Rapportera incidenter
Har du varit med om, sett eller uppmärksammat något som påverkat eller kunnat påverka arbetsmiljön, säkerheten eller hälsan vid KI? Genom att rapportera incidenter, tillbud och arbetsskador bidrar du till en säkrare och tryggare arbets- och studiemiljö vid KI.
Vid akut fara eller nödsituation - ring 112!
Annars ring KI vakt:
Campus Solna: 08-524 864 29
Campus Flemingsberg: 08- 524 860 60
Kom ihåg att IA-systemet är ett dokumentationssystem och att du därför:
- alltid kontaktar närmaste chef/ansvarig vid allvarliga händelser
- alltid prioriterar omedelbara åtgärder eller omhändertagande före rapportering
Vad vill du göra?
Alla vid KI är skyldig att rapportera incidenter!
Första gången du rapporterar ombedes du bekräfta dina användaruppgifter i IA-systemet. Ändra inte användarnamnet som skapas! Sedan kommer du att styras om till KI:s inloggningsportal (SSO). Ange användarnamn och lösenord till din KI-dator/konto.
Vad kan jag rapportera i IA-systemet?
Tillbud: Händelse som kunnat orsaka skada eller sjukdom.
Olycksfall: Plötslig/oförutsedd händelse som orsakade skada/ohälsa.
Färdolycksfall: Olycksfall som sker på väg till/från arbetet/studierna.
Arbetssjukdom: Insjuknande eller diagnos som kan härledas till arbetsuppgift/studier.
Miljö: Händelse som riskerar skada på miljön/naturen.
Egendom/Säkerhet: Händelse som orsakat skada på egendom/fastighet eller som upplevts som direkt/indirekt hotande och/eller förstörande.
Kränkningar/Diskriminering: Attack mot integritet (kränkningar); Upprepade negativa handlingar (mobbing); Orättvis behandling (enl. Diskrimineringslagen). Läs gärna mera om detta längre ned på sidan innan du rapporterar.
Vad kan jag inte rapportera i IA-systemet?
Rapportera anonymt: Det går inte att rapportera anonymt av utredningsrättsliga skäl. Vill du rapportera anonymt får du göra detta utanför systemet. Var medveten om att anonyma händelser inte går att utreda.
Visselblåsa: Länk till sida om visselblåsarfunktionen
Rapportera informationssäkerhets- eller personuppgiftsincident: Länk till sida om informationssäkerhet
Felanmäla: Felanmälan görs ofta direkt till fastighetsägaren eller av denne utsedda servicefunktion där felet uppstått. En felanmälan handlar ofta om mindre allvarliga tekniska fel/brister där det inte råder någon risk för att felet kan orsaka olycka eller allvarligt tillbud.
Studenter på grund- och avancerad nivå kan rapportera direkt i systemet. Men vi ser helst att Ni först tar del av informationen på webben Student på KI före inrapporteringen.
Chef, HR, Skyddsombud eller du som har fått en uppgift i IA-systemet och ska utreda, åtgärda, anmäla eller följa upp en rapporterad incident hittar allt du behöver veta på vår IA-sida i SharePoint. Länk till sida i sharepoint
Där hittar du steg-för-steg instruktioner, filmer och expertstöd vid knepiga ärenden och systemfrågor
Du behöver logga in mot Microsoft 365 med din ki-mejl och lösenord för att kunna nå denna sida.
När du öppnar sidan:
- Klicka på ”Logga in”
- Logga in med ditt KI‑användar-ID / KI‑e‑postadress
- Bekräfta inloggningen med tvåstegsverifiering (Microsoft Authenticator)
Vad händer med rapporteringen?
- En mejlnotis går nu till din närmaste chef som utses till händelseansvarig i systemet. Notis går även till utsedda IA-handläggare inom din institution och till av KI utsedda superusers i systemet. Skyddsombud får en notis för se händelser som sker inom ombudets sk skyddsområde, men ser bara dina personuppgifter om du aktivt väljer att lägga till skyddsombudet vid rapportering. Väljer du att bocka i Begränsad åtkomst, kan bara närmaste chef se händelsen, ingen annan.
- Händelseansvarig ska nu bedöma allvarlighetsgrad och vid allvarligt tillbud eller allvarlig olycka anmäla händelsen till Arbetsmiljöverket. Vid personskada ska händelseansvarig även se till att detta anmäls till Försäkringskassa.
- Händelseansvarig ska sedan se till att händelsen utreds, att förebyggande åtgärder genomförs och följs upp. Händelseansvarig kan delegera detta till behöriga inom sitt ansvarsområde. bedöma om se till att händelsen utreds, åtgärder vidtas och följs upp.
- När alla åtgärder är klarmarkerade får du en bekräftelse på att ärendet är klart och arkiverat.
Då systemet inte per automatik skickar notiser till dig under utredning och uppföljning bör du stämma av med närmaste chef ifall ingen feedback kommer. Anser du att händelsen inte hanteras korrekt eller adekvat bör du föra en dialog med din chef. Går inte detta kontakta ditt lokala eller centrala skyddsombud/huvudksyddsombud alternativt HR.
Exempel på vad du kan rapportera in under respektive rubrik
En oönskad händelse som hade kunnat leda till ohälsa eller olycksfall men som slutade väl. Alternativt att något av nedanstående höll på att inträffa.
Till exempel:
- Ventilerade arbetsplatser (dragskåp) vars larmfunktion inte fungerar har använts under en längre tid – detta kan ha lett till att personal exponerats för farliga ämnen.
- Hantering av djurburar och spån som innehåller farliga ämnen har ej märkts upp vilket leder till att personalen som tömmer/diskar burarna exponeras för farliga ämnen.
- Kontroll av nödutrustning (ögondusch, brandsläckare, m m ) har ej genomförts.
- Avfallshantering – farligt avfall är felmärkt, felpaketerat eller felplacerat.
- Otillåten transport av omärkta vetenskapliga prover på pendelbussen.
- Medarbetare följer inte hanteringsinstruktioner/säkerhetsrutiner.
- Riskbedömningar saknas för laborativt arbete.
- Medarbetare/studenter använder inte personlig skyddsutrustning.
- Instrument/verktyg används på ett sätt som innebär risk för personskada.
- Bristande tillgänglighet.
- Kränkningar, mobbing, trakasserier eller liknande som kan leda till ohälsa.
Oönskad händelse som leder till skada, dödsfall eller sjukdom.
- halkade och bröt armen
- skada på grund av spill av frätande kemikalier
- stick- eller skärskada.
- bitskador
- smitta vid utlandstjänstgöring
Olycksfall/dödsolycka som sker på väg till eller från arbetet under resan mellan bostaden och arbetsplatsen.
- ramlar/krockar med cykel
- skadar mig på bussen, tunnebanan, tåget
- halkar på isfläck och skadar mig
Sjukdom som kan uppkomma eller försämras till följd av arbetet eller arbetsförhållandena. Sannolikt beror på skadlig inverkan i arbetet under längre tid.
- Smärta i nacke/axlar/rygg p.g.a. ensidig eller tung belastning.
- Allergi p.g.a. exponering av farliga ämnen på arbetsplatsen.
- För hög arbetsbelastning.
- Mobbing, trakasserier och diskriminering som lett till ohälsa.
Miljö är händelser kopplade till skadlig påverkan på miljö/hållbarhet, till exempel
- Spill, läckage, utsläpp
- Felaktig källsortering, återvinning etc.
Händelser som kan kopplas till vår fysiska och psykiska säkerhet och som skulle kunna leda till ohälsa om åtgärder inte vidtas, till exempel
- Stöld, inbrott
- Obehöriga, behörigheter/accesser
- Hot, våld
- Fel på skalskydd/lås/dörrar
- Sabbotage, skadegörelse
- Kraftiga avvikelser i värme/kyla/fukt på arbetsplatsen
- Felaktiga luftflöden
Du bör i första hand kontakta en chef i din närhet, HR på din institution eller någon annan du har förtroende för när det handlar om att rapportera inom det här området. Komihåg att det inte går att rapportera anonymt i IA-systemet. Vill du vara helt anonym går det bra att göra utanför systemet via mejl, brev till arbetsgivaren.
Vid KI råder nolltolerans mot diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkningar och vi behöver och ska agera i ett så tidigt skede som möjligt. När en chef eller annan arbetsgivarföreträdare får kännedom om dessa händelser är vi som arbetsgivare, i första hand närmaste chef, skyldiga enligt lag att agera och utreda händelserna. Läs gärna mera om detta innan du rapporterar: https://medarbetare.ki.se/vart-ki/ki-pa-lika-villkor/hit-kan-du-vanda-dig-om-du-ar-utsatt
Till exempel
- Kränkning är ett angrepp mot någons person, frihet, frid eller ära och anses vara en attack mot någons integritet
- Mobbing innebär upprepade kränkningar över tid, där en person systematiskt utsätts för negativa handlingar av en eller flera individer
- Diskriminering är när någon behandlas sämre än någon annan i en jämförbar situation på grund av någon av de skyddade diskrimineringsgrunderna
IA appkonto
Medarbetare och studenter kan även ladda ner IA-appen. För detta krävs att du först loggar in på medarbetarportalen. Scrolla sedan ned på denna sida. Där hittar du ett generiskt användarnamn och lösenord till KI:s app-konto i IA-systemet. Följ sedan instruktionerna i appen.
Kom ihåg att det inte är samma användarnamn och lösenord till appen som till webbversionen och att du enbart kan rapportera IN i appen. Inte utreda eller åtgärda.
Mer information för inloggade medarbetare
Det finns mer information för dig som arbetar i följande grupper
- All KI staff