Skip to main content

Att göra urval och antagning till forskarutbildningskurs

När kurskatalogen har stängt för ansökan är det dags att börja med antagningen till kursen. Detaljerade anvisningar om antagning skickas till aktuella kursgivare, men på denna sida finner du generell information.

Att göra urval inför antagning

Vid urval för antagning grupperas de sökande utifrån de generella urvalskriterierna. Inom varje grupp görs sedan en rangordning utifrån de specifika urvalskriterierna som angivits i kurskatalogen (kurstillfället). När antagning har gjorts inom den första urvalsgruppen (KI-doktorander och likställda) kan man i mån av plats gå vidare till nästa urvalsgrupp (KI post docs), osv.

Sökanden inom kategorin "övriga sökande" kan erbjudas en reservplats i väntan att kursen får fler sökande som är ersättningsgrundande för kursgivaren (vilket normalt är sökande som är doktorander eller KI-postdocs).

Läs mer om generella och specifika urvalskriterier.

Att tänka på:

  • Lottning är ej tillåtet. En rangordning av de sökande måste kunna göras.
  • Antagning får aldrig göras i den ordning som ansökningarna kommer in. Urvalet sker efter ansökningsperiodens slut.
  • Ett generellt råd är att försöka göra ett visst mått av överintag för att säkra att kursen kan starta och för att säkra medelstilldelningen. Om kursen inte har tillräckligt många deltagare bör en avvägning göras om att eventuellt ställa in kursen.
  • I KIWAS under Hjälp i vänstermenyn finns en lathund för användare där varje steg beskrivs mer i detalj

Antagning

Antagning görs vid institutionen för varje enskild kurs genom att använda funktionen för antagning i KIWAS. Sökande som antagits via KIWAS, och som därefter även tackat ja till kursplats via KIWAS inom anvisad tid, överförs till kurstillfället i Ladok genom en dataöverföring (förutsatt att de i sin sökandeprofil har angivit ett komplett personnummer).

Manuella processer i samband med antagning ska undvikas så långt det är möjligt. Manuell hantering blir aktuell:

  • när sökande endast angett födelsedatum (ej fullständigt personnummer) i KIWAS. Om personen saknar svenskt personnumer och inte sedan tidigare finns etablerad i Ladok måste en passkopia begäras in.
  • vid antagning till restplatser utanför KIWAS (sena sökande). Se även nedan under rubriken Ansökningar utanför kurskatalogen.
  • när sökande tackar ja via KIWAS till erbjuden plats efter att dataöverföringen från KIWAS till Ladok skett (datum för senast svar anger kursgivaren vid skapandet av antagningsmejl i KIWAS och bör då ta hänsyn till aktuellt datum för dataöverföring).

I dessa fall måste kursgivaren kontakta kursgivande institutions forskarutbildningsadministratör för manuell inläggning av antagna i Ladok. Detta ska göras så snart som möjligt efter att antagningen är klar.

Handledarintyg

Det är obligatoriskt att använda ett s k handledarintyg som den sökande och dess handledare ska signera och återsända för att, parallellt med svar via Mina kurser i KIWAS, acceptera ett antagningserbjudande. Genom detta verifierar doktoranden att kursen är i linje med dennes planerade forskarstudier. Detta intyg gäller även KI post docs som genom detta styrker sin status som KI post docs.

Tänk på att vid mottagen svarsblankett kontrollera att den sökande även har tackat ja via Mina kurser i KIWAS kurskatalog före sista svarsdatum. 

Att tänka på när det gäller handledarintyget:

  • Det är obligatoriskt att använda för forskarutbildningskurser.
  • Intyget ska förifyllas av dig som kursgivare med information gällande det aktuella kurstillfället innan det skickas till den sökande som ska erbjudas antagning.
  • Tänk på att handledarintyget är ett antagningsbesked och därför inte ska användas för ansökan till kurs. 
  • Handledarintyget är enbart relevant för sökandekategorierna KI-doktorander, doktorander från andra lärosäten och KI-postdocs (dvs de som har en handledare eller PI).
  • Vid sent avhopp utan giltigt skäl har du möjlighet att skicka en administrativ avgift till handledaren/PI på KI, förutsatt att du har mottagit ett signerat intyg. Notera att vi inte kan skicka fakturor till andra lärosäten för detta, så detta gäller enbart KI-doktorander och KI-postdocs.

Platser kvar

Om du har platser kvar på kursen efter avslutad ansökningsperiod har du möjlighet att annonsera kursen vidare via sidan för lediga kursplatser. Om det inte enbart handlar om någon enstaka kursplats rekommenderar vi att du skapar en enkätmall (se beskrivning under Missat deadline för kurstillfällen?), så att du försäkrar dig om att du får in komplett information från sökande för att kunna göra ditt urval till kursen. Skicka sedan denna länk till doctoralcourses@ki.se för publicering på webben.

Om det enbart gäller några få platser för att fylla en kurs räcker det med att du tar emot dessa ansökningar via e-post (men kan då behöva efterfråga komplett information). Skicka ett mejl till doctoralcourses@ki.se så lägger vi upp kursen på webbsidan och hänvisar sökande till den e-post-adress du uppger.

Observera dock att detta innebär manuell antagning av extra sökande, där det obligatoriska handledarintyget ska bifogas, samt senare även manuell inläggning (antagning) av dessa i Ladok.

Sena ansökningar utanför kurskatalogen

För antagning av sökande som sökt efter att kurskatalogen har stängt skickas antagningserbjudande manuellt via e-post, med handledarintyget som bilaga (se nedan). Dessa sökande hanteras manuellt och kan inte läggas in i KIWAS i efterhand. Kursansvarig institution ansvarar för att dessa kursdeltagare läggs in manuellt på aktuellt kurstillfälle i Ladok (antas i Ladok). Skicka en komplett deltagarlista till Ladok-administratören för forskarutbildning på den kursgivande institutionen

Normalt arbetsflöde för kurser

För kurser som utannonseras i kurskatalogen ser arbetsflödet ut så här från ansökan till genomförd kursvärdering och kursanalys:

The workflow for admission to doctoral courses (endast på engelska).

Kontakt

Anna Gustafsson

Handläggare

Erika Franzen

Ordförande i Kurs- och programkommittén

Emilie Agardh

Vice ordförande i Kurs- och programkommittén

Ingeborg Van Der Ploeg

Central studierektor