Tillgodoräknande - utbildning på grundnivå och avancerad nivå

Kurs- och programwebb 

Information som ska ligga på kurs- och programwebb

• Sidan ska innehålla information om möjligheten att tillgodoräkna tidigare studier och yrkeserfarenheter.
•  Var de ska vända sig för kompletterande information, dvs. kontaktuppgifter för beslutsfattare och handläggare
• Om det finns specifika dokument som ska bifogas ansökan
• Sidan ska innehålla en länk till den övergripande sidan som beskriver ansökningsförfarandet.

• Student vid KI kan få tidigare utbildning eller arbetslivserfarenhet prövad för tillgodoräknande. Student på termin 1 som är antagen och har aktiverat sitt studentkonto kan ansöka om tillgodoräknande, beslut får först fattas när studenten påbörjat programmet, dvs. bedriver studier.
•  Ansökan i Ladok bör användas. Till ansökan ska studenten bifoga dokument för att styrka tidigare genomgången utbildning eller yrkeserfarenhet.
• Studenten ansvarar för att inkommen ansökan är komplett. 
• Ansökan kan även inkomma på annat vis, exempelvis via sms, e-post, post eller muntligen. Både skriftliga och muntliga ansökningar ska behandlas. Ansökan bör inlämnas i så god tid att beslut kan fattas innan kursstart.   

Personer med skyddade personuppgifter

• För personer med skyddade personuppgifter ska ansökan göras på blanketten “ansökan om tillgodoräknande”. Ärendet ska handläggas med hänsyn till de skyddade personuppgifterna och diarieföras och arkiveras med sekretessmarkering. 

Utländska meriter

• Vid ansökan om tillgodoräknande av utbildning från andra länder ska studenten till ansökan bifoga dokumentation som beskriver hur studierna var organiserade, vad som fordrades för heltidsstudier, läsårets indelning, utförlig kursplan/kursbeskrivning, litteraturlista, schema, kursens poängantal samt kursens omfattning i veckor och timmar.  
• Studenten ska själv ombesörja översättning av dokument skrivna på andra språk än svenska, finska, danska, norska och engelska.  

• Ansökningar via Ladok förses med ärendenummer och ankomstdatum av systemet. Ansökningar via blankett ska förses med ankomstdatum och diarienummer. Ärenden ska behandlas så skyndsamt som möjligt. 
• När ansökan har inkommit ska ärendet fördelas till rätt handläggare.
• Kontroll ska ske av att studenten är antagen och bedriver studier vid KI i enlighet med 1 kap. 4 § HF. Om studenten inte uppfyller kraven i 1 kap. 4 § HF, ska beslut fattas om att avvisa ansökan med motiveringen att den sökande inte är student vid Karolinska Institutet. 

• Studenten ansvarar för att inkomma med underlag som styrker ansökan.
• Endast den ursprungliga utbildningen/motsvarande, som studenten åberopat vid det tidigare beslutet om tillgodoräknande, kan ligga till grund för prövning av tillgodoräknandet vid KI. 
• KI ska utreda ett ärende om tillgodoräknande i den omfattning som krävs. När en student inleder ett tillgodoräknandeärende ska studenten medverka så långt som möjligt genom att ge in det underlag som studenten vill åberopa till stöd för ett tillgodoräknande. Om det behövs ska KI genom frågor eller påpekanden verka för att studenten förtydligar eller kompletterar sin ansökan om tillgodoräknande.
• KI ska uppmana studenten till att inkomma med komplettering, sista datum att inkomma med komplettering ska anges. Studenten ska få tydlig information om vad det är som behöver kompletteras, exempelvis om det rör sig om ett förtydligande eller om/vilket underlag som saknas. I samband med detta ska KI även informera om att ärendet avgörs på befintligt underlag om kompletteringar uteblir. KI ansvarar för att fatta beslut i ärendet även om studenten förhåller sig passiv.

• Ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts.
• Om KI bedömer att handläggningen kommer att bli väsentligt försenad, ska KI underrätta studenten och uppge anledningen till förseningen. Handläggningstiden ska inte överstiga två månader från det att fullständiga handlingar inkommit.
• Om ärendet inte är avgjort inom sex månader får studenten begära att KI ska avgöra ärendet. En sådan begäran ska vara skriftlig och får endast ske vid ett tillfälle under ärendets handläggning. Begär studenten att KI ska avgöra ärendet, ska KI inom fyra veckor från den dag begäran inkom, avgöra ärendet eller avslå begäran i särskilt beslut. Ett sådant beslut kan överklagas till Överklagandenämnden för högskolan. Bifalles överklagandet, ska Överklagandenämnden för högskolan besluta att förelägga KI att avgöra ärendet snarast eller inom den tid de bestämmer.

• Handläggningen ska vara skriftlig. 
• Under beredningsstadiet av ett ärende har studenter rätt att lämna muntliga uppgifter. Om studenten vill lämna komplicerade eller omfattande uppgifter, kan KI begära att de muntliga uppgifterna kompletteras med ett skriftligt underlag.  

• Uppgift/er som inte är en skriftlig handling, ska dokumenteras snarast, om uppgifterna kan ha betydelse för beslut i ärendet. Det ska framgå av dokumentationen när den har gjorts och av vem. Uppgifterna kan sammanställas i en tjänsteanteckning.  

  Mall för tjänsteanteckning finns som KI-mall i programmet Word.

• En ansökan om tillgodoräknande ska prövas mot kursens lärandemål utifrån fastställda kurs- och utbildningsplaner. Det framgår tydligt av praxis från Överklagandenämnden för högskolan att lärosätet alltid ska pröva ansökan.  
• Det ska göras en individuell prövning av studentens kunskaper och färdigheter i förhållande till den utbildning mot vilken tillgodoräknandet ska ske.
• Vid prövning av ansökan ska ett generöst förhållningssätt tillämpas. 
• Ansökan om tillgodoräknande kan beviljas i sin helhet, till viss del eller avslås.  
• Studenten ska meddelas om, och i vilken mån, ansökan beviljas genom ett skriftligt beslut. 
• Ett beslut om avslag för hel eller del av ansökan ska motiveras tydligt. Motiveringen ska innehålla uppgifter om vilka föreskrifter som tillämpats och vilka omständigheter som har varit avgörande för KI:s ställningstagande.  
• Av beslutet ska det framgå vem som har fattat beslutet, vem som har varit föredragande, och vem som har varit med vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. Föredragande är t.ex. en eller flera lärare som deltagit i bedömningen av ärendet. Handläggaren av ärendet är med utan att delta i avgörandet genom att till exempel hantera kommunikationen av kompletteringar med studenten.  
• Beslutet får överklagas av den som beslutet angår, om det har gått hen emot.  En överklagandehänvisning ska lämnas tillsammans med beslutet. Se vidare stycket om överklagande.   
• Tillgodoräknande av kurs/-er motsvarande hel termins/terminers kurser inom program innebär inte att studenten ges tillträde till högre termin
• Ett tillgodoräknande för kurs inom utbildning, som studenten inte är antagen till, medför inte att studenten har rätt att följa andra delar av den utbildningen. Studenten garanteras enbart att följa ordinarie studiegång utifrån beslut om antagning och antagningstermin.  

Baseras tillgodoräknandet på utländska meriter? 
Tänk då bland annat på att säkerställa att nivån och omfattningen på utbildningen är rätt. Universitets- och högskolerådet  gör individuella utlåtanden för utländsk utbildning som den sökande i förekommande fall kan bifoga till sin ansökan om tillgodoräknande vilket då utgör ett underlag för bedömningen av nivå och omfattning för utbildningen. Du kan även begära en beskrivning av utbildningssystemet och utbildningen av den sökande.

UHR har information om utländsk utbildning såsom länders utbildningssystem, tidigare gjorda bedömningar av utbildningar och examina samt information om UHR:s egen bedömningsmetodik. Där finns även ett forum där det går att ställa frågor gällande det ärende som du hanterar. 

Möjliga underlag vid bedömning:

• Utlåtande av utbildningen från UHR
• Sökandes beskrivning av det aktuella utbildningssystemet och utbildningen
• Information om länders utbildningssystem, tidigare gjorda bedömningar och UHR:s bedömningsmetodik (via Naric-portalen)
• Direkt kommunikation med UHR i det enskilda ärendet (via Naric-portalen)

Valbar kurs
Prövning av tillgodoräknande av valbar kurs görs mot målen för valbar kurs i utbildningsplanen.  

Uppdragsutbildning 
De som deltar i uppdragsutbildning får ges betyg och examensbevis eller kursbevis, om samma kvalitetskrav ställs på uppdragsutbildningen som på motsvarande högskoleutbildning. Detta gäller även om deltagarna saknar behörighet för tillträde till högskoleutbildning. Vidare har den som har genomgått samt erhållit betyg från sådan uppdragsutbildning, rätt att tillgodoräkna sig utbildningen som högskoleutbildning på grundnivå eller avancerad nivå. 

Rättelse av beslut
Om ett beslut om tillgodoräknande har expedierats eller på något annat sätt gjorts tillgängligt för utomstående och innehåller en uppenbar felaktighet till följd av skrivfel, räknefel eller något annat liknande förbiseende får beslutet rättas av KI. 

Ändring av beslut 
Ett beslut om tillgodoräknande kan ändras innan beslutet har expedierats. För att ett gynnande beslut som har expedierats ska kunna ändras krävs något av följande:

• det finns ett återtagandeförbehåll, 
• det finns tvingande säkerhetsskäl, 
• studenten har uppgett oriktiga eller vilseledande uppgifter i sin ansökan om tillgodoräknade eller36 
• beslutet inte har vunnit laga kraft.

Ett negativt beslut som har expedierats, kan ändras.

Överklagandeärendet ska ha ett eget diarienummer och hanteras helt utanför Ladok. Underlaget, dvs. ansökan och beslut, hämtas ut ur Ladok som pdf-dokument.

Är det en student med skyddade personuppgifter ska ärendet sekretessmarkeras i diariet. 

Hantering av beslut inom utbildning som kan överklagas.

MANUAL

Beslut om tillgodoräknande fattas i Ladok. Ansökan och beslut diarieförs och arkiveras i Ladok.

För personer med skyddade personuppgifter

• Beslut om tillgodoräknande fattas i separat dokument och ska signeras analogt eller digitalt. 
• Mall för beslut om tillgodoräknande ska användas. 
• Beslutet dokumenteras sedan i Ladok. KI ska registrera tillgodoräknandet i studiedokumentationssystemet så snart som möjligt efter att studenten underrättats om beslutet.
• Samtliga ansöknings- och beslutsunderlag diarieförs och arkiveras med sekretessmarkering i arkivet enligt gällande dokumenthanteringsplan.

KI har ingen författningsreglerad skyldighet att lämna förhandsbesked om tillgodoräknanden. KI ger normalt sett inte förhandsbesked innan personen är student vid KI.  Förhandsbesked kan exempelvis lämnas om en person planerar söka till senare del av program och inte uppfyller kravet på att vara student vid KI eller inför att en student ska bedriva studier utomlands och planerar att kunna tillgodoräkna sig dessa vid återkomst till KI.     

Ett förhandsbesked kan vara betydande för studentens möjlighet att planera sina studier, det är därför viktigt att beskedet innehåller korrekt information om de villkor som gäller för att ett tillgodoräknande senare ska vara möjligt. 

Ett förhandsbesked om tillgodoräknande är endast ett preliminärt besked och därmed inte bindande, vilket ska tydliggöras för studenten. Förhandsbesked ska dokumenteras och diarieföras. 

Utbytes-/utlandsstudier 
Inför utbytesstudier inom utbytesprogram och inför utlandsstudier på egen hand godkända av program- eller kursansvarig ska en preliminär bedömning (förhandsbesked) av möjligheten att tillgodoräkna studierna göras. Denna bedömning ska delges studenten. Den preliminära bedömningen (förhandsbesked) utgör inget beslut om tillgodoräknande.  

Följande gäller för person som har uppehållstillstånd i Sverige som flykting och som har bristande studiedokumentation: 
Högskolan ska så långt som möjligt, använda kunskapsprövning som grund för tillgodoräknandet. Detta tillvägagångssätt ska tillämpas om följande kan åberopas: 

• att personen vid flykt tvingats lämna dokument kvar i hemlandet; 
• att det inte går att kommunicera med myndigheterna i hemlandet; 
• att arkiven i hemlandet har förstörts; 
• att informationen av politiska skäl inte kan lämnas ut; 

Uppgifterna om tidigare studier skall lämnas på heder och samvete och om möjligt bestyrkas av någon som känner till förhållandena.

Studenter har rätt att få kunskaper och färdigheter som har förvärvats genom yrkeserfarenhet prövade för tillgodoräknande. Till ansökan ska utförlig dokumentation som styrker åberopad kompetens bifogas.

“Med reell kompetens menas den samlade kompetens en person har, oavsett hur han/hon har skaffat den och oavsett om han/hon har formella betyg på den eller inte. Den reella kompetensen prövas i samband med att en studentens behörighet till en viss utbildning prövas och i samband med att en person begär tillgodoräknande av annan utbildning än högskoleutbildning eller av yrkeserfarenhet.”

Handläggning och bedömning 
Studenten ska utöver ansökan, bifoga en värdering över hur hen anser sig uppfylla lärandemålen i kursplanen. I värderingen ska studenten för varje lärandemål beskriva och motivera sin kompetens som motsvarar lärandemålet. Studenten ska besvara följande frågor: 

• Beskriv när, var och hur du har erhållit de kunskaper, färdigheter och förhållningssätt som motsvarar lärandemålet.
• Ange specifika situationer och/eller arbetsuppgifter som synliggör dina kunskaper, färdigheter och förhållningssätt. 
• Beskriv de metoder och/eller teorier som du använt och motivera varför samt ange i vilken forskning/litteratur som du finner stöd för ditt resonemang och handlande.

Om något saknas i ansökan ska studenten ges tillfälle att komplettera sin ansökan. 

Processen och bedömningsmetoder 
Handläggningen och beslutsfattandet av tillgodoräknande av reell kompetens ska följa den ordinarie handläggningen av tillgodoräknande. Processen nedan kompletterar hanteringen av ansökan om tillgodoräknande med reell kompetens som grund. 

1. Studenter som har frågor gällande ansökan om tillgodoräknande av reell kompetens alternativt utformningen av ansökan, ska vända sig till programmets studievägledare eller kursens utbildningsadministratör/ examinator. 
2. Studenten lämnar in ansökan inklusive självvärdering av sina kunskaper, färdigheter och förhållningssätt i förhållande till lärandemålen. 
3. Beslutsfattaren avgör om ansökan inklusive självvärdering och bilagor behöver kompletteras. 

Komplettering av ansökan
En komplettering av ansökan kan göras skriftligt och/eller genom samtal/intervju med studenten. En intervju/samtal med studenten i början av ärendet kan ge studenten möjlighet att förtydliga sin självvärdering. Det kan vara en fördel att förbereda de frågeställningar som behöver besvaras under samtalet. Utifrån intervjun/samtalet kan beslutsfattaren utöver komplettering av ansökan få underlag för beslut om och i sådana fall vilka ytterligare bedömningsmetoder (referenser eller ämneskunniga) som behövs för att bedöma kompetensen och fatta beslut i ärendet. En tjänsteanteckning skrivs efter intervjun/samtalet och bifogas ärendet. 

4. Studenten inkommer med efterfrågad komplettering. 
5. Beslutsfattaren avgör utifrån den kompletta ansökan om och i sådana fall vilka kompletterande metoder som behövs för att bedöma kompetensen och fattar beslut i ärendet. Nedan finns förslag på olika bedömningsmetoder: 

Förslag på metod för bedömning av kunskaper och färdigheter
Utöver ansökan och självvärdering kan följande metoder användas för att bedöma studentens kunskaper, färdigheter och förhållningssätt i relation till kursplanens lärandemål.

Referenser 
Ytterligare ett sätt att bedöma studentens kunskaper, färdigheter och förhållningssätt är att intervjua exempelvis chefen för arbetsplatsen där studenten varit yrkesverksam.

Ämneskunniga 
Ämneskunniga kan anlitas för att ge ytterligare underlag till beslutsfattaren.

6. Om nya frågeställningar uppkommit i samband med bedömningen kan avslutande intervju/samtal med studenten användas för att klargöra dessa frågor. Dock ska avsikten med intervjun/samtalet endast vara komplettering. 
7. Beslutsfattaren fattar utifrån sammanlagda underlaget beslut om bifall eller avslag gällande ansökan om tillgodoräknande. Avslås ansökan helt eller delvis ska en tydlig motivering skrivas i beslutet. 
8.  Avslutningsvis skriver beslutsfattaren en tjänsteanteckning som läggs till ärendet där en beskrivning finns över hur bedömningen gått till och vilka metoder som använts samt motiverar på vilket sätt underlaget visar på måluppfyllelse. Bedömningsunderlag så som tjänsteanteckningar från samtal med studenten, tidigare arbetsgivare mm, ska också läggas till ärendet.