A1 intyg

Vad är ett A1 intyg?

Ett A1 intyg är ett intyg som visar vilken EU/EES stats socialförsäkringssystem en person tillhör. Arbetsgivare ska då betala in sociala försäkringsavgifter till det EU/EES-land som har utfärdat A1 intyget. 

Hur ansöker man om A1 intyg?

Utländsk medborgare från EU/EES-land som vill tillhöra sitt eget hemlands socialförsäkring och som anställs av Karolinska Institutet (KI), måste kontakta myndighet i hemlandet som hanterar socialförsäkringsfrågor och ansöka om ett A1 intyg. Viktigt att den anställde vet om och informerar myndigheten i hemlandet att Karolinska Institutet är en svensk statlig myndighet. 

Huvudregel

Huvudregeln är att arbetar man för en offentlig arbetsgivare i ett EU/EES-land och bara har en arbetsgivare så är man försäkrad i det land där arbetsgivaren finns oavsett var man utför sitt arbete. Har man en annan arbetsgivare i hemlandet så måste social försäkringstillhörighet utredas.  Det är myndighet i hemlandet som utreder och beslutar om den anställde ska tillhöra sitt eget hemlands socialförsäkring eller svensk socialförsäkring.

Tar myndigheten i hemlandet beslut om att KI-anställd ska tillhöra sitt hemlands socialförsäkring så utfärdar myndigheten ett A1 intyg, som lämnas till den KI-anställde. Den anställde ska då omgående lämna A1 intyget till sin HR-enhet på institutionen. Ett A1-intyg är ett juridiskt bindande dokument som KI är skyldiga att följa. 

Ändrade förutsättningar

Om förutsättningarna för att söka A1 intyg ändras t.ex. om anställd som arbetat heltid på KI och tillhör svensk socialförsäkring, väljer att söka tjänstledighet och gå ner i tjänstgöringsgrad för att återvända och arbeta i sitt hemland. 

Anställd får då kontakta myndigheten som hanterar socialförsäkringar i hemlandet för att utreda om man ska tillhöra svensk eller hemlandets socialförsäkring. Beslutar myndigheten i hemlandet att man ska tillhöra hemlandets socialförsäkring så utfärdar de ett A1 intyg, som ska lämnas till KI.  

Det är den anställde som får en social förmån och som själv ansvarar för att kontakta myndigheten i hemlandet så att den anställde får rätt social förmån från rätt land. 

När tiden för A1 intyget börjar löpa ut

A1 intygen gäller normalt i högst 24 månader då arbetet i annat EU/EES-land bedöms vara temporärt. Ska anställningen fortsätta efter 24 månader, så är det viktigt att anställd i god tid innan ansöker om ett nytt A1 intyg så A1 intygen hänger ihop tidsmässigt. 

Vad gör man med ett mottaget A1 intyg?

Skanna och mejla A1 intyget till payroll@ki.se så fort du har tagit emot ett A1 intyg från den anställde. 

Lön & controlling behöver få in A1 intyget så fort som möjligt. När lön & controlling får in ett A1-intyg så stoppas inbetalning av sociala avgifter till Skatteverket. 

KI:s rutin för att betala sociala avgifter till annat EU-land

Sociala avgifter som ska betalas till ett annat EU/EES-land så gäller följande rutin:

1. Anställd ska begära att myndigheten för socialförsäkringsfrågor i hemlandet skickar en faktura till KI på de sociala avgifter som KI ska betala. Bifoga följande instruktion till den anställde om hur fakturering till KI ska ske. 
2. Om det inte är möjligt att fakturera KI, så ska anställd kontakta den myndighet som hanterar sociala försäkringsärenden i hemlandet och hämta en EU/EES-fullmakt, som lämnas till lönechef på KI. Lönechef intygar och attesterar EU-fullmakten att personen har rätt att företräda KI i den anställdes hemland och ska löpande informera myndigheten i hemlandet om utbetalda bruttolöner från KI.     

Anställd ska betala in sociala avgifter för KI:s räkning och ta fakturaunderlag samt kvitto på inbetalningen, som skickas digitalt till payroll@ki.se. Löneenheten utbetalar ersättning för de utlägg som anställd gjort för KI:s räkning.  Ersättningen sätts in på det bankkonto som anställd har registrerat enligt KI:s rutin.         

När perioden för A1 intyget har löpt ut 

Om inget nytt A1 kommer in så ska Karolinska Institutet betala in sociala avgifter till Skatteverket i Sverige. 

Uppdatera aktuell adress till folkbokföringen på Skatteverket

Viktigt att informera anställd som återvänder till sitt hemland att regelbundet uppdaterar sin utländska adress till Folkbokföringen på Skatteverket, så att anställd inte går miste om pension från Sverige när man blir pensionär.