Årlig uppföljning

Förberedelser

1. Doktorand och huvudhandledare bokar in ett möte för uppföljningssamtalet (även bihandledare eller mentor kan bjudas in). Det rekommenderas att avsätta 2-3 timmar.
2. Huvudhandledaren skapar en ny version av den individuella studieplanen (ISP)
3. Doktoranden kontrollerar att informationen som har laddads upp från Ladok (kurser, tillgodoräknanden, försörjningstyp, studieaktivitet) stämmer. Om inte, kontakta Ladok-administratör.
4. Uppdatera studieplanen:
   • ”Kurser och andra utbildningsmoment”: Ta bort från ”planerade kurser” de kurser som nu är uppladdade från Ladok som ”avklarade kurser”. Gör samma sak med de andra utbildningsmomenten.
   • Forskningsprojekt”: Fyll i status för respektive delarbete enligt instruktionerna (tryck ”?” bredvid ”Planerade och pågående delarbeten”
   • Examensmål”: Fyll i genomförda aktiviteter vid respektive examensmål

Uppföljningssamtal genomförs

• Doktorand och handledare går igenom studieplanen (se checklista nedan)
• Revidera vid behov

Fastställande av en ny version av ISP

• Doktorand och handledare godkänner den nya versionen
• Studierektor granskar de ändringar som har gjorts och fastställer därefter studieplanen
• De andra handledarna informeras om att det finns en ny version (bihandledarna har läs-behörighet i systemet)

Examensmålen (avsnitt 9) 

För att en examen ska kunna utfärdas måste examensmålen vara uppnådda. Syftet med alla aktiviteter som en doktorand deltar i bör därmed vara att bidra till doktorandens lärande och till att målen uppnås. 

Läs här om hur examensmålen kan uppnås

Diskutera de olika examensmålen:

• Vad behöver/kan göras för att nå respektive mål?
• Finns det mål som redan är uppfyllda?
• Finns det mål som doktoranden ska fokusera särskilt på?

Gå igenom och diskutera planerade och genomförda aktiviteter: 

• Behöver de planerade aktiviteterna revideras?  
• Är ni nöjda med planerade kurser, konferensdeltagande, seminarier? (jämför med uppgifterna under "Courses")
• Får doktoranden tillräcklig övning i forskningskommunikation? Nationellt och internationellt? För andra forskare så väl som i andra sammanhang? 
• Finns det möjlighet till forskningsvistelse utomlands eller i Sverige? Finns resebidrag att söka? 
• Finns undervisningsmöjligheter? 
• Hur ska målen rörande samverkan med det övriga samhället uppnås? 

Forskningsprojektet (avsnitt 5)

Öppna det uppladdade dokumentet Forskningsplan som underlag för denna diskussion.

Progressen i forskningsprojektet:

• Är frågeställningarna och hypoteserna aktuella?
• Vad har utförts hittills?
• Följer projektet forskningsplanen? Har stora överraskningar dykt upp och hur har problemen i så fall lösts?
• Motsvarar de preliminära resultaten förväntningarna?

Färdig i tid?

• Hur mycket återstår?
• Finns tillräckligt med tid att bli färdig med allt? Om inte, revidera planen så att doktoranden kan bli klar i tid.

Resurser:

• Behöver ni hjälp i projektet - i så fall med vad och av vem/hur?
• Fungerar ELN (elektronisk loggbok) tillfredsställande? Läs om ELN här.

Publikationsprocessen:

• Titta på statusen på respektive sub-studie. Kommentarer?
• Hur går skrivprocessen? Vilka ska vara medförfattare?
• Vilka tidskrifter är lämpliga att publicera i? Beakta forskarutbildningens längd och diskutera alternativa planer utifall publiceringen tar längre tid än planerat.

Etiska tillstånd:

• Behövs ytterligare etiska tillstånd?

Om forskningsplanen behöver revideras:

• Ladda upp den reviderade forskningsplanen till systemet som ”dokument”.
• Uppdatera beskrivningen av projektet i studieplanen
• Ange i ”Beskrivning av förändringar i forskningsprojektet” de förändringar som har gjorts.

Kurser och andra utbildningsmoment (avsnitt 3)

• Baserat på diskussionen om mål och måluppfyllnad: Behöver planeringen av återstående kurser revideras?
• Saknas någon obligatorisk kurs (se den allmänna studieplanen)? Läs om obligatorisk kurser
• Behöver planeringen för andra utbildningsmoment revideras?

Tidsplan och försörjning (avsnitt 2)

En forskarutbildning ska motsvara 4 års heltidsstudier.

• Finns det risk för att tidsplanen inte kan hållas? Diskutera vad som kan ändras för att bli klar i tid (se även ”Forskningsprojektet”).
• Stämmer ”planerad studieaktivitet”? Revidera vid behov. Läs om rapportering av aktivitet
• Stämmer tidpunkt för halvtidskontroll och disputation (eller licentiatseminarium)? Läs om tidpunkt för halvtidskontroll.

Om den finansiella situationen eller anställningsförhållanden har ändrats:

• Är ”planerad försörjning/anställning” korrekt? (Notera att endast handledaren kan revidera dessa uppgifter)
  
  Om finansieringsförutsättningarna har ändrats väsentligt kan en ny finansieringsplan behöva upprättas. I dessa fall ska prefekt och studierektor informeras. Då den nya finansieringsplanen är underskriven laddas den upp i ISP-systemet.

Handledare (avsnitt 4)

Denna sektion kan endast revideras av huvudhandledaren, ej av doktoranden.

Handledare-doktorand-relationen:

• Vad är era förväntningar på varandra?
• Hur ofta träffas ni? Är det lagom ofta och uppfyller mötena era respektive förväntningar? Diskuterar ni lärandeprocessen? Behöver något förbättras runt dessa möten?

Handledargrupp:

• Om handledargruppen har förändrats: Uppdatera ISP!
• Är roller och ansvar för respektive handledare korrekt beskrivet?
• Är ansvarsfördelningen tydlig inom handledargruppen? Om inte, inkludera bihandledarna i diskussionen.
• Det är doktorandens ansvar att utse en mentor. Skriv ”ja” om du har en mentor (namn bör inte anges pga GDPR). Läs här om mentor.

Karriärplanering:

• Behöver du som doktorand stöd vad gäller karriärplanering vid sidan av det stöd som mentor och KI:s karriärservice kan erbjuda?

Arbetsmiljö:

• Skapar handledarna en positiv lärande- och arbetsmiljö? Hur? Är det tillräckligt?
• Behöver arbetsmiljön förbättras? Saknas förutsättningar för att doktoranden ska utvecklas som planerat? På vilket sätt?
• Om aspekter lyfts som ligger utanför handledarens ansvar: Här finns information om andra stödfunktioner för doktorander.  

Om ändringar görs i beskrivningen av roller eller handledaransvar måste det säkerställas att berörda bihandledare är informerade (alla bihandledare har läsbehörighet i systemet)

Övriga delar av studieplanen

I samband med årlig uppföljning, kontrolleras/revideras även följande:

• Grunduppgifter (avsnitt 1)
  Kontrollera att uppgifterna stämmer.
• Uppföljningssamtal (avsnitt 6)
  Fyll i datum för detta uppföljningssamtal och kommentera det viktigaste som lyftes.
  Det finns även utrymme här för att planera andra avstämningar, uppföljningar och möten.
• Kommentarer (avsnitt 7)
  Om doktorand och handledare har ytterligare kommentarer till studieplanen kan dessa skrivas här.
• Etiska tillstånd (avsnitt 8)
  Kontrollera att informationen stämmer. Uppdatera om det tillkommit nya etiska tillstånd
• Dokument (avsnitt 10)
  Ladda upp eventuella nytillkomna relevanta dokument, t.ex.:
  • Etiska tillstånd
  • Reviderad forskningsplan
  • Halvtidsrapport och halvtidsprotokoll
  • Publicerade delarbeten  
  • Besked om accepterade manuskript
  • Reviderad finansieringsplan
  • Beslut om ny handledarkonstellation (blankett 15)
• Meddelandelogg
  Det är viktigt att använda loggen för att kommunicera med studierektor angående de uppdateringar som har gjorts. Om det vid uppföljningen framkommit större problem eller frågor bör studierektor kontaktas separat för ett möte.