Medarbetarsamtalsprocessen – ett dialogbaserat arbetssätt

Vad är medarbetarsamtal? 

Det är en strukturerad dialog mellan linjechef och medarbetare som fokuserar på att förtydliga mål och förväntad prestation. Samtalen syftar till att följa upp arbetet, anpassa riktningen, hantera förändringar och ambitioner samt sätta lön. I dialogen har ni möjlighet att diskutera vad en hållbar karriärutveckling innebär och hur ni arbetar för att skapa en optimal arbetsmiljö. Samtalen är också ett led i en process för att behålla och utveckla duktiga medarbetare både på kort och lång sikt. 

Vad innebär Mål- och utvecklingssamtal? 

Det första medarbetarsamtalet ligger vanligtvis i början av året. Syftet med denna dialog är att skapa goda och förtroendeingivande relationer, tydliggöra förväntningar på rollen samt definiera mål och förväntade resultat utifrån verksamhetens behov. 

Denna dialog bör även hjälpa till att undersöka individens motivation och välmående, diskutera förutsättningar i arbetsmiljön som exempelvis tillgång till olika former av samarbeten, stöd och kompetensutveckling som kan vara lämpliga.  

Det är även viktigt att tydliggöra sambandet mellan lön, prestationer och resultat, vilket ni gör i samtalet genom att utgå ifrån de lönekriterier som är lämpliga för tjänsten och de mål ni kommer överens om. 

Vad innebär Resultat- och lönesamtal? 

Det andra medarbetarsamtalet ska genomföras i samband med lönerevisionen. Här utvärderar man gemensamt hur det gått för medarbetaren och diskuterar hur resultatet lever upp till målsättningarna enligt överenskommelsen i första samtalet. Utvärderingen kopplas till lönesättningen och utgår från lönekriterierna. Läs mer om lönesättning och Resultat- och lönesamtal här och lönekriterierna i KI:s lönepolicy "Lönen som styrmedel".  

Vilka ingår i medarbetarsamtalsprocessen? 

Alla anställda ingår i medarbetarsamtalsprocessen. De målgrupper som inte har regelrätt lön, har dock inget Resultat- och lönesamtal (MS2). De kan i stället ha ett samtal om "mål och utveckling" och/eller ett anpassat samtal specifikt utformat för doktorander, som kallas för "WE-dialogue" (Work Environment- dialogue, där fokus ligger på individens förutsättningar, situation, arbetsmiljö, arbetsengagemang o dyl. Se stöddokument “WE-dialogue”.

Varför har vi medarbetarsamtal på KI? 

Engagerade, kompetenta och välmående medarbetare är en grundpelare för att KI ska kunna fortsätta utvecklas och hålla sin plats som ett ledande medicinskt universitet. Att skapa optimala förutsättningar för arbetsmiljö och att säkerställa goda resultat på individnivå är därför en avgörande hörnsten för verksamhetens kvalitet.  

Det dialogbaserade arbetssättet är en viktig del i att bygga tillit och samarbete, vilket är särskilt användbart i komplexa samhällsutmaningar, där olika perspektiv och erfarenheter kan leda till mer välgrundade beslut. Genom att föra en dialog om hur varje medarbetare kan gå i mål med både de egna och med verksamhetens övergripande strategier och ambitioner bidrar medarbetarsamtalen till en förtroendefull plattform för utveckling och mål till att skapa en mer resilient grupp. 

Förberedelsematerial

Det är viktigt att både chefer och medarbetare förbereder sig inför samtalen. Chef och HR informerar om vilka förberedelser som gäller hos er. Du kan själv finna de olika förberedelsematerialen (mallarna) längst ned på sidan.

För chef och HR finns fördjupande information under Relaterat i länkarna högst upp till höger och under Dokumentation nedan.

Dokumentation

I mallarna nedan finns ytterligare stöd i form av förslag på frågor att ställa under medarbetarsamtal 1. Frågorna är kopplade till lönekriterierna för respektive yrkeskategori.

Dokumentet "Dialog Action plan SV/ENG (new version)" innehåller alla förberedelsefrågor för samtliga målgrupper inklusive lönekriterier. Mallen är utformad både på svenska och engelska.