Årlig uppföljning

Progressen i forskarutbildningen ska följas upp regelbundet så att examensmålen är uppfyllda i tid till disputationen (respektive licentiatseminariet).

Översikt forskarutbildning

Syfte 

Syftet med den årliga uppföljningen är att doktorand och handledare tillsammans:

  • diskuterar och följer upp progressen i forskningen och lärandeaktiviteterna, 
  • följer upp måluppfyllnaden
  • följer upp forskningsprojektet i förhållande till tidsplanen och vid behov gör revideringar,
  • identifierar eventuella problem och diskuterar möjliga åtgärder, inklusive att uppmärksamma studierektor på dessa. 

När?

Den individuella studieplanen (ISP) och doktorandens progress ska följas upp varje år oavsett studietakt. Notera att en uppföljning alltid görs efter genomförd halvtidskontroll.

Det digitala ISP-systemet kommer automatiskt att skicka e-post till doktorand och handledare när det börjar bli dags för den årliga uppföljningen. Om ingen ny version har skapats efter två månader skickas ett e-postmeddelande till institutionens studierektor.

Hur? 

Doktorand med digital individuell studieplan 

  1. Doktorand och huvudhandledare bokar in ett möte för uppföljningssamtalet (även bihandledare eller mentor kan bjudas in) 
  2. Huvudhandledaren skapar en ny version av den individuella studieplanen (ISP) 
  3. Kontrollera att informationen från Ladok (kurser, tillgodoräknanden, försörjningstyp, studieaktivitet) stämmer 
  4. Uppdatera studieplanen, t.ex:
    • Ta bort planerade kurser och utbildningsmoment som är genomförda (flik 4)
    • Om en mentor har utsetts (flik 5)
    • Status för respektive delarbete (flik 6)
    • Genomförda aktiviteter vid respektive examensmål (flik 10)
  5. Den årliga uppföljningen genomförs enligt checklistan nedan 
    • Doktorand och handledare går igenom och uppdaterar studieplanen 
    • Båda godkänner den nya versionen
    • Studierektor granskar de ändringar som har gjorts och fastställer därefter studieplanen 

Doktorand utan digital individuell studieplan 

Doktorander som har sin individuella studieplan (ISP) på papper eller som Word-dokument ska under 2021 överföra den till det digitala systemet. Det görs i samband med den årliga uppföljningen eller halvtidskontrollen. 

[De som disputerar under 2021 eller vårterminen 2022 kan välja om de vill överföra sin ISP till det digitala systemet eller inte. Om inte, används blankett 4 för att dokumentera den årliga uppföljningen] 

  1. Doktorand och huvudhandledare bokar in ett möte för uppföljningssamtalet (även bihandledare eller mentor kan bjudas in). 

    Överföring av befintlig studieplan: 
  2. Huvudhandledaren skapar en digital individuell studieplan (ISP)
  3. Doktoranden fyller i studieplanen utifrån befintlig individuell studieplan samt eventuell dokumentation från tidigare årliga uppföljningar. Notera att det som finns registrerat i Ladok laddas upp automatiskt.
  4. Ladda upp de bilagor som efterfrågas

    Den årliga uppföljningen genomförs: 
  5. Studieplanen gås igenom och uppdateras (se checklista nedan). Observera att alla kommentarer, uppdateringar och revideringar görs direkt i systemet (ingen blankett behövs). Ni kan synliggöra var ändringar gjorts genom att skriva i:
    • Rutorna avsedda för kommentarer
    • Flik 8 Kommentarer
    • Meddelandeloggen: Här lämnas kommentarer till studierektorn. Dessa kommer inte att synas i den fastställda studieplanen. 
    • Kommentarsrutan under flik 7 Uppföljningssamtal 
  6. Doktorand och huvudhandledare godkänner
  7. Studierektor granskar och fastställer den nya studieplanen 
     

Checklista för uppföljningssamtal

Examensmålen (flik 10) 

För att en examen ska kunna utfärdas måste examensmålen vara uppnådda. Syftet med alla aktiviteter som en doktorand deltar i bör därmed vara att bidra till doktorandens lärande och till att målen uppnås. 

Diskutera de olika examensmålen:

  • Hur långt har doktoranden kvar för att nå respektive mål?
  • Finns det mål som redan är uppfyllda?
  • Finns det mål som doktoranden ska fokusera särskilt på?

Gå igenom och diskutera planerade och genomförda aktiviteter: 

  • Behöver de planerade aktiviteterna revideras?  
  • Är ni nöjda med planerade kurser, konferensdeltagande, seminarier? (jämför med uppgifterna under flik 4)
  • Får doktoranden tillräcklig övning i forskningskommunikation? Nationellt och internationellt? För andra forskare så väl som i andra sammanhang? 
  • Finns det möjlighet till forskningsvistelse utomlands? Finns resebidrag att söka? 
  • Finns undervisningsmöjligheter? 
  • Hur ska målen rörande samverkan med det övriga samhället uppnås? 

Läs här om hur examensmålen kan uppnås

Tidsplan och försörjning (flik 3)

En forskarutbildning ska motsvara 4 års heltidsstudier. Diskutera om arbetsbördan är rimlig för att bli klar i tid. 

  • Stämmer den planerade studieaktivitet fortfarande? Revidera vid behov.
  • Diskutera om tidpunkt för halvtidskontroll och disputation (eller licentiatseminarium) är rimliga, och revidera vid behov.

Om den finansiella situationen eller anställningsförhållanden har ändrats:

  • Är uppgifterna i studieplanen korrekt? (planerad försörjning)? Revidera vid behov. Notera att endast handledaren kan revidera dessa uppgifter. 

    Om finansieringsförutsättningarna har ändrats väsentligt kan en ny finansieringsplan behöva upprättas. I dessa fall ska prefekt och studierektor informeras. Då den nya finansieringsplanen är underskriven laddas den upp i ISP-systemet. 

Kurser och andra utbildningsmoment (flik 4)

Titta igenom de planerade och genomförda kurserna och aktiviteterna

  • Baserat på diskussionen om mål och måluppfyllnad: Behöver planeringen av återstående kurser revideras? 
  • Saknas någon obligatorisk kurs? Jämför med den allmänna studieplanen.
  • Vad återstår?
  • Behöver planeringen för andra utbildningsmoment revideras?

Handledning (flik 5)

Berätta om era respektive förväntningar på varandra, såväl doktorand som handledarna.

  • Hur ofta träffas ni för att diskutera forskningsarbetet? Är det lagom ofta? 
  • Är roller och ansvar korrekt beskrivet?
  • Hur är det med handledargruppen som helhet? Är ansvarsfördelningen tydlig inom gruppen? 
  • Finns det behov av ytterligare en bihandledare?

Revidera vid behov. Observera att denna sektion endast kan revideras av huvudhandledaren, ej av doktoranden. Om ändringar görs i beskrivningen av roller eller handledaransvar måste det säkerställas att berörda bihandledare är informerade (alla bihandledare har läsbehörighet i systemet)

Forskningsprojektet (flik 6)

Diskutera progressen i forskningsprojektet. Utgå ifrån det uppladdade dokumentet Forskningsplan såväl som uppgifterna i studieplanen.

  • Är frågeställningarna och hypoteserna aktuella? 
  • Vilka datainsamlingar, försök etc. har utförts hittills? 
  • Följer projektet forskningsplanen? Har stora överraskningar dykt upp och hur har problemen i så fall lösts? 
  • Hur mycket återstår? Kommer det hinnas med inom planerad tidsram? Om inte – varför? 
  • Behöver du som doktorand mer hjälp, och i så fall med vad och av vem/hur? 
  • Motsvarar de preliminära resultaten förväntningarna? 
  • Är det klarlagt vilka artiklar som varje delarbete ska mynna ut i? Vilka som ska vara medförfattare? Hur arbetar ni i skrivprocessen? Kan något förbättras?
  • Behövs ytterligare etiska tillstånd?

Vid behov: Revidera forskningsplanen och ladda upp den nya versionen till systemet. Ange vilka förändringar som har gjorts i fält 6.7

Övriga delar av studieplanen

I samband med årlig uppföljning, kontrolleras/revideras även följande i den digitala studieplanen:

  • Grunduppgifter (flik 1-2)
    Kontrollera att uppgifterna stämmer. 
  • Uppföljningssamtal (flik 7)
    Fyll i datum för uppföljningssamtalet och kommentera det viktigaste som lyftes vid mötet.
    Det finns även utrymme här för att planera andra avstämningar, uppföljningar och möten.  
  • Kommentarer (flik 8)
    Om doktorand och handledare har ytterligare kommentarer till studieplanen kan dessa skrivas här. 
  • Etiska tillstånd (flik 9)
    Uppdatera om det tillkommit nya etiska tillstånd 
  • Dokument (flik 11)
    Ladda upp eventuella nytillkomna relevanta dokument, t.ex.:
    • Etiska tillstånd
    • Reviderad forskningsplan
    • Halvtidsrapport och halvtidsprotokoll
    • Publicerade delarbeten  
    • Besked om accepterade manuskript
    • Reviderad finansieringsplan
    • Beslut om nya handledare (blankett 15)
    • Den tidigare individuella studieplanen (pappersdokumentet) 
  • Meddelandelogg
    Det är viktigt att använda loggen för att kommunicera med studierektor angående de uppdateringar som har gjorts. Om det vid uppföljningen framkommit större problem eller frågor bör studierektor kontaktas separat för ett möte.

Andra uppföljningar av forskarutbildning

Halvtidskontroll

Halvtidskontrollen är ett viktigt uppföljningstillfälle där doktoranden får återkoppling från erfarna forskare utanför forskargruppen. Mer information här

Möte med studierektor

I samband med den första årliga uppföljningen ska alla doktorander erbjudas möjlighet till ett möte med institutionens studierektor. Det kan ske i grupp eller enskilt. Syftet är att fånga upp eventuella oklarheter, säkerställa att utbildningen har kommit igång enligt plan och att etablera en kontakt mellan studierektor och doktorand.

Aktivitetsrapportering

Doktoranden ska i slutet av varje halvår fylla i en aktivitetsrapportering där studietakt och inkomstkälla/typ av anställning anges. 

Mer information om rapportering av aktivitet och finansiering

Medarbetarsamtal

Alla medarbetare vid KI har två medarbetarsamtal med sin chef varje år. Doktorander som är anställda vid KI kan ha det första av de två medarbetarsamtalen, men det är inte obligatoriskt.  

Löpande uppföljningar

Förutom de formaliserade uppföljningar sker naturligtvis också löpande avstämningar och uppföljningar mellan doktorand och handledare.

Frågor

Doktorander som har frågor om sin årliga uppföljning ska först och främst kontakta sin handledare eller studierektor på den egna institutionen.

För frågor om det digitala ISP-systemet, se https://staff.ki.se/isp-support