Kom igång i UBW web
Du kan logga in i Ekonomisystemets (UBW) online för att behandla dina fakturor (EFH-elektronisk fakturahantering).
I uppgiftslistan Dina uppgifter visas bl.a. dina fakturor för behandling och det kan finnas en eller flera Uppgifter (t.ex. attest av huvudbokstransaktion, attest av tidrapport osv). Du kan också få olika uppgiftslistor om du ibland är Godkännare av en faktura och i andra fall är Attestant.
Inloggning
Du loggar in i UBW web (och EFH) med KI-ID här : https://ubwweb.ki.se/UBWProd/
Du kan också nå systemet från medarbetarportalens startsida. Antingen via Digitala verktyg. Välj: Ekonomisystem och inköp eller genom direktlänken Godkänna en faktura.
När du loggat in ser du nedanstående bild som är startsidan.
För att du skall kunna se vilka fakturor som du har att behandla klickar du in på ”bocken” högt upp till höger på första sidan enligt nedanstående bild. Då ser du din Uppgiftslista.
Klicka på en Uppgiftslista så aktiveras en översiktslista över de fakturor som ska behandlas. Den faktura som markeras i översiktslistan visas till höger i bilden Attest leverantörsfaktura.
Numret inom parentes efter en Uppgiftslista är det antal fakturor du har för behandling. När ingen parentes visas betyder det att du har en (1) faktura att behandla.
I översiktslistan kan en faktura vara markerad med olika symboler.
• Orange hand är symbolen för att fakturan har parkerats
• Utropstecken i orange triangel betyder att fakturan har förfallit till betalning
• Pratbubbla indikerar att fakturan har en kommentar som syns i loggflödet där det kan finnas viktig information
Åtgärdsknappar
I UBW finns ett antal åtgärdsknappar som du behöver känna till. Nedan visas vilka åtgärdsknappar som förekommer och vilka roller som kan använda dem.
| Åtgärds-knapp | Innebörd | Godkännare | Ekonom | Attestant |
|---|---|---|---|---|
| Godkänna/Accept | Godkänna/Accept används endast i steget Godkänna och innebär att du godkänner kontering och bokföring av fakturan. Åtgärden Godkänna/Accept skickar fakturan framåt i flödet. | ☒ | ||
| Attestera | Attestera används endast i Attestera och innebär att du godkänner kontering, bokföring och betalning av fakturan. | ☒ | ||
| Dela upp raden | Delar upp raden och beloppet till flera konteringsrader. Kopia av ursprungsraden skapas. | ☒ | ☒ | |
| Ta bort | Används när en faktura delats upp på flera rader och man vill ångra en sådan rad. Genom bocka i boxen till vänster om raden raderas den med åtgärdsknappen. | ☒ | ☒ | |
| Vidarebefodra | Vidarebefordra används endast i Godkänna och innebär att man överlåta sitt godkännande till någon annan. Fakturan skickas i sidled, inte framåt. Kommentar krävs. | ☒ | ||
| Eskalera | Eskalera används endast i Attest och innebär att du kan skicka fakturan vidare till din arbetsledare/chef. Kommentar samt lösenord krävs | ☒ | ||
| Parkera | Används när man vill behålla fakturan i sin uppgiftslista, t.ex. när kreditfaktura inväntas. Åtgärden kräver en kommentar i fältet Skriv in kommentar under Logg arbetsflöde. Fakturan markeras med en ”hand" som symbol i översiktslistan. | ☒ | ☒ | |
| Avvisa | Avvisa skickar fakturaraden tillbaka till central fakturahandläggare. En kommentar är obligatorisk. Avvisa används t.ex. när fakturan inte ska betalas. När flera rader avvisas måste kommentar för varje rad anges. Använd knappen Kopiera om du vill ha samma kommentar på alla rader. | ☒ | ☒ | |
| Ångra | Används när man vill ångra angiven åtgärd, t.ex. Attestera. Statusen nollställs med denna knapp. | ☒ | ||
| Retur ekonom/Return accountant | Skickar fakturan tillbaka till rollen ekonom där särskilt utsedda personer på EA-servicekontor eller institutionsekonomer tar emot och hanterar fakturan. Kommentar krävs. | ☒ | ||
| Retur godkännare | Skickar fakturan tillbaka till Godkänna. Om granskaren har distribuerat fakturan manuellt till någon annan för ytterligare granskning så går fakturan tillbaka till den personen. Titta i arbetsflödeskartan om du vill veta vem som kommer att få fakturan när du använder Retur Godkänna. Kommentar krävs | ☒ | ||
| Kontrollerad | Används endast i Kontrollera, granska & Hantera steget, när du godkänner projektet och kontrollerar betalningsvillkor, moms, period, konto | ☒ | ||
| Egen kostnad | Används endast i Kontrollera, granska & Hantera steget, när en ekonom avgör att fakturan avser attestantens egna kostnader. Används istället för knappen Kontrollerat. | ☒ | ||
| Korrigera faktura | Används endast i Kontrollera, granska & Hantera steget, när ekonomen vill skicka fakturan ut från flödet för att kunna korrigera moms, period och förfallodatum. Knappen kan ersättas av en genväg som ekonomen skapar själv. Se kapitel Kontrollera faktura. | ☒ | ||
| Till avancerat läge | Byt till avancerat läge om du vill dela upp raden och beloppet till flera konteringsrader. | ☒ | ||
| Till normalläge | Byt till normalläge om du bara har en rad att hantera. | ☒ |