Fakturarapporter

I menyn längst ned i UBW web, under Rapporter/Globala rapporter/Leverantörsfakturor finns några frågor som kan användas för att söka efter fakturor.

Klicka på underrubriken som heter Leverantörsfakturor. Här kan du finna en rad olika val beroende på vad du söker efter i fakturaflödet.

Exempel på frågor som du kan behöva få svar på:

Vilka/hur många fakturor är förfallna och behöver hanteras omgående?
ex. Detta för att kunna skicka ut en manuell påminnelse de godkännare/attestanter som ligger på en faktura
I vilket steg befinner sig en specifik faktura?
Vilka/hur många fakturor har en viss användare att hantera?

Mina fakturor

De tre frågor som inleds med Mina fakturor omfattar endast de fakturor du själv varit involverad i och är lämpliga att använda för de roller som är involverade i fakturaflödet t.ex. godkännare och attestanter. De fyra första frågorna omfattar alla fakturor som du har behörighet till på KI. Ofta har du behörighet till en institution.

Mina fakturor i arbetsflöde distribuerad

I denna fråga visas endast de fakturor som har distribuerats ut manuellt till arbetsflödet. Orsaken kan vara att fakturan fastnat vid inläsning och att central fakturahandläggare har kompletterat posten innan den distribuerats.

Mina fakturor i arbetsflöde EFH

I denna fråga visas de fakturor som du har i arbetsflödet och här behöver man inte trycka på sök knappen. Här visas direkt de fakturor som du har att handlägga samt i vilket steg de ligger i t.ex. under attest. Längre ut på raden visas information om fakturanummer, när fakturan förfaller, vilket konto och projekt som valts samt verifikationsnummer.

Genom en länk på leverantörsnummer kan du kontrollera betalningsuppgifter för leverantören.

Mina historiska fakturor aktiva i flödet

Frågebilden visar alla fakturor som har passerat en användare (attestant, godkännare eller inst. ekonom).

Klicka på länken under ”Status arbetsflöde(T)” för den berörda fakturan. Håller man markören över flödeskartans respektive steg visas information om steget samt loggade värden.

Klicka på länken med verifikationsnummer och se transaktionsdetaljer och fakturabild.

Logg arbetsflöde

Vill du se vilka fakturor en användare hanterat, ange KI-iD och tryck på Sök. Du kan begränsa sökningen med leverantörsnummer, fakturanummer, period etc.

Fråga arbetsflöde förfallna fakturor

För att se vilka fakturor som förfaller framtill ett visst datum. Gå in på Fråga arbetsflöde förfallna fakturor. I rutan ”Förf. dat mindre än” som finns högst upp på i rutan som heter urvalskriterier så skriver man in i rutan Förf.dat mindre än det önskvärda datumet för att få fram alla fakturor som förfaller/har förfallit fram till den dagen. Klicka sedan på sök rutan.

Du får då upp de fakturor som förfaller framtill det valda datumet. Rutan som heter ”Processteg” visar i vilket steg som fakturan befinner sig i. Där kan du klicka dig in beroende på om du vill se fakturor som ligger i Godkänna-, Kontrollera- eller Attestera-steget. Förstora specifikt processteg genom att trycka på plusmarkören i vänster kolumn.

I menyraden finns rutan ”Ver.nr” under denna rubrik så står själva verifikationsnumret som fakturan har t.ex. 301063113. Klickar man på detta nummer så får man upp själva fakturan om man skulle vilja titta på den. Här ser man också hos vem fakturan ligger.

Du kan begränsa utsökningen genom att genom att ange data i det olika rutorna under rubrikerna. Om du inte har exakt text att söka med, använd dig av asterix * (eventuellt både före och efter angiven text).

Alla fakturor i arbetsflöde

Har det kommit in en påminnelse kan du även söka med fakturanummer i Alla fakturor i arbetsflöde. Här ser du i vilket steg fakturan befinner sig och vem den ligger hos.

Skriv in fakturanumret i rutan under Fakturanr, omslut numret med asterix *, ex. *123456* och klicka sedan på Sök då får du upp den aktuella fakturan och kan se vart fakturan befinner sig och kan därefter vidta lämpliga åtgärder. Det går att söka utan asterix, men detta förutsätter att numret överensstämmer exakt. För bättre sökresultat, ifall inläst fakturanummer ej överensstämmer helt, sök alltid med asterix.

Transaktionsdetaljer och bild på den inskannade fakturan kan du se om du klickar på verifikationsnumret (under rubrik Ver.nr) enligt nedan.

Fakturor hos en specifik användare

I Alla fakturor i arbetsflöde kan du även söka på vilka/hur många fakturor som ligger hos en specifik användare. Antingen genom att ange deras KI-iD under Attestansvarig eller genom att ange deras namn under Attestansvarig (T). Glöm ej att använda asterix om du är osäker på fullständigt namn.

Redan attesterade fakturor i Alla fakturor i arbetsflöde

Ifall fakturan redan är attesterad när du söker på den kommer den inte komma upp ifall du inte kryssar i historiska ”Hist.”. Då ser du fakturan som avslutad.

Fråga faktura

I denna fråga kan du se i vilket steg fakturan befinner sig i och när fakturan är betald. Skriv in fakturanumret *123456* i sökfältet och tryck på sök.

Vill du se hur många obetalda fakturor ni har till Karolinska Universitetssjukhuset kan du begränsa sökningen. Ange *Karolinska* under leverantörsnamn (då kommer alla leverantörer som innehåller Karolinska upp, har du ett leverantörsnummer ange detta under Lev.nr.), bocka ur C-historiska poster och tryck på sök.

Vill du se vilka fakturor som betalts till Karolinska Universitetssjukhuset hittills under 2020 begränsa sökningen även mellan period 202000-202010. Bocka endast i C-historiska poster.