Digitala informationsskärmar på KI

Hjälp med annonsering på skärmarna

Om du inte själv har behörighet att publicera annonser på de digitala skärmarna och behöver hjälp med annonsering kan du i första hand vända dig till kommunikationsavdelningen på digital-screens@ki.se. I vissa fall kan du även få hjälp lokalt av kommunikationsansvarig eller webbredaktör på din institution eller avdelning.

1. Kommunikationsavdelningen hanterar övergripande annonser som rör majoriteten av KI:s studenter och medarbetare. Fyll i formuläret Annonsera på KI:s digitala skärmar, eller hör av dig via e-post.
2. Om du behöver hjälp med en annons kan du även kontakta kommunikatören på din institution, alternativt ansvarig webbredaktör.

För dig som skapar och publicerar annonser till skärmarna

Ditt ansvar

Du som har i uppdrag att publicera information på KI:s digitala skärmar ska även bidra till ett innehåll med hög kvalitet. Innehållet/annonsen ska följa:

• KI:s kommunikationspolicy
• KI:s varumärkesplattform och grafisk profil
• gällande skrivregler (se: Så skriver vi på Karolinska Institutet och svenska skrivregler)

Utbildning och behörighet

Kommunikationsavdelningen anordnar ett par tillfällen per termin där du får lära dig hur du använder KI:s mallar för digitala skärmar och hur du använder verktyget PLAYipp för att publicera på skärmarna.

Jobbar du med kommunikation på institution, centrumbildning eller annan avdelning och vill lära dig hur du skapar och publicerar annonser på de digitala skärmarna? Hör i första hand av dig till oss på digital-screens@ki.se så kan vi guida dig vidare. Vi kan även hjälpa till att skaffa behörighet till en viss skärm/vissa skärmar i publiceringsverktyget PLAYipp.

Använd alltid KI:s mallar för digitala skärmar

KI:s mallar för annonser på skärmarna är anpassade så att det följer KI:s regler om varumärke och grafisk profil, samt de tillgänglighetskrav vi som universitet är skyldiga att förhålla oss till.

Kom ihåg att annonsen inte ska innehålla all information. Hänvisa istället vidare till en mer detaljerad information på webbplatsen, till exempel genom att använda en QR-kod eller en kort webbadress.

Mallar i PowerPoint

• Mallarna är skapade i PowerPoint och finns redan i programmet om du jobbar på en KI-dator. Mer information finns på Medarbetarportalen: Så öppnar du KI-mallar direkt i PowerPoint och Word.  
• Mallarna finns både för stående format (1080x1920 px) och liggande format (1920x1080 px).
• Annonserna ska laddas upp till skärmarna i verktyget PLAYipp antingen som JPEG, PNG eller PDF.

Mallar direkt i PLAYipp

Vi har tagit fram nya så kallade Quicknote-mallar i PLAYipp (publiceringsverktyget) så att du kan nå dem när du publicerar på din skärm. De nya mallarna heter NY Stående helskärm respektive NY Liggande helskärm.

Du hittar mer information om hur du kommer åt och använder mallarna direkt i PLAYipp på sidan Skapa annonser med KI:s mallar för digitala skärmar.

Schemaläggning

För event eller annan händelse gäller att annonsen publiceras 1–2 veckor innan evenemangets/händelsens datum eller sista anmälningsdatum.

Det är också viktigt att annonsen tas bort när informationen inte längre är aktuell. I PLAYipp kan du schemalägga datum och klockslag för när annonsen ska slutas visas, exempelvis vid midnatt samma dag eller max en (1) dag efter.

Själva innehållet (annonsen) ligger kvar i PLAYipp även efter att den har slutat att visas. Ta därför för vana att gå in och radera dina gamla annonser.

Annonsera på skärmarna i BioClinicum

Det finns även möjlighet att publicera på skärmar i BioClinicum (Solna). Dessa skärmar tillhör Karolinska Universitetssjukhuset. Din annons behöver vara i liggande format (1920x1080 px), sparad som JPEG eller PNG, och du skickar den till bioclinicum.karolinska@regionstockholm.se.

Om skärmarna - det tekniska

Till dig som ansvarar för eller ska beställa skärmar

De centrala skärmarna ägs och förvaltas gemensamt av fastighetsavdelningen och kommunikationsavdelningen. För skärmar som ägs av och finns på en institution/avdelning ligger ansvaret för skärmen hos ansvarig chef.

Skärmarna (hårdvaran) tillhandahålls av Informationsteknik Scandinavia AB, som även ser över licenser hos PLAYipp (mjukvaran), som är den plattform KI använder för publicering på de digitala skärmarna.

Beställning av ny skärm

I det fall du önskar beställa en egen skärm som ska vara placerad lokalt på din institution eller avdelning behöver du i första hand kontakta KI:s fastighetsavdelning.

Några tips innan du beställer en ny digital skärm:

1. Informationsskärmarna måste vara uppkopplade via nätverkssladd. Du behöver därför kontrollera om det finns ett fysiskt uttag i närheten. Kontakta IT-supporten via self-serviceportalen KI Self Service, med information om var skärmen ska placeras, samt med IP-nummer, så att de kan förse den digitala skärmen med nätverk. Om ett nätverksuttag saknas i närheten kan ett nytt uttag behöva beställas.
   • Mer information hittar du på sidan Beställ fysiskt nätverksuttag på Medarbetarportalen.
2. Därefter ska den fysiska skärmen (hårdvaran) med tillhörande PLAYipp-licens beställas av Informationsteknik Scandinavia AB på support@informationsteknik.se.
3. Informationsteknik sätter upp skärmen och lägger in den i PLAYipp.
   • Kontaktperson Informationsteknik: Erik Dolfie (erik.dolfie@informationsteknik.se, +46 73 125 52 00).
4. När skärmen är på plats och upplagd i systemet kontakta digital-screens@ki.se för att få rätt behörighet i publiceringsverktyget PLAYipp. Tänk på att du kommer att behöva gå en utbildning i hur du skapar annonser med hjälp av KI:s mallar för digitala skärmar samt hur du publicerar på skärmarna i PLAYipp-verktyget.

Licenserna för PLAYipp är i regel 1-åriga med automatisk förnyelse. Uppsägning måste göras två månader innan avtalet går ut.