Skip to main content

Datahanteringsplaner

Kvalitetssäkrad och korrekt hantering av data underlättas ofta med en genomtänkt datahanteringsplan (DHP). Forskningsfinansiärer både nationellt och inom Europa och USA kräver numer att man som forskare skriver en datahanteringsplan för sitt forskningsprojekt. Detta gäller i dagsläget för Karolinska institutets del främst beviljade projekt från Vetenskapsrådet, Horizon 2020, European Research Council och många amerikanska finansiärer.

En datahanteringsplan är ett dokument som samlar in information om datahantering i ett forskningsprojekt.

Planen täcker alla faser i projektet, från planering och insamling, skapande eller generering av data, till analys, publicering och arkivering.

En datahanteringsplan är ett "levande" dokument som bör hållas uppdaterat under hela projektet.

Viktiga komponenter i en DMP är:

  • Beskrivning av data
  • Dokumentation och datakvalitet
  • Lagring och säkerhetskopiering
  • Juridiska och etiska aspekter
  • Tillgänglighet och långvarig lagring
  • Ansvar och resurser
Logo for DMP Online.

DMPonline

DMPonline är ett verktyg för forskare som behöver upprätta en datahanteringsplan. Välj ”Sign in with your institutional credentials” och logga in med ditt KI-konto. 

Introduktion till datahanteringsplaner: video från SND

Vetenskapsrådet

Vetenskapsrådet (VR) har infört krav på datahanteringsplan (DHP) för alla nya beviljade projekt under 2019. Kravet syftar bland annat till att förbättra datahanteringen i allmänhet och att öka tillgängliggörandet av forskningsdata enligt FAIR-principerna.

Datahanteringsplaner för forskningsprojekt på KI kommer att följas upp inom lärosätet.

Om du har erhållit ett VR-bidrag:

  • Skapa datahanteringsplanen för ditt VR-projekt genom att använda den anpassade KI VR mallen som finns i DMPonline  (se manualen nedan för instruktioner).
  • Mallen underlättar skapandet av datahanteringsplaner och innehåller vägledande frågor och textförslag.
  • När du är klar exporterar du din plan som en PDF eller Word och skickar den till Research Data Office (RDO) på KI: rdo@ki.se
  • Alternativt kan du maila rdo@ki.se och låt oss veta att din plan är redo så att vi kan hämta den från DMPonline.
  • RDO kommer att gå igenom din plan och ge feedback / hjälpa dig om du har några frågor.

När RDO: s kommentarer / förslag har besvarats:

  • RDO meddelar din prefekt att planen är på plats.
  • Datahanteringen ska diarieföras tillsammans med alla andra VR-projekthandlingar under samma diarienummer

Datahanteringsplanen bör följas upp årligen och ändringar ska meddelas till rdo@ki.se.

Manual till DMPonline för att skapa en datahanteringsplan för Vetenskapsrådet.

Följande beskrivning är direkta instruktioner från Vetenskapsrådet på vad en datahanteringsplan bör innehålla:

Förutom den centrala dokumentationen nedan bör en datahanteringsplan även innehålla grundläggande administrativa uppgifter såsom projekttitel, projektledare, diarienummer eller motsvarande, datum och version av datahanteringsplanen.

  1. Beskrivning av data – återanvändning av befintliga data och/eller produktion av nya data: 
    • Hur kommer data samlas in, skapas eller återanvändas?
    • Vilka typer av data kommer skapas och/eller samlas in, vad gäller dataformat och mängd/volymer data? 
  2. Dokumentation och datakvalitet: 
    • Hur kommer materialet att dokumenteras och beskrivas med tillhörande metadata om struktur, standarder och format för beskrivningar av innehållet, insamlingsmetod m.m.? 
    • Hur kommer kvalitet hos data säkerställas och dokumenteras (till exempel repeterade mätningar, validering av datainmatning, m.m.)? 
  3. Lagring och säkerhetskopiering: 
    • Hur säkerställs lagring och säkerhetskopiering av data och metadata under forskningsprocessen? 
    • Hur säkerställs datasäkerhet och kontrollerad tillgång till data avseende till exempel hantering av känsliga data och personuppgifter? 
  4. Rättsliga och etiska aspekter:
    • Hur säkerställs att data hanteras enligt de rättsregler som gäller till exempel hantering av personuppgifter, sekretess och immaterialrätt? 
    • På vilket sätt säkerställs det att data hanteras på rätt sätt utifrån etiska aspekter? 
  5. Tillgängliggörande och långtidsbevarande: 
    • Hur, när och var kommer forskningsdata eller information om data (metadata) att tillgängliggöras? Finns det eventuella villkor, embargon och begränsningar kring tillgång till och återanvändning av data att ta hänsyn till? 
    • På vilket sätt säkerställs långsiktigt bevarande och av vem? Hur kommer urval av data för långtidsbevarande att göras? 
    • Kommer det att krävas särskilda system, mjukvaror, källkod eller andra typer av tjänster för att kunna förstå, ta del av eller använda/analysera data långsiktigt? 
    • På vilket sätt säkerställs användning av beständiga identifierare (PID) till exempel DOI? 
  6. Ansvar och resurser: 
    • Vem ansvarar för datahanteringen och eventuellt stödjer arbetet med detta under arbetet med forskningsprojektet? Vem har ansvar för datahantering, fortsatt förvaltning och långtidsbevarande efter projektavslut? 
    • Vilka resurser (kostnad, arbetsinsats eller annat) kommer att krävas för datahantering (inklusive lagring, säkerhetskopiering, tillgängliggörande och hantering för långtidsbevarande)? Vilka resurser kommer behövas för att tillse att data uppfyller FAIR-principerna?

Horizon 2020

Från 2017 omfattas samtliga beviljade H2020-projekt av ”the Open Research Data pilot” (ORD). Det innebär även att för samtliga H2020-projekt i praktiken beviljade från 2018 och framåt bör tillhandahålla en datahanteringsplan (DHP), senast 6 månader efter att H2020-projektet startats.

Alternativet att inte skriva en datahanteringsplan för sitt H2020-projekt är om man begärt ”opt out” och därmed inte deltar i den Öppna Data-piloten. H2020 uppmuntrar alla att skriva en datahanteringsplan oavsett, men det är på frivillig basis om man begärt ”Opt out” (läs mer nedan om "opt out").

En datahanteringsplan för ett H2020-projekt ska beskriva hur du hanterar dina forskningsdata under hela dess livscykel. Som ett led i att göra dina data FAIR bör din datahanteringsplan beskriva:

  • Hanteringen av forskningsdata både under och efter projektets slut
  • Vilka data som kommer samlas in, processas och/eller genereras
  • Vilken metod och vilka standarder som kommer tillämpas
  • Om data kommer kunna delas/publiceras open access
  • Hur data ska kureras och bevaras (även efter projektets slut).

Känsliga data – “Opt Out”

Forskningsprojekt inom H2020 kan välja bort öppen tillgång till forskningsdata. Detta kallas ”opt out” och gäller då data som av olika anledningar är känsliga eller t.ex. belagda med sekretess. ”Opt out” kan motiveras och begäras under alla stadier av ett forskningsprojekt.

Kostnader

Kostnader i samband med att öppet tillgängliggöra forskningsdata, och även att skriva datahanteringsplaner ger grund för att ansöka om ekonomiskt stöd för alla H2020-anslag.

European Research Council (ERC)

Följande punkter ska adresseras i datahanteringsplanen för ERC-finansierade projekt som deltar i EU:s ORD-pilot:

  • Göra det möjligt att hitta projektets data.
  • Göra projektets data öppet tillgängliga (Open Access).
  • Göra projektets data interoperabla.
  • Öka återanvändningen av projektets data.
  • Allokering av resurser och datasäkerhet.

Datahanteringsplanen ska dessutom specificera om och varför vissa dataset inte görs öppet tillgängliga och anledningen till detta ska också anges.

Kontakta Research Data Office

Vid frågor kring datahanteringsplaner, kontakta oss på rdo@ki.se.