Årlig uppföljning

Förberedelser

1. Doktorand och huvudhandledare bokar in ett möte för uppföljningssamtalet (även bihandledare och mentor kan bjudas in) ca 1 år efter antagningen eller 1 år efter den förra årliga uppföljningen. Det rekommenderas att avsätta 2–3 timmar.
2. Doktoranden kontrollerar att genomförda kurser, tillgodoräknanden, försörjningstyp och studieaktivitet finns med och att det stämmer. Om inte, kontakta Ladok-administratör. 
3. Både doktorand och handledare förbereder sig genom att titta igenom studieplanen och notera vad de särskilt vill diskutera.

Uppföljningssamtal 

Doktorand och handledare går igenom studieplanen och diskuterar utifrån frågorna i checklistan nedan. Uppdaterar och reviderar vid behov.

Fastställande av en ny version av ISP

1. Efter samtalet går doktorand igenom ISP:n för att därefter godkänna en ny version 
2. Handledaren gör samma sak
3. Studierektor granskar. Om något är oklart, felaktigt, inkomplett eller ifrågasätts skickar studierektorn tillbaka studieplanen till doktorand för fortsatt revidering och nytt godkännande för att sedan skickas tillbaka, via handledaren, till studierektorn. 
4. När studierektorn är nöjd fastställs studieplanen (även om revideringar har gjorts behöver studieplanen fastställas på nytt). Observera att tills den nya versionen är fastställd är det den föregående versionen som gäller.  
5. Studierektorn öppnar en ny version i systemet i väntan på nya uppdateringar.
6. Bihandledarna informeras om att det finns en ny version (har läs-behörighet i systemet)

Grunduppgifter 

• Stämmer ”planerad studieaktivitet och finansiering” med ”inrapporterad studieaktivitet och finansiering”.  Om inte, varför? Behöver planeringen revideras? Läs om rapportering av aktivitet.  
• Glöm inte att doktoranden under det första året ska hitta en mentor. Handledaren kan gärna komma med tips med det bör vara någon som är helt fristående från handledarna och projektet. Observera att detta inte ingår i ISP:n men är ändå viktigt. Läs om mentor

 Handledare

Diskutera hur ni tycker att handledningen har fungerat hittills: 

• Vad är era förväntningar på varandra?
• Är roller och ansvar för respektive handledare korrekt och tydligt beskrivet utifrån hur det fungerar i verkligheten? Behöver beskrivningen uppdateras? Behövs en diskussion tillsammans med bihandledarna? 
• Skapar handledarna en positiv lärande- och arbetsmiljö? Hur? Är det tillräckligt? Saknas förutsättningar för att doktoranden ska utvecklas som planerat? 
• Behöver arbetsmiljön förbättras? På vilket sätt? Notera att arbetsmiljöansvaret ligger på doktorandens chef, vilket inte alltid är huvudhandledaren, men handledarna bidrar på många sätt till arbetsmiljön och behöver därför ändå involveras i sådana diskussioner. Läs mera: Stöd för dialog om doktoranders arbetsmiljö och stödfunktioner för doktorander.

Vid behov revidera uppgifterna. Om ändringar görs i beskrivningen av roller eller handledaransvar måste det säkerställas att berörda bihandledare är informerade.

Handledarsamtal

Här ska de årliga uppföljningarna dokumenteras. Använd gärna denna del även för andra typer av samtal och avstämningar mellan doktorand och handledare, såväl planerade som genomförda. 

• Några kommentarer utifrån vad som är skrivet hittills? 
• Diskutera: 
  • Hur ofta träffas ni? Är det lagom ofta och uppfyller mötena era respektive förväntningar? Diskuterar ni lärandeprocessen? 
  • Behöver något förbättras runt dessa möten?

Avhandlingsarbetet 

Öppna även det uppladdade dokumentet Forskningsplan som underlag för denna diskussion.

• Forskningsplanen: Diskutera: 
  • Är frågeställningarna och hypoteserna fortfarande aktuella?
  • Följer projektet forskningsplanen? Har stora överraskningar dykt upp och hur har problemen i så fall lösts?
  • Motsvarar de preliminära resultaten förväntningarna?
  • Behöver ni hjälp i projektet - i så fall med vad och av vem/hur?
  • Fungerar ELN (elektronisk loggbok) tillfredsställande? Läs om ELN här.
• Planering och uppföljning: Diskutera: 
  • Vad har utförts hittills?
  • Vad behöver göras härnäst? 
  • Håller tidplanen?
• Respektive del av avhandlingsarbetet: Diskutera:
  • Hur går skrivprocessen? Vilka ska vara medförfattare?
  • Vilka tidskrifter är lämpliga att publicera i? Beakta forskarutbildningens längd och diskutera alternativa planer utifall publiceringen tar längre tid än planerat.
• Etiska tillstånd
  • Är alla aktuella tillstånd uppladdade.
  • Behövs ytterligare etiska tillstånd? 
• Vid behov revidera forskningsplanen och ISP:n. Ladda upp den reviderade forskningsplanen och kontrollera att sammanfattningen i ISP:n fortfarande är korrekt. 

Kurser och konferenser 

• Om det finns ”osorterade attesterade resultat”: Hjälps åt att identifiera vad som är obligatoriska respektive valbara kurser och placera dem under korrekt rubrik. Gör samma sak med inrapporterade poäng om ni vill. 
• Har något av det som redan är insorterat hamnat fel? 
• Har ni planerat för alla obligatoriska kurskrav? Notera ifall studierektorn har skrivit någon kommentar angående kurskrav under avsnitt Grunduppgifter.
• Bör planeringen av kurser revideras? Har nya behov uppstått? Notera att kursutbudet varierar från termin till termin? 

Mer information om kurskrav och kursutbud: 

Allmän studieplan för utbildning på forskarnivå

Kurskrav och val av kurser för doktorander 

Planerade kurser inom forskarutbildningsprogrammen

Om ni fortfarande har frågor, vänd er till institutionens studierektor för forskarutbildning. 

Lärandemål 

Notera att allt det doktoranden gör inom sin forskarutbildning, så väl genomförande av forskningsprojektet som kurser och andra aktiviteter, ska bidra till doktorandens lärande och till att målen uppnås. För att en examen ska kunna utfärdas måste samtliga lärandemål vara uppnådda.

• Diskutera: 
  • Vad behöver göras för att nå respektive mål? Läs om hur målen kan uppnås
  • Får doktoranden tillräcklig övning i forskningskommunikation? Nationellt och internationellt? För andra forskare så väl som i andra sammanhang?
  • Finns undervisningsmöjligheter?
  • Hur ska målen rörande samverkan med det övriga samhället uppnås? 
• Notera vad som är genomfört och vad som återstår genom att dela upp fritextrutan vid varje mål i ”planerat” respektive ”genomfört.” 
• Är de planerade aktiviteterna fortfarande relevanta? Revidera vid behov. (Fyll även i kurser trots att de också finns med under annat avsnitt i ISP:n; syftet är att få en överblick över alla aktiviteter och hur dessa svarar mot de olika målen.)

Tidplan 

Här samlas information som lagts in i andra delar av ISP:n

• Diskutera: 
  • Kommer tidsplanen att hålla? Vad kan ändras för att bli klar i tid? 
  • Stämmer fortfarande tidpunkt för halvtidskontroll och disputation? Läs om tidpunkt för halvtidskontroll.
• Om något behöver revideras, gå tillbaka till respektive avsnitt och revidera där (Tidplan och Överblick uppdateras automatiskt). Använd gärna fältet för anteckningar.

Överblick och reflektioner

Under reflektioner finns möjlighet för doktoranden att återkommande reflektera över sitt lärande och därmed skapa en logg över utvecklingen till självständig forskare. Detta kommer att vara en hjälp när det är dags för doktoranden att skriva sin halvtidsrapport och att skriva en redogörelse över lärandet inför disputationen. 

• Har handledaren någon kommentar kring doktorandens reflektioner? 
• Har handledaren eller studierektor skrivit något som behöver diskuteras?

Notera att vid migreringen från det gamla ISP-systemet 2026 hamnade uppgifterna som låg under den gamla fliken Kommentarer här, vilket kan försvåra syftet ovan.