Datahanteringsplaner

Kvalitetssäkrad och korrekt hantering av data underlättas ofta med en genomtänkt datahanteringsplan (DHP). Forskningsfinansiärer både nationellt och inom Europa och USA kräver numer att man som forskare skriver en datahanteringsplan för sitt forskningsprojekt. Detta gäller i dagsläget för Karolinska institutets del främst beviljade projekt från Vetenskapsrådet, Horizon 2020, European Research Council och många amerikanska finansiärer.

En datahanteringsplan är ett dokument som samlar in information om datahantering i ett forskningsprojekt.

Planen täcker alla faser i projektet, från planering och insamling, skapande eller generering av data, till analys, publicering och arkivering.

En datahanteringsplan är ett "levande" dokument som bör hållas uppdaterat under hela projektet.

Viktiga komponenter i en DMP är:

  • Beskrivning av data
  • Dokumentation och datakvalitet
  • Lagring och säkerhetskopiering
  • Juridiska och etiska aspekter
  • Tillgänglighet och långvarig lagring
  • Ansvar och resurser
Logo for DMP Online.

DMPonline

DMPonline är ett verktyg för forskare som behöver upprätta en datahanteringsplan.

Alla KI anställda/anknutna kan använda DMPOnline för att skapa en datahanteringsplan.

Instruktioner för att använda DMPOnline finns här.

Vetenskapsrådet

Vetenskapsrådet (VR) har infört krav på datahanteringsplan (DHP) för alla nya beviljade projekt under 2019. Kravet syftar bland annat till att förbättra datahanteringen i allmänhet och att öka tillgängliggörandet av forskningsdata enligt FAIR-principerna.

Datahanteringsplaner för forskningsprojekt på KI kommer att följas upp inom lärosätet.

Om du har erhållit ett VR-bidrag:

  • Skapa datahanteringsplanen för ditt VR-projekt genom att använda den anpassade KI VR mallen som finns i DMPonline  (se manualen nedan för instruktioner).
  • Mallen underlättar skapandet av datahanteringsplaner och innehåller vägledande frågor och textförslag.
  • När du är klar väljer du fliken "Request feedback" och klickar på knappen "Request feedback". En medlem av Research Data Office (RDO)-teamet kommer att ge feedback och du får ett meddelande när vi har tittat på din plan.
  • Alternativt kan du exportera din plan som en PDF eller Word och skicka den till  rdo@ki.se eller meddela oss att din plan är klar så kan vi hämta den från DMPonline.

När RDO: s kommentarer / förslag har besvarats:

  • RDO meddelar din prefekt att planen är på plats.
  • Datahanteringsplanen ska diarieföras tillsammans med alla andra VR-projekthandlingar under samma diarienummer

Datahanteringsplanen bör följas upp årligen och ändringar ska meddelas till rdo@ki.se.

VR DMP dokument

Manual till DMPonline för att skapa en datahanteringsplan för Vetenskapsrådet.

Horizon 2020

Från 2017 omfattas samtliga beviljade H2020-projekt av ”the Open Research Data pilot” (ORD). Det innebär även att för samtliga H2020-projekt i praktiken beviljade från 2018 och framåt bör tillhandahålla en datahanteringsplan (DHP), senast 6 månader efter att H2020-projektet startats.

Alternativet att inte skriva en datahanteringsplan för sitt H2020-projekt är om man begärt ”opt out” och därmed inte deltar i den Öppna Data-piloten. H2020 uppmuntrar alla att skriva en datahanteringsplan oavsett, men det är på frivillig basis om man begärt ”Opt out” (läs mer nedan om "opt out").

En datahanteringsplan för ett H2020-projekt ska beskriva hur du hanterar dina forskningsdata under hela dess livscykel. Som ett led i att göra dina data FAIR bör din datahanteringsplan beskriva:

  • Hanteringen av forskningsdata både under och efter projektets slut
  • Vilka data som kommer samlas in, processas och/eller genereras
  • Vilken metod och vilka standarder som kommer tillämpas
  • Om data kommer kunna delas/publiceras open access
  • Hur data ska kureras och bevaras (även efter projektets slut).

Känsliga data – “Opt Out”

Forskningsprojekt inom H2020 kan välja bort öppen tillgång till forskningsdata. Detta kallas ”opt out” och gäller då data som av olika anledningar är känsliga eller t.ex. belagda med sekretess. ”Opt out” kan motiveras och begäras under alla stadier av ett forskningsprojekt.

Kostnader

Kostnader i samband med att öppet tillgängliggöra forskningsdata, och även att skriva datahanteringsplaner ger grund för att ansöka om ekonomiskt stöd för alla H2020-anslag.

European Research Council (ERC)

Deltagandet av mottagare av ERC-bidrag till Horizon 2020 Pilot on Open Research Data (som kräver en DMP) har varit frivilligt fram till 2021.

Från och med 2021 kommer det inte att vara möjligt att begära ”opto ut” från ORD och alla framgångsrika sökande kommer att behöva lämna in en DMP inom sex månader efter att projektet börjat.

DMP ska beskriva hur data som genereras inom projektet uppfyller FAIR-principerna och ge information om:

  • Namn och beständig identifierare för dataset
  • Standarder och metadata som används
  • Kurering och långtidlagring
  • Metod för datadelning
  • Tilldelning av resurser och datasäkerhet

En mall för en ERC DMP finns i Word  och även i DMPonline.

Om du har tilldelats ett ERC-bidrag:

  • Få hjälp och inspiration genom att titta på våra väglegande frågor och exempel på svar för de olika avsnitten i ERC DMP mallen
  • Skapa DMP för ditt ERC-projekt med hjälp av ERC-Wordmallen eller ERC-mallen som finns i DMPonline.
  • När du är klar, skicka din DMP till Research Data Office (RDO) på KI: rdo@ki.se för feedback / hjälp.
  • Om du skapar din DMP i DMPonline kan du också maila rdo@ki.se och meddela att din plan är klar i DMPonline så hämtar vi den därifrån.
  • RDO kommer att gå igenom din plan och ge feedback / hjälpa dig om du har några frågor.
  • När en slutlig version av DMP är klar bör DMP skickas till ERC och också diarieföras vid institutionen tillsammans med alla andra ERC-projektdokument under samma diarienummer.

ERC DMP dokument

Horizon Europe

Alla Horizon Europe-sökande måste lämna in en första datahanteringsplan (DMP) tillsammans med ansökan och en detaljerad DMP senast sex månader efter projektets start.

En datahanteringsplan för ett H2020-projekt ska beskriva hur du hanterar dina forskningsdata under hela dess livscykel. Som ett led i att göra dina data FAIR bör din datahanteringsplan beskriva:

  • Hanteringen av forskningsdata både under och efter projektets slut
  • Vilka data som kommer samlas in, processas och/eller genereras
  • Vilken metod och vilka standarder som kommer tillämpas
  • Om data kommer kunna delas/publiceras open access
  • Hur data ska kureras och bevaras (även efter projektets slut).

En mall för en Horizon Europe DMP finns i Word och även i DMPonline (man måste välja "European Commission" som "Funder" för att komma åt mallen).

Du kan få hjälp och inspiration genom att titta på våra  exempel på svarför de olika avsnitten i Horizon Europe DMP mallen.

Kostnader

Kostnader i samband med att hantera forskningsdata ger grund för att ansöka om ekonomiskt stöd från Horizon.

Horizon Europe DMP dokument

Kontakta Research Data Office

Vid frågor kring datahanteringsplaner, kontakta oss på rdo@ki.se.