Skip to main content

Att göra urval och antagning till forskarutbildningskurs

När kurskatalogen har stängt för ansökan är det dags att börja med antagningen till kursen. Detaljerade anvisningar om antagning skickas till aktuella kursgivare, men på denna sida finner du generell information.

Att göra urval inför antagning

Vid urval för antagning grupperas de sökande utifrån de generella urvalskriterierna. Inom varje grupp görs sedan en rangordning utifrån de specifika urvalskriterierna som angivits i kurskatalogen (kurstillfället). När antagning har gjorts inom den första urvalsgruppen (KI-doktorander och likställda) kan man i mån av plats gå vidare till nästa urvalsgrupp (KI post docs), osv. Läs mer om generella och specifika urvalskriterier.

Att tänka på:

  • Lottning är ej tillåtet. En rangordning av de sökande måste kunna göras.
  • Antagning får aldrig göras i den ordning som ansökningarna kommer in. Urvalet sker efter ansökningsperiodens slut.
  • Ett generellt råd är att försöka göra ett visst mått av överintag för att säkra att kursen kan starta och för att säkra medelstilldelningen. Om kursen inte har tillräckligt många deltagare bör en avvägning göras om att eventuellt ställa in kursen.
  • I KIWAS under Hjälp i vänstermenyn finns en lathund för användare där varje steg beskrivs mer i detalj

Antagning

Antagning görs vid institutionen för varje enskild kurs genom att använda funktionen för antagning i KIWAS. Sökande som antagits via KIWAS, och som därefter även tackat ja till kursplats via KIWAS inom anvisad tid, överförs till kurstillfället i Ladok genom en dataöverföring (förutsatt att de i sin sökandeprofil har angivit ett komplett personnummer).

Manuella processer i samband med antagning ska undvikas så långt det är möjligt. Manuell hantering blir aktuell:

  • när sökande endast angett födelsedatum (ej fullständigt personnummer) i KIWAS. Om personen saknar svenskt personnumer och inte sedan tidigare finns etablerad i Ladok måste en passkopia begäras in.
  • vid antagning till restplatser utanför KIWAS (sena sökande). Se även nedan under rubriken Ansökningar utanför kurskatalogen.
  • när sökande tackar ja via KIWAS till erbjuden plats efter att dataöverföringen från KIWAS till Ladok skett (datum för senast svar anger kursgivaren vid skapandet av antagningsmejl i KIWAS och bör då ta hänsyn till aktuellt datum för dataöverföring).

I dessa fall måste kursgivaren kontakta kursgivande institutions forskarutbildningsadministratör för manuell inläggning av antagna i Ladok. Detta ska göras så snart som möjligt efter att antagningen är klar.

Handledarintyg

Det är obligatoriskt att använda ett s k handledarintyg som den sökande och dess handledare ska signera och återsända för att, parallellt med svar via Mina kurser i KIWAS, acceptera ett antagningserbjudande. Genom detta verifierar doktoranden att kursen är i linje med dennes planerade forskarstudier. Detta intyg gäller även KI post docs som genom detta styrker sin status som KI post docs.

I KIWAS antagningsmodul finns detta inbyggt och är en del av antagningsmejlet som skickas från systemet. Tänk på att vid mottagen svarsblankett kontrollera att den sökande även har tackat ja via Mina kurser i KIWAS kurskatalog före sista svarsdatum. Vid manuell antagning (sena sökande) ladda ner avsedd blankett (se nedan).

Platser kvar

Om du har platser kvar på kursen efter avslutad ansökningsperiod har du möjlighet att annonsera kursen vidare via sidan för lediga kursplatser. Om det inte enbart handlar om någon enstaka kursplats rekommenderar vi att du skapar en enkätmall (se beskrivning under Missat deadline för kurstillfällen?), så att du försäkrar dig om att du får in komplett information från sökande för att kunna göra ditt urval till kursen. Skicka sedan denna länk till doctoralcourses@ki.se för publicering på webben.

Om det enbart gäller några få platser för att fylla en kurs räcker det med att du tar emot dessa ansökningar via e-post (men kan då behöva efterfråga komplett information). Skicka ett mejl till doctoralcourses@ki.se så lägger vi upp kursen på webbsidan och hänvisar sökande till den e-post-adress du uppger.

Observera dock att detta innebär manuell antagning av extra sökande, där det obligatoriska handledarintyget ska bifogas, samt senare även manuell inläggning (antagning) av dessa i Ladok.

Sena ansökningar utanför kurskatalogen

För antagning av sökande som sökt efter att kurskatalogen har stängt skickas antagningserbjudande manuellt via e-post, med handledarintyget som bilaga (se nedan). Dessa sökande hanteras manuellt och kan inte läggas in i KIWAS i efterhand. Kursansvarig institution ansvarar för att dessa kursdeltagare läggs in manuellt på aktuellt kurstillfälle i Ladok (antas i Ladok).

Återbud till kurs

Från och med VT19 uppmanas doktorander via antagningsmejlet att lämna återbud via Ladoks studentgränssnitt, istället för direkt till kursgivaren. Undantag gäller kurser som startar i början av januari - för dessa måste eventuellt återbud lämnas direkt till kursgivaren om det ska kunna göras minst 30 dagar före kursstart.

Observera att ingen avisering skickas till kursansvarig när återbud lämnas via Ladok. Tag därför som rutin att regelbundet kontrollera återbud i Ladok, efter att antagna har överförts från KIWAS och fram till kursstart.

Se anvisning för hur man kan se i Ladok att återbud har lämnats samt när.

Se även nedan gällande hantering av sena avhopp.

Normalt arbetsflöde för kurser

För kurser som utannonseras i kurskatalogen ser arbetsflödet ut så här från ansökan till genomförd kursvärdering och kursanalys:

The workflow for admission to doctoral courses (endast på engelska).

Hantering av sena avhopp

Den kursgivande institutionen har rätt att debitera handledaren en avgift om en KI-doktorand eller postdoc har tackat ja till antagning till kurs och sedan meddelar återbud för nära inpå kursstart eller under kursens gång, något som försvårar kursgivarens planering. Sjukdom, vård av barn etc. är godtagbara skäl för frånvaro.

Institutionen bestämmer själv storleken på denna avgift men Kurs- och programkommitténs rekommenderade riktlinjer är 3000 kr i avgift vid avhopp mindre än 30 dagar före kursstart eller under kursens gång för alla typer av kurser (både teoretiska och laboratorieinriktade).

Förutsättningen för att kunna ta ut avgiften är att den antagne har informerats om vilken avgift som debiteras och från vilket datum detta görs vid meddelande om återbud. Information om tidsramar för återbud och möjlighet för institutionen att debitera vid sena återbud finns på handledarintyget. Kursgivaren bör dock i samband med antagning precisera vilka datum och belopp som gäller för aktuell kurs. (I KIWAS antagningsmodul finns ett fritextfält i antagningsmejlet att använda).

Kurs- och programkommittén har beslutat (2016-05-31) att kursgivare inte ska drabbas ekonomiskt av sena avhopp med giltiga skäl, genom avdrag på de beviljade kursmedlen. Inte heller sena avhopp utan giltiga skäl ska drabba kursgivarens ersättning negativt, varför kommittén har beslutat (2018-10-02) att betala mellanskillnaden mellan den administrativa avgiften och den ersättning kursgivaren skulle ha fått om personen hade fullföljt kursen. Dvs, kursgivaren debiterar i vanlig ordning den administrativa avgiften för ogiltig frånvaro, men förlorar inte ekonomiskt på detta ifall avgiften inte täcker det faktiska ekonomiska bortfallet.

Därför ska i fortsättningen avhopp och skäl till dessa noteras i deltagarlistan vid rekvirering av medel (till kommittén eller till aktuellt forskarutbildningsprogram) så att dessa tydligt framgår, samt även uppgift om debiterad administrativ avgift.

Kontakt

Erika Franzén

Ordförande i Kurs- och programkommittén

Emilie Agardh

Vice ordförande i Kurs- och programkommittén