Att skriva protokoll

Mallarna återfinns i wordformat nedan. Observera att du måste spara dokumenten i din egen dator innan du kan göra justeringar.

Generellt

Även om utgångspunkten vanligen är kortfattade beslutsprotokoll snarare än omfattande diskussionsprotokoll bör man beakta att protokollen även har rollen av informationsbärare. Där så är lämpligt bör man alltså sträva efter att ge såväl bakgrundsinformation till ärendet som information om ärendet i sig.

Protokollen ska skrivas ut på Svenskt Arkiv 80.

Löpnumrering av protokoll

Löpnumrering ska ske inom kalenderåret. Handläggaren ska föra en förteckning över alla protokoll (löpnummer, datum).

Signering

Protokollföraren och justeringspersonerna signerar samtliga sidor i sammanträdesprotokollet och ev bilagor, utöver (sista) sidan där fullständig justering sker. Signeringen sker lämpligen längst ner till höger på sidorna.

Diarieföring, arkivläggning med mera

Gällande regler om diarieföring ska följas.

Kortfattat innebär detta bl a att underlagen för protokollförda beslut ska diarieföras och i protokollet refereras (enl ovan) till angivet dnr. Dessa handlingar ska inte biläggas protokollet utan förvaras bland de diarieförda handlingarna.

Varje organ ansvarar för arkivläggning av sina protokollshandlingar. Färdigställda protokoll avlämnas årligen till KIs centrala arkiv för slutarkivering. Kommittéerna för utbildning, forskning och forskarutbildning svarar för att samla in och överlämna resp underorgans protokoll för slutarkivering.

Webbpublicering

Flera av KI:s beslutande organ erbjuder information via sidor på KI:s Medarbetarportal. Där så anses lämpligt publiceras protokollen på respektive beslutsorgans sidor (med beaktande av gällande lagar, regler).

Protokoll, första sidan

Den första sidan för sammanträdesprotokoll är gemensam och ska användas för alla aktuella beslutsorgan. Sidan får anpassas t ex när det gäller förteckningen över närvarande personer (kategorier). Vid behov ska handläggaren samråda om utformningen med ordförande och avdelningschef/motsvarande.

Protokoll övriga sidor

För övriga sidor i protokollen finns alltså två alternativ; spalter eller löpande text (se exempel, pdf). Berörd handläggare ska samråda med ordförande och avdelningschef/motsvarande för att välja det för verksamheten mest lämpliga alternativet. Valt alternativ används i minst ett kalenderår, men lämpligen under hela den aktuella mandatperioden.

Protokollsutdrag

Valt alternativ gäller även för utdrag ur protokoll (se exempel på utdrag i spaltversion och löpande, pdf-filer).

Oavsett valt alternativ ska nedanstående information framgå i protokollet. I de fall spaltversion valts ska följande återfinnas i vänsterspalten, informationen förutsätts finnas redan i kallelsen

• Ärendemening
• Uppgift om typ av ärende (beslut, information, diskussion) om det inte framgår av ärendemeningen.
• Bakgrund och allmän information ("Anmärkning")
• Referens till ev bilaga eller utsänt material och i förekommande fall dess dnr
• Föredragande

Vid spaltversion ska i högerspalten finnas följande information:

• Kort presentation av ärendet
• Uppgift om eventuellt beslut/åtgärd.
• Uppgift om eventuellt jäv
• Uppgift om vilka som delges beslutet/åtgärden.

Ordförandebeslut

Rutiner är under uppdatering

Beslut fattas efter beredning och föredragning, vilket ska framgå av beslutsformulering.

Ordförandebeslut betraktas som ett protokoll i sig och ska därmed numreras i egen löpnummerserie. Till detta nummer refereras vid anmälan av beslutet. (Rekryteringsutskottets ordförandebeslut diarieförs och diarienumret refereras till vid anmälan av beslutet. Rutinen utgör ett undantag från huvudregeln om löpnumrering enl ovan).