Digitala kvitton, reseräkning och utlägg

Denna förändring har två olika förbehåll som ni behöver ha koll på:

Förbehåll 1

Om du som medarbetare skickar in ett foto på ett papperskvitto i digitalt format till arbetsgivaren räknas det som originalkvittot och papperskvittot behöver inte lämnas in till arbetsgivaren, detta gäller endast ifall kvittot/underlaget bekostas av ett projekt som inte kräver revision av extern revisor:

Vi behöver inte få in originalunderlaget i pappersform så länge äktheten kan säkerställas i det digitala underlaget.

https://www.riksarkivet.se/nyheter-och-press?item=120652

Förbehåll 2

I de fall kvittot/underlaget finansieras av ett projekt som kräver extern granskning eller revision av en extern revisor gäller följande:

Originalunderlaget skall hanteras enligt de instruktioner som finns från respektive bidragsgivare.

Vid osäkerhet kontaktar du din ekonomifunktion på institutionen.

Det nya regelverket gäller från och med 1/12 2024

Rutin för kvitton i PA-webben

Skanna/fotografera (pdf) ditt digitala kvitto för utlägg som du har gjort och som ska ersättas av arbetsgivaren.

Logga in i PA-webben. PA-webben

• Välj "Min sida" och därefter "Resor/utlägg". Där väljer du om utlägget avser Resa inrikes, Resa utrikes, Utlägg och bilersättning.
• Fyll i dina uppgifter och bifoga ditt digitala kvitto/inskannade papperskvitto (PDF-format). Vid faktura ska betalningskvitto och kontoutdrag bifogas.
• Skicka ärendet.

Vid din institution kan deadline finnas för när ditt utlägg senast måste registreras för att hinna hanteras för utbetalning nästkommande löneutbetalning. Ta kontakt med din HR-enhet på din institution för mer information. Tidsplan Primula

Flöde för reseräkningar och utlägg

Utlägg samt reseräkningar följer alltid ett förutbestämt flöde för institutionen/motsvarande. Oavsett vilka projekt (hela KI) som kostnaden ska belasta följer ärendet ett flöde till förutbestämda roller för institutionen.

Grundflödet och roller är:
Anställd-granskare-attesterare

• Rollen granskare är ofta en administratör/handläggare på institutionen/motsvarande
• Rollen attestera är per default chef för den organisatoriska nivån (avdelning, enhet, team) i organisationsträdet.

Utlägg/reseräkning som attesteras av annan chef

Du kan alltid kontakta din lokala HR-enhet eller en lönespecialist vid HR-avdelningen vid frågor.

Alternativ 1
• Den anställde (tex anställd på C1) läggs upp som ”minirappare” i Primula klienten på den institution som ska betala för resan/utlägget (tex S1)
• Den anställde väljer sedan anställningen vid S1 i PA-webben.
• Ärendet följer då S1:s flöde för resor/utlägg
• Viktigt att välja den organistiska enhet på S1 under ”Välj annan mottagare om det normala flödet ska frångås” (chef som ska attestera kostnaden) i PA-webben.

Alternativ 2
Använder flödet för resor/utlägg på institutionen där anställningen finns. (tex anställd på (C1) ”Fel” chef kommer då få attestera ärendet varför det är viktigt att kvitton e-signerats av den person som ska stå för kostnaden. Det signerade dokumentet bifogas sedan i ärendet. (PA-webben)

Anknuten

Om anknuten person ska få access till PA-webben ska den anknutne registreras som ”minirappare” i klienten/PA-webben av institutionens HR-enhet.

• Den anknutne läggs upp som ”minirappare” i Primula på den institution som ska betala för resan/utlägget.
• Ärendet följer institutionens flöde för resor/utlägg
• Den anknutne väljer (”skicka till handläggare på”) den organisatoriska enhet där attesterade chef finns.
• Viktigt att ”minirappsanställningen” och attesterande chef tillhör samma institution. Dvs den anknutne väljer lönegrupp (tex C2) för sin ”minirappsanställning” om relevant chef finns på C2.