Anknytningsprocessen i UBW Anknutna

Anknytningar hanteras i systemet UBW, i modulen UBW B1 - det som ofta kallas "Anknytningssystemet". Ett digitalt flöde säkerställer att det finns ett formellt anknytningsbeslut innan konto och inloggningsuppgifter skapas.

För att kunna lägga upp anknutna i UBW kommer du behöva rätt behörigheter, som till exempel administratör eller chef.

Du som administratör kommer kunna dra ut en rapport på vilka anknytningar som finns på din institution. Dessutom kommer du inte att behöva följa upp anknytningar manuellt. I look-up funktionen kommer du bara kunna se aktiva personer. Om personen skulle tidigare haft en anknytning hanteras detta i IDAC efter attestflödet.

Så här ser processen ut

Det finns ett behov för anknytning. Beställaren för anknytningen samlar in informationen som krväs, med hjälp av anknytningsformuläret och bisyssloredovisningen.
Ett ärende om anknytning skapas i UBW Anknutna av administratören. Uppdragsredovisningen läggs upp i systemet som bilaga till ärendet. I fall det finns ett fysiskt anknytningsformulär behöver det inte sparas eller arkiveras, eftersom alla uppgifter sparas i systemet.
Ärendet skickas digitalt för godkännande till den närmaste chefen, som kan granska uppgifterna och uppdragsredovisningen, och vid behov justera eller komplettera uppgifterna.
Om ärendet godkänns skickas det vidare till prefekt eller motsvarande för attest.
Ett anknytningsärende som har godkänts av prefekt gäller som det formella anknytningsbeslutet.
Efter godkännande av prefekt registreras ärendet och skickas vidare till IDAC, som skapar KI-ID och inloggningsuppgifterna. Den närmaste chefen får ett mejl med inloggningsuppgifterna till den anknutnes konto.
Om den anknutne ska anknytas på en annan institution kan en ny anknytning läggas upp innan den gamla avslutas. Det kommer finnas ett digitaliserat flöde för godkännande och attest av anknytningen. Personen kommer att få behålla sina inloggningsuppgifter.
En administratör kan via rapporter i UBW Anknutna se vilka anknytningar som är på väg att förfalla. Detta under "Rapporter" och rapporten "Anknytningar som förfaller inom kort".

Uppdragsredovisningen

Enligt Föreskrifter och anvisningar för anknytning är redovisningen av uppdrag en förutsättning för att kunna anknytas till KI. Pappersblanketten finns kvar, men vi ser över möjligheterna att digitalisera redovisningen på sikt.

Anknytningsblanketten

När anknytningsblanketten fylls i är det bara den anknutna som ska signera formuläret.

Närmaste chef och prefekten attesterar därefter digitalt i UBW Anknutna. I och med att blanketten är undertecknad har också den som ska anknytas godkänt personuppgiftslagring och Code of Conduct. Blanketten kommer att uppdateras utifrån vad som blir obligatoriskt i systemet, till exempel med projektnummer och uppdragsredovisning.

Information om anknytning och anknytningsbeslutet sparas och arkiveras i UBW Anknutna. Om det finns en pappersblankett ska den skannas och bifogas ärendet i UBW Anknutna. Du behöver inte spara originalet när den inskannade versionen finns i UBW, och du har säkerställt att informationen som är registrerad i systemet stämmer.