Kommunikationspolicy för Karolinska Institutet

För att närma oss visionen där vi driver utvecklingen av kunskap om livet och en bättre hälsa för alla och lösa de utmaningar som finns på vägen behöver vi kommunicera och samarbeta med varandra och med flera viktiga grupper lokalt, nationellt och internationellt.

Kommunikationspolicyn syftar till att skapa en övergripande gemensam syn på kommunikation vid Karolinska Institutet. Den beskriver bland annat vad KI:s kommunikation ska bidra till och vad som ska känneteckna KI:s kommunikation, vilka som är KI:s övergripande målgrupper, det övergripande kommunikationsansvaret vid KI samt lagar och förordningar som rör kommunikationsområdet.

På denna sida beskrivs huvuddragen i policyn. Policyn i sin helhet finns längst ner på sidan. 

Kommunikationsmål

KI:s kommunikation ska bidra till:

  • att KI uppnår målen för verksamheten och stärker positionen som ett av världens ledande medicinska universitet
  • ökad kunskap om och förtroende för KI:s forskning och utbildning samt betydelse för ett hållbart samhälle
  • att attrahera omvärlden till att vilja bli en del av eller bidra till KI:s verksamhet
  • dialog och samverkan

Inom KI ska kommunikationen dessutom:

  • bidra till ett öppet och tillåtande arbetsklimat som uppmuntrar en aktiv dialog mellan organisationens olika delar
  • ge medarbetare och studenter tillgång till relevant information så att de kan utföra sina uppgifter så effektivt som möjligt
  • bygga intern stolthet och hålla samman KI som mångsidig organisation

Förhållningssätt kommunikation

Kommunikationen vid KI ska kännetecknas av:

  • Kreativitet: Kommunikationen ska spegla och levandegöra KI:s verksamhet, och visa vilken betydelse den har för omvärlden. Vi ska utgå från mottagarens behov och förutsättningar i vår kommunikation.
  • Passion: KI värderar mångfald, skilda åsikter och många röster, vilket ska speglas i kommunikationen. KI uppmuntrar medarbetarna att engagera sig i organisationens kommunikation, och att ta ansvar för sin del i den.
  • Ansvar: Kommunikationen ska vara faktabaserad och präglas av hög kvalitet. Vår kommunikation ska leva upp till de krav på öppenhet och tillgänglighet som ställs på offentlig verksamhet. Alla ska vara tydliga med i vilken roll man kommunicerar.

Målgrupper

KI:s övergripande målgrupper lokalt, nationellt och internationellt är:

  • medarbetare (befintliga och potentiella anställda och anknutna)
  • studenter (presumtiva, befintliga och alumner)
  • samhällsaktörer och näringsliv (till exempel media, hälso-och sjukvård, patientorganisationer, externa forskare, finansiärer, samarbetspartnrs)
  • allmänhet (till exempel studiedeltagare, bidragsgivare, medicinskt intresserade individer)
  • myndigheter och beslutsfattare (till exempel politiker, andra lärosäten, forskningsråd)

Ansvar för kommunikationen

Kommunikationsansvaret följer verksamhetsansvaret enligt KI:s besluts- och delegationsordning. Principen är alltså att den som ansvarar för en fråga eller en verksamhet också har ansvaret för kommunikationen.

Alla medarbetare vid KI har ett ansvar för

  • kommunikationen om sina ansvarsområden
  • att själva hålla sig tillräckligt informerade för att kunna utföra sitt arbete
  • att dela med sig av kunskap, idéer och synpunkter
  • att skilja på i vilken egenskap man uttalar sig, det vill säga i KI:s namn, å KI:s vägnar eller som privatperson.

Observera att rätten att uttala sig för KI:s räkning följer det ansvar man har i sitt uppdrag inom KI. Anställda som uttalar sig i frågor som vederbörande inte har ansvar för eller sakkunskap om gör det som privatperson, inte som officiell företrädare för KI. Se även reglerna om Meddelarfrihet under rubriken "Lagar och förordningar" nedan.

Chefers kommunikationsansvar

Den verksamhetsansvarige chefen har ansvar för den interna och externa kommunikationen inom sitt verksamhetsområde i enlighet med kommunikationspolicyn.Det innebär bland annat att skapa förutsättningar för ett öppet kommunikationsklimat och en bra dialog. Samt kommunicera och förankra KI:s vision, mål, strategier, regler och kärnvärden.

Kommunikationsavdelningens och kommunikatörers ansvar

Kommunikationsavdelningen skapar förutsättningar för verksamheten att kommunicera, utvecklar KI:s kommunikation och ger ramar och instruktioner för kommunikationsarbetet. Kommunikatörer på kommunikationsavdelningen och i andra delar av organisationen utgör ett strategiskt och operativt expertstöd till chefer och medarbetare.

Ansvar vid en kris

Vid en kris ställs stora krav på att snabbt nå ut och samordna intern och extern kommunikation. Kommunikationsansvaret vid en kris följer KI:s regler för krishantering. När KI:s centrala krisorganisation aktiveras ansvarar den för samordningen av kommunikationsfrågorna.

Lagar och förordningar kring kommunikation

  • Regeringsformen, tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen reglerar allas rätt till åsiktsfrihet, yttrandefrihet och informationsfrihet.
  • Av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) framgår vilka uppgifter som är offentliga och därmed möjliga att kommunicera.
  • Enligt förvaltningslagen (2017:900) ska KI se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla samt hjälpa den enskilde så att han eller hon kan ta tillvara sina intressen.
  • Högskolelagen (1992:1434) anger att KI ska samverka med det omgivande samhället och informera om verksamheten.
  • Den som avser att påbörja en utbildning har rätt till information om utbildningen enligt högskoleförordningen (1993:100).
  • Övriga lagar som påverkar verksamhetsområdet är bland annat Upphovsrättslagstiftningen, EU:s dataskyddsförordning (GDPR) med svensk kompletterande lagstiftning, jämställdhetslagen (1991:433), diskrimineringslagen (2008:567), lagen om tillgänglighet till offentlig digital service (2018:1937), lagen om medbestämmande i arbetslivet (1976:580) och språklagen (2009:600).
  • Meddelarfrihet - reglerna om meddelarfrihet kompletterar yttrandefriheten och innebär att alla anställda inom offentlig sektor muntligen får lämna uppgifter till massmedier i syfte att de ska publiceras. Det finns dock bestämmelser om tystnadsplikt som inskränker rätten att meddela och offentliggöra vissa särskilt skyddsvärda uppgifter. Arbetsgivaren får inte undersöka de anställdas kontakter med massmedier när de har utnyttjat sin meddelarfrihet (efterforskningsförbud). Massmedierna får inte heller avslöja källan om denna vill vara anonym.

Karolinska Institutets kommunikationspolicy beslutades av rektor i februari 2022. Den utgår från KI:s uppdrag och värdegrund samt Strategi 2030 och varumärkesplattformen och kompletteras med andra styrdokument och stödverktyg som finns och fortsätter utvecklas på angränsande sidor löpande.

Läs policyn i sin helhet