Rapportera incidenter

Har du varit med om olycksfall, sjukdom, tillbud, sett eller varit med om en avvikande situation där du upplever att universitetet brister i sina rutiner kring arbetsmiljö, säkerhet eller miljö, ska du göra en incidentrapportering. Genom att rapportera avvikelser bidrar du till att förebygga arbetsrelaterad ohälsa och olyckor. Hjälp oss göra KI till en säker och trygg arbets- och studieplats för alla.

I inloggat läge hittar du inloggningsuppgifter samt mer information för att komma igång med appen IA - Avvikelser i arbetsmiljön

Kom ihåg, om det är möjligt:

  1. att i första hand alltid kontakta din chef och/eller skyddsombud när något händer, och gärna rapportera in händelsen tillsammans. Vid allvarliga händelser ska alltid chef kontaktas, läs mer här.
  2. ange plats eller situation så att ärendet kan följas upp och skapa underlag för utveckling och förbättring av arbetsmiljön.
  3. om detta inte är möjligt för dig kan du rapportera anonymt.
Sofia Lindberg
Arbetsskador och tillbud.

Vad är viktigt att rapportera

Alla avvikelser inom arbetsmiljö ska registreras i IA-systemet som är ett webbaserat systemstöd för risk-, incident- och avvikelserapportering. Om du till exempel har skadat dig, eller upplever att universitetet brister i sina rutiner kring arbetsmiljö eller säkerhet, ska du göra en så kallad incident- och avvikelserapportering i IA-systemet.

Vilka får information om händelsen?

Närmaste chef, prefekt/motsvarande, utredare i studentärenden och skyddsombud kan få information om händelsen.

Rapporteringar gällande anställda går i första hand till närmsta chef som har arbetsmiljöansvaret och som ska se till att ärendet hanteras och att åtgärder vidtas för att förhindra att ytterligare personer drabbas av samma skada eller tillbud.

Arbetsskador och tillbud

En oönskad händelse som hade kunnat leda till ohälsa eller olycksfall men som slutade väl. Alternativt att något av nedanstående höll på att inträffa. 

Till exempel:

  • Ventilerade arbetsplatser (dragskåp) vars larmfunktion inte fungerar har använts under en längre tid – detta kan ha lett till att personal exponerats för farliga ämnen.
  • Hantering av djurburar och spån som innehåller farliga ämnen har ej märkts upp vilket leder till att personalen som tömmer/diskar burarna exponeras för farliga ämnen.
  • Kontroll av nödutrustning (ögondusch, brandsläckare, m m ) har ej genomförts.
  • Avfallshantering – farligt avfall är felmärkt, felpaketerat eller felplacerat.
  • Otillåten transport av omärkta vetenskapliga prover på pendelbussen.
  • Medarbetare följer inte hanteringsinstruktioner/säkerhetsrutiner.
  • Riskbedömningar saknas för laborativt arbete.
  • Medarbetare/studenter använder inte personlig skyddsutrustning.
  • Instrument/verktyg används på ett sätt som innebär risk för personskada.
  • Bristande tillgänglighet.
  • Kränkningar, mobbing, trakasserier eller liknande som kan leda till ohälsa.

Oönskad händelse som leder till skada, dödsfall eller sjukdom.

  • halkade och bröt armen
  • skada på grund av spill av frätande kemikalier
  • stick- eller skärskada.
  • stick- eller skärskada
  • bitskador
  • smitta vid utlandstjänstgöring

Olycksfall/dödsolycka som sker på väg till eller från arbetet under resan mellan bostaden och arbetsplatsen.

Sjukdom som kan uppkomma eller försämras till följd av arbetet eller arbetsförhållandena. Sannolikt beror på skadlig inverkan i arbetet under längre tid.

  • Smärta i nacke/axlar/rygg p.g.a. ensidig eller tung belastning.
  • Allergi p.g.a. exponering av farliga ämnen på arbetsplatsen.
  • För hög arbetsbelastning.
  • Mobbing, trakasserier och diskriminering som lett till ohälsa.

Egendom, säkerhet och miljö

Händelser som påverkar eller riskerar att påverka miljön och säkerheten. Allt som händer kopplat till egendom och säkerhet ska rapporteras. Vid fastighetsrelaterade fel i husen på KI:s campus gör felanmälan.

- Brand- och utrymningssäkerhet t.ex. vid utrymningsövning nödutgång är blockerad, personer stannar kvar i lokaler vid brandutrymningsövning.
- Personsäkerhet t.ex. hot av en besökande på campus.
- Aktivism t.ex. aktivister blockerar ingången till en KI-byggnad.
- Inbrott, inbrottsförsök.
- Stöld, stöldförsök.
- Driftstörning.
- Fastighetsskada t.ex. klotter, skadegörelse.
- Falsklarm.
- Miljöskada, -händelse t.ex. utsläpp av farliga kemikalier.
- Bristande kunskap om KI:s avfallsregler gör att kemikalier hälls ut i avloppet.
- Läckage/risk för läckage av kemikalier/farliga ämnen till avlopp/miljö.

Sofia Lindberg
Diskriminering, trakasserier eller kränkande händelse.

Diskriminering, kränkningar, trakasserier och sexuella trakasserier

Du bör i första hand kontakta en chef i din närhet, HR på din institution eller någon annan du har förtroende för när det handlar om att rapportera inom det här området.

Vid KI råder nolltolerans mot diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkningar och vi behöver och ska agera i ett så tidigt skede som möjligt. När en chef eller annan arbetsgivarföreträdare får kännedom om dessa händelser är vi som arbetsgivare, i första hand närmaste chef, skyldiga enligt lag att agera och utreda händelserna.

Mer om hur du går du tillväga, var du kan få stöd och vad som händer med informationen.

Intern rapportering i IA-systemet

Rapportera gärna gemensamt; chef, medarbetare och skyddsombud. Rapportering i IA-systemet går direkt till närmaste chef och görs vanligtvis under processens gång. Att rapportera kan utgöra ett stöd för att klargöra och förtydliga vad som hänt, när det hänt och är en möjlighet att dokumentera under ärendets gång. Det ger även möjlighet till lärande och utveckling av verksamheten.

I en utredning av trakasserier, sexuella trakasserier eller kränkande särbehandling går det inte att vara anonym. För att processen ska kunna vara rättssäker för alla parter behöver den som kritiseras ha möjlighet att bemöta anklagelser. I utredningsprocessen klargörs fakta kring vad som hänt.

Självklart finns det ändå möjlighet att påtala problem anonymt. Arbetsgivaren är skyldig att undersöka och förebygga risker i arbetsmiljön även vid en anonym anmälan. Däremot blir arbetsgivarens förutsättningar för att säkerställa arbetsmiljön och arbeta framåtriktat begränsad om medarbetare inte träder fram med sin kritik.

Arbetsgivaren har ansvar för att förebygga, utreda och åtgärda. Det är därför viktigt att trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling kommer till arbetsgivarens kännedom. Här hittar du som är utsatt stöd innan, under och efter processen.

Sofia Lindberg
Rapportering av informationssäkerhetsincident.

Rapportera anonymt (centralt)

Om du av någon anledning inte kan framföra information om arbetsmiljöbrister och avvikelser du upplevt eller observerat, direkt till närmaste chef eller någon annan ansvarig finns möjligheten att anonymt rapportera och beskriva händelser eller nära-på händelser.

Det är bra att känna till att det är svårt att agera på anonymt rapporterade händelser och att KI understryker vikten av att i första hand direkt påtala brister i arbetsmiljön för att kunna hantera och lösa dem direkt.

Rapportera anonymt utan inloggning i IA-systemet.

Sofia Lindberg
Visselblåsarfunktion

Visselblåsarfunktion

Genom att använda kanalen för visselblåsning kan medarbetare i ett arbetsrelaterat sammanhang rapportera missförhållanden som är så allvarliga att allmänheten har ett intresse av att de kommer fram och upphör.

Sofia Lindberg
Rapportering av informationssäkerhetshändelse

Informationssäkerhetsincident

Rapportera alla informationssäkerhets- och personuppgiftsincidenter. En incident kan bestå av ett IT-angrepp där information; exempelvis personuppgifter läcker, förloras eller förvanskas:

  • felaktig, olovlig eller skadlig hantering av information som kan innebära negativ påverkan för KI.
  • information som kommit i orätta händer.
  • stöld av utrustning eller fysiska dokument innehållande känslig information.
  • dataintrång.

Chef eller skyddsombud? Så använder du IA-systemet

Nedan finns ett urval av manualer för att hjälpa dig att förstå och använda IA-systemet på ett effektivt sätt. Materialet tillhandahålls av AFA försäkringar vilket garanterar att materialet uppdateras när uppdateringar görs i systemet. 

Behörighetsblanketten skickas till: payroll@ki.se dit du också kan vända dig för support avseende IA-systemet.

Manual till IA-systemet

E-learning för chefer med interaktiva övningar och quiz på:

Startsidan och mitt IA

Hitta händelser i händelselistan.

Utredning

Åtgärder

Rapportguide:

Anmäl händelser till Försäkringskassan, AFA, Arbetsmiljöverket

Samtliga aktuella manualer.

Support

Har du frågor om hur du hanterar IA-systemet kontakta: payroll@ki.se 

Behörighetsblankett

IA appkonto

Medarbetare och studenter kan även ladda ner IA-appen. För detta krävs att du först loggar in på medarbetarportalen. Scrolla sedan ned på denna sida. Där hittar du ett generiskt användarnamn och lösenord till KI:s app-konto i IA-systemet. Följ sedan instruktionerna i appen. 

Kom ihåg att det inte är samma användarnamn och lösenord till appen som till webbversionen och att du enbart kan rapportera IN i appen. Inte utreda eller åtgärda. 

Lycka till! 

Vad vill du göra?

Första gången du rapporterar ombeds du att  bekräfta dina användaruppgifter till IA-systemet. Ändra inte användarnamnet som skapas! Sedan kommer du att styras om till KI:s inloggningsportal (SSO). Ange användarnamn och lösenord till din KI-dator/konto. 

Tolkning av funktionsval vid rapportering

  • Var beskriver din organisatoriska tillhörighet/anställningsenhet. Hämtar den inte automatiskt så väljer du den manuellt i rullistan.
  • Vad 
    • Tillbud

      Tillbud är en händelse som inträffar och som skulle kunnat leda till skada/sjukdom/ohälsa

      Till exempel:

      • Ventilerade arbetsplatser (dragskåp) vars larmfunktion inte fungerar har använts under en längre tid - detta kan ha lett till att personal exponerats för farliga ämnen
      • Hantering av djurburar och spån som innehåller farliga ämnen har ej märkts upp vilket leder till att personalen tömmer/diskar burarna exponeras för farliga ämnen
      • Kontroll av nödutrustning (ögondusch, brandsläckare etc.) har ej genomförts
      • Avfallshantering - farligt avfall är felmärkt, felpaketerat eller felplacerat
      • Otillåten transport av omärkta vetenskapliga prover på pendelbussen
      • Medarbetare följer inte hanteringsinstruktioner/säkerhetsrutiner
      • Riskbedömningar saknas för laborativt arbete
      • Medarbetare/studenter använder inte personlig skyddsutrustning
      • Instrument/verktyg används på ett sätt som innebär risk för personskada
      • Bristande tillgänglighet
    • Olycksfall 

      Olycksfall är en snabb, plötslig och oväntad händelse i arbetet som innebär personskada eller sjukdom/ohälsa

      Till exempel: 

      • Halkade och bröt armen
      • Skada på grund av spill av frätande kemikalier
      • Stick- eller skärskada
      • Bitskador (från försöksdjur)
      • Smitta vid utlandstjänstgöring
      • Snabb allergisk reaktion
    • Färdolycksfall

      Färdolycksfall är incidenter med eller utan personskada som inträffar på väg till/från arbetet. Alla färdolycksfall ska rapporteras i IA-systemet

      Till exempel: 

      • Halkar på isfläck vid busshållplats
      • Cyklar omkull på vägen till jobbet
      • Halkar i trappa i tunnbelbanan
      • Ramlar på bussen/tunnelbanan/tåget
    • Miljö

      Miljö är händelser kopplade till skadlig påverkan på miljö/hållbarhet

      Till exempel

      • Spill, läckage, utsläpp
      • Källsortering, återvinning etc. 
    • Egendom/säkerhet

      Är händelser som kan kopplas till vår fysiska och psykiska säkerhet och som skulle kunna leda till ohälsa om åtgärder inte vidtas. 

      Till exempel

      • Stöld, inbrott
      • Obehöriga, behörigheter/accesser
      • Hot, våld
      • Fel på skalskydd/lås/dörrar
      • Sabbotage, skadegörelse
      • Kraftiga avvikelser i värme/kyla/fukt på arbetsplatsen
      • Felaktiga luftflöden
    • Kränkningar/diskriminering

      På KI råder nolltolerans mot alla former av diskriminering, kränkningar och mobbing och KI vill att det ska rapporteras. Läs gärna detta innan du rapporterar: https://medarbetare.ki.se/vart-ki/ki-pa-lika-villkor/hit-kan-du-vanda-dig-om-du-ar-utsatt

      Till exempel

      • Kränkning är ett angrepp mot någons person, frihet, frid eller ära och anses vara en attack mot någons integritet
      • Mobbing innebär upprepade kränkningar över tid, där en person systematiskt utsätts för negativa handlingar av en eller flera individer
      • Diskriminering är när någon behandlas sämre än någon annan i en jämförbar situation på grund av någon av de skyddade diskrimineringsgrunderna

Anmäla arbetsmiljöskada/sjukdom/dödsfall till myndighet?  

Se informationssida på Medarbetarportalen: 
https://medarbetare.ki.se/din-anstallning/arbetsmiljo-och-halsa/systematiskt-arbetsmiljoarbete-sam/arbetsskador-och-tillbud  

Om du av någon anledning inte kan framföra information om arbetsmiljöbrister och avvikelser direkt till närmaste chef eller någon annan ansvarig finns möjligheten att rapportera  anonymt. Det är mycket svårt för KI som arbetsgivare att agera på anonyma incidenter. KI understryker vikten av att påtala brister i arbetsmiljön genom att uppge namn och enhet. Är du osäker tala gärna med närmaste skyddsombud. 
Anonym rapport kommer att gå till särskilt utsedd chef inom centrala HR-avdelningen vid KI för bedömning. 

Rapportera utan att logga in i IA-systemet 

Genom visselblåsarfunktionen kan personer i ett arbetsrelaterat sammanhang rapportera missförhållanden som är så allvarliga att allmänheten har ett intresse av att dessa missförhållanden kommer fram och upphör. 

Läs mera här om hur du rapporterar: https://medarbetare.ki.se/stod-och-verktyg/sakerhet/om-nagot-hander/rapportera-incidenter/visselblasa-rapportera-missforhallanden 

Gå till sidan rapportera: https://medarbetare.ki.se/stod-och-verktyg/sakerhet/om-nagot-hander/rapportera-en-handelse 

En informationsincident kan bestå av ett IT-angrepp där information, exempelvis personuppgifter läcker, förloras eller förvanskas. 

Till exempel:

  • felaktig, olovlig eller skadlig hantering av information som kan innebära negativ påverkan för KI
  • information som kommit i orätta händer
  • stöld av utrustning eller fysiska dokument innehållande känslig information
  • dataintrång

Felanmälan görs när det inte råder någon risk för att felet kan leda till olycka eller ett allvarigt tillbud. Det handlar om mindre problem eller fel som uppstår i arbetsmiljön (en trasig lampa, dörrhandtag eller andra tekniska problem).  

Handlar det om upprepade fel under en lång tid kan ärendet behöva lyftas högre och rapporteras in i IA-systemet. Men grundprincipen är att: 

  • Felanmälan inte ska rapporteras i IA-systemet utan anmälas till den som råder över utrustning, installation, maskin, teknik eller hela fastigheten. 

Nedan några exempel på var du felanmäler:

Akademiska hus: https://www.akademiskahus.se/felanmalan/ 

Locum: https://www.locum.se/Kundtjanst/ 

BioClinicum: https://www.karolinska.se/forskning-och-utbildning/bioclinicum-medarbetare/kontaktuppgifter-och-lankar/ 

Hemsö: https://www.hemso.se/felanmalan/?estate-id=55701#form 

I följande hus finns även servicegrupper inom KI och Scilife lab ni kan kontakta:

ANA Futura: https://medarbetare.ki.se/vart-ki/lokal-webb/ana-futura-for-medarbetare 

BioMedicum: https://staff.ki.se/our-ki/local-web/biomedicum-for-staff 

NEO: https://staff.ki.se/our-ki/local-web/neo 

Scilife lab: https://www.scilifelab.se/pa-svenska 

Frågor och svar

Mer information för inloggade medarbetare

Det finns mer information för dig som arbetar i följande grupper

  • All KI staff
Logga in med KI-ID