Så använder du KI:s namn och logotyp

Karolinska Institutet är ett starkt och välkänt varumärke. För att vårda och stärka varumärket finns det regler för användning av varumärkesnamnet och logotypen. Reglerna är till för att det ska vara tydligt att KI är avsändare och att bilden av KI ska hänga ihop i alla delar av verksamheten.

Dekorativ bild.
Foto: Getty Images

Grafisk profil – Karolinska Institutet som en tydlig avsändare

Ett viktigt inslag i varumärket är den grafiska profilen; som ger organisationen ett visuellt uttryck och gör det lätt att känna igen och skapa en relation till varumärket. KI:s grafiska profil består av logotyp, teckensnitt, färger, designsystem och bilder. Genom att använda den grafiska profilen på ett konsekvent sätt stärker du varumärket – samtidigt skapas igenkänning och enhetlighet. En tydlig grafisk profil försvårar också missbruk av tredje part.

Mallar enligt KI:s grafiska profil

Här på medarbetarportalen finns regler och exempel som visar hur den grafiska profilen ska användas samt mallar för att göra det lättare att kommunicera enligt KI:s grafiska profil. Vissa mallar för ditt dagliga arbete finns även direkt i Office365.

    Så använder du KI:s logotyp

    Logotypen är KI:s signatur och kvalitetsstämpel, den ska användas i all kommunikation där KI är avsändare. Logotypen består av sigill och ordbild (ordbilden är texten Karolinska Institutet). Logotypen ska ses och användas som en enhet sigillet och ordbilden får inte separeras.

    Logotypen representerar hela organisationen

    När en institution, enhet eller avdelning på KI är avsändare ska KI:s logotyp användas. Varumärket och logotypen representerar både hela organisationen och delar av verksamheten.

    Logotyp och grafisk profil på webb

    För webbsidor som innehåller domänen ki.se ska det tydligt framgå att KI är avsändare och därför ska logotyp och KI:s grafiska profil användas i dessa fall. Det är inte tillåtet att använda KI:s logotyp och grafiska profil på webbsidor som ligger utanför domänen ki.se utan att detta har reglerats i avtal. Kommunikationsavdelningen kan vara ett stöd i denna bedömning. 

    Profilera organisatoriska enheter med logotypen

    Utbildningsprogram, projekt, institutioner, centrumbildningar och andra organisatoriska enheter är alla exempel som bidrar till att stärka varumärket Karolinska Institutet genom att använda KI:s logotyp. De tillåts inte att utveckla egna logotyper utan profileras genom att ange namnet på enheten eller motsvarande i text i anslutning till KI:s logotyp, exempel: 

    Dekorativ bild.
    Så använder du KI:s logotyp tillsammans med organisatorisk enhet. Foto: N/A

    Samma principer gäller för namnet Karolinska Institutet, se rubriken "Så använder du namnet Karolinska Institutet".

    Så använder du KI:s logotyp för projekt

    Ett projekt som startas inom KI använder ett beskrivande namn som direkt talar om för omgivningen vad projektet handlar om. Projektet använder ingen egen logotyp eller andra symboler/illustrationer som är specifika för just det projektet. Projektnamnet skrivs ut i text och KI:s namn och logotyp är avsändare i all kommunikation, både intern och extern.

    Så profilerar du centrumbildningar inom KI och centrumbildningar med andra organisationer

    Centrumbildningar namnges: "Centrum för" + verksamhetsbeskrivning (eng.: Centre for). Detta skapar en tydlig struktur och skiljer centrumbildningarna från andra enheter inom KI. Centrumbildningen profilerar sig med hjälp av KI:s logotyp och centrumbildningens namn i text. Centrumbildningar i samarbete med andra organisationer profilerar sig med hjälp av logotyperna och en neutral design. 

    Dekorativ bild.
    Så använder du KI:s logotyp för centrumbildning. Foto: N/A

    Så profilerar du ett externt varumärke tillsammans med KI:s logotyp och namn

    När KI:s varumärke används tillsammans med externa parter finns det flera aspekter att ta hänsyn till. Viktigt är att de andra varumärkena stämmer överens med KI:s verksamhet, se avsnitt "Varumärket i samarbete med andra" på sidan Varumärkesstrategi – KI bygger ett varumärke. På vilket sätt KI:s varumärke får användas beror på vilken typ av samarbete det handlar om, här beskrivs tre vanliga exempel.

    1. KI är tongivande part i samarbete med annan part

    Designen utformas utifrån KI:s identitet och grafiska profil. Samarbetspartnerns logotyp ska upplevas ungefär hälften så stor, jämfört med KI:s logotyp och i de flesta fall tillsammans med en förklarande text som till exempel ”I samarbete med”. Samarbetspartnern kan även nämnas i text det vill säga utan logotyp. Logotyperna placeras på motsatt sida av enhetens yta.​​​​

    2. KI delaktig i samarbete som drivs av en/flera parter

    Designen ska inte utformas efter KI:s identitet och grafiska profil. KI förekommer med enbart namn, eller namn och logotyp. I de fall KI:s logotyp används är det tillsammans med en förklarande text, ”I samarbete med” eller motsvarande.

    För att få använda KI:s logotyp så måste det finnas ett skriftligt avtalat samarbete där en klausul om varumärkesanvändning ingår.

    I de fall extern part söker och får tillstånd att använda KI:s logotyp ska detta regleras i skrift med slutdatum för aktuell användning. Gäller samarbetet en enskild forskare eller forskargrupp, finns möjligheten att referera till sin anställning vid KI i text. Exempelvis: ”Studien bedrivs i samarbete med Anna Andersson, forskare vid institutionen för xxx vid Karolinska Institutet”.

    3. KI driver samarbete tillsammans med en/flera jämbördiga parter

    Designen ska inte utformas efter KI:s eller samarbetspartnernas grafiska profil. Istället används en neutral design där logotyperna placeras bredvid varandra.

    Exempel: Karolinska Institutet och Karolinska Universitetssjukhuset har gemensamma mallar som används vid samarbeten när parterna är likvärdiga. I dessa mallar används varken KI:s plommonfärg eller sjukhusets blå färg i layout eller text. Mallarna har en neutral grå färgskala.

    Så använder du namnet Karolinska Institutet

    Namnet identifierar verksamheten, skapar igenkänning och är därutöver en viktig och värdefull tillgång som ska hanteras varsamt. Inga utbildningsprogram, projekt, institutioner, centrumbildningar eller andra organisatoriska enheter ska innehålla namnet Karolinska Institutet eller förkortningen KI, utan ska kommuniceras beskrivande och följa KI:s grafiska profil. Universitetsdirektören får besluta om undantag i enskilda fall om särskilda skäl föreligger.

    Förkortningen KI

    Namnet ska alltid skrivas enligt KI:s skrivregler för skriftlig kommunikation.

    • Tillåten förkortning är KI. KI skrivs alltid med versaler.
    • Båda delarna av namnet skrivs med inledande versal, stort K och stort I, vilket kan förklaras med att Institutet är en del av namnet, inte ett beskrivande substantiv.
    • Det är inte tillåtet att använda kortformen ”institutet”, då det ger en oklar och felaktig bild av verksamheten.

    Förkortningen KI i en digital kontext

    I vissa fall, särskilt i en digital kontext, kan det vara befogat att använda förkortningen KI. Det kan exempelvis handla om namn på ett system (KI Mediabank) eller en seminarieserie (KI-xxx). Används förkortningen KI i rubriken/namnsättningen ska Karolinska Institutet skrivas ut i text i nära anslutning till förkortningen KI alternativt kompletteras med logotyp.

    I externa sammanhang är det inte självklart vad förkortningen KI står för då det finns andra organisationer som också förkortas KI. För att undvika sammanblandning och otydlighet ska hela varumärkesnamnet användas i de fall det är möjligt.

    Risk för sammanblandning vid användning av ”Karolinska”

    ”Karolinska” är en gemensam varumärkesskyddad tillgång för Karolinska Institutet och Karolinska Universitetssjukhuset och hanteringen av ”Karolinska” regleras i gemensamma riktlinjer. För att undvika sammanblandning är det viktigt att aldrig referera till KI som ”Karolinska”.

    Namnet ”Karolinska” delas med andra aktörer även utöver Karolinska Institutet och Karolinska Universitetssjukhuset varför ensam användning av “Karolinska” bidrar till otydlighet och sammanblandning.

    Alltid Karolinska Institutet – oavsett språk

    Varumärkesnamnet översätts inte till andra språk i skrift. Även på engelska heter det Karolinska Institutet.

    Så använder du KI:s varumärke i olika roller

    Varumärket får användas på olika sätt i olika roller. Det är viktigt att alltid vara tydlig med vilken roll och koppling till KI man har i kommunikationen med andra. Det finns personer som har flera olika roller och då är det viktigt att vara tydlig med i vilken roll man kommunicerar om en viss sak.

    Medarbetare vid Karolinska Institutet

    KI:s grafiska profil och logotyp får endast användas i tjänsten och i kanaler som ligger inom KI:s kontroll. Detta gäller även för doktorander med doktorandtjänst och timanställda medarbetare, exempelvis studentambassadörer.

    Anknutna medarbetare

    En anknuten medarbetare får använda KI:s grafiska profil och mallar vid kommunikation utifrån arbetet vid KI.

    Doktorander

    Endast KI:s logotyp ska finnas på en avhandling inför disputation vid KI. Om doktoranden får externt stöd förekommer det ibland önskemål om att stödjande partens logotyp ska finnas med på omslaget vilket inte tillåts. I dessa fall kan doktoranden i ord tacka stödjande part i inlagan. Se formgivning och tryck av avhandlingar.

    Studenter

    Vid framläggning av examensarbeten på officiella nivåer (c- och d-nivå), ska studenter använda KI:s logotyp och följa KI:s grafiska profil. Kursansvarig ska tillhandahålla godkända mallar samt säkerställa att studenten följer regelverket kring hantering av varumärke och logotyp. Studenter är dock inte behöriga att använda e-postsignatur, visitkort eller brevmallar med KI:s namn.

    Studentorganisationer

    För kårerna Medicinska Föreningen (MF) och Odontologiska föreningen (OF) gäller principerna för ”dubbelkommando” dvs. att samarbetet drivs av Karolinska Institutet och en/flera jämbördiga parter, se rubriken "3. KI driver samarbete tillsammans med en/flera jämbördiga parter". Det innebär en neutral design (inte KI:s eller MF:s eller OF:s grafiska profil) och MF:s respektive OF:s logotyp ska vara lika stor som KI:s.

    Leverantörer och konsulter

    Leverantörer och konsulter som anlitas av KI får inte använda sig av KI:s namn eller logotyp i sin marknadsföring. Ett vanligt exempel är att en leverantör eller konsult vill använda KI:s logotyp för att visa KI som referenskund i extern kommunikation. KI har som statlig myndighet mycket begränsad möjlighet att figurera i dessa sammanhang. Undantag kan ske, i specifika fall, och i så fall genom skriftligt godkännande av KI efter bedömning. Klausul om varumärkesanvändning ingår som regel i KI:s avtal.

    Externa finansiärer/sponsorer

    När KI-projekt och-/eller liknande får ekonomiskt stöd av en extern part uppkommer det ibland önskemål från finansiären/sponsorn om att få använda KI:s varumärke (oftast logotypen) i sin marknadsföring. Externt stöd ger inte rätt att använda KI:s logotyp. Det är däremot lämpligt att KI i sina utåtriktade informationsinsatser tackar finansiären/sponsorn. Ibland är det även motiverat att publicera finansiärens/sponsorns logotyp på exempelvis webb eller trycksak som produceras av KI (givet att det finns ett godkännande för att använda finansiärens/sponsorns logotyp).

    Det kan finnas fall av sponsring där sponsorn får tillfällig rätt att använda KI:s logotyp, till exempel inför ett större seminarium. Detta ska alltid regleras i avtal.

    Vid donationer är det tillåtet att kommunicera att det skänkts en gåva till KI förutsatt att KI har accepterat gåvan med ett signerat gåvobrev. Exempelvis kan det vara företag som skickar meddelanden till sina kunder att de donerar pengar till KI istället för en traditionell julgåva. Namnet Karolinska Institutet ska skrivas i löpande text och logotypen får ej användas.