Programadministration och handläggning
Stöd i programadministration och programhandläggning inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå.
Av KI:s 21 institutioner har ungefär hälften programansvar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Arbetet organiseras olika men det finns grundläggande skyldigheter och åtagande förknippat med ansvaret. Här redovisas i korthet övergripande uppgifterna för programadministration.
Syftet med sidan är att klargöra arbetet med programadministration och handläggning med målet att skapa resurseffektiv, likvärdig och transparent administration.
Beslut inom utbildning
Dessa anvisningar syftar till att skapa en likvärdig och rättssäker ärendehandläggning av beslut mot studenter som hanteras av olika beslutsfattare i organisationen.
Programplanering
Grundläggande i programadministrationen är att ha ordning på besluts-och delegationsordningen för institutionen / programnämnden samt nämndens ledamöter och studentrepresentation.
Tidsplanering för beslut i nämnden i förhållande till dead-lines för exempelvis, återrapportering, resursfördelning och kursplaner. Nämnden ska bland annat besluta om utbildningsutbudet under dess ansvar. Här måste det vara koordinerat mellan programhandläggare och handläggare i nämnden.
Planeringsfasen | Medarbetare (ki.se)
Pedagogisk grundsyn & utbildningsdesign | Medarbetare (ki.se)
Se vidare information under Selmas manualer och anvisningar
Ramschema
Varje program ska ha en programöversikt med programmets studieplan med exakta datum för när kurserna ska ges för läsåret. Det så kallade ramschemat ska publiceras senast fyra veckor innan kursstart på programwebben. Notera att beslutade examinationsdatum inte får ändras efter de är publicerade.
Ramschemat är också ett bra stöd för examinatorer, lärare och andra som arbetar med programmet.
Se exempel optikerprogrammet, i programöversikten under upplägg finns ett ramschema
Utbildningsplan
Enligt högskoleförordningen ska det för varje utbildningsprogram finnas en utbildningsplan.
Utbildningsplanen är ett övergripande dokument som anger utbildningens mål, huvudsakliga innehåll, omfattning och vem som är utbildningsanordnare, där ingår också basdata som examen och institutionstillhörighet samt en studieplan över de i programmet ingående kurserna.
Under 2024 kommer utbildningsplaneringsplattformen bytas till Ladok.
Hur
På KI skapas alla utbildningsplaner för program på grundnivå och avancerad nivå i Selma. Utbildningsplaner för alla utbildningsprogram på grundnivå och avancerad nivå inom KI dokumenteras i utbildningsdatabasen Selma och kan sökas fram via denna sökfunktion (gäller utbildningsplaner som gäller från och med höstterminen 2007 eller senare).
Utbildningsplaner kan revideras, under samma programkod, alternativt görs större förändringar i utbildningen då en ny utbildningsplan med ny programkod behövs.
Beslut
Ny UP beslutas av KU, reviderad UP kan beslutas av UN/PN.
Vem
PD tillsammans med övriga ledningen tar fram underlag, PH är föredragande.
När
Ingen fast dead line men betänk att en UP behöver vara beslutad och klar cirka 18 månader innan första kullen registreras på programmet lite beroende på om programmet ges en eller två gånger per år. Programinformationen ska ut och programmet ska annonseras på Antagning.se / Universityadmissions.se och informationen måste vara fastställd när studenten ansöker så att studenten vet vilken utbildning hen söker till.
Kontakt
UN-handläggare och programhandläggaren jobbar med kursplaner, regler för utbildningsplaner eller övriga frågor om utbildningsformalia. Stöd i dessa frågor finns på Gemensamt verksamhetsstöd (GVS).
Selma support: https://medarbetare.ki.se/selmasupport-vid-ki
Dokument
Regler för utbildningsplaner för program på grundnivå eller avancerad nivå Dnr 1-134/2016 2016-04-14
Relevant
Utbildningsplan i Selma | Medarbetare (ki.se)
Sök utbildningplan | Karolinska Institutet Utbildning (ki.se)
Anvisningar för nedläggning av utbildning på grundnivå och avancerad nivå
Programinformation
Informationen i programtillfället används som utbildnings- och anmälningsinformation på ki.se och på antagning.se. Alla KI:s programtillfällen på grundnivå och avancerad nivå läggs upp i Selma (från 2025 kommer det vara i Ladok).
Informationen används som utbildnings- och anmälningsinformation på ki.se och på antagning.se
Hur
Alla KI:s programtillfällen på grundnivå och avancerad nivå läggs upp i Selma.
Programhandläggare/handläggare på institution och programdirektor kommunicerar kring de beskrivande texterna för respektive program. Handläggaren lägger in/redigerar texterna i programtillfällena i utbildningsdatabasen Selma. Det är dessa texter som ligger till grund för utbildningskatalogen på webben.
Varje termin skickar kollegorna som arbetar med rekrytering ut en tidplan för kommande år.
Beslut
UN/PN eller på delegation.
Vem
PH handlägger i systemet.
När
Inför varje läsår publicerar vi information om våra programtillfällen via Selma. Programtillfällen för program skapas två gånger per år, först för den internationella antagningsomgången och sedan för den nationella antagningsomgången.
Inför varje nytt programtillfälle, senast ett par månader innan antagningsomgången öppnar, enligt en tidsplan med deadline.
Kontakt
GVS/UFS/UVA Helene Svanholm
Varje program ska ha en programwebb i Drupal för antagna studenter med information om programöversikt, schema, studieadministrativ information och kontaktvägar.
Företrädesvis ska det på programwebben finnas länkar till alla öppna kurswebbar i Drupal.
Kurs- och programwebb | Medarbetare (ki.se)
Programinformation för presumtiva studenter
En del av materialet läggs också ut på KI:s webbsida för presumtiva studenter som söker information om utbildning på KI. Här finns information om vårt utbildningsutbud "Studera på Karolinska Institutet".
Vid frågor, kontakta oss gärna enligt nedan:
- Frågor om hur man arbetar i Selma/visning i Selma: selmasupport@ki.se
Se även ”Användarmanual Selma för programtillfälle” på Selmas hemsida.
- Frågor om deadlines för institutions- och fakultetsgodkännande: Bodil.Lampen.Helgesson@ki.se
- Antagningsrelaterade frågor/anmälan/behörighet/urval: antagning@ki.se
-Frågor om textredigering och innehåll på svenska: helene.svanholm@ki.se
Nyantagna studenter få information från en rad olika delar av KI och av Antagning.se.
Kommunikatörerna har sammanställt vad som går ut till nyantagna programstudenter på de nationella nybörjarprogrammen. Här listas vilken information som skickas centralt och vad som rekommenderas att skickas från programmet. Till hjälp finns en mall för programmets välkomstmejl.
Inför varje ny termin måste programtillfällesstrukturen skapas och publiceras, det vill säga vilka kurser som ska ges inom ramen för programmet kommande termin. Ordinarie programkurstillfällen i utbildningsdatabasen skapas i Selma för samtliga ordinarie programkurser för varje termin enligt studieplanen i UP och beslutat ramschema. Uppgifter förs sedan automatiskt över till Ladok där de används för att skapa programstrukturer.
Hur
Programhandläggaren lägger upp programtillfälle i Selma som sedan granskas av GVS/ Fakultetskansliets handläggare och slutligen godkänns av Antagningsenheten var med överföring av uppgifterna till Ladok sker.
I Ladok anges strukturen med vilka kurstillfällen som ska ges och om det är en obligatorisk eller valbar kurs.
Första terminens (T1) kurser publiceras separat.
Studievägledaren tillgängliggör (publicerar) programstrukturen för behöriga studenter i Ladok.
Beslut
Programtillfällesstrukturen utgår från beslut om ramschema fattat av UN/PN eller på delegation.
Vem
PH handlägger.
När
Inför varje ny termin så måste programtillfällesstrukturen skapas och publiceras. Senast dagen innan antagningsresultaten läses in i Ladok.
Några veckor innan terminsstart. OBS att studievägledaren måste har gjort sitt arbete i Ladok klart (inklusive spärra obehöriga studenter) innan programtillfällesstrukturen kan publiceras.
Nära samarbete mellan handläggare och studievägledare är viktigt.
Kontakt
Ladok-support
Kommentar
Observera att studievägledaren måste vara klar med behörighetskontrollen till kommande kurser innan programtillfällesstrukturen kan publiceras.
Kursplaner
Vad
Enligt högskoleförordningen ska det för varje kurs finnas en kursplan (KP). På KI skapas alla kursplaner för kurser på grundnivå och avancerad nivå i Selma (från och med år 2025 kommer Ladok vara KI:s utbildningsplattform även för kursplaner). Kursplanen är ett juridiskt bindande dokument som anger bland annat kursmål, arbetsformer och examinationsformer.
Ny kursplan eller revidering: ny kurskod ska i princip göras då det är ändringar i basdata för kursen (enligt utbildningsdatabasen Selmas mall), övriga ändringar kan göras som revideringar, eventuellt med ny version för KP.
Arbete pågår under 2024 med att byta utbildningsdokumentationsplattform från Selma till Ladok.
Arbetet med kursplanerna och beredning av nya kurser skiljer sig något åt, beroende på om det rör sig om kurs inom program eller fristående kurs. När det gäller fristående kurser arbetar handläggarna parallellt med handläggning av både pågående/kommande termin och för nästkommande läsår, där de ligger cirka ett år i förväg i planering, beredning, ansökningar, kursplanearbete och kurstillfällesinformation med mera.
För kurser inom program är handläggningen istället begränsad till löpande handläggning av pågående/kommande termin.
Hur
Omfattande arbete som bygger på pedagogisk utveckling, kursanalyser och mål för utbildningen som sedan dokumenteras i en kursplan i Selma.
Programansvarig programnämnd/programansvarig institution ger uppdrag (efter utlysning) för obligatoriska kurser inom program och för valbara kurser som enbart hör till ett program.
I den samverkan som programansvarig har med kursansvarig institution ska en dialog föras om förväntningarna/kraven och vad som kommer att gälla nästkommande år, det vill säga hur programmet utvecklas. Den kommunikationen kan ske på skilda sätt - till exempel genom temakollegier, programråd eller liknande.
Beslut
Beslutas av UN/PN enligt en tidsplan med dead line i förhållande till terminsstart, kursstart och att programtillfällen ska publiceras.
Kursansvarig institution beslutar om fastställande och revidering av kursplaner vad gäller såväl interprofessionella kurser som övriga programöverskridande kurser. Kursplanerna läggs som vanligt upp i Selma och ska vara fastställda i god tid innan kursen utannonseras.
Vem
Utarbetas av kursansvarig, examinator, lärare i kursen och PD. Föredras av handläggaren.
Kommunikationen mellan programansvarig och kursansvarig institution kan ske på skilda sätt. Dialog om eventuella förändringar i kommande års uppdrag sker i den samverkan som programansvarig har med kursansvarig genom temakollegier, programråd etc. Kursuppdragen arkiveras på programansvarig institution.
När det gäller fristående kurser så samarbetar respektive kursansvarig institution med de olika avdelningarnas utbildningsansvariga och handläggare vid Fakultetskansliet/ Gemensamt verksamhetsstöd (GVS). Ibland förekommer det även viss delegation till så kallade första linjens handläggare på institutionerna.
När
Dead line finns varje termin för när kursplanen ska vara fastställd i Selma. Senast ett par månader innan terminsstart då kursen ska ges, ska synkas med kursanalyser och kurstillfällen och programtillfälle.
Kurskatalog gällande nästkommande läsårs fristående kurser publiceras i januari. Kursansvarig kontrollerar att publicerad information per kurs är korrekt. Om något behöver korrigeras ska detta återkopplas snarast
Ansökan om kurstillfälle (fristående kurser) inför nästkommande läsår skickas av kursansvarig till utbildningsansvarig senast i början av maj. Handläggare sammanställer sedan institutionens ansökningar som formellt godkänns vid möte i utbildningsnämnden (UN) i slutet av maj.
Kursutbudet för fristående kurser vid KI beslutas av Kommittén för utbildning (KU) baserat på underlag från en särskild arbetsgrupp. KU diskuterar förslaget vid möte i oktober. Handläggare vidarebefordrar därefter information om primärt beviljade kurser till utbildningsansvariga och kursansvariga. Kursplanerna beslutas vanligen vid möte i UN/PN i november och fastställs därefter i Selma senast 31 december. För fristående kurser gäller att kurstillfällesinformationen inför nästkommande läsår ska vara godkänd i Selma i början av december. Därefter granskas kurstillfällena centralt av Fakultetskansliet och Antagningsenheten, inför publiceringen av kurskatalogen i mitten av januari.
Kontakt
Programhandläggare arbetar med kursplaner, reglerna för utbildningsplaner eller övriga frågor om utbildningsformalia.
GVS/ FIR jobbar med formalia för kurser inom program och fristående kurser.
Selma support: https://medarbetare.ki.se/selmasupport-vid-ki kan svara på hanteringen i systemen.
UoL jobbar med pedagogisk i utbildning
URSAM svara på utbildningsrättsliga frågor: ursam-uf@ki.se
Kommentar
Alla beslutade aktuella kursplaner i Selma visas i KI:s kursplanearkiv
Gamla nedlagda kursplaner finns hos registrator i KI:s Arkiv.
Anvisningar för kursplaner på grundnivå och avancerad nivå Dnr: 1-625/2022, Fastställd av Kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, 2022-06-29
Kursansvarig institution beslutar om fastställande och revidering av kursplaner vad gäller såväl interprofessionella kurser som övriga programöverskridande kurser. Kursplanerna läggs som vanligt upp i Selma och ska vara fastställda i god tid innan kursen utannonseras.
Valbara kurser
PD beslut om valbara kurser.
Valbara kurser inom program kan vara kurser i en fastställd studieplan eller helt valbar. Utbildningsorganisationen, på delegation från prefekt vanligen UN, under KU av PN, ansvarar för kursutbud och urvalsmodeller för valbara kurser.
Vem Handläggare eller studievägledare administrerar vanligen valet av valbar kurs.
När I god tid innan kursen ges men med fastställd kursplan.
Kontakt Antagningsgruppen vid GVS/UFS.
Programöverskridande kurser
Kurs som ges inom studieplan för flera program, exempelvis valbar kurs eller en kurs i statistiska metoder.
Budget och ekonomi
Styrning och resultat | Karolinska Institutet (ki.se)
INDI-modellen | Medarbetare (ki.se)
Anvisningar för ersättningar för särskilda uppdrag vid Karolinska Institutet | Medarbetare
Dimensionering och expansionstak
Dimensioneringen av utbildningsplatser görs efter samhällets behov och studenters efterfrågan, KU bereder för FN.
Resursfördelning och budgetarbete
Resursfördelning och budgetprocessen
Hantering av programöverskridande kurser, inklusive interprofessionella kurser
Studentrepresentanter
Studenterna har rätt att vara representerade när beslut fattas eller beredning sker som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation (Högskolelagen 2 kap 7§).
Läs mer i dokumentet Anvisningar för studentinflytande vid Karolinska Institutet
MF/OF utser studentrepresentanter.
Ordförande tillsammans med handläggare introducerar studentrepresentanterna till rollen, exempelvis med ett välkkomstmejl där funktionen förtydligas och förväntningarna klargörs. Delge så snart som möhjligt nämndens mötesdatum och andra viktiga datum för nämndens arbete.
Arvode till studentrepresentanterna ska utbetalas terminsvis enligt tariff.
Efter avlutad period är det lämpligt att utfärda ett intyg till respektive studentrepresentant för arbetet i nämnden.
Samordnare för studentrepresentanter på KI är Lena Atterwall på Gemenssamt verksamhetsstöd.
Systematiskt kvalitetsarbete
Institutionerna ska årligen återrapportera utbildningsverksamheten till Kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå (KU). Detta arbete genomförs bland annat av grundutbildningsansvarig (GUA), programdirektorerna (PD) och programhandläggarna.
Information om vad som ska återrapporteras skickas ut i november inför verksamhetsåret.
Arbetet med återrapporteringen och eventuell verksamhetsutveckling med anledning av frågeställningarna och de uppgifter som efterfrågas ska inarbetas i institutionens ordinarie verksamhetsplanering.
Återrapportering av verksamhetsåret, inklusive kvalitetsplan för kommande verksamhetsår ska lämnas i februari efter verksamhetsårets slut.
Syftet med återrapporteringen, inklusive kvalitetsplanen, är att stimulera kvalitetsutveckling inom KI:s utbildningsverksamhet och alla aspekter av utbildningen ska beaktas vid besvarandet. Frågeställningarna ska även beaktas vid analys av utbildningskvaliteten och identifierande av förbättringsområden i kvalitetsplanen.
Kvalitetsplan för utbildning på grundnivå och avancerad nivå på institutionsnivå och programnivå är en del i återrapporteringen.
Se dokumentet "Instruktioner och mallar för kvalitetsplan för utbildningsuppdrag på grund- och avancerad nivå" som finns länkat till på sidan "Planeringsfasen".
Mer information finns under Systematiskt kvalitetsarbete inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå
Kursuppdrag
Kursuppdrag inom utbildningsprogram fastställs av programansvarig nämnd enligt en mall fastställd av KU och ska lämnas till kursansvarig institution i november baserat på inlämnade underlag som programhandläggarna förberett tillsammans med programdirektorer, kursansvariga lärare och/eller utbildningsansvariga vid institutionernas olika avdelningar.
Av kursuppdraget ska framgå relevanta och realistiska förväntningar/krav för kursansvarig att genomföra, samt hur och när kursuppdraget ska återrapporteras till programansvarig nämnd. Mallen är fastställd av kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå (KU).
Läser mer under systematiskt kvalitetsarbete.
Antagning och reservantagning
All högskoleutbildning kräver att de sökande har vissa förkunskaper för att klara av utbildningen. Förkunskapskraven är indelade i grundläggande behörighet och särskild behörighet.
De regler för högskoleutbildning som KI tillämpar i fråga om ansökan, behörighet och undantag från behörighetsvillkor samt urval regleras i Antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid Karolinska Institutet
Antagning till program sker via Antagning.se och plattformen NyA. NyA är ett nationellt system som används för antagning på grund- och avancerad nivå. Det finns två varianter av NyA – en expertklient och en webbaserad. NyA expertklient används av antagningshandläggare på Antagningsservice (Antagningen .se). NyA-webben vänder sig till dig som arbetar på institution och hanterar reservantagningen.
Urval 1 och 2 inför vårterminens kurser äger varje år rum under december månad. KI Antagning publicerar kurstillfällen inför vårterminen i Ladok den 1 december (inför Urval 1)
Urval 1 och 2 inför höstterminens kurser äger varje år rum under juli månad. KI Antagning publicerar kurstillfällen inför höstterminen i Ladok den 1 juli (inför Urval 1)
Observera att en del utbildningar ligger utanför de vanliga höst-, sommar- och vårantagningarna och följer en egen tidplan. Se respektive utbildnings sida på ki.se för att se vilka datum som då gäller.
För globala program som ges på engelska sker antagning via Universityadmissions.se och plattformen NyA. Antagning till avancerad nivå sker med särskild behörighetskrav som meritgranskas av programansvarig organisation.
Efter att en antagningsomgång är genomförd förs namn-, adress- och behörighetsuppgifter tillsammans med information om antagning över till Ladok. Dessa uppgifter används sedan som underlag för registrering i Ladok.
Behörighet prövas av Universitets- och Högskolerådet (UHR) genom Antagningsservice (Antagningen .se). De hanterar även urval 1, i vilket utbildningsplatserna fördelas mellan de sökande enligt den urvalsmodell som är fastställd för respektive utbildning.
I urval 2 tilldelar utbildningshandläggare reservplatser till programmen samt valbara kurser inom program, medan kursadministratörer och/eller kursansvarig lärare tilldelar reservplatser till fristående kurser.
Behörighet till utbildningar på grund- och avancerad nivå
Reservantagning till program
Reservantagning görs då platserna till ett program inte är fyllda, enligt en särskild hanteringsordning inklusive anvisningar för kommunikation med studenten som Antagningsenheten ansvarar för. När en antagen student accepterar erbjuden reservplats ska uppgiften dokumenteras i NyA. Uppgiften förs automatiskt över till Ladok.
Antagningsordning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid Karolinska Institutet
Studievägledning
Varje program och fristående kurs ska ha studievägledning som ger information om regler för utbildningen, om behörighet till kurser och högre termin, undantag från behörighetsvillkor, studieuppehåll, återupptagande av studier och andra regler kring studier. Ett vägledningssamtal kan också handla om planering av fortsatta studier, studieteknik eller studiesociala frågor och något om framtida arbete.
Programledningen jobbar i nära kontakt med studievägledaren.
Programhandläggare behöver innan publicering av programtillfälle vara i kontakt med studievägledare för att säkerställa att studenterna ligger rätt i Ladok.
Programstudievägledning vem jobbar för ivlket program
Tillgodoräknande
Student - den som är antagen och bedriver utbildning vid Karolinska Institutet - har rätt att ansöka om att få tillgodoräkna sig tidigare utbildning, annan utbildning, yrkesverksamhet eller annan reell kompetens.
Tillgodoräknande av en (1) kurs, del av kurs och fristående kurs handläggs av kursen med examinator som beslutsfattare.
Tillgodoräknande av större del av program, examensarbete och / eller valbar kurs inom program handläggs av programmet, vanligtvis programhandläggare, vem som beslutar i ärendet framgår av programansvarig nämnds delegationsordning vanligtvis programdirektor eller motsvarande.
Information finns under Tillgodoräknande - utbildning på grundnivå och avancerad nivå
Intyg
Studenten kan själv ta ut verifierbara intyg från Ladok för förväntat deltagande, registrering och resultat alternativt själv kontakta registrator för intyg ur Ladok. KI Registrator registrator@ki.se
Intyg som kräver mer omfattande information som inte finns i Ladok och som inte gäller specifik kurs kan hänvisas till programhandläggare alternativt studievägledare för programmet.
Det finns en funktion i Ladok för att lägga in fritext till intyget.
Vi har ingen skyldighet att översätta dokument och vi ska vi inte översätta betyg. Vad gäller betyg kan vi informera om vårt betygssystem.
Vi har heller ingen serviceskyldighet att skriva omfattande intyg om studierna vid KI och dess innehåll.
Terminsstart
Vid terminsstart är det en hel del pusselbitar som ska falla på plats exempelvis introduktion till nyantagna studenter, återupptag för tidigare studenter och behörighet till vidare studier som vanligtvis studievägledare arbetar med.
Programhandläggaren jobbar vanligtvis med reservantagning och ansökningar om tillgodoräknande som ofta kommer in vid terminsstart samt att uppdatera programwebbarna inför programstart.
Kommunikatörerna har skapat en bra webbsida för välkomstinformation för nyantagna studenter på de nationella programmen.
Av intresse kan också vara informationen till studenterna i forma av en checklista för nyantagna.
Utvärderingar
Löpande uppföljning och utvärdering av utbildningen är viktigt för att säkerställa att de mål som satts upp nås och för att säkerställa att rätt aktiviteter prioriteras. Exempel på utvärderinga som programmen arbetar med är kursvärderingar, Exit Poll vid examen, Exquiro Studentbarometern och Alumnienkät.
Läs mer under Utvärderingsfasen
