Digitala kvitton, reseräkning och utlägg

Här följer information om hur du som medarbetare redovisar utlägg samt hanterar kvitton.

KI har upphandlingsavtal med olika leverantörer för varor och tjänster där köp ska göras och betalas via faktura.  I första hand så ska man följa våra upphandlingsregler.

Om du i undantagsfall behöver göra ett utlägg som ska ersättas av KI kan du ansöka om ersättning i  PA-webben.

Bokföringslagen
När en medarbetaren har gjort ett utlägg för myndighetens räkning exempelvis vid representation så företräder man som medarbetare myndigheten och då anses det enligt bokföringslagen att kvittot är en inkommen handling till myndigheten samtidigt som medarbetaren får det. Kvittot ska då bevaras i den form det hade när det inkom. Om ett kvitto kommit in i pappersform ska det bevaras (på institutionen) i pappersform och får man det digitalt ska det bevaras digitalt.

Praktisk tillämpning av bokföringslagen vid KI

I PA-webben laddar du alltid upp dina digitala kvitton & inskannade papperskvitton. (gärna i pdf format)
Om du som medarbetare erhåller ett papperskvitto i din roll som myndighetsperson måste du lämna in kvittot till relevant roll på din institution/motsvarande för arkivering.

Kvitton som aldrig behöver lämnas in i pappersform är kvitto för sjukvårdsbesök, läkemedel och friskvård. 

Rutin för kvitton i PA-webben

Skanna/fotografera (pdf) ditt papperskvitto för utlägg som du har gjort och som ska ersättas av arbetsgivaren.

Logga in i PA-webben.

  • Välj "Min sida" och därefter "Resor/utlägg". Där väljer du om utlägget avser Resa inrikes, Resa utrikes, Utlägg och bilersättning.
  • Fyll i dina uppgifter och bifoga ditt digitala kvitto/inskannade papperskvitto (PDF-format) i meddelanderutan.
  • Skicka ärendet.

Vid din institution kan deadline finnas för när ditt utlägg senast måste registreras för att hinna hanteras för utbetalning nästkommande löneutbetalning. Ta kontakt med din HR-enhet på din institution för mer information.

Utlägg ska redovisas snarast efter inköp, dock senast inom tre månader.

Flöde för reseräkningar och utlägg

Utlägg samt reseräkningar följer alltid ett förutbestämt flöde för institutionen/motsvarande. Oavsett vilka projekt (hela KI) som kostnaden ska belasta följer ärendet ett flöde till förutbestämda roller för institutionen.

Grundflödet och roller är:
Anställd-granskare-attesterare

  • Rollen granskare är ofta en administratör/handläggare på institutionen/motsvarande
  • Rollen attestera är per default chef för den organisatoriska nivån (avdelning, enhet, team) i organisationsträdet.

Registrera utlägg/reseräkning vid annan institution

Du kan alltid kontakta din lokala HR-enhet eller en lönespecialist vid HR-avdelningen vid frågor.

Alternativ 1
• Den anställde (tex anställd på C1) läggs upp som ”minirappare” i Primula klienten på den institution som ska betala för resan/utlägget (tex S1)
• Den anställde väljer sedan anställningen vid S1 i PA-webben.
• Ärendet följer då S1:s flöde för resor/utlägg
• Viktigt att välja organistiskt enhet på S1 vid ”skicka till handläggare på” (chef som ska attestera kostnaden) i PA-webben.

Alternativ 2
Använder flödet för resor/utlägg på institutionen där anställningen finns. (tex anställd på (C1) ”Fel” chef kommer då få attestera ärendet varför det är viktigt att kvitton e-signerats av den person som ska stå för kostnaden. Det signerade dokumentet bifogas sedan i ärendet. (PA-webben)

Anknuten

Anknuten ska i grunden inte redovisa några utlägg/reseräkningar i PA-webben då denna är till för anställd personal.

Om ändå anknuten person av annan anledning ska få access till PA-webben ska den anknutne registreras som ”minirappare” i klienten/PA-webben.

• Den anknutne läggs upp som ”minirappare” i Primula på den institution som ska betala för resan/utlägget.
• Ärendet följer institutionens flöde för resor/utlägg
• Den anknutne väljer (”skicka till handläggare på”) den organisatoriska enhet där attesterade chef finns.
• Viktigt att ”minirappsanställningen” och attesterande chef tillhör samma institution. Dvs den anknutne väljer lönegrupp (tex C2) för sin ”minirappsanställning” om relevant chef finns på C2.

Mer information för inloggade medarbetare

Det finns mer information för dig som arbetar i följande grupper

  • C7.Lärande, Informatik, Management och Etik
Logga in med KI-ID