Halvtidskontroll

Halvtidskontroll ska genomföras för varje doktorand som ska avlägga doktorsexamen och bör ske två år efter antagning eller när motsvarande två års forskarutbildning på heltid utförts.

Syfte

Syftet med halvtidskontrollen är:

  • att doktoranden, från erfarna forskare utan koppling till projekt eller handledare, får återkoppling på det som är gjort och det som planeras 
  • att fånga upp eventuella områden för förbättring 
  • att utgöra ett lärandemoment för doktoranden
  • att institutionen blir medveten om doktorandens progress

Halvtidskontrollen är inte en examination. Fokus ligger på progress, återkoppling och lärande, snarare än på resultat, bedömning och kontroll. 

Tidpunkt

Notera att tidpunkten är viktig! Halvtidskontrollen ska genomföras då doktoranden kommit halvvägs. Det finns inga krav på att något/några delarbeten ska vara färdigställda för att få göra halvtid. Det kan tvärtom vara ännu viktigare med en halvtidsåterkoppling om projektet av någon anledning kört fast.  

Det är viktigt för doktorandens lärande att vissa kurser tas i början av utbildningen. Därför finns ett krav att vissa kurser ska vara gjorda innan halvtid, gärna redan under första året. Se den allmänna studieplanen för vilka kurser det gäller. Om doktoranden inte uppfyller kurskravet för halvtid behöver detta lyftas till studierektorn i samband med halvtidsanmälan. 

Översikt över rutinerna kring halvtidskontroll

Ca 2 månader före halvtidsseminariet:

  • Doktorandens skriver en halvtidsrapport.
  • Litteraturöversikten körs i iThenticate.
  • Doktorand och handledare diskuterar vetenskapligt skrivande samt etik och etiktillstånd

Ca 5 veckor före halvtidsseminariet:

  • Anmälan till institutionen, blankett 5.
  • Handledare öppnar en ny version av ISP (revideringsläget behålls öppet tills efter seminariet)

Minst 2 veckor före halvtidsseminariet:

  • Doktorand skickar underlag till halvtidskommittén.
  • Institutionen annonserar om halvtidsseminariet.

HALVTIDSSEMINARIUM

Efter halvtidsseminariet:

  • Doktorand och handledare följer upp kommentarer från seminariet.
  • Revidera ISP.
  • Ladda upp till ISP-systemet:
    • Doktorandens halvtidsrapport 
    • Halvtidsprotokollet

(ISP = individuell studieplan)

Se även flödesbild

Anmälan av halvtidskontroll

För anmälan av halvtidskontroll används del 1 av blankett 5, Half-time review (anmälan och protokoll). Blanketten lämnas in till administratören för forskarutbildning  på doktorandens institution. Ett utdrag ur Ladok bifogas. 

Studierektor utser halvtidskommittén genom att skriva under blanketten, varefter doktoranden kan skicka handlingar, se nedan, till den utsedda kommittén. 

Notera att innan anmälan lämnas in ska doktorand och handledare ha en diskussion kring vetenskapligt skrivande, se iThenticate nedan, och kring etiska regler och etiktillstånd. Att diskussioner förts intygas i blanketten av doktorand och handledare. 

Se flödesbild över halvtidskontrollen för en översikt över de olika stegen i samband med halvtidskontrollen. Notera att handledaren måste öppna en ny version av den digitala individuella studieplanen före halvtidskontrollen. 

Halvtidsrapport

Inför halvtidskontrollen ska doktoranden sammanställa en halvtidsrapport. Rapporten skrivs i denna mall (följ instruktionerna i mallen).

Halvtidsrapporten innehåller:

  • en litteraturöversikt av forskningsområdet
  • en lägesbeskrivning av forskarutbildningsprojektet 
  • en lägesbeskrivning av progressen i doktorandens lärande i relation till målen för doktorsexamen 
  • en plan för resten av forskarutbildningen 
  • en reflektion över etiska överväganden

iThenticate

Doktoranderna ska köra litteraturöversikten, dvs. den som ingår i halvtidsrapporten, i antiplagieringsverktyget iThenticate. Den rapport som systemet genererar ska ligga till grund för en diskussion mellan doktorand och handledare rörande vetenskapligt skrivande, inklusive källhantering, plagiat, självplagiat och upphovsrätt. Observera att denna diskussion görs innan anmälan om halvtidskontroll lämnas in (se flödesbild). 

Syftet med detta moment är att höja doktorandernas kunskap om vetenskapligt skrivande samt på sikt att höja kvaliteten i avhandlingarnas kappor. Dessutom att doktorander och handledare får erfarenhet av att tolka resultat från plagiatgranskning. 

I och med att halvtidsrapporten inte ingår i en examination eller är en publikation finns det inga konsekvenser kopplat till eventuell förekomst av plagiat, annat än att handledaren ser att doktoranden behöver undervisning i vetenskapligt skrivande. Detta skiljer sig alltså från plagiat i manuskript, publikationer och avhandlingskappor, där plagiat kan innebära vetenskaplig oredlighet och/eller fusk.

Notera att resultatet från plagiatgranskningen inte ingår i de handlingar doktoranden skickar till halvtidskommittén, men att doktoranden ändå uppmanas att förbereda sig på frågor från halvtidskommittén rörande vetenskapligt skrivande och plagiat.

Handlingar till halvtidskommittén

Handledare och doktorand ser till att kommittén får handlingar minst två veckor före halvtidsseminariet. Dessa handlingar ska bestå av:

  • Halvtidsrapporten
  • Kopia på den individuella studieplanen (ISP)
    • Digital ISP: Utskrift av uppdaterad ISP, se nedan 
    • ISP på papper: Kopia av den senaste versionen av ISP + ett Ladok-utdrag) (observera att den individuella studieplanen ska föras över till det digitala ISP-systemet i samband med halvtidskontrollen) 
  • Forskningsplan
  • Kopia av aktuella etiktillstånd (endast beslut, ej ansökan)
  • Eventuellt färdiga publikationer och manuskript som ska ingå i avhandlingen
  • Dokumentet Information till halvtidskommitté 
  • Kopia på godkänd anmälan om halvtidskontroll, se Anmälan av halvtidskontroll ovan 

Angående ”utskrift av uppdaterad ISP”:

Den digitala studieplanen uppdateras automatiskt med de senaste registreringarna i Ladok när en ny version skapas. ISP:n ska sedan behållas i revideringsläge tills efter halvtidskontrollen (se Efter halvtidskontrollen nedan). Studieplanen är i revideringsläge tills både doktorand och handledare har godkänt den. Notera att det endast är huvudhandledaren som kan skapa en ny version i ISP-systemet.

Hur går en halvtidskontroll till? 

En halvtidskontroll består av ett seminarium följt av ett uppföljningsmöte. 

Seminarium

Halvtidsseminariet består av en presentation som doktoranden håller på engelska, varefter en diskussion följer med frågor från halvtidskommitté och åhörare. Presentationen ska sammanfatta resultat och vidare planering av utbildningen på forskarnivå i relation till doktorandens individuella studieplan. 

Halvtidsseminariet är offentligt och annonseras inom KI. 

Uppföljningsmöte

  1. Halvtidskommittén samlas tillsammans med doktorand, handledare och eventuellt mentor. En av ledamöterna i kommittén utses till ordförande. 
  2. Med den individuella studieplanen, halvtidsrapporten och halvtidsseminariet som utgångspunkt ska följande diskuteras: 
    - Doktoranden:
      - Utveckling mot att realisera målen för doktorsexamen 
      - Utveckling mot självständighet 
      - Insats vid halvtidsseminariet 
    - Forskarutbildningsprojektet:
      - Progress och tidplan
      - Planer för återstående forskarutbildning 
    - Handledningen:
      - Omfattning och struktur
      - Planer för återstående forskarutbildning 
    - Kurser och andra lärandeaktiviteter:
      - Planer för återstående forskarutbildning 
    - Etiska spörsmål
  3. Efter den gemensamma diskussionen turas doktorand och handledare om att lämna rummet varvid kommittén har separata möten med respektive part. Syftet är att diskutera deras respektive syn på samarbete, arbetsförhållanden och kommunikation. Om doktoranden så önskar kan mentorn eller annan person, t.ex. en representant för institutionens doktorander, också delta vid detta möte. 
  4. Efter de separata mötena ska alla samlas igen. Om det är lämpligt kan frågor som kommit upp i de separata mötena då lyftas. 
  5. Innan kommitténs uppdrag är avslutat ska ledamöterna, utan att doktorand och handledare är närvarande, gå igenom de kommentarer och rekommendation som lämnas i protokollet. Särskilt intresse bör läggas vid sista rutan, dvs. om det finns anledning att rekommendera institutionen att genomföra en extra eller fördjupad uppföljning av doktoranden. 

Halvtidskommitté

Efter förslag från doktorand och handledare utser studierektor på institutionen en kommitté bestående av tre, från projektet fristående, disputerade forskare med adekvat ämneskunskap. Minst en ledamot ska tillhöra en annan institution än doktoranden (gäller för de som anmäler halvtidskontroll efter 2020-01-01). Det är en fördel om någon av ledamöterna i halvtidskommittén sedan också ingår i doktorandens betygsnämnd vid disputation.

Halvtidskommitténs uppdrag är:

  • Att förbereda sig genom att läsa igenom halvtidsrapporten och andra handlingar som doktoranden skickar senast två veckor före planerat seminarium.
  • Att vid halvtidsseminariet vara aktiv genom att ställa relevanta frågor och initiera diskussioner relaterade till lärandemål och vetenskap.  
  • Att vid uppföljningsmötet ge återkoppling och rekommendationer, dels genom diskussionen, dels genom att fylla i ett protokoll.
  • Att förklara för institutionen vilka eventuella svagheter och utmaningar som kommit upp vid halvtidskontrollen. 

Efter halvtidskontrollen

Doktorand och handledare ska efter halvtidskontrollen boka in ett möte där de tillsammans diskuterar det som lyftes vid halvtidsseminariet. Samtidigt går de igenom den individuella studieplanen (se checklista för årlig uppföljning) och diskuterar eventuella behov av revideringar. Om inte institutionen efterfrågar annat så behövs ingen ytterligare ”årlig uppföljning” detta år.

Notera att doktorander som har sin individuella studieplan på papper ska föra över den till ISP-systemet i samband med halvtidskontrollen.