Administrativa processer för examination i skrivsal

Tentamensbeställning i KI:s gemensamma skrivsalar

KI har använder sig av beställningsperioder och tentamensbeställning görs via TimeEdit inför kommande termin. Det finns också möjlighet att göra löpande tentamensbeställningar i TimeEdit under innevarande termin men då ska Tentamensservice kontaktas via mejl.

Viktigt att tänka på vid beställningar:

För att kurser ska kunna få sina önskade tider samordnas flera examinationer i salarna.

Använd förbeställning i första hand, dvs slå långt det går undvik att göra beställningar under innevarande termin.
Vid förbeställningen ska uppskattat antal studenter anges.
Beställningen/bokningen ska uppdateras vid förändrat antal studenter. Mejla Tentamensservice som lägger in ändringen.
Lägg in kontaktpersoner för kursen i bokningen, utbildningsadministratör och examinator.

När rätt information ligger i beställningen/bokningen ökar förutsättningarna för TS att samordna examinationer, boka in rätt antal tentavakter och få rätt kontaktpersoner för examinationen.

Information om tentamensbeställning.

Time Edit support.

Time Edit - logga in.

Anmälan till examination i skrivsal

Ansvarig: Institution

Hur/var:

Följande gäller för anmälan till examination i skrivsal:

Anmälan till examinationen ska ske senast 10 kalenderdagar innan dagen för examinationen via aktivitetstillfälle i Ladok.
Studenten ska vara registrerad eller omregistrerad på aktuellt kurstillfälle. Registrering på omtillfälle behövs inte för studenter som enbart ska skriva omexamination om deras ordinarie kurstillfälle är kopplat till aktivitetstillfället för anmälan för anmälan till examinationen. Information om detta ska finnas på kurswebb för att nå även de studenter som vill omregistrera sig för att genomföra examinationen.
Student ska vara behörig att skriva examinationen i enlighet med kursplanen som gäller för kurstillfället.
Information om tid och ordning för anmälan till examination i skrivsalar ska finnas i kursrummet i Canvas vid kursstart. Sista dag för anmälan till examination ska även finnas i Canvas kalenderfunktion.

Det är integrationer mellan systemen Ladok/TE-exam samt Ladok/Inspera och var 5 minut förs uppgifterna över. För att studenterna ska få tillgång till examinationssalen och den digitala examinationen måste de vara anmälda via aktivitetstillfället för examinationen.

Förslag på text (sv/eng) till canvas och kurswebb om anmälan till examination. Texten behöver anpassas utifrån kursens krav, rutiner och försutsättningar.

Beskrivning:

Anmälningar under vårterminen 2023: Under vårterminen 2023 kan utbildningsadministratör anmäla grupper av studenter till examination i skrivsal men det finns även möjlighet för studenter att själva anmäla sig via gränssnittet Ladok för studenter. När studenter själva anmäler sig förstärks anonymiseringsprocessen då ordningen på anmälningarna aldrig upprepas exakt. Fr.o.m. höstterminen 2023 ska inte grupper av studenter anmälas av utbildningsadministratör utan studenter ska själva anmäla sig till examinationen via Ladok för studenter. Vid särskilt behov kan dock utbildningsadministratör bistå enskild student med anmälan.

Koppla kurstillfällen till aktivitetstillfället för anmälan: Det går att koppla tidigare kurstillfällen till aktivitetstillfället för anmälan till examinationen. Studenter som enbart har omexamination kvar från tidigare kurstillfälle behöver inte omregistreras på det aktuella kurstillfället om deras tidigare kurstillfälle kopplas till aktivitetstillfället för anmälan till examinationen.

Avanmälningar: Studenter kan avanmäla sig till examinationstillfället även efter det att anmälan stängt. Det är lämpligt att ha en information om hur kursen vill få in avamälningar till examinationen.

Sena anmälningar:

Under de 10 dagar som föregår examinationen kan det gå att ta emot flera studenter till examinationen om det finns tillräckligt med platser i examinationssalen och övriga förutsättningar är uppfyllda. Utbildningsadministratören och Tentamensservice har under dessa dagar kommunikation kring detta.

Kurserna behöver informera om att det går att göra sena anmälningar och att om det finns förutsättningar kan de få skriva examinationen. Sena anmälningar tas emot av kursen som sedan kommunicerar med tentamensservice.

Om det finns förutsättningar att ta emot fler studenter till examinationen anmäler utbildningsadministratören studenten via aktivitetstillfället för examinationen.

Studenter som kommer direkt till examinationssalen utan att ha anmält sig: De kan få plats om det det finns förutsättningar att ordna bl.a.

registrering och/eller anmälan till aktivitetstillfället för anmälan till examinationen,
plats i salen samt
kontroll på att de är behöriga att skriva examinationen genomförts.

Det är utbildningsadministratören som registrerar, kontrollerar behörighet och anmäler till aktivitetstillfället för examinationen. Tentavakten behöver få ett ok från utbildningsadministratören och se att studenten har fått tillgång till den digitala examinationen i Inspera för att få skriva examinationen. Detta måste ske senast inom de 30 minuter som gäller för insläpp vid sen ankomst.

Förberedelse inför examinationsdagen

Ansvarig: Institution/Tentamensservice

Hur/var:

Pappersexaminationer inklusive försättsblad och information om hjälpmedel levereras/hämtas av institutionen direkt till skrivsalen.
Digitala examinationer förbereds av institutionen genom inställningar i Inspera med lösenord, hjälpmedel, förlängd skrivtid mm för studenter med funtktionsnedsättning.
Anonymiseringskoder genereras via aktivitetstillfället i Ladok.
Placering i sal genereras via TE-exam.
Listor till tentamensvakter

Beskrivning:

Skriftlig på papper:

Leverans av examinationer m.m. till skrivsal:
Institutionen förbereder och kopierar upp rätt antal examinationer. Examinationerna ska vara buntade och häftade samt innehålla försättsblad och information om att studenterna ska skriva på sin anonymiseringskod på varje sida.

Examinationerna och den information som studenterna ska ha (försättsblad) samt vilka hjälpmedel som är tillåtna ska levereras till examinationssalen av institutionen senast 30 minuter före examinationens start och hämtas vid examinationens slut.

Anonymiseringskoder:
Anonymiseringskoderna ges till studenterna vid inpassering. Studenten skriver själv på koden på varje sida. Koden från Ladok består av kurskod-siffra-bokstäver. På förstasidan skriver studenten hela koden och på övriga sidor siffran och bokstäverna.

Placering i sal: Finns senast dagen före examinationen tillgänglig för studenter via länk i schemat i TimeEdit eller om kursen väljer att göra det via länk i canvas, se under rubriken Anmälan till examination där det finns ett förslag till text på canvas/kurswebb.

Placeringslistor kommer också att finnas i salen.

Stöd till studenter med funktionsnedsättning:
Institutionen förmedlar stöd till studenter med funktionsnedsättning till Tentamensservice, se under rubriken stöd till studenter med funktionsnedsättning vid examination i skrivsal.

Listor för kontroll i skrivsalen:
Tentamensservice skriver ut listor för id-kontroll, placering i sal, toalettlistor och anonymiseringskoder till tentamensvakterna.

Listor för id-kontroll m.fl. scannas in och skickas till kursen.

Digital examination:

Koppling Ladok/Inspera:
När aktivitetstillfället skapas kontaktar institutionen samtidigt IKT-pedagogerna för att koppla ihop aktivitetstillfället med examinationen i Inspera. Aktivitetstillfället bör skapas tidigt under kursen och kan publiceras senare. Om man ska använda Ladok-koder behöver man beställa tillgång till tentamenstillfället genom att kontakta IKT-pedagogerna.

Anonymiseringskoder:
Studenterna loggar in med sitt KI-id i Inspera och då kopplas hen ihop med sin anonymiseringskod.

Inställningar och extratid:
Examinator tar beslut om säkerhetsnivå för examinationen. I Inspera läggs beslut in om att använda Safe Exam Browser (SEB), plagiatkontroll, ID kontroll samt tentamensvaktslösensord. Även eventuell extratid och hjälpmedel läggs in för studenter med funktionsnedsättning. Institutionen ansvarar för att inställningarna är rätt inställda och en checklista finns i Insperautbildningen. Se denna webbsida för information om vem som kan hjälpa till att kontrollera inställningarna på din institutionr.

Tentamensservice hämtar ut lösenord för examinationen via Inspera.

Om engångskoder behöver användas (endast i undantagsfall) ska detta särskilt kommuniceras med Tentamensservice.

Placering i sal: Finns senast dagen före examinationen tillgänglig för studenter via länk i schemat i TimeEdit eller om kursen väljer att göra det via länk i canvas, se under rubriken Anmälan till examination där det finns ett förslag till text på canvas/kurswebb.

Placeringslistor kommer också att finnas i salen.

Stöd till studenter med funktionsnedsättning:
Institutionen förmedlar stöd till studenter med funktionsnedsättning till Tentamensservice, se under rubriken stöd till studenter med funktionsnedsättning vid examination i skrivsal.

Listor för kontroll i skrivsalen:
Tentamensservice skriver ut listor för id-kontroll, placering i sal, toalettlistor och anonymiseringskoder till tentamensvakterna.

Listor för id-kontroll m.fl. scannas in och skickas till kursen.

Aktivitetstillfälle för anmälan & anonymiseringskoder

Ladoks anonymiseringskoder ska användas. I undantagsfall används engångskoder från Inspera om det behövs för att genomföra examinationen.
Aktivitetstillfället för anmälan i Ladok bör skapas tidigt under kursen och kan publiceras senare. För att kunna anmäla sig behöver studenten vara registrerad på ett kurstillfälle som är kopplat till aktivitetstillfället.
När aktivitetstillfället skapats kontaktar institutionen samtidigt IKT-pedagogerna för att koppla ihop aktivitetstillfället med examinationen i Inspera.
Kontrollera att antalet studenter som kan anmäla sig till aktivitetstillfället stämmer överens med antal planerade studenter i tentamensbeställningen (TE Exam).

Manual för anmälan till examination i skrivsal (Inspera och Tentamensservice) finns på sidan för ladokmanualer.

Ladoksupport.

Kommunikation för examinationstillfället

Ansvarig: Tentamensservice

Hur/var:

Mejl Tentamensservice @ki.se
Telefon

Beskrivning:

Ett par dagar innan examinationen: Dokument "Information till tentamensvakter" delas med tentamensvakter, administratör och lärare.

Till varje examinationssal finns en telefon som huvudtentavakten ansvarar för och kommunicerar ifrån, kontaktuppgifterna delas via dokumentet ovan.

Bokning av tentamensvakter

Ansvarig: Tentamensservice

Hur/var:

TE-Exam

Beskrivning:

Tentamensservice har anställt ca 60 tentamensvakter som de utbildar och anlitar för examinationer i skrivsalarna.

Tentamensvakterna anger i TE-Exam vilka dagar de är möjliga att bokas in på för arbetspass.

Tentamensservice bokar in tentamensvakterna till alla examinationer i skrivsalarna.

Kostnaden för tentamensvakter ingår i pris per plats och timma som kursen betalar.

IT-support vid digital examination

Ansvarig: Institution/Tentamensservice/Student-IT

Hur/var:

Beställning av IT-support görs via webbformulär under sidan Boka stöd för digital examination.
Tentamensservice bokar in IT-support för examinationstillfället.

Beskrivning:

Läs mer om IT-support och ansvarsfördelning vid examinationer under Boka stöd för digitala examinationer.

Stöd till studenter med funktionsnedsättning vid examination i skrivsal

UPPDATERAD 2023-05-08 avseende delning av dokument.

Ansvarig: Instituiton (examinator)

Hur/var:

Studenter med intyg om särskilt pedagogiskt stöd kontaktar examinator.

Examinator beslutar om vilket stöd studenten ska få för examinationen. Beslutet tas med denna mall.

Examinator eller utbildningsadministratör delger Tentamensservice beslutet vid anmälningstidens utgång, dvs 10 dagar före examinationen, genom att mejla dokumentet till tentamensservice@ki.se.

Beskrivning:

Examinator ska besluta för varje individ med intyg om rekommenderat stöd vid examinationer, vilket stöd studenten har rätt till.

Under de 10 dagarna efter anmälningstidens utgång ska Tentamensservice placera studenterna i de olika examinationssalarna. För att det ska fungera smidigt behöver informationen om beviljat stöd ges till Tentamensservice så snart som möjligt efter anmälningstidens utgång.

Digital examination ska vara förberedd med de inställningar för de stöd som studenterna ska få, se under rubriken förberedelse för examination i skrivsal.

Placering av studenter och tentavakter till examinationssalen

Ansvarig: Tentamensservice

Hur/var:

TE-exam

Beskrivning:

Tentamensservice importera studenterna till examinationstillfället i TE-exam från aktivitetstillfället i Ladok.

Tentamensservice fördelar studenterna på platser i examinationssalarna (stora och lilla)

Tentamenssevice fördelar tentavakterna till salarna.

Kostnader för Tentamensservice och hur de bokförs

Ansvarig: Tentamensservice, Institutioner

Hur/var:

Kostnad: 32 kr per plats och timma, för examinationstiden + 1,5 timma för förberedelsetid och efterarbete.

Priset motsvarar kostnaden för tentamensvakt och hyra av lokal.

Kostnaden debiteras för de studenter som är anmälda vid anmälningstidens utgång samt för de som efteranmälts. Kostnader debiteras även om studenterna avanmäler sig efter anmälningstidens utgång. Kostnader för avanmälningar som sker före anmälningstidens utgång debiteras ej.

Beskrivning:

Vid bokning av examinationstillfälle (förbokning av sal och antal studenter) ska kursens/programmets projekt anges. Varje månad bokas kostnaderna upp på institutionerna för genomförda examinationer.