Handläggning inom utbildningsnämnd / programnämnd
Här finns grundläggande information och hänvisningar till handläggning inom utbildningsnämnd (UN) / programnämnd (PN). Arbetet sammanfaller ofta med programhandläggning.
Planering
Institutionens utbildningsansvar på grundnivå och avancerad nivå omfattar såväl programkurser som fristående kurser och uppdragsutbildnings samt för programansvariga institutioner även programansvar. För att hantera institutionens utbildningsuppdrag ska en utbildningsnämnd inrättas med det övergripande ansvaret för genomförande och samordning av utbildningsansvaret.
Programnämnd heter motsvarande beslutande organ under Kommittén för utbildning och Gemensamt verksamhetsstöd. Läkarprogrammet och biomedicinprogrammen har programnämnd.
Grundläggande är att ha ordning på besluts-och delegationsordningen för institutionen / programnämnden samt nämndens ledamöter och studentrepresentation. Därtill kommer tidsplanering för beslut i nämnden i förhållande till dead-lines för exempelvis, återrapportering, resursfördelning och kursplaner. Nämnden ska bland annat besluta om utbildningsutbudet under dess ansvar. Här måste det vara koordinerat mellan programhandläggare och handläggare i nämnden och eventuella involverade institutioner.
KI:s utbildningsorganisation - vem gör vad?
Delegationsordning | Medarbetare (ki.se)
E-postadresser till PD, GUA, utbildningsnämnder och programnämnder
Ärenden i nämnden
Vilken typ av ärenden som tas upp i nämnden beror bland annat på om institutionen har programansvar eller inte och hur stort utbildningsuppdrag det rör sig om samt hur delegationsordningen ser ut för institutionen. Här än några vanligen förekommande frågor och sånt som ska fattas beslut om:
- Beslut om budget och resursfördelning samt uppföljning.
- Beslut kvalitetsarbete/-planer/återrapportering, aktivitetsplaner.
- Beslut om kursplaner.
- Antagningstal till programmen inför T1, reservantagning.
- Dimensionering av utbildningen (antal platser på program/ kurs).
- Valbara kurser.
- Internationalisering av utbildningen.
- Utvärderingar så som kursvärderingar, Examensenkäten, alumnienkät.
- Revidera och skapa ny utbildningsplan.
- Lägga ner gamla kursplaner och utbildningsplaner.
Läs mer på sidan om programadministration och handläggning
Mötesformalia
Deltagare i mötet och formerna är anvisade i anvisningar för Kurs- och programansvar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå.
Beslut fattas i enlighet med institutionens besluts- och delegationsordning.
Mötesdatum bestäms i nämnden. Framförhållning underlättar arbetet, bestäm gärna kommande termins mötesdatum i god tid.
Läs mer under Utbildningsnämnd
Kallelse, protokoll och justera protokoll
Kallelse går ut med eventuella bilagor senast en vecka innan mötet.
Bilagorna ska numreras och listas i kallelsen så att ledamöterna lätt kan orientera sig.
Handläggare skriver protokoll enligt mall och riktlinjer.
Handläggare kan föredrar ärenden i nämnden.
Så öppnar du KI-mallar direkt i PowerPoint och Word | Medarbetare
Ordförande justerar protokoll tillsammans med en ytterligare person (gärna studentrepresentant).
Handläggare signerar också protokollet som sekreterare.
Dokument och mallar rörande dokumenthantering | Medarbetare (ki.se)
Protokoll för nämndens möten ska diarieföras. PN-protokoll diarieförs inte enligt dokumenthanteringsplanen. Ordförandebeslut och PD-beslut ska numreras med år och löpnummer och skickas till arkivet tillsammans med PN-protokollet. Alla beslut ska diarieföras, med utdrag ur protokollet och underlaget till beslutet.
Läs mer om Arkiv och registratur.
Beslut
Efterfråga diarienummer (dnr) från Registrator när ett nytt ärende förs upp på dagordningen för beslut.
Beslut gäller från och med att protokollet är justerat.
Ordförandebeslut och PD-beslut ska arkiveras i serier.
Beslut Per capsulam
Per capsulam beslut innebär att beslut fattas utan att nämndens medlemmar är samlade. Det händer att man måste avgöra brådskande ärenden mellan nämndmöten. Ordföranden kan då lägga fram beslutsförslag till de enskilda ledamöterna, muntligt eller skriftligt. Ledamöternas ståndpunkter samlas in och protokollförs. I protokollet ska skrivas in att beslutet har fattats per capsulam.
Mejla ut till ledamöterna, som ges rimlig tid att ta ställning (24-72 timmar), beslutstexten måste formuleras så ledamöterna kan svara ja eller nej (inget annat).
Formulera beslutet med de som röstat (ej ordförande).
Beslutet fattas av ordförande.
Studentrepresentanter
Studenterna har rätt att vara representerade när beslut fattas eller beredning sker som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation (Högskolelagen 2 kap 7§).
MF respektive OF utser studentrepresentanter.
Ordförande och handläggare informerar om arbetet i nämnden, gärna med ett välkomstmejl.
Läs mer i dokumentet Anvisningar för studentinflytande och på sidan
Ordförande tillsammans med handläggare introducerar studentrepresentanterna till rollen, exempelvis med ett välkkomstmejl där funktionen förtydligas och förväntningarna klargörs. Delge så snart som möjligt nämndens mötesdatum och andra viktiga datum för nämndens arbete.
Efter avlutad period är det lämpligt att utfärda ett intyg till respektive studentrepresentant för arbetet i nämnden, där arbetet och ansvaret beskrivs.
Samordnare för studentrepresentanter på KI är Gemensamt verksamhetsstöd/Utbildningsstöd, Lena Atterwall.