Att göra urval och antagning till forskarutbildningskurs
När kurskatalogen har stängt för ansökan är det dags att börja med antagningen till kursen. En påminnelse skickas via e-post till terminens aktuella kursgivare, men på denna sida finner du en översikt för det du behöver känna till för att kunna genomföra antagning till en forskarutbildningskurs. Själva antagningsförfarande i Fubas beskrivs i detalj i användarmanualen för antagning.
Om antagning
Antagning görs av den/de som i kurstillfället angetts som behörig(a) att anta, och bör påbörjas snarast efter sista ansökningsdag.
Följ manualen Antagning till forskarutbildningskurs i Fubas som beskriver steg för steg hur du ska gå till väga. Här nedan beskrivs stegen i korta drag.
Att göra urval inför antagning
Innan antagning genomförs ska ett urval av de sökande göras i tre steg:
- Gruppera de sökande enligt de generella urvalskriterierna, dvs kategorier sökande. Kontrollera att den kategori som de sökande angett att de tillhör stämmer med vad som står i deras motivering (kategorin kan korrigeras om det framgår något annat av motiveringen). Observera att doktorander på lärosäten som omfattas av centrala samarbetsavtal med KI, hanteras som KI-doktorander.
- Markera sökande som varken är doktorander (på KI eller annat lärosäte) eller disputerade som obehöriga i Fubas.
- Rangordna de behöriga sökande inom varje urvalskategori enligt de specifika urvalskriterierna som har angetts i kursinformationen (synligt i kurskatalogen).
Läs mer om generella och specifika urvalskriterier.
Att tänka på:
- Observera att enbart doktorander och disputerade är behöriga sökande.
- Lottning är ej tillåtet. En rangordning av de sökande måste kunna göras.
- Antagning får aldrig göras i den ordning som ansökningarna kommer in. Urvalet görs först efter att ansökningsperioden är slut.
- Alla ansökningar måste hanteras vid antagningstillfället och först bedömas som behöriga/obehöriga, sedan erbjudas plats eller rangordnas för reservantagning. Ingen sökande kan ”sparas” för ett senare beslut.
- Överintag, dvs att anta fler personer än det finns kursplatser, kan inte tillämpas eftersom reservantagningen är automatiserad. Vill man gardera sig för sena avhopp, rekommenderar vi istället att man sätter ett något högre maxantal på kursen (förutsatt att man kan genomföra kursen med så många deltagare ifall inga avhopp sker).
- Om kursen har få deltagare efter ansökningsperiodens slut bör kursansvarig överväga om kursen ska ställas in eller om ansökningstiden ska förlängas. Rådgör med aktuellt forskarutbildningsprogram. Kontakta fubas@ki.se för förlängd ansökningstid.
Genomför antagningen omgående
Antagning kan påbörjas dagen efter att kurskatalogen stängt för ansökan. Det är viktigt att den påbörjas omgående, även om din kurs inte ska ges förrän i slutet av kommande termin. Anledningarna till detta är att:
- Sökande ska få sina antagningsbesked till olika kurser samtidigt och kunna ta ställning till om de ska tacka ja eller nej till erbjuden plats. Ett sent antagningsbesked till en kurs kan leda till avhopp för en annan kurs.
- Framför allt kliniska doktorander behöver framförhållning för att kunna planera in sin studietid.
- Antagningsdata förs över till Ladok vid en viss tidpunkt, då antagningen behöver vara klar.
Kursdeltagarens intygande (f. d. handledarintyg)
För att kunna tacka ja till erbjuden kursplats måste doktoranden intyga att kursen ingår i den individuella studieplanen och att hen är införstådd med - och handledaren (för disputerade sökande PI eller chef) informerad om - avbokningsvillkoren. Detta ersätter det tidigare handledarintyget och efterfrågar alltså ingen underskrift av handledare (eller PI/chef).
Den sökande kan inte tacka ja till erbjuden kursplats utan att svara på intygandet. Som kursgivare behöver du därför inte kontrollera att detta gjorts.
Återtagen ansökan eller återbud till kurs
Fram tills att antagning har gjorts i Fubas kan den sökande återta sin ansökan genom att kontakta kursens kontaktperson. Den som är behörig att anta till kursen kan administrera återtagen ansökan i Fubas (se manualen för antagning).
Återbud till accepterad kursplats kan den sökande lämna via Ladoks studentgränssnitt efter att antagningsresultatet förts över till Ladok. Vi uppmanar sökande till att även meddela kursgivaren direkt, men detta görs inte alltid, så kom ihåg att bevaka i Ladok om återbud har lämnats, eftersom du inte får någon avisering från Ladok! Se Återbud för kurs i Ladok - när gjordes återbudet? (alla utbildningsnivåer).
Förlängd ansökningsperiod och sena ansökningar
Om du har platser kvar på kursen efter avslutad ansökningsperiod har du möjlighet att förlänga ansökningsperioden. Gör först en bedömning om det är lämpligt att förlänga ansökningstiden eller om kursen ska ställas in. Rådgör vid behov med aktuellt forskarutbildningsprogram.
Om du får enstaka sena ansökningar kan du lägga in dessa manuellt i Fubas och sedan hantera antagningen där. I sista hand ska antagning direkt i Ladok användas.
Fördelarna med att använda Fubas för ansökan och antagning (i stället för antagning direkt i Ladok) så långt det är möjligt är att du försäkrar dig om att den sökande intygat att denne och dess handledare är införstådda med avbokningsreglerna. Läs mer ovan om kursdeltagarens intygande samt om hantering av sena avhopp.
För detaljer, se manualen för att hantera antagning.
Förlängd ansökningsperiod
Fördelen med förlängd ansökningsperiod är att du får in all nödvändig information från den sökande, för att senare kunna hantera urval, antagning och Ladok-rapportering.
För hjälp med förlängning av ansökningsperioden:
Tänk på att antagning inte kan göras under pågående ansökningsperiod så hantera först de sökande du fått via kurskatalogen.
- Skicka ett mejl till fubas@ki.se, ange kursnummer och kurstitel i titelraden.
- Be om förlängd ansökningsperiod och ange önskat slutdatum. Tänk på att det ska finnas tid för att genomföra antagning av nya sökande, samt tid för de antagna att svara. Vi sätter gärna ett datum längre fram (över sommar- respektive julledighet).
- När den förlängda ansökningsperioden är avslutad kan du anta de tillkomna sökande i Fubas. Vid behov be om ytterligare förlängning.
Förutom att öppna för en förlängd ansökningsperiod i systemet kommer även kursen att annonseras på sidan för lediga kursplatser, så att sökande ska hitta till vilka kurser de fortsatt kan söka.
Förlängd ansökningsperiod kan användas fram tills att antagningsresultatet har överförts till Ladok.
Manuell inläggning av sena sökande
Den som angetts som behörig att anta till kurstillfället har även möjlighet att manuellt lägga in sena sökande i Fubas.
När du tar emot en ansökan via mejl måste du försäkra dig om att du får in all information från den sökande som du behöver för att kunna göra urval och antagning, och senare Ladok-rapportering.
Se antagningsmanualen för hur du går tillväga.
Manuell inläggning av sökande kan göras både före och efter att antagna har förts över till Ladok.
Antagning direkt i Ladok
I sista hand, dvs närmare inpå kursstart och/eller när antagningsresultatet är överfört till Ladok, kan sena sökande antas direkt i Ladok. Ladok-administratör på kursgivande institution hjälper till med detta.
Det är dock viktigt att tänka på att använda systemfördelarna så långt det är möjligt, dvs med något av de två första alternativen förlängd ansökningsperiod eller manuell inläggning.
När detta alternativ används, tänk på att påminna den sökande om vilka avbokningsregler som gäller, se Kursdeltagarens intygande.
Registrering i Ladok
Varje kursdeltagare måste inför kursstart registrera sig via studentgränssnittet i Ladok, för att bekräfta att de börjar kursen. Påminn gärna i samband med antagning att de inför kursstart ska registrera sig i Ladok. Registreringsperioden är öppen från två vecka före kursstart fram till kursens sista dag.