Process för remisshantering

Mottagande och diarieföring

En inkommande remiss ska alltid skickas till registrator som diarieför ärendet och sänder remissen med ett diarienummer till funktionsbrevlådan KI Remisser.

Lottning av remiss

Gruppen för lottning av remisser på enheten för organisation och ledning vid avdelningen JPE utser ansvarig avdelning inom GVS för handläggning av remissen och meddelar registrator - med cc till universitetsdirektören - vilken avdelning ärendet har lottas på. 

Registrator meddelar chef för ansvarig avdelning som utser handläggare för remissen och meddelar registrator med cc till KI Remisser. Registrator noterar handläggarens namn i diariet, och gruppen för lottning av remisser noterar handläggarens namn i en förteckning över inkomna remisser. 

Beredning

Utsedd handläggare bereder ärendet. Remissens karaktär avgör hur remissarbetet bedrivs. I några fall utarbetas förslag på yttrande av handläggaren ensam eller i samråd med andra tjänstepersoner, i några fall sker arbetet i en arbetsgrupp bestående av lärare/forskare som på egen hand eller tillsammans med handläggaren utarbetar ett remissvar. 

Om behov finns sker en tidig avstämning med universitetsledningen. Det kan exempelvis röra förslag till beredning av ärendet och om att underlätta för den/de som bereder remissvaret att formulera ett yttrande som motsvarar rektors/universitetsdirektörens förväntningar. Om KI i tidigare yttranden eller i andra sammanhang har uttryckt bestämda uppfattningar som bör beaktas i sammanhanget bör det belysas i beredningen.

I första hand sker beredning med universitetsledningen per e-post med universitetsdirektören, som vid behov stämmer av med rektor. I andra hand bokas tid för beredning vid ett av rektors besluts- och beredningsmöten.

KI är som myndighet under regeringen skyldig att svara på remisser från Regeringskansliet. KI avgör dock på eget ansvar om KI har några synpunkter att redovisa. En remissinstans kan också alltid begränsa sitt yttrande på lämpligt sätt. 

Om KI inte har några synpunkter på förslagen räcker det att ge besked om detta tillsammans med en kort motivering som förklarar vad det beror på, exempelvis att KI inte har identifierat några negativa konsekvenser med förslagen, att KI inte anser sig berörd av dem eller att KI inte anser att det finns skäl att vare sig tillstyrka eller avstyrka förslagen. 

Beslut

Handläggaren anpassar beredningstiden till det beslutsmöte som remissvaret senast behöver tas upp på med tillräcklig marginal till sista svarsdatum för remissen. Förslag till yttrande anmäls till rektors beslutsmöte via funktionsbrevlådan KI Rektorsbeslutsmote.

Det är rektor i sin egenskap av myndighetschef som i normalfallet beslutar om KI:s remissvar. Remisser som inte är från Regeringskansliet (till exempel annan myndighet) och som inte har karaktär av tillsynsärende eller är av strategisk betydelse för KI får beslutas av universitetsdirektören. Bokning av tid för föredragning av dessa ärenden sker genom e-post till universitetsdirektören.  När det är cirka 14 dagar kvar till dess att remisstiden går ut skickas en påminnelse till berörd handläggare från KI Remisser.

Expediering av beslut

När beslut är fattat, skickar handläggaren remissvaret till mottagaren av remissen med kopia till KI Registrator och KI Remisser. Registrator registrerar svaret och avslutar ärendet när alla handlingar i ärendet finns i diariet och handläggaren meddelat att så kan göras.

Gruppen för lottning av remisser uppdaterar i förteckning över inkomna remisser och publicerar i många fall remissvaret på ki.se.

Övrigt om remisser

Remisser från SUHF kräver inte något formellt rektorsbeslut. KI, som medlem i SUHF, besvarar i stället remissen genom att inspel från KI sänds från universitetsdirektörens brevlåda efter beredning. Ärendet diarieförs också i sedvanlig ordning, men hanteras inte av gruppen för lottning av remisser. Uppgiftsbegäran (ibland rubricerad som remiss) från annan myndighet hanteras inte heller genom KI Remisser utan i första hand av berörd avdelning inom GVS. En uppgiftsbegäran kan handla om begäran om uppgifter/statistik av administrativ karaktär.