Attestera faktura

När du som attestant får en faktura för behandling är din uppgift att:

• Kontrollera att fakturan har korrekt kontering och att fakturan ska betalas till leverantören.
• Kontrollera att rätt underlag finns bifogade (vid behov av underlag).
• Välja åtgärd för fakturan.

För att underlätta för attestanten är det i detta steg inte möjligt att ändra kontering eller projekt.

Attestera

Välj uppgiftslistan som heter Attestera faktura/Approve invoice. Den listan hittar du genom att klicka på bocken högst upp till höger på sidan. (Observera att siffran vid bocken avser alla dina uppgifter som du har att hantera, inte enbart de för attest)

Markera en av dessa fakturor genom att klicka på den.

1. Läs alltid eventuella kommentarer som ligger under sektionen för Logg arbetsflöde. Den senaste kommentaren/händelsen finns högst upp i loggen.

2. Granska konteringen och säkerställ att valt projekt är korrekt.

3. Kontrollera att eventuella bilagor finns bifogade.

4. Klicka slutligen på blåa knappen Attestera längst ner till vänster. Ett meddelande visas om att din åtgärd är sparad. Nu är fakturan klar för betalning. Tänk även på att du ska attestera fakturor vars belopp är högre än din attestnivå, dessa går då automatiskt vidare till nästa person i attestflödet. Man ska således inte eskalera fakturor vars belopp är högre än din attestnivå, utan attestera dessa som vanligt.

Egen kostnad

KI definierar följande kostnader som egna kostnader, lönekostnader, reselogi och konferenskostnader, personliga utrustning (mobil, dator etc.), representation, utbildning, abonnemang, medlemsavgifter, terminalglasögon samt kostnader på betalkort med KI som betalningsansvarig. För dessa egna kostnader behöver överordnad chef attestera fakturan. Du klickar då på knappen Eskalera. OBS! Ser du att ekonomen i föregående använt knappen Egen kostnad (då står det egen kostnad istället för kontrollerad i loggen). Attestera då som vanligt, fakturan går vidare i attestledet.

Retur godkännare

Om du upptäcker att fakturan borde ha konterats på ett annorlunda sätt, t.ex. ett annat projekt eller om det saknas bilagor, behöver du klicka på åtgärdsknappen Retur godkännare och skriva en kommentar om hur rättning behöver ske. När godkännaren har justerat kommer fakturan att skickas vidare till ekonom som kontrollerar igen innan fakturan skickas ut till attestant igen.

Retur ekonom

Om du upptäcker att fakturan borde ha konterats på ett annorlunda sätt, t.ex. ett annat projekt, behöver du klicka på åtgärdsknappen Retur ekonom och skriva en kommentar om hur rättning behöver ske (vänligen ange då projektnummer). När ekonomen har justerat kommer fakturan att skickas ut till attestant igen.