Kommunikation för EU-samarbetsprojekt

Allmänt om resurser för kommunikation

Eftersom EU-samarbetsprojekt är just samarbeten mellan flera organisationer och har finansiering för att bedriva en viss verksamhet räknar KI:s centrala kommunikationsavdelning (KA) med att resurser även avsätts för den kommunikation som behövs inom projektet. I de fall KA ska kommunicera om EU-samarbetsprojekt gäller KI:s egna riktlinjer och rutiner för nyhetsvärdering, upphandling, arbetstid och liknande. 

För de EU-samarbetsprojekt som koordineras av forskare vid KI åtar sig KA också att stötta med viss infrastruktur, rådgivning och kommunikationsinsatser. Detta gäller särskilt när projekten är i uppstartsfasen och inte har kommit i gång med sin egen kommunikation. Men det kan även finnas andra situationer då det är lämpligt att det koordinerande universitetet tar en mer aktiv och ledande roll i kommunikationen. 

För att spara tid och kraft är det möjligt för EU-samarbetsprojekt där KI ingår att använda KI:s upphandlade tjänster inom kommunikation. Information om upphandlade leverantörer finns på de sidor på medarbetarportalen som avhandlar respektive område. Det går också att söka bland befintliga ramavtal (i inloggat läge).

Logotyp och grafisk profil

EU-samarbetsprojekt består ofta av ett stort antal parter från universitet, myndigheter och näringsliv i olika länder. Det här kan göra det ganska krångligt att navigera i frågor som namn, varumärke och tonalitet i kommunikationen. 

Det bästa (och billigaste) sättet att hantera problemet med ”många kockar” brukar vara att hålla det så enkelt och neutralt som möjligt och att fokusera på prioriterad målgrupp och syftet med kommunikationen. Välj ett namn som säger något om projektets syfte och som inte är för långt och krångligt. Kontrollera att den akronym ni har förälskat er i är hyfsat unik (till exempel genom att googla) och inte betyder något oväntat på vissa språk. 

Även när det gäller logotyper är det KA:s rekommendation att hålla det så enkelt och neutralt som möjligt. I de allra flesta fall räcker det med projektets akronym i enkel formgivning. Tänk på att projektets visuella identitet (återkommande färg, form, logotyp, typsnitt och bilder) ska vara tillgänglighetsanpassad och gå att förstå även i litet format och digitalt. Se mer information nedan under "Webbsidor och verktyg för detta".

Medlemsorganisationernas logotyper kan i övrigt presenteras på en (1) sida på projektets webbplats. Undvik att klistra en hel skog av logotyper på allt som kommuniceras från projektet. Det är svårt för mottagaren att ta till sig och blir oftast ganska fult. 

Observera att EU-samarbetsprojektets logotyp och visuella identitet inte ska gå att förväxla med motsvarande för KI. Färgen plommon eller medaljongen i KI:s logotyp ska alltså inte användas.

Däremot finns det situationer då det kan vara rimligt att KI-medarbetare använder KI:s varumärke för att kommunicera om aktiviteter inom ramen för ett EU-samarbetsprojekt. Det kan till exempel handla om att ett delprojekt som drivs vid KI behöver nå patientgrupper i Sverige. Ett nationellt, väletablerat varumärke kan då bidra till att snabbt skapa förtroende hos målgruppen, vilket underlättar arbetet. Men även i dessa fall bör kopplingen till EU-samarbetsprojektet och EU:s finansiering såklart framgå.

Om varumärke och grafisk profil på KI

Så använder du KI:s namn och logotyp

Planering och budget

Kommunikation är ett område där kostnad och tidsåtgång ofta underskattas. Om det är viktigt för ditt EU-samarbetsprojekt att nå ut till vissa grupper för att berätta om aktiviteter eller resultat bör ni också avsätta ordentligt med resurser och planera för denna kommunikation i god tid i förväg. 

På medarbetarportalen finns en lathund och mall för kommunikationsplan. Mallen är ett stöd för att ta ställning till målgrupp, syfte och lämpliga kanaler för projektets kommunikation. Men planera inte för aktiviteter som projektet saknar kontroll över. Du kan till exempel inte på förhand bestämma att KI:s presstjänst ska skicka ett visst antal pressmeddelanden under projekttiden eller att SVT ska berätta om projektet på bästa sändningstid. Däremot går det bra att planera in att projektet ska ta kontakt med journalister.

Det är svårt att säga något generellt om kostnaden för kommunikationen, eftersom det beror på omfattning och vad man önskar uppnå. En fingervisning kan vara Journalistförbundets frilansrekommendation (1 177 kronor i timmen med F-skattsedel 2024) eller kostnaden för att annonsera via KI:s konton i sociala medier (cirka 15 000 – 20 000 kronor per annons). Se även avsnittet nedan om att sätta upp och underhålla webbsidor och råden från Grants Office avseende budget.

För EU-samarbetsprojekt som koordineras av KI och är i behov av omfattande kommunikationsstöd under en längre period kan det vara möjligt att anlita kommunikatörspoolen. Men observera att du då behöver höra av dig i mycket god tid och att uppdraget måste vara minst en dag i veckan under minst sex månader. 

Webbsidor och verktyg för detta

EU förväntar sig normalt att finansierade samarbetsprojekt har en webbplats (hemsida) som beskriver verksamheten. Det är också något som KA rekommenderar. Storleken och utformningen på webbplatsen avgörs av behovet att kommunicera med omvärlden. Oavsett hur projektets webbplats ska användas så är det bra om det finns en ansvarig webbredaktör med tidigare erfarenhet av liknande arbete. 

Det vanliga är att EU-samarbetsprojekt skapar sina webbplatser utanför medlemsorganisationernas domännamn (länkadresser). KA rekommenderar att projekten använder webbadresser med .eu som toppdomän/domänsuffix. Här kan du skaffa en sådan EU-webbadress. 

Forskare vid KI har möjlighet att sätta upp en webbplats genom att använda det avtal som KI:s kommunikationsavdelning har med en webbyrå. EU-projektet sköter själv sin webbplats och har eget avtal med byrån men slipper upphandling.

Webbplatsen placeras då i ett webbhotell med samma publiceringsverktyg (Drupal) som används för KI:s egen webbplats, ki.se, men utan KI:s grafiska profil, logotyp och domännamn. Fördelen med upplägget är att personer som fungerar som webbredaktörer ki.se redan kan verktyget. 

Kostnad för en webbplats av den här typen är cirka 10 000 – 20 000 kronor för att sätta upp och minst cirka 1000 kronor i månaden för att förvalta, inklusive domän och hosting samt uppdateringar av programvara. Välj inte gratisverktyg eftersom dessa ofta inte lever upp till de säkerhets- och tillgänglighetskrav som gäller för myndigheter inom EU. 

Mejla webb@ki.se om du är intresserad av att använda KI:s Drupal-lösning för externa webbplatser.

EU-samarbetsprojektets webbplats bör följa projektets visuella identitet och vara så enkel, neutral och informativ som möjligt. Krångla inte till det med roliga funktioner, färger och former. Undvik att använda det koordinerande universitetets webbplats eller att skapa en egen variant av denna. EU-samarbetsprojekt som koordineras från KI ska inte använda färgen plommon eller universitetets namn i någon form i webbdomänen. 

Tänk också på att följa EU:s tillgänglighetsdirektiv. Myndigheten för digital förvaltning, Digg, erbjuder bra vägledning på sin webbplats. 

Nyheter och pressmeddelanden

Eftersom KI ingår i så många EU-samarbetsprojekt försöker KA och Grants Office att samla ihop nyheter om tilldelade projektanslag så att vi publicerar dessa tillsammans en eller ett par gånger om året.  Normalt skickar vi inte pressmeddelanden om nystartade EU-samarbetsprojekt till externa medier, men det händer att vi tipsar enskilda journalister som bevakar ett visst forskningsområde. Alla EU-samarbetsprojekt där KI ingår finns också listade på en sida på sajten Forskning på ki.se. Listan uppdateras minst en gång om året. 

För nyheter och pressmeddelanden om vetenskapliga artiklar som publiceras som ett resultat av EU-samarbetsprojekt gäller samma rutin som för alla andra vetenskapliga artiklar. Det universitet där korresponderande författare är verksam ansvarar för att ta fram och skicka ut pressmeddelanden. Här kan du läsa mer om nyheter och pressmeddelanden om vetenskapliga artiklar.

För att nå ut i projektets medlemsländer kan det vara en bra idé att anpassa pressmaterialet och låta den lokala medlemsorganisationen sköta kommunikationen på sitt eget språk i respektive land. Men kom ihåg att olika organisationer har sina egna rutiner för nyhetsvärdering och mediekontakter. Det går inte att ställa ett generellt krav på samtliga berörda presskontor att göra på ett visst sätt. 

Tänk också på att ta till en rejäl tidsmarginal! Ju fler samarbetspartners, desto längre tid brukar det ta att sätta ihop och distribuera ett pressmeddelande. 

Vad gäller aktiviteter av typen projektmöten, uppnådda milestones och studier som precis ska dra i gång så är dessa bara undantagsvis lämpliga ämnen för pressmeddelanden och nyhetstips.  

För EU-samarbetsprojekt som koordineras av KI och som har behov av att nå ut till externa medier om annat än vetenskapliga artiklar kan KA stötta med mejllistor till de stora nyhetsbyråerna och mediehusen. Det finns också externa nyhetstjänster att köpa som når vetenskapsjournalister över hela världen. Men sådana lösningar är ofta kostsamma och måste stämmas av med samtliga medlemsorganisationers presskontor, eftersom olika organisationer kan ha olika regler kring medarbetarnas medierelationer.

För tips och råd om medierelationer mejla pressinfo@ki.se

För frågor om nyheter på KI:s egen webbplats mejla nyheter@ki.se

Sociala medier 

KI har riktlinjer för sociala medier om du ska använda detta i din yrkesroll. Riktlinjerna gäller även om du kommunicerar inom ramen för ett EU-samarbetsprojekt. 

Det är nästan alltid bättre att använda sina personliga konton på olika sociala plattformar än att skapa nya organisationskonton. Sociala medier gynnar personlig interaktion och dialog (det vill säga sociala kontakter) och aktiviteter som gör att användarna stannar kvar på respektive plattform. 

Det kan finnas situationer då det är bättre att kommunicera via ett organisationskonto i sociala medier, till exempel om det finns risk för att enskilda forskare utsätts för hat och hot eller om projektet behöver annonsera efter studiedeltagare. I sådana fall bör ditt EU-projekt välja en (1) plattform som används av den målgrupp som ni vill nå. För svenska sammanhang kan statistik från Internetstiftelsen ge en fingervisning. Det bör också finnas en plan för användning, kontroll av kommentarer och avveckling av kontot. Räkna med att det tar mycket tid och kraft att administrera ett organisationskonto i sociala medier på ett ansvarsfullt sätt.

För EU-samarbetsprojekt som delar information i sociala medier brukar EU:s olika ramprogram och underorganisationer ha taggar som de vill att finansierade projekt ska använda. Ta reda på vilka som gäller för just ditt projekt och använd dessa! 

Nyhetsbrev

Ett nyhetsbrev kan vara ett effektivt sätt att nå projektets målgrupper eller för att hålla medlemmarna i projektet uppdaterade om olika aktiviteter. KI-medarbetare har möjlighet att använda det upphandlade verktyget Paloma. Men för enklare interna nyhetsbrev kan även vanliga mejlprogram som Outlook fungera bra. Glöm inte att använda EU-samarbetsprojektets visuella identitet även i nyhetsbrevet. 

Tips och råd om nyhetsbrev

Lär dig mer om EU-kommunikation

På den här sidan på Europeiska kommissionens webbplats finns så väl tips och råd om kommunikation för EU-samarbetsprojekt som information om de regelverk som gäller för detta ur ett EU-perspektiv. 

Coalesce – Co-creating the EU Competence Centre for Science Communication – är ett EU-finansierat projekt som pågår 2023–2027. Syftet är att samla kunskap från tidigare EU-projekt inom området forskningskommunikation och omvandla detta till verktyg och resurser för framtida projekt. Men redan nu finns material att hämta på projektets webbplats. 

The EU Guide to Science Communication är korta filmer med tips och råd som ligger på YouTube. Guiden skapades till ramprogrammet Horizon 2020, men kan fortfarande ge användbar vägledning. 

I vissa fall kan det finnas anledning att skydda en idé eller ett varumärke. KI:s External Engagement Office erbjuder tips och råd i sådana frågor.

Kontakt

Läs först igenom informationen på sidan här ovan. Om du inte hittar det du söker kan du kontakta kommunikationsavdelningen genom vår kommunikationsstrateg för forskningsområdet, som kan hänvisa dig vidare till rätt person.