Att göra urval och antagning till forskarutbildningskurs

När kurskatalogen har stängt för ansökan är det dags att börja med antagningen till kursen. Påminnelse och anvisningar skickas till terminens aktuella kursgivare, men på denna sida finner du det mesta du behöver känna till för att kunna genomföra antagning till en forskarutbildningskurs.

Antagning

Antagning görs vid institutionen för varje enskild kurs, av den kursansvarige själv eller av en kursadministratör, och bör påbörjas genast efter sista ansökningsdag.

 Antagningserbjudandet skickas dels via funktionen för antagning i KIWAS och dels som ett e-postmeddelande med ett bilagt handledarintyg. Ett sista svarsdatum anges som gäller både för den antagnes svar via KIWAS och för returnerat handledarintyg. Följ rekommenderade tidsangivelser för den aktuella terminen.

Genom att KIWAS används för antagning kan de sökande följa sina valda kurser via KIWAS. Om de där tackat ja till erbjudna kursplatser inom anvisad tid, överförs deras uppgifter till respektive kurstillfälle i Ladok genom en dataöverföring (förutsatt att de i sin sökandeprofil har angett ett komplett personnummer). Denna dataöverföring görs vid ett specifikt datum varje termin.

För aktuella datum att förhålla sig till, se arbetsflödet (dokumentet Workflow for admission to doctoral courses) för aktuell termin.

Att göra urval inför antagning

En lista över sökande hämtas från KIWAS efter sista ansökningsdagen (se anvisning som skickas till aktuella kursgivare).

Vid urval för antagning grupperas de sökande utifrån de generella urvalskriterierna. Inom varje grupp görs sedan en rangordning utifrån de specifika urvalskriterierna som angivits i kurskatalogen (via kurstillfället). När antagning har gjorts inom den första urvalsgruppen (KI-doktorander och likställda) kan man i mån av plats gå vidare till nästa urvalsgrupp (KI postdocs), osv. Vi rekommenderar ett visst överintag, dvs något fler än vad som maxantalet för kursen.

Läs mer om generella och specifika urvalskriterier.

De sökande som inte kunnat beredas plats i den första antagningsomgången kan erbjudas en reservplats. Genom att en erbjuden reservplats ska accepteras via KIWAS får du som kursgivare veta vilka som fortfarande är intresserade om det blir aktuellt med en andra antagningsomgång.

Sökanden inom kategorin "övriga sökande" kan erbjudas en reservplats i väntan att kursen får fler sökande som är ersättningsgrundande för kursgivaren (vilket normalt är sökande som är doktorander eller KI-postdocs).

Att tänka på:

  • Lottning är ej tillåtet. En rangordning av de sökande måste kunna göras.
  • Antagning får aldrig göras i den ordning som ansökningarna kommer in. Urvalet sker efter ansökningsperiodens slut utifrån generella och kursens specifika urvalskriterier.
  • Ett allmänt råd är att försöka göra ett visst mått av överintag för att säkra att kursen kan starta och för att säkra medelstilldelningen. Om kursen inte har tillräckligt många deltagare bör en avvägning göras om att eventuellt ställa in kursen. Man kan också överväga att annonsera kursen en tid på sidan för lediga kursplatser (se nedan under Platser kvar).
  • KIWAS under Hjälp i vänstermenyn finns en lathund för användare där varje steg beskrivs mer i detalj

    Genomför antagningen omgående

    Antagning kan påbörjas dagen efter att kurskatalogen stängt för ansökan. Det är viktigt att den påbörjas omgående, även om din kurs inte ska ges förrän i slutet av kommande termin. Anledningen är:

    • Sökande ska få sina antagningsbesked till olika kurser samtidigt och kunna ta ställning till om de ska tacka ja eller nej till erbjuden plats. Ett sent antagningsbesked till en kurs kan leda till avhopp för en annan kurs.
    • Framför allt kliniska doktorander behöver framförhållning för att kunna planera in sin studietid.
    • Vi har ett inplanerat datum för överföring av antagningsinformation från KIWAS till Ladok. Ange därför ett sista svarsdatum som ligger inom angivna tidsramar, för att försäkra dig om att sökande hinner svara innan dataöverföringen sker.

    Se arbetsflödet (dokumentet Workflow for admission to doctoral courses) för aktuella datum att förhålla sig till.

    Handledarintyg

    Det är obligatoriskt att använda ett s k handledarintyg som den sökande och dess handledare ska signera och återsända för att, parallellt med svar via Mina kurser i KIWAS, acceptera ett antagningserbjudande. Genom detta verifierar doktoranden att kursen är i linje med dennes planerade forskarstudier. Detta intyg gäller även KI postdocs som genom detta styrker sin status som KI postdocs.

    Tänk på att vid mottaget handledarintyg kontrollera att den sökande även har tackat ja via Mina kurser i KIWAS kurskatalog senast angivet sista svarsdatum. 

    Att tänka på när det gäller handledarintyget:

    • Det är obligatoriskt att använda för forskarutbildningskurser.
    • Intyget ska förifyllas av dig som kursgivare med information gällande det aktuella kurstillfället innan det skickas till den sökande som ska erbjudas antagning.
    • Handledarintyget är ett antagningsbesked och ska därför inte användas för ansökan till kurs (vid sena ansökningar). 
    • Handledarintyget är enbart relevant för sökandekategorierna KI-doktorander, doktorander från andra lärosäten och KI-postdocs (dvs de som har en handledare eller PI).
    • Vid sent avhopp utan giltigt skäl har du möjlighet att begära en administrativ avgift från handledaren/PI på KI, förutsatt att du har mottagit ett signerat intyg. Notera att vi inte skickar fakturor till andra lärosäten för detta, så detta gäller enbart KI-doktorander och KI-postdocs.

    Skicka komplett deltagarlista till Ladok-administratören

    Manuella processer i samband med antagning ska undvikas så långt det är möjligt. Det finns dock tillfällen då manuell hantering är tvunget:

    • När sökande endast angett födelsedatum (ej fullständigt personnummer) i KIWAS. Om personen saknar svenskt personnummer och inte sedan tidigare finns etablerad i Ladok måste en passkopia begäras in.
    • Vid antagning till restplatser utanför KIWAS (sena sökande). Se även nedan under rubriken Sena ansökningar utanför kurskatalogen.
    • När sökande tackar ja via KIWAS till erbjuden plats efter att dataöverföringen från KIWAS till Ladok skett (följ alltid rekommenderade tidsangivelser för den aktuella terminen).

    Genom att skicka en komplett deltagarlista till forskarutbildningsadministratören vid kursgivande institution får du hjälp att kontrollera vilka deltagare som behöver hanteras manuellt i Ladok. Gör detta så snart som möjligt efter att antagningen är klar.

    Återbud till kurs

    Återbud till accepterad kursplats ska lämnas av den antagne via Ladoks studentgränssnitt. Detta kan göras så fort de antagna har överförts till Ladok. Vi uppmanar till att även meddela kursgivaren direkt, men detta görs inte alltid, så kom ihåg att bevaka i Ladok om återbud har lämnats, eftersom du inte får någon avisering från systemet! Se anvisning för återbud på kurs (alla utbildningsnivåer).

    Se även Återbud, sena avhopp och inställd kurs https://medarbetare.ki.se/aterbud-sena-avhopp-och-installd-kurs

    Registrering i Ladok

    Varje kursdeltagare måste inför kursstart registrera sig via studentgränssnittet i Ladok, för att bekräfta att de börjar kursen. Påminn gärna i samband med antagning att de inför kursstart ska registrera sig i Ladok. Registreringsperioden är öppen från en vecka före kursstart till två dagar efter. Om någon glömt att registrera sig, men kommer till kursstart, finns alltså fortfarande möjlighet att registrera sig.

    Platser kvar

    Om du har platser kvar på kursen efter avslutad ansökningsperiod har du möjlighet att annonsera kursen vidare via sidan för lediga kursplatser. Om det enbart gäller några få platser för att fylla en kurs räcker det med att du tar emot dessa ansökningar via e-post (men kan då behöva efterfråga komplett information för att kunna göra urval och för att kunna redovisa kursen efteråt).

    Skicka ett mejl till doctoralcourses@ki.se så lägger vi upp kursen på webbsidan och hänvisar sökande till den e-post-adress du uppger.

    Observera dock att denna annonsering innebär manuell antagning av extra sökande, där det obligatoriska handledarintyget ska bifogas, samt senare även manuell inläggning (antagning) av dessa i Ladok. Se nedan.

    Om du förväntar dig fler än ett fåtal sökande rekommenderar vi att du skapar en enkätmall (se beskrivning under Missat deadline för kurstillfällen?) för mottagande av ansökan, så att du försäkrar dig om att du får in komplett information från sökande för att kunna göra ditt urval till kursen. Skicka sedan denna länk till doctoralcourses@ki.se för publicering på webben.

    Sena ansökningar 

    För antagning av sökande som sökt efter att kurskatalogen har stängt skickas antagningserbjudande manuellt via e-post, med handledarintyget som bilaga. Dessa sökande hanteras manuellt och kan/ska inte läggas in i KIWAS i efterhand. Kursansvarig institution ansvarar för att dessa kursdeltagare läggs in manuellt på aktuellt kurstillfälle i Ladok (”antas” i Ladok). Skicka en komplett deltagarlista till Ladok-administratören för forskarutbildning på den kursgivande institutionen

    Examinator och resultatrapportering

    Examinator för kurs måste finnas utsedd av den kursansvariga institutionen, se riktlinjer.

    Attestering av resultat görs av examinatorn i Ladok. Alla examinatorer måste därför genomgå en webbutbildning för att få behörighet och kunna attestera de rapporterade betygen i systemet. Det är institutionens administrativa chef (AC) som ger tillgång till denna webbutbildning.

    Själva resultatrapporteringen i Ladok kan antingen göras av examinatorn själv eller av studieadministratör, för senare attest av examinatorn.

    Den som behöver kan lätt (utan inloggning) söka ut i kurskatalogen vilka planerade kurser som finns på institutionen för kommande termin (Sök via institution).

    Arbetsflöde för kurskatalogens kurser

    Se dokumentet som visar arbetsflödet för kurser som utannonseras i kurskatalogen, från ansökan till genomförd kursvärdering och kursanalys. Dokumentet innehåller även tidsangivelser för den aktuella terminen.

    Dokument

    Kontakt

    Erika Franzén

    Ordförande i Kurs- och programkommittén

    Emilie Agardh

    Vice ordförande i Kurs- och programkommittén

    Ingeborg Van Der Ploeg

    Central studierektor