Administrativa processer för examination i skrivsal

Tentamensbeställning i KI:s gemensamma skrivsalar

KI använder sig av beställningsperioder och tentamensbeställning görs via TimeEdit inför kommande termin.  Det finns också möjlighet att göra löpande tentamensbeställningar i TimeEdit under innevarande termin men då ska Tentamensservice kontaktas via mejl.

Viktigt att tänka på vid beställningar:

Döp beställning till datum och kurskod (XXXX-XX-XX 1SJXXX Moment).

För att kurser ska kunna få sina önskade tider samordnas flera examinationer i salarna.

• Använd förbeställning i första hand, dvs undvik så långt det går att göra beställningar under innevarande termin.
• Vid förbeställningen ska uppskattat antal studenter anges.
• Beställningen/bokningen ska uppdateras vid förändrat antal studenter. Mejla Tentamensservice som lägger in ändringen.
• Lägg in kontaktpersoner för kursen i bokningen, utbildningsadministratör och examinator.

När rätt information ligger i beställningen/bokningen ökar förutsättningarna för TS att samordna examinationer, boka in rätt antal tentavakter och kontakta rätt personer gällande examinationen.

Information om tentamensbeställning.

Time Edit support.

Time Edit - logga in.

Anmälan till examination i skrivsal 

Anmälan till examination

Studenterna ska anmäla sig till examinationen via Ladok senast 10 kalenderdagar innan examinationen. Vid särskilt behov kan utbildningsadministratör hjälpa enstaka studenter med anmälan.

• Studenten ska vara registrerad/omregistrerad på ett kurstillfälle som är kopplat till aktivitetstillfället för anmälan.
• Studenten ska vara behörig att skriva examinationen (om behörighet inom kurs)
• Information om tid och ordning för anmälan ska finnas på kurswebb, canvasrum och i canvas kalenderfunktion.

Om anmälningarna överstiger antalet bokade platser måste kursen ta kontakt med Tentamensservice.

Sena anmälningar:

Under de två dagar som följer sista anmälningsdag har kursen möjlighet att justera listan med anmälda studenter. Det är då möjligt att lägga in sena anmälningar under förutsättning att det inte överskrider antalet platser som har bokats i examinationssalen och i annat fall kontakta Tentamensservice för att höra om det finns lediga platser.
Studenter som inte har anmält sig ska därefter hänvisas till sen anmälan vid examinationssalen. De kommer att få skriva examinationen om alla förutsättningar är uppfyllda. De blir insläppta först vid det sena insläppet.

De förutsättningar som ska vara uppfyllda för sena anmälningar är:

• Det ska finnas en ledig skrivplats
• Studenten ska vara registrerad på ett kurstillfälle kopplat till kursen.
• Studenten ska vara behörig att skriva examinationen
• Utbildningsadministratör ska ha registrerat studenten på aktivitetstillfället för anmälan till examinationen (det är också kopplingen till Inspera)
• Kopplingen till Inspera ska fungera

Det är kursen som registrerar, kontrollerar behörighet och anmäler till aktivitetstillfället för examinationen. Tentavakten behöver få ett ok från kursen och se att studenten har fått tillgång till den digitala examinationen i Inspera för att ges möjlighet att skriva examinationen. Detta måste ske senast inom de 30 minuter som gäller för insläpp vid sen ankomst. Det är därför viktigt att utbildningsadministratören och examinator är tillgängliga under uppstarten av examinationen.

Använd gärna förslaget på text till anmälningssidor, se under dokument nedan. Justera efter era behov.

Examinationsdagen - förberedelse och under examinationen

För samtliga examinationer gäller

Dag 10-8 – Kursen ska under denna period ta bort anmälda studenter från Ladok, som inte får skriva tentamen, till exempel studenter som fått godkänt eller är avstängda.  Informationsblad och beslut särskilt stöd ska lämnas till Tentamensservice. 

Sena anmälningar får inte läggas in i aktivitetstillfället från dag 7. Studenterna ska istället hänvisas till examinationssalen där de anmäler sig och får plats under förutsättning att det finns plats mm.

Dag 7-3 – Tentamensservice förbereder informationen till examinationsdagen, dvs placerar studenter, tar fram och skriver ut listor, informationsblad mm samt informerar tentavakter och kursen. Dialog mellan kurs och Tentamensservice. 

Dag 2-1 – studenterna får sina placeringar och eventuella justeringar genomförs

Examinationsdagen
- Huvudtentavakten hämtar det förberedda materialet och leder vaktningen i examinationssalen. Utbildningsadmininstratör ska vara tillgänglig (på plats eller via telefon), 30 minuter före examinationen startar och fram till 15 min efter det sena insläppet (45 minuter efter examinationen startat).  Examinator ska vara tillgänglig (via telefon) 30 minuter före examinationen och under hela examinationen.
- Sena anmälningar kan göras vid examinationssalen. Tentavakt kontrollerar om det finns plats och meddelar utbildningsadministratör som anmäler i aktivitetstillfället. 

Informationsbladet och beslutet om pedagogiskt stöd
Tentamensservice hanterar många examinationer i veckan och är beroende av att dokumenten kommer in i god tid, 8 dagar före examinationen delas dokumneten i denna mapp. När du klickar på länken kommer du till en sida där du begär att få tillgång till mappen. 

Obs, när du delar dokumenten ska de vara namngivna med examinationsdag och kurskod. Det är inte tillåtet att läsa andra beslut som kan ligga i mappen.

• Mall för information
• Mall för beslut om pedagogiskt stöd

Se dokument längre ner på sidan.

Skriftlig examination på papper

Anonymiseringskoder via Ladok ska alltid användas.

• Kursen förbereder och kopierar upp rätt antal examinationer (inkl. extra för sena anmälningar).
• Examinationerna ska vara buntade och häftade samt innehålla försättsblad med plats att skriva anonymiseringskod.
• Tentamensservice tar fram underlag till studenterna med deras anonymiseringskoder och instruktion om att de ska skriva koderna på varje sida.

Kursen ansvarar för att leverera och hämta examinationerna i examinationssalen, inkl. de eventuella hjälpmedel som studenterna ska få från kursen. Leverans ska ske 30 minuter före start till samtliga salar och hämtning vid examinationens slut.
 

Digital examination

Ladoks anonymiseringskoder ska användas. I undantagsfall kan engångskoder från Inspera användas om examinationen kräver det. Koppling mellan aktivitetstillfället och Inspera ska göras via kontakt med IKT-pedagogerna.

Kursen ansvarar för

• Beslut om säkerhetsnivå för examinationen: SEB-kod, plagiatkontroll mm
• Extratid och andra hjälpmedel för studenter med funktionsnedsättning.
• För att examinationens inställningar är rätt inställda.

Tentamensservice kan vid behov ändra SEB-kod för att få samma kod för flera examinationer.

Om engångskoder behöver användas (endast i undantagsfall) ska detta särskilt kommuniceras med Tentamensservice.
 

Examinationsdagen

• Huvudtentavakten har övergripande ansvar i examinationssalen.
• Huvudtentavakterna hämtar listor och informationsdokument i tentamensvaktsrummen.
• Huvudtentavakterna fördelar ut arbetsuppgifter mellan tentavakterna.
• När examinationen är slut skannar huvudtentavakten listorna och eventuella avvikelserapporter och delar med utbildningsadministratören.

Examinator ska vara tillgängliga före och under hela examinationen.

Utbildningsadministratör ska vara tillgänglig 30 minuter innan examinationen och 45 minuter in på den samma.

Kommunikation mellan huvudtentavakt, examinator och utbildningsadministratör:

• Huvudtentavakten har examinationssalens telefon.
• Telefonnummer till examinator och utbildningsadministratör ska framgå på informationsbladet.
• Telefonnummer till salen kommuniceras via mejl. (TS ansvarar)

Tentamensservice delar informationsbladet med tentavakterna, examinator och utbildningsadmininstratör före examinationen.

Aktivitetstillfälle för anmälan & anonymiseringskoder

• Ladoks anonymiseringskoder ska användas. I undantagsfall kan engångskoder användas om det är ett krav för examinationens genomförande. 
• Aktivitetstillfället för anmälan i Ladok bör skapas tidigt under kursen och kan publiceras senare. För att kunna anmäla sig behöver studenten vara registrerad på ett kurstillfälle som är kopplat till aktivitetstillfället.
• Aktivitetstillfället kopplas automatiskt till Inspera.
• Kontrollera att antalet studenter som kan anmäla sig till aktivitetstillfället stämmer överens med antal planerade studenter i tentamensbeställningen (TE Exam).

Manual för anmälan till examination i skrivsal (Inspera och Tentamensservice) finns på sidan för ladokmanualer. 

Ladoksupport.

Stöd till studenter med funktionsnedsättning vid examination i skrivsal

Studenter med intyg om särskilt pedagogiskt stöd kontaktar examinator. Examinator beslutar om vilket stöd studenten ska få för examinationen. Beslutet tas med denna mall.

Examinator eller utbildningsadministratör delar beslutet med Tentamensservice beslutet vid  10 dagar före examinationen. Beslutet delas i denna mapp, när du klickar på länken kommer du till en sida där du begär att få tillgång till mappen. Viktigt när du delar beslutet är att det är döpt med examinationsdag och kurskod. Det är inte tillåtet att läsa andra beslut som kan ligga i mappen.

Digital examination ska vara förberedd med inställningar för de stöd som studenterna ska få.