Antagning till forskarutbildning

Antagningsprocessen börjar med att en doktorandplats inrättas (steg 1). Därefter vidtar rekrytering av doktorand (steg 2), och processen avslutas med prefektens beslut om antagning till utbildning på forskarnivå (steg 3). Efter antagning upprättas en individuell studieplan (steg 4). Se nedan för information om rutiner för varje steg.

Steg 1: Inrättande av doktorandplats

Syftet med detta steg är att på ett tidigt stadium säkerställa att alla doktorander har de möjligheter och resurser som krävs för att kunna genomföra en forskarutbildning av hög kvalitet.

Blivande huvudhandledare ansöker till aktuell institution om att få inrätta en doktorandplats genom att lämna in blankett Inrättande av doktorandplats.

För att inrätta en doktorandplats krävs att:

• det vetenskapliga projektet är genomförbart och lämpligt som doktorandprojekt,
• huvudhandledaren är lämplig, dvs uppfyller kraven för grönt ljus. En blankett Ansökan om grönt ljus läggs som bilaga,
• handledarkonstellationen är relevant,
• doktoranden erbjuds en god forskarutbildningsmiljö (se nedan),
• det finns en finansieringsplan. Blankett finansieringsplan för doktorand.
• etiktillstånd finns eller planeras (om sådana erfordras).

I detta steg bedöms också om det finns skäl för undantag från kravet på utlysning av doktorandplatsen, se rekrytering nedan.

Ingen rekrytering eller antagning till forskarutbildning kan ske utan att det finns ett beslut om inrättad doktorandplats.

Steg 2: Rekrytering

Syftet är att säkerställa att den blivande doktoranden är behörig och har förmåga att tillgodogöra sig en forskarutbildning. 

Utlysning av doktorandplats

I normalfallet utlyses alla doktorandplatser vid KI.

Information om rekrytering, urval och bedömningsgrunder vid utlysning av doktorandplats

Undantag från utlysningskravet enligt högskoleförordningen (7 kap. 37§ HF) medges:

1. Om en doktorand ska genomgå utbildningen inom ramen för en anställning hos en annan arbetsgivare än högskolan (t.ex. Region Stockholm, annan högskola eller ett företag^#).
2. Om en doktorand tidigare har påbörjat sin utbildning på forskarnivå vid ett annat lärosäte.
3. Om det finns liknande särskilda skäl. Vid KI anses särskilda skäl vara utbildningsplatser där doktoranden redan har blivit utvald i en konkurrensutsatt rekryteringsprocess.

^{#: En mall för finansieringsavtal för samverkansdoktorand kan erhållas genom att skriva till till avtal@ki.se (juridiska avdelningen, KI). Ange gärna information om ärendet. Notera att denna mall inte är anpassad för doktorander anställda av Region Stockholm.}

Om det finns skäl för undantag från utlysningskravet bedöms av studierektorn då doktorandplatsen inrättas.

Bedömning av behörighet

Om behörighet till utbildning på forskarnivå

Bedömning av lämplighet och förmåga

Institutionen har ett ansvar att säkra lämplighet och förmåga hos doktorandkandidaten - även då undantag från utlysningskravet föreligger.

Rekommendationer för selektion och bedömning av förmåga och lämplighet:

• Potentiella kandidater inbjuds till forskargruppen för intervju och/eller specifika arbetsprov
• En rekryteringsgrupp inrättas för bedömning av kandidater
• Rekryterande handledare bör använda befintlig HR-kompetens vid institutionen samt KI:s rekryteringsguide på webben

Steg 3: Beslut om antagning

Det är prefekten på aktuell institution som beslutar om antagning till utbildning på forskarnivå på rekommendation av institutionens studierektor. I detta steg ingår att utse handledare.

Beslut fattas löpande då en kandidat är utvald och rekryteringen avslutad, utan någon vänteperiod.

Notera att datum för prefektens beslut inte måste vara samma som datum för studiestart (t.ex. om kandidaten ännu inte anlänt till Sverige).

Följande ligger till underlag för beslutet:

• Blankett Beslut om antagning till utbildning på forskarnivå
• Intyg handledarutbildning (läs mer om vilka som omfattas av krav på handledarutbildning)
• Behörighetsutlåtande från gemensamt verksamhetsstöd (GVS)
• Beskrivning av selektionsprocessen och hur bedömning av förmåga och lämplighet genomförts
• Sökandes CV

Efter antagning fattas i de flesta fall även ett beslut om anställning. Mer information om anställningar och försörjning av doktorander.

Steg 4: Upprättande av individuell studieplan (ISP)

Vad är en individuell studieplan?

Rutin:

1. Omedelbart efter studiestart påbörjas arbetet med en ISP (notera att forskningsplan och finansieringsplan redan är färdigställda). Huvudhandledaren skapar en ny studieplan i ISP-systemet varefter doktorand och handledare fyller i uppgifterna.
2. Senast en månad efter studiestart lämnar doktorand och handledare in ett förslag på ISP.
3. Studierektor ser till att den är korrekt ifylld och genomarbetad.
4. Vid behov görs justeringar i studieplanen.
5. Studierektor fastställer den individuella studieplanen. Senast tre månader efter studiestart ska alla doktorander ha en fastställd ISP.

Notera att utan en fastställd studieplan saknas ett styrdokument för utbildningen. Doktorand, handledare och studierektor måste tillsammans ta ansvar för att ISP godkänns och fastställs så snart som möjligt efter antagningen. 

Inloggning till ISP-systemet - det digitala systemet för individuella studieplaner

ISP-seminarium

I samband med att ISP:n upprättas ska doktoranden hålla ett ISP-seminarium.

Seminariets syfte:

• Att fungera som startseminarium och välkomnande av ny doktorand
• Presentation av forskningsprojektet utifrån doktorandens perspektiv med möjlighet till återkoppling
• Ett lärandemoment för doktoranden. Observera att seminariet ska hållas på engelska
• Att underlätta för institutionen att tillse att alla har en ISP

Seminariet kan läggas upp på olika sätt på olika institutioner, se institutionens webb eller kontakta studierektor för forskarutbildning på institutionen.

UKÄ:s tillsynsbeslut angående KI:s antagningsprocess

Universitetskanslersämbetet (UKÄ) slog fast i ett tillsynsbeslut att KI:s antagningsprocess för doktorander inte följde högskoleförordningen och högskolelagen. KI:s process och antagningsordning ändrades därför 2018 i enlighet med UKÄ:s klargörande.

Följande kritiserades:

• Det är inte tillåtet att före antagning till forskarutbildning ha en period som uppfattas som prövotid. Antagning till forskarutbildning ska ske direkt efter avslutad rekrytering.
• Urval av kandidater får endast göras bland behöriga sökanden. Behörighetsgranskning ska därför göras innan urvalsprocessen tar vid.
• En individuell studieplan (ISP) ska upprättas i samråd med den antagna doktoranden, och kan därmed inte fastställas förrän efter beslut om antagning.