Stöd i ärendehantering och handläggning av beslutsärenden inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå

Här är en sammanställning av information och föreskrifter som ett stöd och en vägledning till beslutsfattare och handläggare av beslutsärenden.

Ärenden ska handläggas i enlighet med förvaltningslag (FL) samt myndighetsförordningens (MF) utgångspunkter för handläggning och beslut. Dessa tydliga instruktioner kring handläggning och beslut ska alla som är delaktiga i ett ärendes handläggning och beslut känna till och tillämpa.

Den statliga värdegrunden

I skriften Den statliga värdegrunden – gemensamma principer för en god förvaltning beskriver Statskontoret de sex grundprinciperna för svensk myndighetsutövning: demokrati, legalitet, objektivitet, fri åsiktsbildning, respekt samt effektivitet och service. Den finns refererad på KI:s websida Den statliga värdegrunden.

KI strävar efter en rättssäker och likvärdig ärendehantering av beslut mot studenter som hanteras av olika beslutsfattare i organisationen. Här ges en övergripande beskrivning av hur handläggning och beslut ska hanteras.

Beslut handläggs och fattas av den institutionen som är ansvarig för den utbildning som studenten går. Följande beslut inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå kan överklagas:

  • avslag på en students begäran om undantag från behörighetsvillkoren. 
  • avslag på en students begäran om tillgodoräknande av utbildning eller yrkesverksamhet.
  • avslag på en students begäran om befrielse från ett obligatoriskt utbildningsmoment.
  • avslag på en students begäran att få kursbevis. 
  • avslag på en students begäran om att få fortsätta sina studier efter studieuppehåll.

Övergripande hanteringsordning

  1. Ansökan kommer in från studenten exempelvis gällande tillgodoräknande.
  2. Ansökan datumstämplas och diarieförs direkt vid ankomst.
  3. Ärendet bereds av handläggare, använd de mallar som finns.
  4. Beslut tas och det är viktigt att beslutet motiveras, särskilt om det är ett avslag. 
  5. Beslutet signeras av beslutsfattare och föredragande, en e-signatur är giltig på samma sätt som en handskriven signatur.
  6. Beslutet delges studenten via e-post.
  7. Handlingarna diarieförs och arkiveras enligt rutin med e-post till Registrator, originalhandlingar skickas med internpost.

Prövning och beslut

Ansökan ska alltid prövas, om ansökan avslås ska det finnas en tydlig motivering till avslaget. 

Det ska finnas en utsedd tjänsteman som fattar beslut, vem som fattar beslutet framgår av delegationsbeslut. I delegationsbeslutet ska framgå om beslut kan fattas utan föredragning. Handläggaren som föredrar beslutet ansvarar vanligtvis för handläggningen av ärendet.

Ärendegång

  • Ärenden ska handläggas skyndsamt enligt FL.  
  • Ansökan ska diarieföras vid ankomst (oavsett om det är ett e-post eller en blankett) och förses med ankomstdatum.
  • Det ska finnas tydlig information på program- och kurswebbar om hur och eventuellt när studenten ska lämna in ansökan för att den ska hinna hanteras innan exempelvis kursstart. När tidpunkt bestäms bör det tas hänsyn till tid för eventuellt överklagande av beslut.
  • Studenten kan lämna in en ansökan på olika sätt. De av KI framtagna blanketterna är ett stöd för att få in de handlingar i ärendet som behövs för beslut men det är inte ett absolut juridiskt krav att använda blankett. Om ansökan inkommer utan att blanketten har använts kan handläggaren, om det behövs, begära att en komplettering av studenten.
  • Är ansökan komplett? Handläggaren behöver försäkra sig om att alla handlingar finns med i underlaget. Underlag som finns tillgängliga inom KI bör handläggare begära direkt från kursansvarig institution. Är det underlag som studenten vill åberopa till exempel från annan högskola alternativt andra kunskaper och färdigheter bör en komplettering begäras in från studenten. Informera studenter att bilagor är tillåtna till exempel ett brev som förklarar ansökan. 
  • Kompletteringar bör alltid begäras in till viss tidpunkt för att ärendet ska kunna beredas vidare alternativt avslutas om komplettering inte inkommer.
  • Ser handlingarna äkta ut? Om det uppkommer tvivel om att handlingar som ligger som underlag för beslutet stämmer ska originalen visas upp alternativt att det från KI tas direktkontakt med den som uppges ha utfärdat handlingarna.
  • Ett negativt beslut/avslag ska motiveras tydligt. Enligt FL ska en motivering innehålla uppgifter om vilka föreskrifter som har tillämpats och vilka omständigheter som har varit avgörande för myndighetens ställningstagande. 
  • Beslut ska signeras, kan signeras elektroniskt.
  • Beslutsmall ska användas för att bland annat säkerställa att överklagandehänvisning med mera finns med. 
  • Beslutet ska delges studenten via e-post. 
  • Eventuellt överklagande av beslut ska inkomma inom 3 veckor från det att studenten har tagit del av beslutet. Det kan vara svårt att avgöra om studenten tagit del av beslutet. Det är därför viktigt att dokumentera delgivningen av beslutet, lägg därför kopia av e-post i diarieakten som en pdf. Se även anvisningar för överklagande för handläggning.

Digital hantering

  • Det finns inga krav på att ansökan ska vara underskriven. 
  • Delgivning och hantering av handlingar kan ske via e-post. 
  • Beslutet kan signeras digitalt
  • För att arbeta gemensamt i handläggningen kan beslutsfattaren och handläggaren använda sig av gemensamma digitala plattformar som onedrive/sharepoint. Den gemensamma ytan/mappen ska vara låst. Reglerna om informationssäkerhet bl.a. tvåfaktorsidentifiering ska användas. Se information på KI:s medarbetarwebb: https://medarbetare.ki.se/informationssakerhet 
  • Handlingarna ska rensas från den gemensamma ytan när ärendet är slutfört och arkiverat (då finns handlingarna i stället tillgängliga i arkivet.) 
  • Om handlingar sparas under längre tid än 3 månader på gemensam mapp ska mappen anmälas som register till dataskyddsombudet.
  • Alla anställda på KI kan få en tittbehörighet i arkivet.

Förvaltningslagen (2017:900)

Nedan är ett kort utdrag ur de inledande paragraferna från Förvaltningslagen:

“Grunderna för god förvaltning legalitet, objektivitet och proportionalitet"

5 §   En myndighet får endast vidta åtgärder som har stöd i rättsordningen.

I sin verksamhet ska myndigheten vara saklig och opartisk.

Myndigheten får ingripa i ett enskilt intresse endast om åtgärden kan antas leda till det avsedda resultatet. Åtgärden får aldrig vara mer långtgående än vad som behövs och får vidtas endast om det avsedda resultatet står i rimligt förhållande till de olägenheter som kan antas uppstå för den som åtgärden riktas mot.

Service

6 §   En myndighet ska se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla.

Myndigheten ska lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål.

Tillgänglighet

7 §   En myndighet ska vara tillgänglig för kontakter med enskilda och informera allmänheten om hur och när sådana kan tas.

Myndigheten ska vidta de åtgärder i fråga om tillgänglighet som behövs för att den ska kunna uppfylla sina skyldigheter gentemot allmänheten enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen om rätten att ta del av allmänna handlingar.

Samverkan

8 §   En myndighet ska inom sitt verksamhetsområde samverka med andra myndigheter.

En myndighet ska i rimlig utsträckning hjälpa den enskilde genom att själv inhämta upplysningar eller yttranden från andra myndigheter.

Utgångspunkter för handläggningen

9 §   Ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts.

Handläggningen ska vara skriftlig. Myndigheten får dock besluta att handläggningen helt eller delvis ska vara muntlig, om det inte är olämpligt.”

Högskolelagen (1992:1434)

Högskolelagen innehåller bestämmelser för universitet och högskolor som har staten som huvudman. Högskoleförordningen och Universitets- och högskolerådets författningssamling kompletterar högskolelagen. 

 

Ta gärna kontakt om ni har frågor om handläggning eller beslut.

Kontakt

Enheten för stöd till program- och utbildningsnämnder arbetar bl.a. med verksamhetsstöd till utbildningsansvariga och lärare.

Charlotta Cederberg Enhetschef

Verksamhetsstöd i utbildningsrättsliga frågor och arbetsmiljöfrågor
Samordnare Christian Edling
Handläggare Frida Engman
Mail: ursam-uf@ki.se

Verksamhetsstöd i utbildningsadministrativa processer och studievägledningsfrågor
Samordnare Cecilia Forssman