Planera verksamheten inför semesterledigheter

Som chef behöver du i god tid planera både semesteruttag och bemanning, så att verksamhetens behov kan vägas samman med medarbetares rätt till ledighet. Inför längre sammanhängande ledigheter är det viktigt att också ta ställning till hur arbetsbelastning och eventuella risker påverkas när bemanningen är reducerad.

Tänk på det här

Inför semesterperioder behöver du som chef planera semesteruttag och bemanning i god tid, så att verksamhetens behov kan vägas samman med medarbetarnas rätt till ledighet. Vid längre sammanhängade ledigheter är det särskilt viktigt att ta ställning till hur frånvaro påverkar arbetsbelastning och möjlighet att utföra arbetsuppgifter på ett hållbart sätt. 

Allmänt om semester

  • Arbetstagare ska ta ut minst 20 semesterdagar under året.
  • Som arbetstagare har en rätt att få en sammanhängande ledighet om fyra veckor under perioden juni-augusti, om det inte finns synnerliga skäl för annat.
  • När medarbetare är i tjänst under semesterperioden behöver du som chef säkerställa att reglerna om 11 timmars dygnsvila och 36 timmars veckovila följs.
  • Du kan se hur många semesterdagar du och dina medarbetare har i PA-webben (Primula).

Semesterreglerna styrs av Semesterlagen och Villkorsavtalet. Karolinska Institutet har även lokala avtal om semester.

Arbetsmiljö och prioriteringar vid låg bemanning

När bemanningen är reducerad kan prioriteringar behöva ses över. Du behöver därför göra en samlad bedömning av arbetsuppgifter, deadlines och förväntningar, så att arbetsbelastningen är rimlig för dem som är i tjänst. Var särskilt uppmärksam på arbetsmiljörisker som kan uppstå vid låg bemanning, till exempel ensamarbete, hög arbetsbelastning eller brist på stöd i det dagliga arbetet. 

En genomtänkt bemanningsplanering bidrar både till att verksamheten fungerar och till en god och hållbar arbetsmiljö under semesterperioden. 

Läs mer om:

Under semesterperioder behöver det vara tydligt vem som ansvarar för olika frågor i verksamheten och vem som är kontaktperson under olika perioder. Som chef ansvarar du för att ersättare är utsedda för chef och andra nyckelfunktioner, och att ansvarsfördelningen är känd både av ersättare, medarbetare och relevanta externa kontakter. 

Om du inte ska godkänna eller attestera ärenden under din semester behöver du i god tid säkerställa att ersättare är utsedda i relevanta system, till exempel i UBW, och har tillräcklig kunskap för uppgiften. Det gäller både kontering, attest och leveranskontroll. 

Säkerställ även att kontaktvägar fungerar vid frånvaro, till exempel genom att använda gemensamma funktionsbrevlådor, tydliga autosvar och hänvisning av telefon vid behov. På så sätt minskar risken för att ärenden blir liggande eller otydliga under sommaren. 

Genom tydlig ansvarsfördelning och klara kontaktvägar bidrar du också till en hållbar arbetsmiljö och visar respekt för ledighet - både din egen och andras. 

Inför semesterperioden behöver du som chef säkerställa att fakturor och andra administrativa processer hanteras i tid, så att ärenden inte blir liggande under sommaren. 

För att halvårsbokslutet ska kunna genomföras korrekt behöver alla leverantörsfakturor, särskilt fakturor över 100 tkr, vara konterade, godkända och attesterade i enlighet med gällande brytdatum 2 juli kl. 12.00. Under sommaren behöver det därför finnas beredskap i hela fakturaflödet, vilket omfattar både godkännare av fakturor och attest. Tänk också på att du som attesterande chef inte kan ha rollen som godkännare samtidigt. 

Ekonomi

Planera även för tiden efter semesterperioden. Avsätt tid för överlämning, uppföljning av beslut och gemensam återstart i verksamheten. 

Kontakta din lokala HR om du behöver stöd i frågor som rör semesterplanering, arbetsmiljö eller bemanning.