Årlig uppföljning

Förberedelser

1. Doktorand och huvudhandledare bokar in ett möte för uppföljningssamtalet (även bihandledare eller mentor kan bjudas in). Det rekommenderas att avsätta 2-3 timmar.
2. Doktoranden kontrollerar att informationen (kurser, tillgodoräknanden, försörjningstyp, studieaktivitet) stämmer. Om inte, kontakta Ladok-administratör.

Uppföljningssamtal genomförs

• Doktorand och handledare går igenom studieplanen (se checklista nedan)
• Revidera vid behov

Fastställande av en ny version av ISP

• Doktorand och handledare godkänner den nya versionen
• Studierektor granskar de ändringar som har gjorts och fastställer därefter studieplanen
• De andra handledarna informeras om att det finns en ny version (bihandledarna har läs-behörighet i systemet)

Examensmålen 

För att en examen ska kunna utfärdas måste examensmålen vara uppnådda. Syftet med alla aktiviteter som en doktorand deltar i bör därmed vara att bidra till doktorandens lärande och till att målen uppnås. 

Läs här om hur examensmålen kan uppnås

Diskutera de olika examensmålen:

• Vad behöver/kan göras för att nå respektive mål?
• Finns det mål som redan är uppfyllda?
• Finns det mål som doktoranden ska fokusera särskilt på?

Gå igenom och diskutera planerade och genomförda aktiviteter: 

• Behöver de planerade aktiviteterna revideras?  
• Är ni nöjda med planerade kurser, konferensdeltagande, seminarier? (jämför med uppgifterna under "Courses")
• Får doktoranden tillräcklig övning i forskningskommunikation? Nationellt och internationellt? För andra forskare så väl som i andra sammanhang?
• Finns det möjlighet till forskningsvistelse utomlands eller i Sverige? Finns resebidrag att söka?
• Finns undervisningsmöjligheter?
• Hur ska målen rörande samverkan med det övriga samhället uppnås? 

Forskningsprojektet 

Öppna det uppladdade dokumentet Forskningsplan som underlag för denna diskussion.

Progressen i forskningsprojektet:

• Är frågeställningarna och hypoteserna aktuella?
• Vad har utförts hittills?
• Följer projektet forskningsplanen? Har stora överraskningar dykt upp och hur har problemen i så fall lösts?
• Motsvarar de preliminära resultaten förväntningarna?

Färdig i tid? (i synnerhet viktigt att diskutera när % aktivitet är >600%)

• Hur mycket återstår?
• Finns tillräckligt med tid att bli färdig med allt? Om inte, revidera planen så att doktoranden kan bli klar i tid.

Resurser:

• Behöver ni hjälp i projektet - i så fall med vad och av vem/hur?
• Fungerar ELN (elektronisk loggbok) tillfredsställande? Läs om ELN här.

Publikationsprocessen:

• Titta på statusen på respektive sub-studie. Kommentarer?
• Hur går skrivprocessen? Vilka ska vara medförfattare?
• Vilka tidskrifter är lämpliga att publicera i? Beakta forskarutbildningens längd och diskutera alternativa planer utifall publiceringen tar längre tid än planerat.

Etiska tillstånd:

• Behövs ytterligare etiska tillstånd?

Om forskningsplanen behöver revideras:

• Ladda upp den reviderade forskningsplanen till systemet.
• Uppdatera beskrivningen av projektet i studieplanen.
• Ange i ”Beskrivning av förändringar i forskningsprojektet” de förändringar som har gjorts.

Kurser och andra utbildningsmoment 

• Baserat på diskussionen om mål och måluppfyllnad: Behöver planeringen av återstående kurser revideras?
• Saknas någon obligatorisk kurs (se den allmänna studieplanen)? Läs om obligatoriska kurser
• Behöver planeringen för andra utbildningsmoment revideras?

Tidsplan och försörjning 

En forskarutbildning ska motsvara 4 års heltidsstudier.

• Kommer tidsplanen inte kan hållas? Diskutera vad som kan ändras för att bli klar i tid (se även ”Forskningsprojektet”).
• Stämmer ”planerad studieaktivitet”? Revidera vid behov. Läs om rapportering av aktivitet
• Stämmer tidpunkt för halvtidskontroll och disputation (eller licentiatseminarium)? Läs om tidpunkt för halvtidskontroll.

Om den finansiella situationen eller anställningsförhållanden har ändrats:

• Är ”planerad försörjning/anställning” korrekt? (Notera att endast handledaren kan revidera dessa uppgifter)
  
  Om finansieringsförutsättningarna har ändrats väsentligt kan en ny finansieringsplan behöva upprättas. I dessa fall ska prefekt och studierektor informeras. Då den nya finansieringsplanen är underskriven laddas den upp i ISP-systemet.

Handledare

Handledare-doktorand-relationen:

• Vad är era förväntningar på varandra?
• Hur ofta träffas ni? Är det lagom ofta och uppfyller mötena era respektive förväntningar? Diskuterar ni lärandeprocessen? Behöver något förbättras runt dessa möten?

Handledargrupp:

• Om handledargruppen har förändrats: Uppdatera ISP!
• Är roller och ansvar för respektive handledare korrekt beskrivet?
• Är ansvarsfördelningen tydlig inom handledargruppen? Om inte, inkludera bihandledarna i diskussionen.
• Det är doktorandens ansvar att utse en mentor. Skriv ”ja” om du har en mentor (namn bör inte anges pga GDPR). Läs här om mentor.

Karriärplanering:

• Har du planerat ditt nästa steg i karriären efter examen? 
  Handledare bör diskutera detta med sin doktorand, särskilt mot slutet av utbildningen. 

Arbetsmiljö:

• Skapar handledarna en positiv lärande- och arbetsmiljö? Hur? Är det tillräckligt?
• Behöver arbetsmiljön förbättras? Saknas förutsättningar för att doktoranden ska utvecklas som planerat? På vilket sätt?
• Om aspekter lyfts som ligger utanför handledarens ansvar: Här finns information om andra stödfunktioner för doktorander.  

Om ändringar görs i beskrivningen av roller eller handledaransvar måste det säkerställas att berörda bihandledare är informerade (alla bihandledare har läsbehörighet i systemet)