Administrativa processer för prov i skrivsal

Denna sida uppdateras löpande med de administrativa processer som gäller vid examination i skrivsal.

Tentamensbeställning i KI:s gemensamma skrivsalar

KI använder sig av beställningsperioder och tentamensbeställning görs via TimeEdit inför kommande termin.

Det finns också möjlighet att göra löpande tentamensbeställningar i TimeEdit under innevarande termin, men om beställning är nära i tid bör Tentamensservice även kontaktas via mejl.

Viktigt att tänka på vid beställningar:

Döp beställning till datum och kurskod (YYYY-MM-DD 1SJXXX Moment).

För att kurser ska kunna få sina önskade tider samordnas flera examinationer i salarna.

Använd förbeställning i första hand, det vill säga undvik så långt det går att göra beställningar under innevarande termin.
Vid förbeställningen ska uppskattat antal studenter anges.
Beställningen/bokningen ska uppdateras vid förändrat antal studenter. Mejla Tentamensservice som lägger in ändringen.
Lägg in kontaktpersoner för kursen i bokningen, utbildningsadministratör och examinator.
Skriv i Administratörskommentaren om er tentamen har speciella förutsättningar, som dubbla tentamen, engångskoder, open book, egna datorer etc.

När rätt information ligger i beställningen/bokningen ökar förutsättningarna för tentamensservice att samordna examinationer, boka in rätt antal tentavakter och kontakta rätt personer gällande examinationen.

Anmälan till examination i skrivsal

Anmälan till examination

Studenterna ska anmäla sig till examinationen via Ladok senast tio kalenderdagar innan examinationen. Vid särskilt behov kan utbildningsadministratör hjälpa enstaka studenter med anmälan.

Studenten ska vara registrerad/omregistrerad på ett kurstillfälle som är kopplat till aktivitetstillfället för anmälan.
Studenten ska vara behörig att skriva examinationen (om behörighet inom kurs)
Information om tid och ordning för anmälan ska finnas på kurswebb, Canvasrum och i canvas kalenderfunktion.

Om anmälningarna överstiger antalet bokade platser måste kursen ta kontakt med Tentamensservice.

Sen anmälan är inte möjlig från VT26.

Examinationsdagen - förberedelse och under examinationen

För samtliga examinationer gäller

Dag 10-8: Kursen ska under denna period ta bort anmälda studenter från Ladok, som inte får skriva tentamen, till exempel studenter som fått godkänt eller är avstängda. Informationsblad och beslut särskilt stöd ska lämnas till Tentamensservice.

Dag 7-3: Tentamensservice förbereder informationen till examinationsdagen, det vill säga placerar studenter, tar fram och skriver ut listor, informationsblad med mera samt informerar tentavakter och kursen om detta. Dialog mellan kurs och Tentamensservice sker.

Under denna period behöver den digitala tentan färdigställas och aktiveras.

Dag 2-1: Studenterna får sina placeringar och eventuella justeringar genomförs.

På examinationsdagen

Huvudtentavakten hämtar det förberedda materialet och leder vaktningen i skrivsalen.
Examinator ska vara tillgänglig (via telefon) 30 minuter före examinationen och under hela examinationen.

Sen anmälan är inte möjlig från VT2026

Informationsbladet och beslutet om pedagogiskt stöd

Tentamensservice hanterar många examinationer i veckan och är beroende av att dokumenten kommer in i god tid, åtta dagar före examinationen delas dokumenten i denna mapp. När du klickar på länken kommer du till en sida där du begär att få tillgång till mappen.

Obs! När du delar dokumenten ska de vara namngivna med examinationsdag och kurskod. Det är inte tillåtet att läsa andra beslut som kan ligga i mappen.

Mall för information
Mall för beslut om pedagogiskt stöd

Se dokument längre ner på sidan.

Skriftlig examination på papper

Anonymiseringskoder via Ladok ska alltid användas.

Kursen förbereder och kopierar upp rätt antal examinationer.
Examinationerna ska vara buntade och häftade samt innehålla försättsblad med plats att skriva anonymiseringskod.
Tentamensservice tar fram underlag till studenterna med deras anonymiseringskoder och instruktion om att de ska skriva koderna på varje sida.

Kursen ansvarar för att leverera och hämta examinationerna i examinationssalen, inklusive de eventuella hjälpmedel som studenterna ska få från kursen. Leverans ska ske 30 minuter före start till samtliga salar och hämtning vid examinationens slut.

Digital examination

Ladoks anonymiseringskoder ska användas.

I undantagsfall kan engångskoder från Inspera användas om examinationen kräver det.

För att kopplingarna i systemen ska fungera på bästa sätt ska den provmall som skapas i Inspera när aktivtetstillfället i Ladok skapas användas.

Kursen ansvarar för:

Beslut om säkerhetsnivå för examinationen: SEB-kod, plagiatkontroll mm
Extratid och andra hjälpmedel för studenter med funktionsnedsättning.
För att examinationens inställningar är rätt inställda.

Kontroll av att inställningar och att tentan är aktiverad ska kursen göra senast dagen före provet.

Tentamensservice kan vid behov ändra SEB-kod för att få samma kod för flera prov.

Om engångskoder behöver användas (endast i undantagsfall) ska detta särskilt kommuniceras med Tentamensservice.

Ansvar på examinationsdagen

Huvudtentavakten har övergripande ansvar i examinationssalen.
Huvudtentavakterna hämtar listor och informationsdokument i tentamensvaktsrummen.
Huvudtentavakterna fördelar ut arbetsuppgifter mellan tentavakterna.
När provet är slut skannar huvudtentavakten listorna och eventuella avvikelserapporter och delar med utbildningsadministratören och i vissa fall med examinator.

Examinator ska vara tillgängliga före och under hela examinationen.

Kommunikation mellan huvudtentavakt, examinator:

Huvudtentavakten har examinationssalens telefon.
Telefonnummer till examinator och eventuell annan kontaktperson ska framgå på informationsbladet.
Telefonnummer till salen kommuniceras via mejl. (TS ansvarar)

Tentamensservice delar informationsbladet med tentavakterna, examinator och utbildningsadministratör före examinationen.

Aktivitetstillfälle för anmälan och anonymiseringskoder

Ladoks anonymiseringskoder ska användas. I undantagsfall kan engångskoder användas om det är ett krav för examinationens genomförande.
Aktivitetstillfället för anmälan i Ladok bör skapas tidigt under kursen och kan publiceras senare. För att kunna anmäla sig behöver studenten vara registrerad på ett kurstillfälle som är kopplat till aktivitetstillfället.
Aktivitetstillfället kopplas automatiskt till Inspera i den mall som ska användas för provet.
Kontrollera att antalet studenter som kan anmäla sig till aktivitetstillfället stämmer överens med antal planerade studenter i tentamensbeställningen (TE Exam).

Manual för anmälan till examination i skrivsal (Inspera och Tentamensservice) finns på sidan för ladokmanualer

Ladoksupport

Stöd till studenter med funktionsnedsättning vid prov i skrivsal

Studenter med intyg om särskilt pedagogiskt stöd kontaktar examinator. Examinator beslutar om vilket stöd studenten ska få för examinationen. Information om beslutet görs med denna mall.

Examinator eller utbildningsadministratör delar beslutet med Tentamensservice beslutet ca 10 dagar före provet. Beslutet delas i denna mapp, när du klickar på länken kommer du till en sida där du begär att få tillgång till mappen. Viktigt när du delar beslutet är att det är döpt med examinationsdag och kurskod. Det är inte tillåtet att läsa andra beslut som kan ligga i mappen.

Digital examinationer ska vara förberedda med inställningar för de stöd som studenterna ska få.

Rekommendation om förlängd skrivtid:

För att den förlängda skrivtiden ska rymmas inom slottiden rekommenderas att den förlängs med max 15 minuter per timme:

• 4 timmars skrivtid innebär max 60 minuters förlängd skrivtid

Det är examinator som fattar beslut om anpassad examination. Beslut om anpassad examination ska fattas utifrån studentens individuella behov vilket kan innebära att rekommendationen om max 60 minuters förlängd tid inte kan följas. I dessa fall behöver examinator och tentamensservice ha en dialog om hur studenten ska kunna genomföra provet

Läs mer om rekommenderad förlängd skrivtid dokumentet "Beslut om förändrade starttider för prov i KI:s gemensamma skrivsalar, samt rekommendation kring förlängd skrivtid vid riktat pedagogiskt stöd".