Dokumenthantering i Drupal

Här beskrivs hur du, som är redaktör på ki.se, laddar upp dokument i systemet, länkar till dem, samt hur du namnger och byter ut och raderar dokument.

Innan du laddar upp ett dokument ska du gå igenom följande:

  1. Tillför detta dokument något till informationen som redan finns på min sida?
    När dokumentet har samma information som finns på sidan så ska du inte ladda upp det, t.ex. en poster som markandsför en föreläsning tillför antagligen ingenting till en kalenderhändelse för samma förelsäsning.
  2. Är Karolinska Institutet avsändare/ägare av detta dokument?
    Om någon annan är avsändare av dokumentet så ska du aldrig ladda upp den på ki.se. Länka istället till avsändarens sida.
  3. Finns dokumentet du vill hänvisa till redan uppladdat?
    Ladda aldrig upp ett dokument som redan finns i Drupal utan länka då till det dokumentet. Om du har en senare version så kan du istället byta ut det befintliga dokumentet.
  4. Är dokumentet tillgängligt? Om ett dokument ska gå att hitta via sök, vara möjligt att läsa upp och vara tillgängligt så måste det vara sparat som en tillgänglig pdf. 
  5. Är dokumentet namngivet? Om du lägger upp eller skapar en PDF av ett dokument som inte har namn i ursprungsprogrammet (tex Word) så kommer det att se ut som om det heter tex "Mall för PM, rapporter etc" i Drupal. I Office gör du det genom att gå till Arkiv - Info och klicka på Egenskaper. Då får du upp fält där du kan fylla i de egenskaper ditt dokument behöver ha.

Skapa en sida för dokumentet

Innehåll i dokument ska i första hand och i så lång utsträckning som det går göras om till html, det vill säga innehållssidor. Om detta inte är möjligt så ska du sammanfatta innehållet både i en kort sammanfattning/ beskrivning tillsammans med dokumentet och på en eller flera webbsidor.

Länka till ett befintligt dokument

Blocket Documents

Om länken ska ligga på en egen rad i anslutning till brödtexten (det är ofast att föredra, då det skapar överblick och gör det lite lättare att skumma på sidan).

  • Lägg till blocket "Documents"
  • Välj "Selected Documents"
  • Sök upp dokumentet genom att söka på dokumentets namn (När länken skrivs ut på sidan kommer dokumentets namn att hämtas. Därför är det viktigt att dokumentet har ett begripligt namn)

Mitt i texten

Om länken ska finnas i brödtexten

  • Markera den text som ska länkas.
  • Gå till Linkit/länk-ikonen.
  • Börja skriv in dokumentets namn och välj rätt dokument.

Länken ska se ut såhär: /media/xxx/download. Siffrorna är dokumentets id i drupal. 

OBS! Du kan bara länka till dokument som är uppladdade på samma sajt som din sida ligger på. Ska du länka till ett dokument på någon annan underdomän, kan du länka till den sida som original-dokumentet ligger på eller möjligen kopiera URL:en till dokumentet och göra en länk dit. 

Ladda upp ett dokument

Börja alltid med att kolla om dokumentet kanske redan finns uppladdat i systemet.

För att ladda upp ett nytt dokument, kan du göra på två sätt:

Från sidan

  1. Lägg till blocket documents
  2. Klicka på files och följ instruktionerna

Från workbench

  1. Gå till content
  2. Välj fliken "Documents"
  3. Välj "Add documents" och följ instruktionerna

Namnge dokumentet

Byt namn på dokumentet. Namnbytet är viktigt av tre skäl:

Namnet utgör den länk som visas i sökresultatet på en sökning i Google eller i KI:s egen söktjänst.

Namnet blir länkens namn om du använder blocket ”Documents” på en page eller i en news article.

Ett bra namn gör det lättare att hitta dokumentet i systemet när du behöver länka in det till en sida.

Fyll i Search snippet

Search snippet är den text som beskriver dokumentet i sökträffar. Det ska alltså inte vara sökord utan en eller flera fullständiga meningar som presenterar dokumentet. 

Ersätta och ta bort dokument

Ersätta dokument

När du laddat upp ett dokument och exempelvis vill ersätta det med en senare version, så ska du ersätta filen i dokumentbehållaren. Då byts filen ut men länken (URL:en) till dokumentet bibehålls och du behöver inte hålla reda på alla ställen där dokumentet kan vara inlänkat.

Gör så här:

  1. Gå till Workbench
  2. Välj fliken Document.
  3. Sök fram ditt dokument och klicka edit
  4. Välj remove för att ta bort den gamla versionen
  5. Ladda upp den aktuella filen på det ställe den gamla låg och spara.

Genväg: Gå till dokumentet. Länken bör vara ungefär  /media/xxx/download Ersätt nu /download med /edit så att adressen ser ut såhär i adressfältet i din webbläsare  /media/xxx/edit Då kommer du direkt till redigeringsläget. 

Ta bort gamla dokument

För att ta bort inaktuella filer, gör som ovan men välj alternativet Delete. Filen tas bort och är inte längre sökbar.

Som redaktör kan du inte radera filer eller dokumentbehållare som du inte själv laddat upp. Men du kan avpublicera genom att bocka ur rutan "Published" och spara.

Om du bara tar bort länken till ditt dokument, men inte avpublicerar eller raderar det, så kommer det att fortsätta att vara sökbart via google. Därför är det väldigt viktigt att du tar bort dokument som inte längre används och/eller som som blivit inaktuella.

KW
KI webbförvaltning
2022-05-02