Avsluta anställning (info för HR och chefer)

En anställning kan avslutas av olika skäl. Uppsägningstiderna regleras av olika avtal och bestämmelser.

Uppsägning från arbetstagarens sida

Uppsägningstiderna för dem som inte uppnått pensionsåldern regleras i Villkorsavtalet.

Vid anställning högst ett år är uppsägningstiden en månad.
Vid anställning mer än ett år är uppsägningstiden två månader.

För den som ingår i KI:s lokala chefskrets och ska sluta sin anställning gäller en uppsägningstid om sex månader. Det är dock ovanligt att vi som arbetsgivare behöver utnyttja hela uppsägningstiden.

Vid uppsägning från arbetstagarens sida, görs det via PA-webben.

Uppsägning från arbetsgivarens sida

En tillsvidareanställning kan sägas upp enbart på grund av sådant som betraktas som saklig grund enligt LAS. Saklig grund för uppsägning är arbetsbrist eller personliga skäl. Det går även att avsluta en anställning om medarbetaren uppnått pensionsåldern. Läs mer under rubriken nedan "Avsluta anställning vid pensionsavgång".

Vid uppsägning av en tillsvidareanställning från arbetsgivarens gäller olika uppsägningstider.

Vid uppsägning av en professor måste beslut tas av rektor enligt Högskoleförordningen, detta föredras av förhandlingsenheten på HR-avdelningen.

Uppsägning på grund av arbetsbrist

Vid arbetsbrist blir uppsägningstiderna längre än de som gäller enligt Villkorsavtalet
och LAS då uppsägningstiderna även regleras av avtal om omställning.

Vid uppsägning på grund av arbetsbrist sker processen i nära samarbete med förhandlingsenheten på centrala HR-avdelningen. För mer information se sidan om Arbetsbristprocessen.

Uppsägning på grund av personliga skäl

En uppsägning på grund av personliga skäl ska vara saklig grundad vilket innebär att en uppsägning exempelvis kan grunda sig i misskötsamhet, arbetsvägran, trakasserier, svårigheter att samarbeta eller illojalitet.

Vid uppsägning på grund av personliga skäl sker processen i nära samarbete med förhandlingsenheten på centrala HR-avdelningen.

Tidsbegränsad anställning

När en tidsbegränsad anställning upphör ska den anställde få ett skriftligt besked om detta senast en månad före avslutsdatum förutsatt att den anställde varit anställd mer än 12 månader under de senaste tre åren. Om arbetstagaren varit anställd på en Särskild visstidsanställning måste personen få besked efter 9 månader. Institutionen ansvarar för att informera medarbetaren.

Samtidigt som beskedet lämnas till den anställde ska arbetsgivaren även varsla den lokala arbetstagarorganisation som arbetstagaren tillhör.

I underrättelse samt varsel om att tidsbegränsad anställning ska upphöra (skrivs eller laddas upp i HR-arkivet) ska det anges om medarbetaren har företrädesrätt. Se mer info under företrädesrätt.

Avsluta anställning vid provanställning

Både arbetsgivaren och den anställde kan säga upp en provanställning (LAS 6 §) när som helst under prövoperioden, det behöver inte göras i samband med att provanställningen övergår i en tillsvidareanställning. Om prövotiden har gått ut utan att arbetsgivaren eller arbetstagaren har avbrutit provanställningen, övergår anställningen till en tillsvidareanställning.

Arbetsgivaren kan men behöver inte ange något skäl för att provanställningen avbryts eller inte övergår i en tillsvidareanställning. Icke godtagbara skäl är orsaker som innebär diskriminering eller en kommande övergång av verksamhet enligt LAS 6 b §.

Om arbetsgivaren avslutar en provanställning måste detta ges besked om senast två veckor innan den upphör, använd de blanketter som är utformade för detta.

Rutinbeskrivning i samband med avbrytande av provanställning

Steg 1. Underrättelse (Underrättelse om att din provanställning avses upphöra och varsel) ska överlämnas till arbetstagaren minst två veckor innan anställningen upphör. Arbetstagaren ska underteckna att underrättelsen är mottagen. Därefter skickas dokumentet till personens fackliga organisation, glöm inte att fråga medarbetaren om facklig tillhörighet och föra in det i dokumentet. Av underrättelsen och varslet framgår att både arbetstagaren och den fackliga organisationen har rätt till överläggning med arbetsgivaren.

Steg 2. Arbetstagaren eller facket kan därefter påkalla överläggning inom en vecka. Om överläggning påkallats får uppsägning inte ske förrän överläggningen är färdig. Om arbetstagaren eller den berörda fackliga organisationen begär överläggning ska gruppen Arbetsrätt på HR-avdelningen kontaktas.

Steg 3. Besked (Besked om att anställningen upphör) måste lämnas till arbetstagaren senast den sista dagen på provanställningen. I annat fall övergår provanställningen i en tillsvidareanställning. Arbetstagaren ska underteckna att uppsägningen är mottagen, undertecknandet sker företrädesvis digitalt.

Om provanställningen ska avbrytas, skicka beskedet till Lön och controlling (payroll@uf.ki.se) för registrering av nytt avslutsdatum i Primula. Arkivering görs av HR lokalt i HR-arkivet.

Dokumenten i denna process ska företrädesvis lämnas över vid fysiskt möte men kan överlämnas vid digitalt möte om det inte är praktiskt möjligt att få till ett fysiskt möte. De två dokumenten kan lämnas över samtidigt om arbetsgivaren finner det lämpligt.

Se dokumenten nedan.

Avsluta anställning vid sjukersättning

Om Försäkringskassan har beslutat om hel sjukersättning ska anställningen upphöra. Den anställde ska vända sig till centrala HR-avdelningen (payroll@uf.ki.se) och ansöka om sjukpension hos SPV samt skicka in beslutet om sjukersättning till (payroll@uf.ki.se).

Avsluta anställning efter 69 års ålder

En anställd kan välja att arbeta fram till 69 års ålder. Efter att medarbetaren har fyllt 69 år gäller en ömsesidig uppsägningstid på en månad. Om arbetsgivaren ska säga upp personen, använd de två blanketter som finns under dokument (Underrättelse och varsel, samt Besked).

När en medarbetare uppnår LAS-åldern sker en väsentlig förändring av anställningsskyddet, arbetsgivaren behöver inte ange något skäl för att säga upp arbetstagaren. Uppsägningstiden är en månad från båda parterna. Uppsägning kan inte ske förrän tidigast dagen efter 69-årsdagen och anställningen upphör då efter en månad. För medarbetare som inte tidigare tagit ut pension så bör anställningen avslutas vid ett månadsskifte för att undvika att medarbetaren står utan ersättning då pension endast kan utbetalas från och med den 1:a i månaden. En medarbetare som inte tidigare tagit ut pension ska informeras i god tid om att anställningen kan komma att avslutas så att arbetstagaren hinner ansöka om pension (ca 4 månader innan).

Rutinbeskrivning i samband med uppsägning av person som uppnått LAS-ålder:

Speciella regler gäller för professorer, i dessa fall kontakta gruppen Arbetsrätt vid HR-avdelningen i god tid (2 månader) innan anställningen ska upphöra. Prefekt fattar beslut i steg 1 och rektor fattar beslut i steg 3, för övriga fattas beslut enligt institutionens beslut- och delegationsordning.

Steg 1. Underrättelse om tilltänkt uppsägning och varsel (Underrättelse om tilltänkt uppsägning och varsel av arbetstagare som har fyllt 69 år) ska överlämnas till arbetstagaren, som ska underteckna att underrättelsen är mottagen. Undertecknandet sker företrädesvis digitalt och minst 5 veckor innan anställningen upphör. Därefter skickas dokumentet till personens fackliga organisation, glöm inte att fråga medarbetaren om facklig tillhörighet och föra in det i dokumentet Underrättelse om tilltänkt uppsägning och varsel av arbetstagare som har fyllt 69 år. Av underrättelsen och varslet framgår att både arbetstagaren och den fackliga organisationen har rätt till överläggning med arbetsgivaren.

Steg 3. Om överläggning inte påkallats inom en vecka kan man gå vidare med uppsägningen. Uppsägningen måste lämnas till arbetstagaren senast en månad innan anställningen upphör genom dokumentet Besked om uppsägning av arbetstagare som har fyllt 69 år. Arbetstagaren ska underteckna att uppsägningen är mottagen, undertecknandet sker företrädesvis digitalt. Besked om uppsägning ska skickas i original till payroll och arkiveras i HR-arkivet av institutionen.

Dokumenten i denna process ska företrädesvis lämnas över vid fysiskt möte men kan överlämnas vid digitalt möte om det inte är praktiskt möjligt att få till ett fysiskt möte.

Se även info om regelverket efter 69 års ålder och Föreskrifter för anställning efter det att rätten att kvarstå i anställning upphör.

Trygghetsstiftelsen

Anmälan

För att omfattas av avtalet om omställning och få stöd av Trygghetsstiftelsen är kvalifikationstiden för tidsbegränsade anställda minst två års anställning i följd hos en och samma statliga arbetsgivare. Kortare anställningsavbrott om högst åtta arbetsdagar får förekomma.

När en arbetstagares tidsbegränsade anställning (20% eller mer) löper ut som uppfyller kvalifikationskraven ska anmälan göras av institutionen en månad före eller senast i samband med att anställningen upphör.

Klicka på denna länk för information och påbörja anmälan.

Lösenord för anmälan på trygghetsstiftelsens hemsida erhålls av TSN eller HR-avdelningen.

Förmåner

De förmåner som erbjuds medarbetaren beror på medarbetarens anställningstid. För mer information om vilka förmåner en medarbetare omfattas av se Trygghetsstiftelsens webbsida.

Doktorandanställning kan inte räknas in för att få sex års anställningstid.