Process för upprättande av avtal vid överföring av personuppgifter

1. Forskaren kontaktar Research Data Office för att få hjälp med bedömningen av personuppgiftsöverföringen

Kontakta Research Data Office (RDO) för att få hjälp med bedömning av personuppgiftsöverföring och bifoga samtidigt följande dokumentation/info:

• Kopia av er ansökan till Etikprövningsmyndigheten (EPM), inklusive eventuella kompletteringar, och EPM:s beslut
• Om det är aktuellt en kopia av de informations- och samtyckeshandlingar som presumtiva forskningspersoner ska ta del av innan de samtycker till att delta i forskningsprojektet.
• Kort beskrivning av forskningsprojektet (hur det praktiskt ska utföras)
• Svar på frågorna i frågeformulären nedan

Research Data Office går igenom alla handlingar och återkopplar till forskaren.

2. Bedömning av personuppgiftsansvaret

Det finns olika typer av avtal beroende på hur relationen mellan parterna ser ut. Därför måste man fastställa relationen mellan den som för över uppgifterna och den som tar emot uppgifterna.

Om det råder tveksamhet kring relationen mellan parterna rådfrågas KI:s dataskyddsombud.

(RDO skickar i så fall frågan inklusive underlag till dataskyddsombudet.)

Om personuppgifter behandlas inom KI ska detta anmälas till KI:s dataskyddsombud.

3. Avtal skrivs och tecknas

När bedömningen av personuppgiftsöverföringen och personuppgiftsansvaret är genomförd får forskaren den avtalsmall som ska användas från RDO.

Om RDO inte har tillgång till en lämplig mall, tar RDO kontakt med avtalsjuristerna.

Avtalet skrivs/fylls i med avtalsjuristernas hjälp.

Vid behov kan avtalsjuristerna hjälpa till med att ta fram eller granska ett huvudavtal som närmare reglerar uppdraget eller samarbetet.

Tecknandet av avtal ska följa delegationsordningen vid respektive institution vid KI. Prefekt (motsv.) undertecknar avtalet för KI:s räkning.

4. Undertecknat avtal diarieförs

Om det uppstår några frågor rörande diarieföring av avtal kan KI registrator kontaktas.