfälle är kopplat till aktivitetstillfället för anmälan för anmälan till examinationen. Information om detta ska finnas på kurswebb för att nå även de studenter som vill omregistrera sig för att genomföra examinationen.
Student ska vara behörig att skriva examinationen i enlighet med kursplanen som gäller för kurstillfället.
Information om tid och ordning för anmälan till examination i skrivsalar ska finnas i kursrummet i Canvas vid kursstart. Sista dag för anmälan till examination ska även finnas i Canvas kalenderfunktion.

Det är integrationer mellan systemen Ladok/TE-exam samt Ladok/Inspera och var 5 minut förs uppgifterna över. För att studenterna ska få tillgång till examinationssalen och den digitala examinationen måste de vara anmälda via aktivitetstillfället för examinationen.

Förslag på text (sv/eng) till canvas och kurswebb om anmälan till examination. Texten behöver anpassas utifrån kursens krav, rutiner och försutsättningar.

Beskrivning:

Anmälningar under vårterminen 2023: Under vårterminen 2023 kan utbildningsadministratör anmäla grupper av studenter till examination i skrivsal men det finns även möjlighet för studenter att själva anmäla sig via gränssnittet Ladok för studenter. När studenter själva anmäler sig förstärks anonymiseringsprocessen då ordningen på anmälningarna aldrig upprepas exakt. Fr.o.m. höstterminen 2023 ska inte grupper av studenter anmälas av utbildningsadministratör utan studenter ska själva anmäla sig till examinationen via Ladok för studenter. Vid särskilt behov kan dock utbildningsadministratör bistå enskild student med anmälan.

Koppla kurstillfällen till aktivitetstillfället för anmälan: Det går att koppla tidigare kurstillfällen till aktivitetstillfället för anmälan till examinationen. Studenter som enbart har omexamination kvar från tidigare kurstillfälle behöver inte omregistreras på det aktuella kurstillfället om deras tidigare kurstillfälle kopplas till aktivitetstillfället för anmälan till examinationen.

Avanmälningar: Studenter kan avanmäla sig till examinationstillfället även efter det att anmälan stängt. Det är lämpligt att ha en information om hur kursen vill få in avamälningar till examinationen.

Sena anmälningar:

Under de 10 dagar som föregår examinationen kan det gå att ta emot flera studenter till examinationen om det finns tillräckligt med platser i examinationssalen och övriga förutsättningar är uppfyllda. Utbildningsadministratören och Tentamensservice har under dessa dagar kommunikation kring detta.

Kurserna behöver informera om att det går att göra sena anmälningar och att om det finns förutsättningar kan de få skriva examinationen. Sena anmälningar tas emot av kursen som sedan kommunicerar med tentamensservice.

Om det finns förutsättningar att ta emot fler studenter till examinationen anmäler utbildningsadministratören studenten via aktivitetstillfället för examinationen.

Studenter som kommer direkt till examinationssalen utan att ha anmält sig: De kan få plats om det det finns förutsättningar att ordna bl.a.

registrering och/eller anmälan till aktivitetstillfället för anmälan till examinationen,
plats i salen samt
kontroll på att de är behöriga att skriva examinationen genomförts.

Det är utbildningsadministratören som registrerar, kontrollerar behörighet och anmäler till aktivitetstillfället för examinationen. Tentavakten behöver få ett ok från utbildningsadministratören och se att studenten har fått tillgång till den digitala examinationen i Inspera för att få skriva examinationen. Detta måste ske senast inom de 30 minuter som gäller för insläpp vid sen ankomst.

Förberedelse inför examinationsdagen

Ansvarig: Institution/Tentamensservice

Hur/var:

Pappersexaminationer inklusive försättsblad och information om hjälpmedel levereras/hämtas av institutionen från skrivsalen.
Digitala examinationer förbereds av institutionen genom inställningar i Inspera med lösenord, hjälpmedel, förlängd skrivtid mm för studenter med funtktionsnedsättning.
Anonymiseringskoder genereras via aktivitetstillfället i Ladok.
Placering i sal genereras via TE-exam.
Listor till tentamensvakter

Beskrivning:

Skriftlig på papper:

Leverans av examinationer m.m. till skrivsal:
Institutionen förbereder och kopierar upp rätt antal examinationer. Examinationerna ska vara buntade och häftade samt innehålla försättsblad och information om att studenterna ska skriva på sin anonymiseringskod på varje sida.

Examinationerna och den information som studenterna ska ha (försättsblad) samt vilka hjälpmedel som är tillåtna ska levereras till examinationssalen av institutionen senast 30 minuter före examinationens start och hämtas vid examinationens slut.

Anonymiseringskoder:
Anonymiseringskoderna ges till studenterna vid inpassering. Studenten skriver själv på koden på varje sida. Koden från Ladok består av kurskod-siffra-bokstäver. På förstasidan skriver studenten hela koden och på övriga sidor siffran och bokstäverna.

Placering i sal: Finns senast dagen före examinationen tillgänglig för studenter via länk i schemat i TimeEdit eller om kursen väljer att göra det via länk i canvas, se under rubriken Anmälan till examination där det finns ett förslag till text på canvas/kurswebb.

Placeringslistor kommer också att finnas i salen.

Stöd till studenter med funktionsnedsättning:
Institutionen förmedlar stöd till studenter med funktionsnedsättning till Tentamensservice, se under rubriken stöd till studenter med funktionsnedsättning vid examination i skrivsal.

Listor för kontroll i skrivsalen:
Tentamensservice skriver ut listor för id-kontroll, placering i sal, toalettlistor och anonymiseringskoder till tentamensvakterna.

Listor för id-kontroll m.fl. scannas in och skickas till kursen.

Digital examination:

Koppling Ladok/Inspera:
När aktivitetstillfället skapas kontaktar institutionen samtidigt IKT-pedagogerna för att koppla ihop aktivitetstillfället med examinationen i Inspera. Aktivitetstillfället bör skapas tidigt under kursen och kan publiceras senare. Om man ska använda Ladok-koder behöver man beställa tillgång till tentamenstillfället genom att kontakta IKT-pedagogerna.

Anonymiseringskoder:
Studenterna loggar in med sitt KI-id i Inspera och då kopplas hen ihop med sin anonymiseringskod.

Inställningar och extratid:
Examinator tar beslut om säkerhetsnivå för examinationen. I Inspera läggs beslut in om att använda Safe Exam Browser (SEB), plagiatkontroll, ID kontroll samt tentamensvaktslösensord. Även eventuell extratid och hjälpmedel läggs in för studenter med funktionsnedsättning. Institutionen ansvarar för att inställningarna är rätt inställda och en checklista finns i Insperautbildningen. Se denna webbsida för information om vem som kan hjälpa till att kontrollera inställningarna på din institutionr.

Tentamensservice hämtar ut lösenord för examinationen via Inspera.

Om engångskoder behöver användas (endast i undantagsfall) ska detta särskilt kommuniceras med Tentamensservice.

Placeringslistor kommer också att finnas i salen.

Listor för kontroll i skrivsalen:
Tentamensservice skriver ut listor för id-kontroll, placering i sal, toalettlistor och anonymiseringskoder till tentamensvakterna.

Listor för id-kontroll m.fl. scannas in och skickas till kursen.

Skapa aktivitetstillfälle för anmälan till examination i skrivsal

Ansvarig: Institution

Hur/var:

Ladok
Manual för aktivitetstillfällen finns på Ladoksidorna.

Beskrivning:

Anmälan till examination i skrivsal ska ske i Ladok. För att student ska kunna anmälas sig via aktivitetstillfället måste studenten vara registrerad på kurstillfället.

Frågor om aktivitetstillfällen besvaras av Ladok-supporten.

Kommunikation för examinationstillfället

Ansvarig: Tentamensservice

Hur/var:

Teamskanal för kommunikation kommer att skapas för varje examinationstillfälle, både digitala och skriftliga på papper.

I varje examinationssal finns en telefon.

Kontaktuppgifter för examinationen ska finnas i examinationsunderlaget som ges till tentamensservice och huvudtentavakter.

Beskrivning:

Teamskanal skapas för kommunikaton under examinationen. Till kanalen knyts IT-support (vid digital examination), examinator, utbildningsadministratör, tentamensservice, huvudtentavakt.

Bokning av tentamensvakter

Ansvarig: Tentamensservice

Hur/var:

TE-Exam

Beskrivning:

Tentamensservice har anställt ca 60 tentamensvakter som de utbildar och anlitar för examinationer i skrivsalarna.

Tentamensvakterna anger i TE-Exam vilka dagar de är möjliga att bokas in på för arbetspass.

Tentamensservice bokar in tentamensvakterna till alla examinationer i skrivsalarna.

Kostnaden för tentamensvakter ingår i pris per plats och timma som kursen betalar.

IT-support vid digital examination

Ansvarig: Institution/Tentamensservice/Student-IT

Hur/var:

Beställning av IT-support görs via webbformulär under sidan Boka stöd för digital examination.
Tentamensservice bokar in IT-support för examinationstillfället.

Beskrivning:

Läs mer om IT-support och ansvarsfördelning vid examinationer under Boka stöd för digitala examinationer.

Stöd till studenter med funktionsnedsättning vid examination i skrivsal

Ansvarig: Instituiton (examinator)

Hur/var:

Studenter med intyg om särskilt pedagogiskt stöd kontaktar examinator.

Examinator beslutar om vilket stöd studenten ska få för examinationen. Beslutet tas med denna mall.

Examinator eller utbildningsadministratör delar beslutet vid anmälningstidens utgång, dvs 10 dagar före examinationen, med Tentamensservice via systemet MFT (Managed File Transfer).

Beskrivning:

Examinator ska besluta för varje individ med intyg om rekommenderat stöd vid examinationer, vilket stöd studenten har rätt till.

Examinator meddelar Tentamensservice, Lina.Liljegren@ki.se och Charlotta.Cederberg@ki.se, via systemet MFT.

Under de 10 dagarna efter anmälningstidens utgång ska Tentamensservice placera studenterna i de olika examinationssalarna. För att det ska fungera smidigt behöver informationen om beviljat stöd ges till Tentamensservice så snart som möjligt efter anmälningstidens utgång.

Digital examination ska vara förberedd med de inställningar för de stöd som studenterna ska få, se under rubriken förberedelse för examination i skrivsal.

Mallen innehåller instruktioner för hur filerna ska laddas upp och delas säkert eftersom de innehåller känsliga personuppgifter.

Dela och ladda upp filen med MFT (Managed File Transfer)

- Skapa en mapp i MFT och döp den med kurskoden + Tentamensservice (se bild till höger ).

- Dela mapppen via systemet MFT med Lina.Liljegren@ki och Charlotta.Cederberg@ki (du skriver i e-postadresserna och klickar på share)

- Ladda upp filen i mappen. Filen försvinner efter 30 dagar.

Mappen kommer att ligga kvar i MFT och vara delad. Eftersom du har döpt den till kurskod och Tentamensservice kan du sedan använda vid nästa examinationstillfälle för delning av nya filer.

Filen som delas behöver dock döpas till datum för examinationstillfälle, kurskod, modul, kursnamn för att Tentamensservice ska kunna särskilja filerna.

FAQ från IT-support med guide om hur du använder MFT.

Placering av studenter och tentavakter till examinationssalen

Ansvarig: Tentamensservice

Hur/var:

TE-exam

Beskrivning:

Tentamensservice importera studenterna till examinationstillfället i TE-exam från aktivitetstillfället i Ladok.

Tentamensservice fördelar studenterna på platser i examinationssalarna (stora och lilla)

Tentamenssevice fördelar tentavakterna till salarna.

Kostnader för Tentamensservice och hur de bokförs

Ansvarig: Tentamensservice, Institutioner

Hur/var:

Kostnad: 32 kr per plats och timma, för examinationstiden + 1,5 timma för förberedelsetid och efterarbete.

Priset motsvarar kostnaden för tentamensvakt och hyra av lokal.

Kostnaden debiteras för de studenter som är anmälda vid anmälningstidens utgång samt för de som efteranmälts. Kostnader debiteras även om studenterna avanmäler sig efter anmälningstidens utgång. Kostnader för avanmälningar som sker före anmälningstidens utgång debiteras ej.

Beskrivning:

Vid bokning av examinationstillfälle (förbokning av sal och antal studenter) ska kursens/programmets projekt anges. Varje månad bokas kostnaderna upp på institutionerna för genomförda examinationer.