Halvtidskontroll

Halvtidskontroll ska genomföras för varje doktorand som ska avlägga doktorsexamen.

Syfte och tidpunkt

Syftet med halvtidskontrollen är:

  • att doktoranden, från erfarna forskare utan koppling till projekt eller handledare, får återkoppling på det som är gjort och det som planeras 
  • att fånga upp eventuella områden för förbättring 
  • att utgöra ett lärandemoment för doktoranden
  • att institutionen blir medveten om doktorandens progress

Det är viktigt att inte skjuta på halvtidskontrollen! Den ska genomföras då doktoranden kommit halvvägs.

Det finns vissa kurser som bör vara gjorda, se den allmänna studieplanen, men det är inte skäl i sig för att skjuta på halvtidskontrollen. Det finns inga krav på att något delarbete behöver vara färdigt.

Notera att halvtidskontrollen inte är en examination. Fokus ligger på progress, återkoppling och lärande.

Vad ska göras och när?

Ca 2 månader före halvtidskontrollen:

  • Doktorandens skriver en halvtidsrapport
  • Handledaren kontaktar lämpliga personer att ingå i halvtidskommittén
  • Litteraturöversikten körs i iThenticate (går bra med ett utkast)
  • Doktorand och handledare diskuterar vetenskapligt skrivande samt etik och etiktillstånd

Ca 5 veckor före halvtidskontrollen:

  • Anmälan till institutionen, blankett 5
  • Handledare öppnar en ny version av ISP (revideringsläget behålls öppet tills efter seminariet)

Minst 2 veckor före halvtidskontrollen:

  • Doktorand skickar handlingar till halvtidskommittén
  • Institutionen annonserar om halvtidsseminariet

HALVTIDSKONTROLL (SEMINARIUM OCH UPPFÖLJNINGSMÖTE)

Efter halvtidskontrollen:

  • Doktorand och handledare följer upp kommentarer från seminariet
  • Revidera ISP
  • Ladda upp till ISP-systemet:
    • Doktorandens halvtidsrapport 
    • Halvtidsprotokollet
  • Godkänna ISP

(ISP = individuell studieplan)

Samma information i en flödesbild

Halvtidsrapport

Inför halvtidskontrollen ska doktoranden sammanställa en halvtidsrapport. Rapporten skrivs i denna mall (följ instruktionerna i mallen).

Halvtidsrapporten innehåller:

  • en litteraturöversikt av forskningsområdet
  • en lägesbeskrivning av forskarutbildningsprojektet 
  • en lägesbeskrivning av progressen i doktorandens lärande i relation till målen för doktorsexamen 
  • en plan för resten av forskarutbildningen 
  • en reflektion över etiska överväganden

Diskussion kring vetenskapligt skrivande (iThenticate)

Doktoranderna ska köra sin litteraturöversikt (som ingår i halvtidsrapporten) i textmatchningssystemet iThenticate. Den rapport som systemet genererar ska ligga till grund för en diskussion mellan doktorand och handledare rörande vetenskapligt skrivande, inklusive källhantering, plagiat, självplagiat och upphovsrätt. Observera att denna diskussion ska föras innan anmälan om halvtidskontroll lämnas in (se översikt över rutinen ovan).

Det går lika bra med ett utkast som en färdig text. Detta är ett lärandemoment, inte en examination. Det blir därför inga konsekvenser om det skulle förekomma plagiat. En text av dålig kvalitet kan utgöra ett bra underlag för en lärorik diskussion.

Rapporten från iThenticate ingår inte i de handlingar doktoranden skickar till halvtidskommittén, men doktoranden ska ändå förbereda sig på frågor från halvtidskommittén rörande vetenskapligt skrivande.

Syftet är att höja doktorandernas kunskap om vetenskapligt skrivande samt på sikt att höja kvaliteten i avhandlingarnas kappor. Dessutom får doktorander och handledare erfarenhet av att tolka resultat från textmatchningsprogram.

Halvtidskommitté

Studierektor på institutionen utser halvtidskommittén på förslag av doktorand och handledare.

Kommittén ska bestå av tre, från projektet fristående, disputerade forskare med adekvat ämneskunskap. Minst en ledamot ska tillhöra en annan institution än doktoranden. Det är en fördel om någon av ledamöterna i halvtidskommittén också kan ingå i doktorandens betygsnämnd vid disputation.

  • Att förbereda sig genom att läsa igenom halvtidsrapporten och andra handlingar som doktoranden skickar senast två veckor före planerat seminarium.
  • Att vid halvtidsseminariet vara aktiv genom att ställa relevanta frågor och initiera diskussioner relaterade till lärandemål och vetenskap.  
  • Att vid uppföljningsmötet ge återkoppling och rekommendationer, dels genom diskussionen, dels genom att fylla i ett protokoll (blankett 5, del 2).
  • Att förklara för institutionen vilka eventuella svagheter och utmaningar som kommit upp vid halvtidskontrollen. 

Information till halvtidskommitté 

Anmälan av halvtidskontroll

För anmälan av halvtidskontroll används del 1 av blankett 5, Half-time review (anmälan och protokoll). Blanketten lämnas in till administratören för forskarutbildning  på doktorandens institution.

Anmälan innehåller:

  • Ett förslag från handledare och doktorand på personer att ingå i halvtidskommittén. Dessa ska vara tillfrågade innan anmälan lämnas in. Vid frågor, rådgör med studierektor på institutionen. 
  • Tid och plats för halvtidsseminariet 
  • Intygande från doktorand och handledare att de har haft en diskussion kring vetenskapligt skrivande, se iThenticate nedan, och kring etiska regler och etiktillstånd
  • Ett utdrag ur Ladok bifogas. 

Handlingar till halvtidskommittén

Handledare och doktorand ser till att kommittén får handlingar minst två veckor före halvtidsseminariet. Dessa handlingar ska bestå av:

  • Halvtidsrapporten
  • Pdf-utskrift av den individuella studieplanen (ISP). (ISP måste vara i revideringsläge för att de senaste registreringarna i Ladok ska komma med)
  • Forskningsplan
  • Kopia av aktuella etiktillstånd (endast beslut, ej ansökan)
  • Eventuellt färdiga publikationer och manuskript som ska ingå i avhandlingen
  • Dokumentet Information till halvtidskommitté 
  • Blankett 5: dels ifylld del 1, dels del 2 för att förbereda kommittén på vilka aspekter de förväntas ge kommentarer på) 

Halvtidskontroll (halvtidsseminarium och uppföljningsmöte)

En halvtidskontroll består av ett seminarium följt av ett uppföljningsmöte. 

Seminarium

Halvtidsseminariet består av en presentation som doktoranden håller på engelska, varefter en diskussion följer med frågor från halvtidskommitté och åhörare. Presentationen ska sammanfatta resultat och vidare planering av utbildningen på forskarnivå i relation till doktorandens individuella studieplan. 

Halvtidsseminariet är offentligt och annonseras inom KI. 

Uppföljningsmöte

  1. Halvtidskommittén samlas tillsammans med doktorand, handledare och eventuellt mentor. En av ledamöterna i kommittén utses till ordförande. 
     
  2. Med den individuella studieplanen, halvtidsrapporten och halvtidsseminariet som utgångspunkt ska följande diskuteras: 
    • Doktoranden:
      - Utveckling mot att realisera målen för doktorsexamen 
      - Utveckling mot självständighet
      - Insats vid halvtidsseminariet
       
    • Forskarutbildningsprojektet:
      - Progress och tidplan
      - Planer för återstående forskarutbildning 
       
    • Handledningen:
      - Omfattning och struktur
      - Planer för återstående forskarutbildning 
       
    • Kurser och andra lärandeaktiviteter:
      - Planer för återstående forskarutbildning 
       
    • Etiska spörsmål
       
  3. Efter den gemensamma diskussionen turas doktorand och handledare om att lämna rummet varvid kommittén har separata möten med respektive part. Syftet är att diskutera deras respektive syn på samarbete, arbetsförhållanden och kommunikation. Om doktoranden så önskar kan mentorn också delta vid detta möte. 
     
  4. Efter de separata mötena ska alla samlas igen. Om det är lämpligt kan frågor som kommit upp i de separata mötena då lyftas. 
     
  5. Innan kommitténs uppdrag är avslutat ska ledamöterna, utan att doktorand och handledare är närvarande, gå igenom de kommentarer och rekommendation som lämnas i protokollet. Särskilt intresse bör läggas vid sista rutan, dvs. om det finns anledning att rekommendera institutionen att genomföra en extra eller fördjupad uppföljning av doktoranden. 

Efter halvtidskontrollen

Doktorand och handledare ska efter halvtidskontrollen boka in ett möte där de tillsammans diskuterar det som lyftes vid halvtidsseminariet. Samtidigt går de igenom den individuella studieplanen (se checklista för årlig uppföljning) och diskuterar eventuella behov av revideringar. Om inte institutionen efterfrågar annat så behövs ingen ytterligare ”årlig uppföljning” detta år.

KV
Innehållsgranskare:
Margareta Stark
2023-12-21