Preboarding och onboarding på KI
När du beslutat vem du ska rekrytera förbereder du för mottagande och introduktion. Dessa steg kallas preboarding (tiden från att beslut om anställning är fattat fram till första arbetsdagen) respektive onboarding (den första tiden på KI). För att underlätta arbetet finns tydliga processer med systemstöd för HR-personal och chefer att följa.
Om vi hanterar vår pre- och onboarding på rätt sätt, kan det leda till stora positiva resultat. Medarbetarens upplevelse genom dessa steg behöver motsvara den bild vi kommunicerat externt av oss som arbetsgivare, och vi behöver leva upp till de förväntningar som väckts under rekryteringsprocessen.
En nyanställd har många frågor och för att skapa en så bra medarbetarupplevelse som möjligt är det viktigt att frågorna besvaras. En effektiv onboarding ökar chansen att nya medarbetare snabbt kommer i gång med sitt arbete och att de är engagerade, trivs och stannar längre vid KI.
En dåligt skött process kan leda till att nyanställda lämnar organisationen efter kort tid.
Gemensam process och systemstöd
Historiskt har KI:s institutioner arbetat på olika sätt med sin pre- och onboarding, och ansvarat för egna processer och checklistor. Numer finns i stället gemensam process och gemensamt systemstöd via framför allt Microsoft Dynamics som underlättar för såväl chefer och HR-personal som för kandidater och nyanställda.
Målet har varit att kvalitetssäkra och strukturera processen, samt att modernisera, effektivisera och förenkla den. När förutsättningar ändras – exempelvis om Migrationsverket ändrar sina regler – medför ett gemensamt systemstöd att det blir enklare att anpassa processen för samtliga institutioner samtidigt.
Anpassningar och automatiska mejlutskick
I Microsoft Dynamics blir HR-personal guidade genom varje steg som ska genomföras. De olika stegen, och därmed den information som skickas till kandidaten, anpassas bland annat utifrån:
- Om kandidaten är svensk eller internationell medborgare
- Om kandidaten kommer från ett EU-land eller inte
- Om kandidaten ska stanna kortare eller längre tid än ett år
- Om kandidaten är forskare, doktorand eller teknisk-administrativ personal
- Om kandidaten kommunicerar på svenska eller engelska
Kandidaten får automatiska utskick baserade på de olika variablerna. I preboardingfasen beskriver dessa utskick hur och när kandidaten ska lämna in efterfrågade dokument. Inför första arbetsdagen skickas det ett inspirerande och motiverande välkomstmejl med hälsningar från rektor och aktuell prefekt.
Väl på plats på KI får kandidaten ytterligare utskick med viktig information och instruktioner.
Utöver de automatiska utskicken stödjer systemet mer detaljerad och individuellt anpassad kommunikation med kandidaten. I systemet finns flera mejlmallar som kan redigeras innan de skickas till kandidat eller rekryterande chef.
Rekryterande chefer får information via mejlutskick från systemet, bland annat
- Påminnelse om att skriva studieintyg vid anställning av doktorand utanför EU
- Påminnelser om praktiska moment som att boka in möten med den nya medarbetaren
- Information och instruktion om att hålla ett introduktionssamtal
- Information om att den nya medarbetaren har provanställning och instruktioner om hur chefen ska agera
Beroende på hur rutinerna ser ut på institutionen får chef alternativt administratör
- Redigerbar mall för introduktionsschema att fylla i och dela med medarbetaren
- Checklista för aktiviteter som ska genomföras innan medarbetaren börjar, som att förbereda passerkort och arbetsplats.