Att göra urval och antagning till forskarutbildningskurs

När kurskatalogen har stängt för ansökan är det dags att börja med antagningen till kursen. Anvisningar och mallar att använda skickas till terminens aktuella kursgivare, men på denna sida finner du det mesta du behöver känna till för att kunna genomföra antagning till en forskarutbildningskurs.

Om antagning

Antagning görs vid institutionen för varje enskild kurs, av den kursansvarige själv eller av en kursadministratör, och bör påbörjas genast efter sista ansökningsdag.

För aktuella datum att förhålla sig till, se arbetsflödet (dokumentet Workflow for admission to doctoral courses) för aktuell termin.

Att göra urval inför antagning

Innan antagning genomförs ska ett urval av de sökande göras. Listan över sökande hämtas från KIWAS efter sista ansökningsdag (se anvisning som skickas till aktuella kursgivare) och urvalet görs i två steg:

Gruppera de sökande enligt de generella urvalskriterierna. Kontrollera att den ”kategori” som de sökande angett att de tillhör stämmer med vad som står i deras motivering (KI postdocs ska ha styrkt sin status via inskickad svarsblankett signerad av handledare/PI). Observera att doktorander på lärosäten som omfattas av centrala samarbetsavtal med KI, hanteras som KI-doktorander. Markera obehöriga sökande.
Rangordna sedan de sökande inom varje urvalskategori enligt de specifika urvalskriterierna som har angetts i kurstillfället (kurskatalogen).

Läs mer om generella och specifika urvalskriterier.

Antagning

När du gjort urvalet kan du starta själva antagningen.

Antagningserbjudandet meddelas i två steg:

Via funktionen för antagning i KIWAS*
Via ett e-postmeddelande med ett bilagt handledarintyg, anpassat för den aktuella kursen, och länk till KIWAS där de ska svara.

*I KIWAS under Manual i vänstermenyn finns en lathund för användare där varje steg beskrivs i detalj.

Ange ett sista svarsdatum som gäller både för svar via KIWAS och för återsändande av handledarintyget. Följ rekommenderade datum för den aktuella terminen (se utskick via mejl inför antagning).

När antagning har gjorts inom den första urvalsgruppen (KI-doktorander och likställda) kan man i mån av plats gå vidare till nästa urvalsgrupp (KI postdocs), osv. Vi rekommenderar ett visst överintag, dvs något fler än vad som maxantalet för kursen.

De sökande som inte kunnat beredas plats i den första antagningsomgången kan erbjudas en reservplats. Genom att en erbjuden reservplats ska accepteras via KIWAS får du som kursgivare veta vilka som fortfarande är intresserade om det blir aktuellt med en andra antagningsomgång.

Obehöriga sökande (se Behörighet och urval till forskarutbildningskurser) markeras i KIWAS och anges som ej antagna. Sökande som förväntar sig att bli antagna till forskarutbildning innan kursstart kan erbjudas reservplats tills att de meddelat att de är antagna till forskarutbildning och därmed blivit behöriga till kursen.

Vid lågt söktryck kan sökanden inom kategorin "övriga sökande" erbjudas en reservplats i väntan att kursen får fler sökande som är ersättningsgrundande för kursgivaren (vilket normalt är sökande som är doktorander eller KI-postdocs).

Att tänka på:

Observera att enbart doktorander och disputerade är behöriga sökande.
Lottning är ej tillåtet. En rangordning av de sökande måste kunna göras.
Antagning får aldrig göras i den ordning som ansökningarna kommer in. Urvalet görs först efter att ansökningsperioden är slut.
Ett visst överintag rekommenderas för att ta höjd för avhopp.
Om kursen har få deltagare efter ansökningsperiodens slut bör kursansvarig överväga om kursen ska ställas in eller annonseras på sidan för lediga kursplatser (se nedan under Platser kvar). Rådgör med aktuellt forskarutbildningsprogram.

Genomför antagningen omgående

Antagning kan påbörjas dagen efter att kurskatalogen stängt för ansökan. Det är viktigt att den påbörjas omgående, även om din kurs inte ska ges förrän i slutet av kommande termin. Anledningarna till detta är att:

Sökande ska få sina antagningsbesked till olika kurser samtidigt och kunna ta ställning till om de ska tacka ja eller nej till erbjuden plats. Ett sent antagningsbesked till en kurs kan leda till avhopp för en annan kurs.
Framför allt kliniska doktorander behöver framförhållning för att kunna planera in sin studietid.
Vi har ett inplanerat datum för överföring av antagningsinformation från KIWAS till Ladok, som görs av systemförvaltningsgruppen för Ladok. Ange därför ett sista svarsdatum som ligger inom angivna tidsramar, för att försäkra dig om att sökande hinner svara innan dataöverföringen sker. Se arbetsflödet (dokumentet Workflow for admission to doctoral courses) för aktuella datum att förhålla sig till.

Handledarintyg

Det är obligatoriskt att använda ett s k handledarintyg som den sökande och dess handledare ska signera och återsända för att, parallellt med svar via Mina kurser i KIWAS, acceptera ett antagningserbjudande. Genom detta verifierar doktoranden att kursen är i linje med dennes planerade forskarstudier. Detta intyg gäller även KI postdocs som genom detta styrker sin status som KI postdocs.

Tänk på att vid mottaget handledarintyg kontrollera att den sökande även har tackat ja via Mina kurser i KIWAS kurskatalog senast angivet sista svarsdatum.

Att tänka på när det gäller handledarintyget:

Det är obligatoriskt att använda för forskarutbildningskurser.
Handledarintyget är enbart relevant för sökandekategorierna KI-doktorander, doktorander från andra lärosäten och KI-postdocs (dvs de som har en handledare eller PI). Doktorander inom forskarskolor är undantagna när det gäller de kurser som ingår i forskarskolans kursutbud, där deltagande förväntas.
Intyget ska förifyllas av dig som kursgivare med information gällande det aktuella kurstillfället innan det skickas till den sökande som ska erbjudas antagning.
Signering kan göras manuellt (och kopieras eller fotograferas) eller elektroniskt med hjälp av EduSign.
Handledarintyget är ett antagningsbesked och ska därför inte användas för ansökan till kurs (vid sena ansökningar).
Vid sent avhopp utan giltigt skäl har du möjlighet att begära en administrativ avgift från handledaren/PI på KI, förutsatt att du har mottagit ett signerat intyg. Notera att vi inte skickar fakturor till andra lärosäten för detta, så detta gäller enbart KI-doktorander och KI-postdocs.

Skicka komplett deltagarlista till Ladok-administratören

Manuella processer i samband med antagning ska undvikas så långt det är möjligt. Det finns dock tillfällen då manuell hantering är tvunget:

När sökande endast angett födelsedatum (ej fullständigt personnummer) i KIWAS. Om personen saknar svenskt personnummer och inte sedan tidigare finns etablerad i Ladok måste en passkopia begäras in.
Vid antagning av sena sökande till restplatser utanför KIWAS. Se även nedan under rubriken Sena ansökningar.
När sökande tackar ja via KIWAS till erbjuden plats efter att dataöverföringen från KIWAS till Ladok skett (följ alltid rekommenderade tidsangivelser för den aktuella terminen).

Genom att skicka en komplett deltagarlista till forskarutbildningsadministratören vid kursgivande institution får du hjälp att kontrollera vilka deltagare som behöver hanteras manuellt i Ladok. Gör detta så snart antagningen är klar.

Återbud till kurs

Återbud till accepterad kursplats ska lämnas av den antagne via Ladoks studentgränssnitt. Detta kan göras så fort de antagna har överförts till Ladok. Vi uppmanar dem till att även meddela kursgivaren direkt, men detta görs inte alltid, så kom ihåg att bevaka i Ladok om återbud har lämnats, eftersom du inte får någon avisering från systemet! Se Återbud för kurs i Ladok - när gjordes återbudet? (alla utbildningsnivåer).

Se även Återbud, sena avhopp och inställd kurs.

Registrering i Ladok

Varje kursdeltagare måste inför kursstart registrera sig via studentgränssnittet i Ladok, för att bekräfta att de börjar kursen. Påminn gärna i samband med antagning att de inför kursstart ska registrera sig i Ladok. Registreringsperioden är öppen från en vecka före kursstart till två dagar efter. Om någon glömt att registrera sig, men kommer till kursstart, finns alltså fortfarande möjlighet att registrera sig.

Platser kvar

Om du har platser kvar på kursen efter avslutad ansökningsperiod har du möjlighet att annonsera kursen vidare via sidan för lediga kursplatser. Tänk på att du kan behöva efterfråga kompletterande information för att kunna göra urval och bedöma behörighet, samt för att kunna redovisa kursen efteråt.

Skicka ett mejl till doctoralcourses@ki.se så lägger vi upp kursen på webbsidan och hänvisar sökande till den e-post-adress du uppger.

Observera dock att denna annonsering innebär manuell hantering både gällande antagning av dessa sena sökande och därefter inläggning (antagning) i Ladok. Se Sena ansökningar nedan.

Sena ansökningar

Antagning av sökande som tillkommit efter att kurskatalogen har stängt görs genom att skicka ett antagningserbjudande via e-post, med handledarintyget som bilaga. Dessa sökande hanteras manuellt och kan/ska inte läggas in i KIWAS i efterhand. Kursansvarig institution ansvarar för att dessa kursdeltagare läggs in manuellt på aktuellt kurstillfälle i Ladok (”antas” i Ladok). Skicka en komplett deltagarlista till Ladok-administratören för forskarutbildning på den kursgivande institutionen.

Arbetsflöde för antagning till kurskatalogens kurser

Se arbetsflödet för kurser som utannonseras i kurskatalogen, från ansökan till genomförd kursvärdering och kursanalys. Dokumentet innehåller även tidsangivelser för den aktuella terminen.