Om dödsfall eller svår personskada inträffar

Informationen på denna sida

Informationen gäller främst för anställda vid KI. För anknutna/adjungerade medarbetare gäller att huvudarbetsgivaren omgående ska informeras. Vilka åtgärder respektive huvudman ska vidta får avgöras i dialog utifrån gällande omständigheter och samordningsbehov. Avsnitten om försäkringar och hantering i lönesystem ska dock enbart tillämpas för anställda vid KI.

Med "arbetsplats" avses även resa till och från arbetet och tjänsteresa (dock med vissa undantag i PSA och TGL-S).

1. Fortsatta åtgärder för närmaste chef/arbetsgivare

• Lämna aldrig ett dödsbud eller besked om att en anställd medarbetare skadats svårt, via telefon. Närmast anhöriga informeras i dessa fall av polis eller sjukvårdspersonal. Nästkommande dag eller dagar kan det vara lämpligt att ta kontakt med anhöriga.
• Samla korrekt information om händelsen. Spekulera aldrig!
• Förvissa dig om att anhöriga är underrättade innan du ger information till berörda på arbetsplatsen eller samtalar med media/press.
• Skapa tydlighet genom att ge samlad information till samtliga berörda vid samma tidpunkt (möte/epost). Glöm inte att informera tjänstlediga, sjukskrivna och föräldralediga. Kalla gärna till ett samlat möte.
• Vid dödsfall och allvarliga personskador ska institutionsledningen kontakta KI presschef och informera rektor
• Låt aldrig medarbetare "skingras för vinden" innan du informerat var och hur de kan få stöd via KI företagshälsa eller personalstödsfunktionens telefonrådgivning på 0200-21 63 00.
• Erbjud uppföljande möte för reflektion och frågor. Lyssna!
• Avboka alla möten den avlidne/skadade har och kom ihåg att e-post ska hänvisas till mera information eller kontaktperson.
• Informera kortfattat viktiga externa kontakter vad som inträffat.
• Dokumentera det du gör och kommunicerar i en logg som stöd för minnet och frågor.

2. Planera resten av dagen

Besluta om och hur arbetet ska fortgå för närmast berörda kollegor resten av dagen. Gör samma övervägande de närmaste dagarna.

3. Rapportera händelsen i IA-systemet

• Vid dödsfall och svår personskada ska närmaste chef rapportera detta i KI:s incidentsrapporteringssystem, IA-systemet.
• Vid dödsfall måste ni invänta polisens utredning kring orsak till händelsen. Skriv att utredning är påbörjad och vem som utreder.
• Vid svår personskada måste arbetsgivaren påbörja en utredning. Se till att denna utredning görs grundligt och att personer med kompetens kan ge sin bild av orsaken. Sök rotorsaken till händelsen. Utredningen ska innehålla en riskbedömning och skyddsombud ska erbjudas deltagande.
• Nästa steg är att skyndsamt anmäla dödsfall och svår personskada till Arbetsmiljöverket. Det kan lättast göras inne i IA-systemet under fliken Anmälningar. Denna anmälan registreras då automatiskt även hos Försäkringskassan. För mera detaljerad information och hur ni ska utreda, åtgärda och följa upp, gå till Utbildningssida för IA-systemet.

4. Kontakt och krisstöd i efterförloppet

Närmaste arbetskamrater, du som chef och eventuellt andra personer som berördes av det inträffade dödsfallet/den svåra personskadan ska erbjudas stöd både individuellt och i grupp, akut och på sikt.

• Kontakta lokal HR för stöd i ärendet.
• Delegera. Utse till exempel en kontaktperson som upprätthåller kontakten med anhöriga.
• Om medarbetare behöver utökat stöd avropa stöd från KI företagshälsa.
• Fånga upp signaler. När det gått en tid efter den allvarliga händelsen kan det finnas medarbetare som fortfarande mår dåligt. Ansvarig chef ska då erbjuda fortsatt stöd i form av samtal via företagshälsan eller personalstödet.

5. Personskadeförsäkringar (PSA)

• Arbetstagaren är försäkrad genom PSA om hen skadas i arbetet eller vid direkt färd mellan bostad och arbetsplatsen. Detta gäller både svåra och mindre svåra skador.
• Frågor om PSA-försäkringen och övriga försäkringar besvaras av försäkringshandläggaren på KI:s centrala HR-avdelning.
• Läs mera under Försäkringar

Om en anställd har avlidit

Kontakt med anhöriga

Arbetsledningen bör omgående kontakta de anhöriga för att uttrycka sitt deltagande och bekräfta att arbetsplatsen är medveten om dödsfallet. Det kan vara en lättnad för de anhöriga om arbetsgivaren erbjuder sig att sprida information om dödsfallet inom arbetsplatsen. All uppmärksamhet som visas de anhöriga är av positiv betydelse.

En andra kontakt från företaget kan tas för att inhämta information om begravningen och för att informera om hur företaget och medarbetarna önskar närvara. De anhöriga bör även informeras om vad som sker på arbetsplatsen, exempelvis hur personalinformationen ser ut och om och när en tyst minut ska hållas. Om en minnesstund anordnas på företaget är det lämpligt att erbjuda de anhöriga att delta.

Vid första kontakten bör även information ges om eventuella förmåner som den avlidne haft, såsom försäkringar, efterlevandepension, bidrag till begravningskostnader och andra relevanta förmåner som blir aktuella i samband med ett dödsfall.

Minnesstund

För att hedra den avlidne på arbetsplatsen finns det flera alternativ. En tyst minut är ofta ett lämpligt val. Under denna stund kan några väl valda ord/dikt samt ett fint arrangerat bord med foto och tänt ljus vara en fin gest. En minnesbok/kondoleansbok kan finnas på plats.

Begravning

Vid begravning ska de anhörigas önskan alltid respekteras. Om anhöriga inte meddelar att begravningen hålls inom den närmaste kretsen anhöriga och det är gängse anmälan till att närvara, bör minst en person från arbetsgivaren närvara.

Den bortgångne hedras med en begravningsuppsättning, t.ex. en krans eller motsvarande från kollegorna på KI. Kollegor som vill närvara bör beviljas ledighet om verksamheten tillåter. Läs mer i KI:s regler för representation och gåvor.

Arbetsplatsen - praktiska frågor att hantera

• Tänk i samma termer som när någon avslutar sin anställning och följ rutinerna för det. Det innebär bland annat att namnskyltar ska bytas, medarbetarens uppgifter tas bort från webbsidor, telefonlistor och intranät. Tänk på att hantera alla praktiska frågor taktfullt och i rätt ordning. Till exempel att inte avsluta e-postkonto innan ni upprättat vidarebefordring.
• Avsluta medarbetarens AD-konto (för inloggning i datorer, e-postkonto m.m.) och eventuella andra kontobehörigheter via ärende till IT Selfservice.
• Hade medarbetaren arbetsredskap som mobil, dator, nycklar som behöver samlas in? Ta i så fall kontakt med anhöriga vid lämpligt tillfälle.

Försäkringsinformation - om en anställd avlidit

TGL-S -försäkring

Det är Statens tjänstepensionsverk (SPV) som har hand om statens TGL försäkring. Det utgår ersättning till make, maka, sambo och barn med ett grundbelopp om den avlidne var under 55 år. Till barn under 20 år utgår det ett så kallat barnbelopp. Det utgår alltid ett halvt basbelopp till dödsboet. Pengarna sätts alltid in på dödsboets bankkonto.

HR på institution

1. Registrerar i IDAC samma dag som man mottagit besked om dödsfallet. "Dölj i målsystem" genom att bocka i "Ej synlig på intranätet/KI-webb" så att profilsidan avpubliceras inom 48 timmar.
2. Mejla information om dödsfallet till payroll@ki.se och ange vilket datum man utfört "Dölj i målsystem" i IDAC.

KI:s centrala lönespecialister

• Om lönekörningen ligger inom 48 timmarsgränsen så avslutas personen i Primula med avgångsdatum.
• Skriver efter 48 timmar från den dag man mottagit beskedet om dödsfallet in i lönesystemet Primula att personen är avliden och ändrar namnet till efternamn dödsbo, förnamn.
• Avslutar anställningen som upphör dagen efter dödsfallet. I det fall lönekörning i primula har påbörjats vid detta datum ska anställningen avslutas den sista dagen i månaden då medarbetaren avled.
• Betalar ut eventuell innestående lön och tillägg.

SPV beställer registerutdrag dödsfallsintyg från Skatteverket samt skickar handlingar till dödsboet för ansökan om pensionsförmån.

Hemtransport av avliden till annat land

Hemtransport av utländsk medborgare ombesörjs av anhöriga och bekostas av dödsboet.

Avsluta anställningen i Primula

Pensionshandläggare på löneenheten registrerar avgångsdatum i Primula som upphör dagen efter dödsfallet. I och med att anställningen upphör ska innestående lön, semesterersättning och andra innestående förmåner utbetalas till dödsboet. Om KI har betalat ut för mycket lön till den avlidne ska KI låta den gjorda utbetalningen bero, se mer information i Villkorsavtalen 15 kap 1 § 6 st. Har arbetstagaren haft längre semester än hen tjänat in, sker inget avdrag om anställningen upphört på grund av dödsfall, mer information finns i Villkorsavtalen 5 kap 8 § 2st.

Ersättning till efterlevande

Om en anställd avlider kan det finnas rätt till ersättning till den anställdes efterlevande. Det kan till exempel vara efterlevandepension, tjänstegrupplivförsäkring eller återbetalningsskydd. Vad efterlevande har rätt till beror bland annat på vilka val den avlidne har gjort och om personen var statligt anställd när den anställde avled.

Det är Statens Pensionsverk (SPV) som får besked om dödsfallet från Skatteverket och tar kontakt med de efterlevande så att de kan ansöka om efterlevandepension och tjänstegrupplivförsäkring.

Om anställd avlider på grund av händelse i anställningen finns det bestämmelser om eventuella förmåner också i Personskadeavtalet, PSA, som handläggs av AFA.