Administrativa processer för prov i skrivsal

Denna sida uppdateras löpande med de administrativa processer som gäller vid examination i skrivsal.

Beställning av provtillfälle

KI använder sig av beställningsperioder och tentamensbeställning görs via TimeEdit inför kommande termin.

Tentamensbeställningar för höstterminen 2026

Höstterminens datum är 31 augusti 2026-17 januari 2027.

Deadline för beställningar HT-26 är 22 april kl 18:00, sedan pågår arbetet med att fördela lokaler till utbildningen. Beställningar som inkommer efter 22 april hanteras efter hand och schemaläggs där det finns plats.

Från 10 juni öppnar vi för externa bokningar från andra universitet, de hanteras av lokalbokningen.

Det finns också möjlighet att göra löpande tentamensbeställningar i TimeEdit under innevarande termin, men om beställning är nära i tid bör Tentamensservice även kontaktas via mejl.

Viktigt att tänka på vid beställning

  • Döp beställning till datum och kurskod (YYYY-MM-DD 1SJXXX Moment).
  • Använd förbeställning i första hand, det vill säga undvik så långt det går att göra beställningar under innevarande termin.
  • Kontrollera att det inte är spärrbokat för systemuppdatering av datorer. 
  • Vid förbeställningen ska uppskattat antal studenter anges.
  • Beställningen/bokningen ska uppdateras vid förändrat antal studenter. Mejla Tentamensservice som lägger in ändringen.
  • Lägg in kontaktpersoner för kursen i bokningen, utbildningsadministratör och examinator.
  • Skriv i administratörskommentaren om er tentamen har speciella förutsättningar, som dubbla tentamen, engångskoder, open book, egna datorer etc.
  • Vid slutet av höstterminen och vårterminen är det ont om platser i skrivsalarna. Har kursen vid ett tidigare tillfälle fått ett tentatillfälle på en helg eller kväll kan det skrivas i beställningen.

När rätt information ligger i beställningen/bokningen ökar förutsättningarna för tentamensservice att samordna examinationer, boka in rätt antal tentavakter och kontakta rätt personer gällande examinationen.

Anmälan till prov i skrivsal

  • Studenterna ska anmäla sig till provtillfället via Ladok senast tio kalenderdagar innan examinationen. Vid särskilt behov kan utbildningsadministratör hjälpa enstaka studenter med anmälan.
  • Studenten ska vara registrerad/omregistrerad på ett kurstillfälle som är kopplat till aktivitetstillfället för anmälan.
  • Studenten ska vara behörig att skriva provet.
  • Information om tid och ordning för anmälan ska finnas på kurswebb och i canvas.
  • Om anmälningarna överstiger antalet bokade platser måste kursen ta kontakt med Tentamensservice.
  • Sen anmälan är inte möjlig från VT26. 

Rutin för ändring av beslut

Denna rutin är framtagen för att vara ett stöd till examinatorer i bedömning av studentärende. Den utgår från anmälan till examination i skrivsal men kan även utgöra ett stöd i andra ärenden. 

Regel: Studenter ska anmäla sig till provet 10 dagar före provtillfället. 
Ärende: Student har missat att anmäla sig inom anmälningstiden.  
Individuell bedömning: Alla ärenden ska bedömas individuellt utifrån förutsättningarna i det enskilda fallet.  

Exempel på frågeställningar att ställa inför beslut: 
Hur det påverkar beslutet, att inte få skriva provet pga. av sen anmälan, studenten? Finns det omständigheter som gör att beslutet bör omprövas. 

  • Är det sista tillfället att skriva innan spärr för nästa kurs? 
  • Finns det andra individuella förutsättningar att ta hänsyn till? 
  • Finns det andra tillfällen i närtid där studenten kan skriva provet? 
  • Finns det möjlighet att genomföra provet via tentamensservice eller genom att kursen själv avsätter resurser och plats för att studenten ska få skriva under övervakning? 
  • När kom ärendet in? Finns det resurser (personal, lokal, dator, inspera)?  
  • Går det att ordna resurser innan provtillfället? 

Om examinatorn gör bedömning att det finns omständigheter i ärendet som gör att studenten borde få skriva vid detta provtillfälle kan kursen 

  • Under de två första dagarna efter sista anmälningsdatum lägga till studenten i aktivitetstillfället. 
  • Är det inom tentamensservice förberedelsetid behöver de tillfrågas. Är det nära provdatumet går det oftast inte att ändra.
  • Kursen kan själv ordna datorplats med övervakning och låta studenten skriva.
  • Om examinatorn bedömer att studenten inte ska få skriva vid provtillfället ska beslutet motiveras för studenten. Ärendet ska diarieföras. 

Information om tentamensservice förutsättningar: 
Från dag 7 före provtillfället är det tentamensservice förutsättningar som gäller för att få skriva i skrivsal. Är provtillfället redan förberett och utskrivet är det oftast försent att ändra. Att göra ändringar i vilka studenter som ska skriva provet under dessa 7 dagar är resursmässigt begränsat. När ett prov är förberett och klart börjar arbetet med nästa prov. Eftersom KI har prov nästan alla dagar under terminen är det ett kontinuerligt arbete och som löpande behöver vara klart 2 dagar före provet. Att göra ändringar i ett prov samtidigt som ett nytt prov håller på att förberedas skapar både risker för att det blir fel och risker ur arbetsmiljöhänseende. 

Rättslig reglering  
Enligt 1 kap. 4 § första och andra styckena högskolelagen ska högskolornas verksamhet anpassas så att en hög kvalitet nås i utbildningen och forskningen. De tillgängliga resurserna ska utnyttjas effektivt för att hålla en hög kvalitet i verksamheten.  
Av 6 § förvaltningslagen framgår att en myndighet ska se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla. Myndigheten ska lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål.  
Karolinksa Institutet fick 2022 ett tillsynsbeslut från Universitetskanslersämbetet som beskriver den rättsliga regleringen, Tillsynsbeslut-220603-Examination_lakarprogrammet.  

Provdagen

För samtliga prov gäller

Dag 10-8: Kursen ska under denna period ta bort anmälda studenter från Ladok, som inte ska skriva provet, till exempel studenter som fått godkänt eller är avstängda. Informationsblad och beslut särskilt stöd ska lämnas till Tentamensservice.

Dag 7-3: Tentamensservice förbereder informationen till provdagen, det vill säga placerar studenter, tar fram och skriver ut listor, informationsblad med mera samt informerar tentavakter och kursen om detta. Dialog mellan kurs och Tentamensservice sker.

Under denna period ska den digitala tentan färdigställas och aktiveras.

Dag 2-1: Studenterna får sina placeringar och eventuella justeringar genomförs.

På provdagen

  • Huvudtentavakten hämtar det förberedda materialet och leder vaktningen i skrivsalen.
  • Examinator ska vara tillgänglig (via telefon) 30 minuter före provet och under hela provet.

    Sen anmälan är inte möjlig från VT2026

Informationsblad och beslut om pedagogiskt stöd

Tentamensservice hanterar många prov varje vecka och är beroende av att dokument kommer in i god tid, åtta dagar före examinationen delas dokumenten i denna mapp. När du klickar på länken kommer du till en sida där du begär att få tillgång till mappen.

Obs! När du delar dokumenten ska de vara namngivna med examinationsdag och kurskod. Det är inte tillåtet att läsa andra beslut som kan ligga i mappen.

  • Mall för information
  • Mall för beslut om pedagogiskt stöd

Se dokument längre ner på sidan.

Skriftliga prov på papper

Anonymiseringskoder via Ladok ska alltid användas.

  • Kursen förbereder och kopierar upp rätt antal prov.
  • Proven ska vara buntade och häftade samt innehålla försättsblad med plats att skriva anonymiseringskod.
  • Tentamensservice tar fram underlag till studenterna med deras anonymiseringskoder och instruktion om att de ska skriva koderna på varje sida.

Kursen ansvarar för att leverera och hämta examinationerna i examinationssalen, inklusive de eventuella hjälpmedel som studenterna ska få från kursen. Leverans ska ske 30 minuter före start till samtliga salar och hämtning vid examinationens slut.

Digital examination

Ladoks anonymiseringskoder ska användas. 
I undantagsfall kan engångskoder från Inspera användas om examinationen kräver det. 
För att kopplingarna i systemen ska fungera på bästa sätt ska den provmall som skapas i Inspera när aktivitetstillfället i Ladok skapas användas. 

Kursen ansvarar för:

  • Beslut om säkerhetsnivå för provet: SEB-kod, plagiatkontroll mm
  • Extratid och andra hjälpmedel för studenter med funktionsnedsättning.
  • För att provets inställningar är rätt inställda. 

Kontroll av att inställningar och att tentan är aktiverad ska kursen göra senast dagen före provet.

Tentamensservice kan vid behov ändra SEB-kod för att få samma kod för flera prov.

Om engångskoder behöver användas (endast i undantagsfall) ska detta särskilt kommuniceras med Tentamensservice.

Ansvar på provdagen

  • Huvudtentavakten har övergripande ansvar i skrivsalen.
  • Huvudtentavakterna hämtar listor och informationsdokument i tentavaktsrummen.
  • Huvudtentavakterna fördelar ut arbetsuppgifter mellan tentavakterna.
  • När provet är slut skannar huvudtentavakten listorna och eventuella avvikelserapporter och delar med utbildningsadministratören och i vissa fall med examinator.

Examinator ska vara tillgänglig före och under hela examinationen.

Kommunikation mellan huvudtentavakt, examinator:

  • Huvudtentavakten har skrivsalens telefon.
  • Telefonnummer till examinator och eventuell annan kontaktperson ska framgå på informationsbladet.
  • Telefonnummer till salen kommuniceras via mejl. (TS ansvarar)

Tentamensservice delar informationsbladet med tentavakterna, examinator och utbildningsadministratör före provdagen.

Aktivitetstillfälle för anmälan och anonymiseringskoder

  • Ladoks anonymiseringskoder ska användas. I undantagsfall kan engångskoder användas om det är ett krav för examinationens genomförande.
  • Aktivitetstillfället för anmälan i Ladok bör skapas tidigt under kursen och kan publiceras senare. För att kunna anmäla sig behöver studenten vara registrerad på ett kurstillfälle som är kopplat till aktivitetstillfället.
  • Aktivitetstillfället kopplas automatiskt till Inspera i den mall som ska användas för provet.
  • Kontrollera att antalet studenter som kan anmäla sig till aktivitetstillfället stämmer överens med antal planerade studenter i tentamensbeställningen (TE Exam).

Manual för anmälan till examination i skrivsal (Inspera och Tentamensservice) finns på sidan för ladokmanualer

Ladoksupport

Stöd till studenter med funktionsnedsättning vid prov i skrivsal

Studenter med intyg om särskilt pedagogiskt stöd kontaktar examinator. Examinator beslutar om vilket stöd studenten ska få för examinationen. Information om beslutet görs med denna mall.

Examinator eller utbildningsadministratör delar beslutet med Tentamensservice beslutet ca 10 dagar före provet. Beslutet delas i denna mapp, när du klickar på länken kommer du till en sida där du begär att få tillgång till mappen. Viktigt när du delar beslutet är att det är döpt med examinationsdag och kurskod. Det är inte tillåtet att läsa andra beslut som kan ligga i mappen.

Digital prov ska vara förberedda med inställningar för de stöd som studenterna ska få.

Rekommendation om förlängd skrivtid: 

För att den förlängda skrivtiden ska rymmas inom slottiden rekommenderas att den förlängs med max 15 minuter per timme: 

• 4 timmars skrivtid innebär max 60 minuters förlängd skrivtid 

Det är examinator som fattar beslut om anpassad examination. Beslut om anpassad examination ska fattas utifrån studentens individuella behov vilket kan innebära att rekommendationen om max 60 minuters förlängd tid inte kan följas. I dessa fall behöver examinator och tentamensservice ha en dialog om hur studenten ska kunna genomföra provet

Läs mer om rekommenderad förlängd skrivtid dokumentet "Beslut om förändrade starttider för prov i KI:s gemensamma skrivsalar, samt rekommendation kring förlängd skrivtid vid riktat pedagogiskt stöd".

Arbetet i skrivsal

Arbetet i skrivsalen leds av huvudtentavakten. För att det ska vara lika hantering av alla skrivande studenter och för att minimera risker för fel arbetar tentavakterna enligt de framtagna skrivsalsrutinerna. Läs mer om tentavakternas uppdrag.

Avvikelserapportering

Vid avvikelser, t.ex. att någon fuskar, stör eller annan avvikelse ska examinatorn eller den examinatorn utsett informeras genom att varje tentavakt som noterat avvikelsen skriver en egen avvikelserapport. 

Samtliga avvikelserapporter ska skannas och delas med kursen samt till mailadressen tentamensservice@ki.se. 

Vid fusk eller namnteckningsprov ska avvikelserapporten dessutom skannas till den som examinatorn har angett på informationsbladet.

Uppföljning och utredning av händelser

Rutin vid utredning av händelse: 
Varje händelse ska utredas individuellt av examinatorn.
Händelse: Exempel: Student ertappas med telefon i fickan. Studenten ombeds att lämna ifrån sig telefonen på anvisad plats. Studenten nekar. Avvikelserapporter skrivs av varje tentavakt som beskriver vad tentavakten har sett.
Regel: Det är inte tillåtet att ha telefon vid skrivplatsen. Det är inte tillåtet att visitera. Studenten får skriva klart provet. Information om skrivsalsreglerna har getts muntligen vid provets start och skriftligen via information i Inspera vid digitalt prov.

  • Provet ska inte rättas förrän händelsen utretts klart.
  • Ett samtal mellan examinatorn och studenten bör genomföras för att utröna om det föreligger misstanke om fusk. 

Examinatorn ska inte utreda ärendet vidare. Utredningen genomförs av disciplinnämndens handläggare.  

Informera om studentens möjlighet att få stöd av studentkårens student- och doktorandombud. 

  • Om examinatorn inte anser att det finns grundad misstanke om fusk ska ärendet inte anmälas.
  • Ett samtal med studenten bör alltid vara öppet hållet där studenten ges möjlighet att förklara det inträffade. En student som blir underrättad om att institutionen misstänker att hon/han försökt fuska kan reagera med chock, vilket kan försvåra förmågan att ta emot och hantera information. Det är därför viktigt att examinatorn försäkrar sig om att studenten förstått att ärendet kommer att anmälas till rektor. 
  • Samtal och andra muntliga uppgifter ska dokumenteras i en tjänsteanteckning. (Mall för tjänsteanteckning finns i programmet Word.)
  • Om examinatorn anser att det är en misstanke om fusk ska en anmälan skickas till rektor. Anmälan ska beskriva händelsen, vad misstanken om fusk grundar sig på, vilken information som har getts samt hur examinatorn bedömer händelsen. Alla dokument och anteckningar ska bifogas anmälan. Studenten ska informeras om att anmälan skickas in.
  • Handläggning efter beslut i disciplinnämnden 
  • Handläggningsordning för hantering av misstanke om fusk