Så skapar du nyhetsbrev på KI

Behövs nyhetsbrevet?

Det är viktigt att du har klart för dig varför ditt nyhetsbrev behövs och hänger ihop med andra kanaler för intern kommunikation.

Innan du startar ett nyhetsbrev, svara på dessa frågor:

• Vilka mål har vi med att skicka ett nyhetsbrev? Hur kan vi uppnå dessa mål? Är ett nyhetsbrev rätt kanal?
• Vem är mottagaren för nyhetsbrevet?
• Varför ska mottagaren läsa vårt nyhetsbrev?
• Vem har det övergripande ansvaret för nyhetsbrevet?
• Vem planerar utskick och innehåll?
• Vem producerar text- och bildinnehåll

Välj rätt verktyg

Ett nyhetsbrev kan göras som ett vanligt mejl i Outlook, vara en bilaga i Word eller PDF, eller skapas i ett verktyg avsett för just nyhetsbrev. Fördelar med ett sådant verktyg är bland annat att du lätt kan skapa ett snyggt utskick med bilder, rubriker och länkar, samt att verktyget håller reda på prenumeranter och statistik. Tipsen för ett bra nyhetsbrev gäller oavsett kanal.

Postman från företaget Paloma är det nyhetsbrevsverktyg som kommunikationsavdelningen erbjuder support för. Om du har frågor om verktyget, kontakta Paloma: support@paloma.se.

Om du behöver ett nytt konto eller göra förändringar i ett befintligt, kontakta Viktoria Olausson viktoria.olausson@ki.se.

Så skriver du ett bra nyhetsbrev

Ett bra nyhetsbrev är överskådligt, lättläst, har bra rubriker och följer KI:s grafiska profil. Använd KI:s mall för nyhetsbrev. Om du inte har den, fråga huvudredaktören på din institution.

Ett nyhetsbrev ska helst inte innehålla information som inte går att hitta någon annanstans på webben. Det behöver därför finnas korrekt information på webben att länka till. För att skriva ett bra nyhetsbrev behöver du därför oftast börja arbetet med att uppdatera informationen på eller skapa de webbsidor du kommer att länka till.

Ett bra nyhetsbrev ska:

• vara lättläst, kortfattat och tydligt
• innehålla nyheter
• vara relevant för mottagaren
• ta upp det viktigaste för läsaren, inte hela nyheten
• inte innehålla unikt innehåll (behöver alltså inte sparas)
• hänvisa till fördjupning
• erbjuda möjligheten att avregistrera sig
• följa KI:s grafiska profil

Checklista för varje nyhetsbrev

Det viktigaste för mottagaren är att få nyheterna medan de fortfarande är nya, inte att de kommer med ett visst intervall. Skicka därför gärna brevet när det finns något att säga, även om det leder till olika långa brev eller ojämn utskicksfrekvens.

Använd denna checklista inför varje utskick:

• Vad är nytt inom mitt område?
• Vad behöver min målgrupp veta för att fortsatt kunna göra ett bra jobb?
• Vilka frågor får jag från verksamheten? De kan vara uppslag till nyhetsbrevet.
• Brukar jag skriva långa mejl om vissa ämnen? Är det kanske för att målgruppen behöver information om detta?
• Finns information på webben som redan svarar på användarnas frågor? Behöver denna info uppdateras? Kan jag påminna om att den informationen finns/har uppdaterats?