URA - utlandstjänstgöring (info för HR)
Information för HR inför att anställda arbetstagare utomlands på ett URA-kontrakt.
Avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för anställningsvillkor vid tjänstgöring utomlands (URA) används för medarbetare som under sin tjänstgöring ska vara stationerade utomlands. Avtalet ger möjlighet för arbetsgivaren att komma överens med medarbetaren om anställningsvillkor utifrån verksamhetens krav, uppdragets karaktär och medarbetarens individuella situation. Med stöd av URA kan KI anställa medarbetare tidsbegränsat för utlandstjänstgöring, dock ska det alltid finnas ett parallellt kontrakt till URA-kontraktet, antingen tidsbegränsat eller tillsvidare.
Innan en medarbetare reser ska ett URA-kontrakt upprättas mellan KI och medarbetaren, där det anges vilka villkor som gäller under hela utlandstjänstgöringen. KI har möjlighet att betala skattefria ersättningar till personen, beroende på behov och finansiella möjligheter. Exempel på dessa kan vara merkostnadstillägg, ersättning för bostadskostnader, ersättning för flyttkostnader och resor etc.
Även medföljande familjemedlemmar kan omfattas av förmåner och villkor kopplade till arbetstagarens utlandstjänstgöring, vilket regleras i kontraktet.
En person som stationeras i utlandet av svensk myndighet betraktas som bosatt i Sverige och omfattas av svensk socialförsäkring, vilket innebär att man behåller sjukpenning, föräldrapenning och barnbidrag. Utlandsstationerad medarbetare måste därför vara folkbokförd samt socialförsäkrad i Sverige (undantag för folkbokföring kan vara för personer stationerade i Norden, ta kontakt med HRA). Kontakt behöver tas med Försäkringskassan och olika rutiner gäller beroende på vilket land personen ska stationeras i. Medarbetaren ska återkomma till arbetsgivaren med ett intyg som visar om du tillhör svensk socialförsäkring eller inte, ett URA-kontrakt kan annars inte upprättas.
Handläggning hos Försäkringskassan kan ta lång tid, be därför medarbetaren ta kontakt i god tid.
Medarbetaren får inte ha bott/varit stationerad i samma land som stationeringen är tänkt att vara i, direkt innan URA-stationeringen. Medarbetaren får heller inte motta någon annan ersättning under stationeringstiden.
Vid ifyllande av intyg från Försäkringskassan ska uppgifter om hur många personer som arbetar med företagets kärnverksamhet/stödverksamhet i Sverige, samt hur många anställda sänds ut årligen från Sverige vid KI, fyllas i. Dessa uppgifter kan utläsas i VIS.
Lön och ev. övriga ersättningar utbetalas från Sverige och beskattas enligt svensk lag.
Anmälan om utstationering till stationeringslandet- behöver vi inte göra enligt Arbetsgivarverket.
Se HR:s checklista inför tecknande av URA-kontrakt.
Det finns även en checklista för medarbetare som vägleder vilka regler som gäller samt vilka förberedelser som behöver göras innan ett kontrakt tecknas. Denna ligger under ”Din anställning - Utlandsstationering” på Medarbetarportalen.
När ett URA-kontrakt skrivs följer Bilaga 1 och Bilaga 2 med. Kontrakten tecknas i HR-arkivet.
Alla försäkringsvillkor finns på Kammarkollegiets hemsida.
Ett försäkringsintyg ska skickas med medarbetaren, se mall under dokument.