Lokalbokning för medarbetare

Här finns information om hur du som medarbetare kan boka lokaler på Karolinska institutet.

Från och med 29 september tas FHM föreskrifter och allmänna råd bort. Lokaler kan bokas efter normalt antal deltagare. För de digitala skrivsalarna kvarstår dock planeringen till dess att fler datorer finns att tillgå.

2021-09-27

Bokningsperioder 2022

VT-22

Beställningsperioden för VT-22 är 17 januari - 28 augusti

Deadline för beställningarna för VT-22 är 24 oktober 2021 kl 18.00

24 oktober kl 18.00 – 8 december kl 12.00 pågår arbetet med att fördela lokaler.

8 december kl 12.00 öppnar Core och då kan alla i Core ändra på sina schemaposter. Då kan man också börja beställa lokaler för nästa termin (HT-22)

Webbokningen är nu öppen t o m 16 januari. Bokningar för VT-22 (17 jan – 28 augusti) kan göras från 8 december kl 12.00 då fördelningen av lokaler till utbildningen är klar och TE öppnar.

HT-22

Beställningsperioden för HT-22 är 29 augusti – 15 januari -23

Deadline för beställningar för HT är 22 april kl 18.00

22 april kl 18.00 – 8 juni kl 12.00 pågår arbetet med att fördela lokaler.

8 juni kl 12.00 öppnar Core då alla kan ändra sina schemaposter. Då kan man också börja beställa lokaler för nästa termin (VT-23)

Webbokningen öppnar 8 juni kl 12.00 för bokning av HT-22 (29 augusti – 15 januari).

Lärosal Gene med 50 platser i byggnad NEO, campus Flemingsberg

Lärosal Gene Foto: Felix Mollberger

Boka lokal via TimeEdit

Webbokningen är öppen fram till 16:e januari 2022. Bokningar för VT-22 kan göras från den 8:e december kl 12.00 då fördelningen av lokaler för utbildningen är klar. Inloggning görs från och med nu via KI-ID. Konferensrum i Solna samt konferensrum och lokaler i Flemingsberg med mindre än 43 platser kan bokas hela året.

För att boka lokal behöver ditt KI-ID registreras i systemet och det görs för närvarande manuellt. Fyll i ansökningsformuläret (se nedan under dokument) och få det godkänt av närmaste chef samt returnera till lokalbokning@ki.se . Gå till TimeEdit webbokning för att ditt ID ska registreras och handläggare kunna lägga rätt behörighet till din användare. Du kommer sen få ett mejl när det är klart och du kan börja boka.

Övrig lokalinfo:

Om du bokar en lokal samma dag som den ska användas eller efter kl 15 dagen innan så måste du kontakta AV -Support på respektive campus och meddela detta så att de kan ställa upp dörren den tid du har bokat lokalen.

Om en lokal lämnas innan bokningstiden är slut ber vi dig/er att kontakta AV-support så de kan låsa dörrarna. Detta för att minska risken för stöld.

Dörrarna till föreläsningssalar, lärosalar och grupprum öppnas fr.o.m. den tid som är bokad i TimeEdit. Tid för förberedelser behöver således vara inkluderad i bokningstiden.

För en fullständig förteckning av bokningsbara lokaler på respektive campus vänligen se "Länkar" längst ned på sidan.

Boka interna mötesrum i Outlook

Det finns två typer av rum; rum som sköts centralt av fastighetsavdelningen, så som undervisningslokaler och grupprum, samt interna mötesrum som institutionerna ansvarar för.

Så här du bokar mötesrum i Outlook.

Boka konferenser i Aula Medica

Information om konferensmöjligheter i Aula Medica hittar du via "Länkar" längre ned på sidan.

Ordningsregler

De senaste åren har KI satsat stort på att förbättra och rusta upp lärandemiljöer för lärare och studenter och för att skapa bättre miljöer för socialt umgänge, grupparbeten och självstudier vilket är något vi kan vara stolta över och ska vara rädda om. För att kunna upprätthålla denna fina miljö gäller nedanstående ordningsregler.

Möbler får inte flyttas ut från salarna och det får inte vistas fler personer i salarna än vad som är anslaget i salen eller angivet i bokningssystemet. Antalet sittmöbler avser anslaget antal personer.

Lämna lokalen i det skick du själv önskar finna den.

Varm mat får inte förekomma i lärosalar och grupprum med hänsyn till allergiker. Det finns särskilda pentryn och utrymmen för detta.

Utrustning i bokningsbara lokaler

Utrustning som finns permanent installerad i de bokningsbara lokaler som avses här är inkluderad i priset för lokalen. Support på densamma likaså.

Vilken utrustning som finns i en given lokal framgår i TimeEdit samt här på medarbetarportalen. Om lokalens namn redan är känt så är det enklast att hitta den på båda platserna genom att söka i sökfältet. I TimeEdit kan man även söka lokal baserat på utrustning. På webben finns bild på lokalen samt en komplett lista på utrustning. I TimeEdit kan man klicka på lokalens namn och i rutan som då öppnas klicka på länken till ki.se och då komma direkt till lokalens sida. Alla bokningsbara lokaler kan bläddras på sidorna som länkas längst ned på sidan.

Information gällande ljud- och bildutrustning, anslutning av datorer samt övriga teknikfrågor inklusive felanmälan hänvisas till AV-Support under "Kontakt" och "Länkar" längre ned på sidan.

För information gällande utrustning i Aula Medica vänligen kontakta bokningen via länken längst ned på sidan.