Disputationer under covid-19-pandemin

[Uppdaterad 2020-11-19]

Större uppdateringar av denna webbsida

2020-11-19 Information om att disputationer inte berörs av förbudet om antal personer 

2020-11-16 Uppdatering av informationen rörande spikning i biblioteket i Solna 

2020-11-09 Genomgång av all text och förtydligande av vad som gäller för digitala disputationer

2020-04-30 Tipsrutan uppdaterad med länk till webbsida om säkra Zoom-möten + förtydligande om underskrifter efter disputationen

2020-03-30 Den här webbsidan skapades (information flyttad från Konsekvenser av covid-19-pandemin på KI:s forskarutbildning)

Tills annat meddelas ska alla disputationer vid KI webbsändas. 

Det måste finnas en fysisk lokal för disputationen så att de som inte kan ta del av webbsändningar med egen dator ska kunna ta del av disputationen. 

Doktorand, opponent, betygsnämnd, handledare och disputationsordförande kan antingen finnas på plats i lokalen eller delta på distans. 

Notera att disputationer inte faller inom ramen för allmänna sammankomster och offentliga tillställningar och därmed inte omfattas av förbudet mot fler än åtta deltagare.


Nedan följer en genomgång av de olika stegen i disputationsprocessen och vad som gäller för dessa under pågående pandemi. Notera att samma instruktioner gäller för licentiatseminarier som för disputationer.

Ansökan om disputation

  • Ansökan görs endast via e-post. Ingen del av ansökan ska lämnas in fysiskt. 
  • Inskannade signaturer är liksom tidigare tillåtna. 

Information om att ansöka om disputation

Betygsnämndens förhandsgranskning

Betygsnämndens förhandsgranskning genomförs som vanligt. 

Information om betygsnämndens förhandsgranskning

"Må spikas" och offentliggörande av avhandlingen "spikning"

Påskrift av avhandlingen ("må spikas") utgår, d.v.s. inget besök hos lärarrepresentanten.

Spik och snöre kommer inte längre att delas ut utan offentliggörandet av avhandlingen görs endast digitalt (e-spikning, hanteras av biblioteket). Om doktoranden så vill går det fortfarande bra att spika upp avhandlingen, men då med egen spik och utan signatur på avhandlingen.

Tre pliktexemplar av avhandlingen ska som tidigare lämnas in till Universitetsbiblioteket (KIB). Pliktexemplaren kan lämnas in på följande ställen:

  • Bokinkastet på Berzelius väg 7A, Campus Solna 
  • Bokinkastet utanför KIB:s entré på Alfred Nobels allé 8, Campus Flemingsberg. 

Det går även bra att posta pliktexemplaren. Adressen är: Karolinska Institutet, Universitetsbiblioteket, FE 200, 171 77 Stockholm 

Notera: Pliktexemplaren ska vara kuverterade eller paketerade. Ange tydligt "SPIKNING" samt doktorandens namn på framsidan av paketet/kuvertet. 

När KIB:s personal tagit emot pliktexemplaren kommer de att offentliggöra/e-spika avhandlingen. Doktoranden kommer att få bekräftelse via e-post (om ingen bekräftelse kommer, kontakta publications@ki.se).

Anmälan om digital medverkan

Om en eller flera betygsnämndsledamöter, opponent, disputationsordförande och/eller doktorand deltar på distans ska detta anmälas via e-post till disputation@ki.se (använd blankett 12:1). I anmälan ska tydligt framgå vilka personer det gäller, vilka roller dessa personer har samt vem som är ordförande vid disputationen. (Eftersom detta är en anmälan och inte ansökan så kommer den inte skickas tillbaka undertecknad/signerad.)

Anmälan om digital medverkan ska inte göras förrän tidigast tre veckor före disputation, förslagsvis i samband med spikningen.

Annonsering

Vid annonseringen av disputationen ska det förutom angivelse om lokal även finnas en länk till webbsändningen.

Disputationen 

Disputation är en examination och det är därför av yttersta vikt att de som deltar kan göra det obehindrat och att tekniken fungerar för både dem som deltar digitalt och för dem som är på plats. Detta gäller även betygsnämndens möte efter disputationen.

Lokal

Det måste finnas en lokal för disputationen, även i de fall då alla aktörer deltar på distans, då det innebär en möjlighet för åhörare som inte har tillgång till egen dator att också kunna ta del av disputationen. På så sätt följs högskoleförordningens krav på att disputationer ska vara offentliga.

Genomförandet av disputationen måste anpassas så att smittspridning minimeras, t.ex. genom val av lokal. Åhörare ska först och främst hänvisas till att följa disputationen via sin egen dator. 

I lokalen finns de som deltar på plats samt teknik för att följa de som deltar digitalt. Det måste finnas någon i lokalen som har i uppdrag att se till att lokalen är upplåst och tillgänglig samt att ansvara för tekniken. Det kan vara disputationsordföranden, en handledare eller någon annan.

Notera att all verksamhet vid universiteten, inklusive disputationer, inte faller inom ramen för allmänna sammankomster och offentliga tillställningar och därmed inte omfattas av förbudet mot fler än åtta deltagare.

Webbsändningar

Innan disputationen startar måste teknisk utrustning kontrolleras så att det fungerar för alla inblandade.

Det finns olika tekniker för digitala möten men rekommendationen är att använda Zoom. Notera att den Zoom-version KI har licens för innefattar fler säkerhetsfunktioner än de gratis-versioner som förekommer. 

Tips för säkrare webbsändningar i Zoom

  • Aktivera alternativet att alla mikrofoner är avstängda som standard.
  • Se till att bara doktorand och opponent kan dela sin skärm.
  • Du kan aktivera funktionen väntrum. Notera att eftersom disputationer måste vara offentliga kan inte någon nekas tillträde, men det möjliggör att kunna kasta ut en eventuell Zoom-sabotör.
  • Utse en extra mötesvärd (co-host) som kan assistera med administrationen i Zoom, t.ex. släppa in personer från väntrummet, slå på och av mikrofoner, etc.

Mer information:

Disputationsakten

Disputationsakten följer samma ordning som vanligt (se Regler för utbildning på forskarnivå, kap 7.2.9). 

Digital medverkan av betygsnämndsledamöter, opponent, disputationsordförande och/eller doktorand ska anmälas i förväg, se ovan. 

Om det är möjligt rekommenderas det att huvudhandledare finns på samma plats som doktoranden, förslagsvis i den aktuella lokalen, så att doktoranden inte är ensam och kan få moraliskt stöd under disputationen. 

Disputationsordföranden ansvarar för att disputationen genomförs på korrekt sätt, även om hen själv deltar på distans. Det inbegriper att ha ansvar för att alla hör och hörs. Ordföranden börjar disputationen med att informera om vilka praktiska rutiner som ska gälla, t.ex. hur man begär ordet, om de som inte talar ska stänga av sin video, om alla själva ansvarar för att stänga av sin mikrofon eller om någon annan gör det, etc.  

Observera att de aktörer som deltar på distans måste utbyta telefonnummer med disputationsordföranden och med ansvarig person på plats (om annan än ordföranden), så att de närsomhelst under disputationen kan få kontakt om tekniken inte fungerar. Detta gäller även under betygsnämndens möte efteråt. Om tekniken inte fungerar fullt ut måste ordförande avbryta disputationen tills det är åtgärdat. 

Förhinder i sista minuten

Om betygsnämndsledamot eller opponent får förhinder i sista minuten gäller följande:

  • Disputationsordförande måste ta ett ansvar för att lösa situationen. Om det är ordföranden som har fått förhinder måste någon annan utses för den rollen.
  • Om opponenten inte kan medverka går en av betygsnämndens ledamöter in i dess ställe.
  • Om en betygsnämndsledamot inte kan medverka kan opponenten fungera som betygsnämndsledamot vid betygssättandet. Observera: enligt högskoleförordningen måste minst en av ledamöterna i betygsnämnden vara person som inte är verksam vid KI.
  • Observera: Även ett sent byte ska förankras hos Disputationskommittén innan disputationen startar (Kontakt: disputation@ki.se / 08-52486022; observera att telefonnumret  endast ska användas vid akuta situationer).
  • Disputationen ajourneras tills situationen har löst sig

Efter disputationen 

Det ska tydligt framgå från blankett 11 ”Betygsnämndens beslut” om någon deltagit digitalt.

Blanketten skickas till den/de personer som inte var fysiskt närvarande vid disputationen (en blankett per person som deltagit på distans) som sedan returnerar den med sin underskrift. Underskrifter på beslut ska helst vara i original men under rådande situation går det bra om betygsnämndsledamöterna skannar in blanketten med sin signatur och skickar den via e-post.

Underskrivna blanketter bifogas till den blankett som fanns med vid disputationen. "Copy-paste" av signaturer är inte tillåtet. Ordföranden för disputationen säkerställer att samtliga underskrifter samlas in och kommer handläggaren på institutionen tillhanda. Detta är underlag för rapporteringen i LADOK. 

Efter disputationen ska disputationsordföranden återkoppla till Disputationskommittén hur genomförandet av disputationen gick. 

För doktorander som ännu inte lämnat in en disputationsansökan 

Räkna med att instruktionerna ovan gäller under ett antal månader framöver. På denna sida går att läsa om något förändras. 

Disputationskommittén

Frågor om disputationsprocessen