Hybriddisputationer
Disputationer och licentiatseminarier vid KI genomförs på plats med fysisk närvaro, men det är möjligt att kombinera detta med vissa digitala inslag, så kallade hybriddisputationer.
Disputationer och licentiatseminarier – vad gäller framöver?
Från och med oktober 2021 finns följande alternativ för hur en disputation eller licentiatseminarium genomförs vid KI:
- Samtliga är på plats i lokalen
- En eller flera ledamöter i betygsnämnden och/eller opponenten deltar på distans via digitala verktyg (se nedan vad detta innebär).
- Det finns ett auditorium närvarande i lokalen men det finns även åhörare som tar del av disputationen på distans (se nedan vad detta innebär).
- En kombination av 2 och 3.
Doktoranden och disputationsordförande får inte delta på distans, men undantag kan göras vid synnerliga skäl efter godkännande av disputationskommittén (ansök via blankett 12.1).
Distansmedverkan av betygsnämndsledamot eller opponent
Betygsnämndsledamöter och opponent får delta på distans via digitala lösningar under förutsättning att det inte påverkar examinationens kvalitet eller kvaliteten på disputationsakten.
Det är önskvärt att alla finns på plats, men digital medverkan möjliggör medverkan av internationella forskare som annars skulle ha svårt att delta. Dessutom ligger det i linje med KI:s arbete för miljö och hållbar utveckling att minska antal flygresor.
Följande gäller för att säkerställa kvaliteten på disputationen:
- Eftersom betygsnämndsledamöter och opponent ska vara närvarande under hela disputationen måste det säkerställas att tekniken fungerar under hela disputationen både för dem som deltar digitalt och för dem som är på plats. Detta gäller även betygsnämndens möte efter disputationen.
- De som deltar på distans ska innan disputationen utbyta telefonnummer med disputationsordföranden så att de närsomhelst kan få kontakt om tekniken inte fungerar.
- Ordföranden börjar disputationen med att informera om vilka praktiska rutiner som ska gälla, t.ex. hur man begär ordet, om de som inte talar ska stänga av sin video, om alla själva ansvarar för att stänga av sin mikrofon eller om någon annan gör det, etc.
- Vid problem måste disputationsordförande avbryta disputationen och den får inte återupptas förrän det säkerställts att allt fungerar tillfredsställande.
- Det rekommenderas att det vid disputationer med digitala inslag utses en särskild person som enbart ansvarar för tekniken.
Mer information om disputationsakten
Åhörare på distans
Disputationer ska vara offentliga. Det kravet uppfylls genom att det finns en lokal, att lokalens adress framgår av annonseringen och att de som kommer dit ges möjlighet att ställa frågor till respondenten.
Vid sidan av detta kan disputationer också tillgängliggöras digitalt. Syftet är att fler ska kunna delta vid KI:s disputationer samt att lättare kunna inkludera samarbetspartner vid andra lärosäten.
De som tar del av disputationen på distans måste vara medvetna om att disputationen inte nödvändigtvis kommer att avbrytas om det blir problem med tekniken. De måste också vara medvetna om att de inte alltid kan garanteras kunna ställa frågor till respondenten.
När ställning tas till om disputationen ska gå att följa online eller ej ska hänsyn tas såväl till doktorandens önskningar som till tekniska begränsningar och till forskningens innehåll.
Webbsändning av disputationer får göras under följande förutsättningar:
- Att det ligger i doktorandens intresse. Vad som ligger i doktorandens intresse kan såväl handledare som institutionsledning behöva ta ställning till.
- Att distansåhörarna informerats om skillnaden mellan att vara åhörare på plats och åhörare på distans, se ovan.
- Att alla aktörer vid disputationen är informerade om att det disputationen sänds online. Endast de medverkande får synas i bild, inte auditoriet på plats.
Tänk på:
- Fundera över om länken ska spridas brett eller endast till en specifik grupp. Tänk särskilt på samarbetspartner vid andra lärosäten.
- Använd inte sociala medier för att sprida länken till webbsändningen.
- Fundera över om det finns skäl att inte sprida disputationen till en bred allmänhet över hela världen och om det kan få några oönskade konsekvenser.
- Var medveten om att ni inte har kontroll över ifall distansåhörare spelar in eller kopierar bilder som visas.
- Se till att den lokal ni väljer passar för de digitala inslag ni planerar.
- Se till att det finns en teknisk ansvarig person i lokalen.
- Testa tekniken i god tid innan disputationen!
Digitala verktyg
Det finns många olika sätt att sätta upp tekniken för digital medverkan. Nedan finns en beskrivning av skillnaden mellan Zoom-webbinarium och Zoom-möte, men det finns även liknande funktioner inom Teams.
Oavsett vilken teknisk lösning som används bör det finns någon på plats i lokalen med särskilt ansvar för att se till att tekniken fungerar.
Disputation som Zoom-webbinarium
- Lämpligt att använda då disputationen ska inkludera många åhörare
- Licens: En personlig licens måste köpas via verktyget Wisum av en person med KI-login i god tid innan disputationen. Licensen kostar 600 kr och gäller under 1 år. Det är den som äger licensen som sedan är värd (”host”) för webbinariet. Det går endast att ha en disputation åt gången på samma licens.
- Värd/ordförande: Disputationsordförande samt den person som är utsedd att vara ansvarig för tekniken måste antingen vara ”host” eller ”co-host” vid webbinariet. Om någon annan än dessa två är ägare av licensen måste ägaren utse ”co-host” i början av webbinariet.
- Paneldeltagare: Om opponent eller betygsnämndsledamöter deltar på distans ska dessa ha rollen paneldeltagare (”panelist”) om disputationen sänds som webbinarium. Paneldeltagare använder en annan länk än åhörarna. Tips: Skicka ett extra mejl med länk till panelisterna samma morgon som disputationen.
- Säkerhet: Webbinarier kan i princip inte saboteras av Zoom-bombare och är därför ett säkrare alternativ än Zoom-möten.
Disputation som Zoom-möte
- Lämpligt att använda om det endast är någon/några enstaka person(er) som medverkar på distans.
- Fördelar:
- Ingen individuell licens behövs.
- Mer flexibilitet i vem som kan vara ”host”.
- Enklare att ha dialog än vid ett webbinarium.
- Säkerhet: Om Zoom-möte används istället för webbinarium för distansåhörare är det viktigt att tänka på säkerheten. Zoom-möten är enklare att avbryta och potentiellt sabotera än ett webbinarium. Tips för att minimera risken för sabotage:
- Funktionen väntrum (”waiting room”) bör användas (default i KI-Zoom) då det är enda sättet att kunna avlägsna eventuella sabotörer. Det går att flytta ut personer till väntrummet om de beter sig olämpligt. Notera att det inte går att aktivera väntrum efter att webb-mötet har påbörjats.
- Aktivera att alla mikrofoner är avstängda som standard.
- Begränsa möjligheten att dela skärm.
- Sprid inte länken till Zoom-mötet via sociala medier som t.ex. Twitter!