Personallån mellan myndigheter
En myndighet har möjlighet att låna in eller ut personal till en annan myndighet.
Syfte
Syftet med detta dokument är att tydliggöra hur KI hanterar personallån, det vill säga tillfälligt utlån eller inlån av personal mellan statliga myndigheter.
Personallån är ett verktyg för att stärka KI:s strategiska kompetensförsörjning, bidra till kompetensutveckling och främja samverkan inom staten.
Omfattning
Policyn gäller alla medarbetare vid Karolinska Institutet, och omfattar endast personallån mellan statliga myndigheter. Denna gäller inte för uppdrag, konsultinsatser eller anställning hos andra organisationer.
Definition
Ett personallån innebär att en medarbetare under en begränsad period utför arbete hos en annan myndighet men är fortsatt anställd av KI, eller lånas in till KI från annan myndighet där de är fortsatt anställda. Personallån sker inom ramen för arbetsskyldigheten och bygger som huvudregel på frivillighet och pågår normalt högst sex månader.
Grundprinciper
- Personallån ska alltid ha ett tydligt och dokumenterat syfte, exempelvis kompetensutveckling, tillfälligt resursbehov eller stöd i en krissituation.
- Överenskommelse om personallån ska tecknas mellan KI och den andra myndigheten. Avtal ska reglera ansvar, kostnader, arbetsmiljö och andra praktiska frågor.
- Den utlånade medarbetaren omfattas fortsatt av huvudarbetsgivarens anställningsvillkor, kollektivavtal och försäkringar.
- Utlånande myndighet har det övergripande arbetsgivaransvaret, men den inlånande myndigheten har det dagliga arbetsmiljöansvaret.
- Beslut om personallån fattas av närmaste chef med delegation att besluta om personalfrågor, efter dialog med HR.
- Personallån får normalt pågå i upp till sex månader. Vid undantag kan förlängning ske efter ny prövning.
Ansvar och roller
- Chef ansvarar för att bedöma behov och lämplighet, samt initiera kontakt med HR.
- Lokala HR ansvarar för att ge stöd i processen, säkerställa överenskommelsen och hantera samverkan med fackliga organisationer. Lokala HR förväntas även säkerställa att samtliga ärenden diarieförs med registrator.
- Medarbetare som deltar i personallån ansvarar för att känna till villkoren, följa gällande rutiner samt bidra till erfarenhetsåterföring efter avslutat lån.
Avtal
För närvarande har KI ett avtal med Folkhälsomyndigheten. Framöver kan avtal med fler myndigheter tillkomma.
Vanliga frågor (FAQ)
Vid personallån är du fortsatt anställd av din huvudarbetsgivare och arbetar tillfälligt hos en annan myndighet. Vid tjänstledighet har du ledigt från din anställning för arbete hos annan arbetsgivare.
Ja, personallån bygger normalt på frivillighet. Arbetsgivaren kan dock besluta om utlån inom ramen för arbetsskyldigheten om verksamhetens behov kräver det.
- Finns ett samarbetsavtal mellan myndigheterna (måste finnas)
- Period
- Heltid eller deltid
- Fakturering av kostnader
Normalt högst sex månader. En förlängning kräver särskild prövning.
Utlånande arbetsgivaren betalar lönen som vanligt, men den inlånande myndigheten ersätter utlånande arbetsgivaren enligt överenskommelsen.
Utlånande arbetsgivaren har det övergripande arbetsmiljöansvaret. Den inlånande myndigheten ansvarar för den dagliga arbetsmiljön.
Du sjukanmäler dig till utlånande arbetsgivaren och informerar samtidigt den inlånande myndigheten.
För närvarande har KI ett avtal med Folkhälsomyndigheten. Framöver kan avtal med fler myndigheter tillkomma. Möjligheten till personallån finns endast mellan myndigheter inte med andra arbetsgivare t.ex. regionen.
Ja. Vid fredstida krissituationer kan personallån användas för att snabbt bistå andra myndigheter med resurser.
Viktigt att komma ihåg
- Personallån ska alltid dokumenteras.
- KI:s anställningsvillkor och kollektivavtal gäller under hela perioden.
- Personallån är tidsbegränsade, normalt upp till sex månader.
- Vid krissituationer kan processen behöva snabbas upp, men beslut ska ändå dokumenteras i efterhand.
- Erfarenhetsåterföring efter avslutat lån är en viktig del av kompetensutvecklingen.