Programadministration och handläggning

Stöd i programadministration och programhandläggning inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå.

Av KI:s 22 institutioner har ungefär hälften programansvar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Arbetet organiseras olika men det finns grundläggande skyldigheter och åtagande förknippat med ansvaret. Här redovisas i korthet övergripande uppgifterna för programadministration.

Syftet med sidan är att klargöra arbetet med programadministration och handläggning med målet att skapa resurseffektiv, likvärdig och transparent administration.

Beslut inom utbildning

Dessa anvisningar syftar till att skapa en likvärdig och rättssäker ärendehandläggning av beslut mot studenter som hanteras av olika beslutsfattare i organisationen.

Stöd i ärendehantering och handläggning av beslutsärenden inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå

Hantering av beslut inom utbildning som kan överklagas

Programplanering

Grundläggande i programadministrationen är att ha ordning på besluts-och delegationsordningen för institutionen / programnämnden samt nämndens ledamöter och studentrepresentation. 

Tidsplanering för beslut i nämnden i förhållande till dead-lines för exempelvis, återrapportering, resursfördelning och kursplaner. Nämnden ska bland annat besluta om utbildningsutbudet under dess ansvar. Här måste det vara koordinerat mellan programhandläggare och handläggare i nämnden.

Planeringsfasen | Medarbetare (ki.se)

Pedagogisk grundsyn & utbildningsdesign | Medarbetare (ki.se)

Se vidare information under Selmas manualer och anvisningar

Ramschema

Varje program ska ha en programöversikt med programmets studieplan med exakta datum för när kurserna ska ges för läsåret. Det så kallade ramschemat ska publiceras senast fyra veckor innan kursstart på programwebben. Notera att beslutade examinationsdatum inte får ändras efter de är publicerade. 

Ramschemat är också ett bra stöd för examinatorer, lärare och andra som arbetar med programmet.

Se exempel optikerprogrammet, i programöversikten under upplägg finns ett ramschema

För dig som är student på Optikerprogrammet - Programöversikt | Karolinska Institutet Utbildning (ki.se)

Terminstider | Karolinska Institutet Utbildning (ki.se)

Utbildningsplan

Enligt högskoleförordningen ska det för varje utbildningsprogram finnas en utbildningsplan. 

Utbildningsplanen är ett övergripande dokument som anger utbildningens mål, huvudsakliga innehåll, omfattning och vem som är utbildningsanordnare, där ingår också basdata som examen och institutionstillhörighet samt en studieplan över de i programmet ingående kurserna. 

Under 2024 kommer utbildningsplaneringsplattformen bytas till Ladok.

Hur

På KI skapas alla utbildningsplaner för program på grundnivå och avancerad nivå i Selma. Utbildningsplaner för alla utbildningsprogram på grundnivå och avancerad nivå inom KI dokumenteras i utbildningsdatabasen Selma och kan sökas fram via denna sökfunktion (gäller utbildningsplaner som gäller från och med höstterminen 2007 eller senare).

Utbildningsplaner kan revideras, under samma programkod, alternativt görs större förändringar i utbildningen då en ny utbildningsplan med ny programkod behövs.

Beslut          

Ny UP beslutas av KU, reviderad UP kan beslutas av UN/PN.

Vem

PD tillsammans med övriga ledningen tar fram underlag, PH är föredragande.

När 

Ingen fast dead line men betänk att en UP behöver vara beslutad och klar cirka 18 månader innan första kullen registreras på programmet lite beroende på om programmet ges en eller två gånger per år. Programinformationen ska ut och programmet ska annonseras på Antagning.se / Universityadmissions.se och informationen måste vara fastställd när studenten ansöker så att studenten vet vilken utbildning hen söker till. 

Kontakt

UN-handläggare och programhandläggaren jobbar med  kursplaner, regler för utbildningsplaner eller övriga frågor om utbildningsformalia. Stöd i dessa frågor finns på Gemensamt verksamhetsstöd (GVS).

Selma support: https://medarbetare.ki.se/selmasupport-vid-ki

Dokument

Regler för utbildningsplaner för program på grundnivå eller avancerad nivå Dnr 1-134/2016 2016-04-14

Relevant 

Regler för utbildningsplaner

Utbildningsplan i Selma | Medarbetare (ki.se)

Sök utbildningplan | Karolinska Institutet Utbildning (ki.se)

Anvisningar för nedläggning av utbildning på grundnivå och avancerad nivå

Programinformation

Informationen i programtillfället används som utbildnings- och anmälningsinformation på ki.se och på antagning.se. Alla KI:s programtillfällen på grundnivå och avancerad nivå läggs upp i Selma (från 2025 kommer det vara i Ladok).

Informationen används som utbildnings- och anmälningsinformation på ki.se och på antagning.se

Hur

Alla KI:s programtillfällen på grundnivå och avancerad nivå läggs upp i Selma.

Programtillfälle i Selma

Programhandläggare/handläggare på institution och programdirektor kommunicerar kring de beskrivande texterna för respektive program. Handläggaren lägger in/redigerar texterna i programtillfällena i utbildningsdatabasen Selma. Det är dessa texter som ligger till grund för utbildningskatalogen på webben.

Varje termin skickar kollegorna som arbetar med rekrytering ut en tidplan för kommande år. 

Beslut 

UN/PN eller på delegation.

Vem

PH handlägger i systemet.

När 

Inför varje läsår publicerar vi information om våra programtillfällen via Selma. Programtillfällen för program skapas två gånger per år, först för den internationella antagningsomgången och sedan för den nationella antagningsomgången.

Inför varje nytt programtillfälle, senast ett par månader innan antagningsomgången öppnar, enligt en tidsplan med deadline.

Kontakt

GVS/UFS/UVA Helene Svanholm

Frågor om hur man arbetar i Selma: selmasupport@ki.se

Varje program ska ha en programwebb i Drupal för antagna studenter med information om programöversikt, schema, studieadministrativ information och kontaktvägar. 

Företrädesvis ska det på programwebben finnas länkar till alla öppna kurswebbar i Drupal.

Kurs- och programwebb | Medarbetare (ki.se)

Programinformation för presumtiva studenter

En del av materialet läggs också ut på KI:s webbsida för presumtiva studenter som söker information om utbildning på KI. Här finns information om vårt utbildningsutbud "Studera på Karolinska Institutet".

Vid frågor, kontakta oss gärna enligt nedan:
- Frågor om hur man arbetar i Selma/visning i Selma: selmasupport@ki.se 

Se även ”Användarmanual Selma för programtillfälle” på Selmas hemsida: https://ki.se/medarbetare/utbildningsdatabasen-selma

- Frågor om deadlines för institutions- och fakultetsgodkännande: Bodil.Lampen.Helgesson@ki.se

- Antagningsrelaterade frågor/anmälan/behörighet/urval: antagning@ki.se

-Frågor om textredigering och innehåll på svenska: helene.svanholm@ki.se 

Inför varje ny termin måste programtillfällesstrukturen skapas och publiceras, det vill säga vilka kurser som ska ges inom ramen för programmet kommande termin. Ordinarie programkurstillfällen i utbildningsdatabasen skapas i Selma för samtliga ordinarie programkurser för varje termin enligt studieplanen i UP och beslutat ramschema. Uppgifter förs sedan automatiskt över till Ladok där de används för att skapa programstrukturer.

Hur

Programhandläggaren lägger upp programtillfälle i Selma som sedan granskas av GVS/ Fakultetskansliets handläggare och slutligen godkänns av Antagningsenheten var med överföring av uppgifterna till Ladok sker. 

I Ladok anges strukturen med vilka kurstillfällen som ska ges och om det är en obligatorisk eller valbar kurs.

Första terminens (T1) kurser publiceras separat.

Studievägledaren tillgängliggör (publicerar) programstrukturen för behöriga studenter i Ladok.

Beslut          

Programtillfällesstrukturen utgår från beslut om ramschema fattat av UN/PN eller på delegation.

Vem

PH handlägger.

När 

Inför varje ny termin så måste programtillfällesstrukturen skapas och publiceras. Senast dagen innan antagningsresultaten läses in i Ladok.

Några veckor innan terminsstart. OBS att studievägledaren måste har gjort sitt arbete i Ladok klart (inklusive spärra obehöriga studenter) innan programtillfällesstrukturen kan publiceras. 

Nära samarbete mellan handläggare och studievägledare är viktigt.

Kontakt

Ladok-support

Kommentar

Observera att studievägledaren måste vara klar med behörighetskontrollen till kommande kurser innan programtillfällesstrukturen kan publiceras.

https://medarbetare.ki.se/programtillfalle-i-selma

Kursplaner

Vad

Enligt högskoleförordningen ska det för varje kurs finnas en kursplan (KP). På KI skapas alla kursplaner för kurser på grundnivå och avancerad nivå i Selma (från och med år 2025 kommer Ladok vara KI:s utbildningsplattform även för kursplaner). Kursplanen är ett juridiskt bindande dokument som anger bland annat kursmål, arbetsformer och examinationsformer. 

Ny kursplan eller revidering: ny kurskod ska i princip göras då det är ändringar i basdata för kursen (enligt utbildningsdatabasen Selmas mall), övriga ändringar kan göras som revideringar, eventuellt med ny version för KP.

Arbete pågår under 2024 med att byta utbildningsdokumentationsplattform från Selma till Ladok.

Arbetet med kursplanerna och beredning av nya kurser skiljer sig något åt, beroende på om det rör sig om kurs inom program eller fristående kurs.  När det gäller fristående kurser arbetar handläggarna parallellt med handläggning av både pågående/kommande termin och för nästkommande läsår, där de ligger cirka ett år i förväg i planering, beredning, ansökningar, kursplanearbete och kurstillfällesinformation med mera. 

För kurser inom program är handläggningen istället begränsad till löpande handläggning av pågående/kommande termin.

Hur      

Omfattande arbete som bygger på pedagogisk utveckling, kursanalyser och mål för utbildningen som sedan dokumenteras i en kursplan i Selma.

Programansvarig programnämnd/programansvarig institution ger uppdrag (efter utlysning) för obligatoriska kurser inom program och för valbara kurser som enbart hör till ett program. 

I den samverkan som programansvarig har med kursansvarig institution ska en dialog föras om förväntningarna/kraven och vad som kommer att gälla nästkommande år, det vill säga hur programmet utvecklas. Den kommunikationen kan ske på skilda sätt - till exempel genom temakollegier, programråd eller liknande. 

Kursplanerarbete i Selma

Kursdesign

Beslut 

Beslutas av UN/PN enligt en tidsplan med dead line i förhållande till terminsstart, kursstart och att programtillfällen ska publiceras. 

Kursansvarig institution beslutar om fastställande och revidering av kursplaner vad gäller såväl interprofessionella kurser som övriga programöverskridande kurser. Kursplanerna läggs som vanligt upp i Selma och ska vara fastställda i god tid innan kursen utannonseras.

Vem

Utarbetas av kursansvarig, examinator, lärare i kursen och PD. Föredras av handläggaren.

Kommunikationen mellan programansvarig och kursansvarig institution kan ske på skilda sätt. Dialog om eventuella förändringar i kommande års uppdrag sker i den samverkan som programansvarig har med kursansvarig genom temakollegier, programråd etc. Kursuppdragen arkiveras på programansvarig institution.

När det gäller fristående kurser så samarbetar respektive kursansvarig institution med de olika avdelningarnas utbildningsansvariga och handläggare vid Fakultetskansliet/ Gemensamt verksamhetsstöd (GVS). Ibland förekommer det även viss delegation till så kallade första linjens handläggare på institutionerna.

När

Dead line finns varje termin för när kursplanen ska vara fastställd i Selma. Senast ett par månader innan terminsstart då kursen ska ges, ska synkas med kursanalyser och kurstillfällen och programtillfälle. 

Kurskatalog gällande nästkommande läsårs fristående kurser publiceras i januari. Kursansvarig kontrollerar att publicerad information per kurs är korrekt. Om något behöver korrigeras ska detta återkopplas snarast

Ansökan om kurstillfälle (fristående kurser) inför nästkommande läsår skickas av kursansvarig till utbildningsansvarig senast i början av maj. Handläggare sammanställer sedan institutionens ansökningar som formellt godkänns vid möte i utbildningsnämnden (UN) i slutet av maj.

Kursutbudet för fristående kurser vid KI beslutas av Kommittén för utbildning (KU) baserat på underlag från en särskild arbetsgrupp. KU diskuterar förslaget vid möte i oktober. Handläggare vidarebefordrar därefter information om primärt beviljade kurser till utbildningsansvariga och kursansvariga. Kursplanerna beslutas vanligen vid möte i UN/PN i november och fastställs därefter i Selma senast 31 december. För fristående kurser gäller att kurstillfällesinformationen inför nästkommande läsår ska vara godkänd i Selma i början av december. Därefter granskas kurstillfällena centralt av Fakultetskansliet och Antagningsenheten, inför publiceringen av kurskatalogen i mitten av januari.

Kontakt

Programhandläggare arbetar med  kursplaner, reglerna för utbildningsplaner eller övriga frågor om utbildningsformalia. 

GVS/ FIR jobbar med formalia för kurser inom program och fristående kurser.

Selma support: https://medarbetare.ki.se/selmasupport-vid-ki kan svara på hanteringen i systemen.

UoL jobbar med pedagogisk i utbildning 

URSAM svara på utbildningsrättsliga frågor: ursam-uf@ki.se

Kommentar

Alla beslutade aktuella kursplaner i Selma visas i KI:s kursplanearkiv

Gamla nedlagda kursplaner finns hos registrator i KI:s Arkiv. 

Anvisningar för kursplaner på grundnivå och avancerad nivå Dnr: 1-625/2022, Fastställd av Kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, 2022-06-29

Kursansvarig institution beslutar om fastställande och revidering av kursplaner vad gäller såväl interprofessionella kurser som övriga programöverskridande kurser. Kursplanerna läggs som vanligt upp i Selma och ska vara fastställda i god tid innan kursen utannonseras.

Valbara kurser

PD beslut om valbara kurser.

Valbara kurser inom program kan vara kurser i en fastställd studieplan eller helt valbar. Utbildningsorganisationen, på delegation från prefekt vanligen UN, under KU av PN, ansvarar för kursutbud och urvalsmodeller för valbara kurser.                         

Vem Handläggare eller studievägledare administrerar vanligen valet av valbar kurs.

När  I god tid innan kursen ges men med fastställd kursplan.

Kontakt Antagningsgruppen vid GVS/UFS.

Programöverskridande kurser

Kurs som ges inom studieplan för flera program, exempelvis valbar kurs eller en kurs i statistiska metoder.

Studentrepresentanter

Studenterna har rätt att vara representerade när beslut fattas eller beredning sker som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation (Högskolelagen 2 kap 7§).

Läs mer i dokumentet  Anvisningar för studentinflytande vid Karolinska Institutet 

MF/OF utser studentrepresentanter.

Ordförande tillsammans med handläggare introducerar studentrepresentanterna till rollen, exempelvis med ett välkkomstmejl där funktionen förtydligas och förväntningarna klargörs. Delge så snart som möhjligt nämndens mötesdatum och andra viktiga datum för nämndens arbete. 

Arvode till studentrepresentanterna ska utbetala s terminsvis enligt tariff.

Efter avlutad period är det lämpligt att utfärda ett intyg till respektive studentrepresentant för arbetet i nämnden. 

Samordnare för studentrepresentanter på KI är Lena Atterwall på Gemenssamt verksamhetsstöd.

Systematiskt kvalitetsarbete

Institutionerna ska årligen återrapportera utbildningsverksamheten till Kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå (KU). Detta arbete genomförs bland annat av grundutbildningsansvarig (GUA), programdirektorerna (PD) och programhandläggarna.

Information om vad som ska återrapporteras skickas ut i november inför verksamhetsåret.

Arbetet med återrapporteringen och eventuell verksamhetsutveckling med anledning av frågeställningarna och de uppgifter som efterfrågas ska inarbetas i institutionens ordinarie verksamhetsplanering. 

Återrapportering av verksamhetsåret, inklusive kvalitetsplan för kommande verksamhetsår ska lämnas i februari efter verksamhetsårets slut.

Syftet med återrapporteringen, inklusive kvalitetsplanen, är att stimulera kvalitetsutveckling inom KI:s utbildningsverksamhet och alla aspekter av utbildningen ska beaktas vid besvarandet. Frågeställningarna ska även beaktas vid analys av utbildningskvaliteten och identifierande av förbättringsområden i kvalitetsplanen.

Kvalitetsplan för utbildning på grundnivå och avancerad nivå på institutionsnivå och programnivå är en del i återrapporteringen.  

Se dokumentet "Instruktioner och mallar för kvalitetsplan för utbildningsuppdrag på grund- och avancerad nivå" som finns länkat till på sidan "Planeringsfasen".

Mer information finns under Systematiskt kvalitetsarbete inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå

Kursuppdrag

Kursuppdrag inom utbildningsprogram fastställs av programansvarig nämnd enligt en mall fastställd av KU och ska lämnas till kursansvarig institution i november baserat på inlämnade underlag som programhandläggarna förberett tillsammans med programdirektorer, kursansvariga lärare och/eller utbildningsansvariga vid institutionernas olika avdelningar. 

Av kursuppdraget ska framgå relevanta och realistiska förväntningar/krav för kursansvarig att genomföra, samt hur och när kursuppdraget ska återrapporteras till programansvarig nämnd. Mallen är fastställd av kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå (KU).

Läser mer under systematiskt kvalitetsarbete.

Antagning och reservantagning

All högskoleutbildning kräver att de sökande har vissa förkunskaper för att klara av utbildningen. Förkunskapskraven är indelade i grundläggande behörighet och särskild behörighet

De regler för högskoleutbildning som KI tillämpar i fråga om ansökan, behörighet och undantag från behörighetsvillkor samt urval regleras i Antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid Karolinska Institutet

Antagning till program sker via Antagning.se och plattformen NyA.  NyA är ett nationellt system som används för antagning på grund- och avancerad nivå. Det finns två varianter av NyA – en expertklient och en webbaserad. NyA expertklient används av antagningshandläggare på Antagningsservice (Antagningen .se). NyA-webben vänder sig till dig som arbetar på institution och hanterar reservantagningen.

Urval 1 och 2 inför vårterminens kurser äger varje år rum under december månad. KI Antagning publicerar kurstillfällen inför vårterminen i Ladok den 1 december (inför Urval 1)

Urval 1 och 2 inför höstterminens kurser äger varje år rum under juli månad. KI Antagning publicerar kurstillfällen inför höstterminen i Ladok den 1 juli (inför Urval 1)

Observera att en del utbildningar ligger utanför de vanliga höst-, sommar- och vårantagningarna och följer en egen tidplan. Se respektive utbildnings sida på ki.se för att se vilka datum som då gäller.

För globala program som ges på engelska sker antagning via Universityadmissions.se och plattformen NyA. Antagning till avancerad nivå sker med särskild behörighetskrav som meritgranskas av programansvarig organisation.  

Efter att en antagningsomgång är genomförd förs namn-, adress- och behörighetsuppgifter tillsammans med information om antagning över till Ladok. Dessa uppgifter används sedan som underlag för registrering i Ladok. 

Behörighet prövas av Universitets- och Högskolerådet (UHR) genom Antagningsservice (Antagningen .se). De hanterar även urval 1, i vilket utbildningsplatserna fördelas mellan de sökande enligt den urvalsmodell som är fastställd för respektive utbildning.  

I urval 2 tilldelar utbildningshandläggare reservplatser till programmen samt valbara kurser inom program, medan kursadministratörer och/eller kursansvarig lärare tilldelar reservplatser till fristående kurser.

Behörighet till utbildningar på grund- och avancerad nivå

Reservantagning till program 

Reservantagning görs då platserna till ett program inte är fyllda, enligt en särskild hanteringsordning inklusive anvisningar för kommunikation med studenten som Antagningsenheten ansvarar för. När en antagen student accepterar erbjuden reservplats ska uppgiften dokumenteras i NyA. Uppgiften förs automatiskt över till Ladok.  

Antagningsordning för utbildning  på grundnivå och avancerad nivå vid Karolinska Institutet

Studievägledning 

Varje program och fristående kurs ska ha studievägledning som ger information om regler för utbildningen, om behörighet till kurser och högre termin, undantag från behörighetsvillkor, studieuppehåll, återupptagande av studier och andra regler kring studier. Ett vägledningssamtal kan också handla om planering av fortsatta studier, studieteknik eller studiesociala frågor och något om framtida arbete.

Programledningen jobbar i nära kontakt med studievägledaren.

Programhandläggare behöver innan publicering av programtillfälle vara i kontakt med studievägledare för att säkerställa att studenterna ligger rätt i Ladok.

Programstudievägledning vem jobbar för ivlket program

Studievägledning för program och fristående kurs

Tillgodoräknande

Student - den som är antagen och bedriver utbildning vid Karolinska Institutet - har rätt att ansöka om att få tillgodoräkna sig tidigare utbildning, annan utbildning, yrkesverksamhet eller annan reell kompetens.

Tillgodoräknande av en (1) kurs, del av kurs och fristående kurs handläggs av kursen med examinator som beslutsfattare.

Tillgodoräknande av större del av program, examensarbete och / eller valbar kurs inom program handläggs av programmet, vanligtvis programhandläggare, vem som beslutar i ärendet framgår av programansvarig nämnds delegationsordning vanligtvis programdirektor eller motsvarande.

Information finns under Tillgodoräknande - utbildning på grundnivå och avancerad nivå

Terminsstart

Vid terminsstart är det en hel del pusselbitar som ska falla på plats exempelvis introduktion till nyantagna studenter, återupptag för tidigare studenter och behörighet till vidare studier som vanligtvis studievägledare arbetar med. 

Programhandläggaren jobbar vanligtvis med reservantagning och ansökningar om tillgodoräknande som ofta kommer in vid terminsstart. 

Checklista för dig som är ny student | Karolinska Institutet Utbildning (ki.se)

Utvärderingar

Löpande uppföljning och utvärdering av utbildningen är viktigt för att säkerställa att de mål som satts upp nås och för att säkerställa att rätt aktiviteter prioriteras. Exempel på utvärderinga som programmen arbetar med är kursvärderingar, Exit Poll vid examen, Exquiro Studentbarometern och Alumnienkät.

Läs mer under Utvärderingsfasen 

Examen
Graduation Foto: Erik Cronberg
CF
Innehållsgranskare:
2024-05-14