Attestregelverk

Attestregelverket är det som styr vem som ska attestera på ett visst projekt. Det gör att en faktura som konteras på ett projekt automatiskt går vidare till attestanten/attestanterna som är inlagda på detta projekt i attestregelverket. Idag används attestregelverket i EFH-flödet, inköpsflödet och i flödet för interna bokföringsordrar.

Regelverket är uppbyggt med fyra nivåer.

Nivå 1 = upp till 50 000 SEK
Nivå 2 = upp till 100 000 SEK
Nivå 3 = upp till  500 000 SEK
Nivå 4 = upp till 2 000 000 SEK

En faktura med ett belopp som understiger 50 tkr behöver endast attesteras av attestanten på nivå 1 innan den blir bokförd och går till betalning. En faktura med ett belopp som överstiger 100 tkr måste först attesteras av attestanten på nivå 1 och den på nivå 2 innan den slutligen går till attestanten på nivå 3 för att slutattesteras. Skulle fakturan dessutom överstiga 2 mkr så går den till en extra nivå 5. Det är ekonomidirektören som är attestant på samtliga projekt på nivå 5.

Angående interna bokföringsordrar så går samtliga dessa till första attestanten på angivet projekt oavsett belopp.

Systemuppsättning

Attestregelverket utgår från organisationsträdet i Primula. I trädet finns olika nivåer. Institution ligger till exempel alltid på nivå 2 och avdelning på nivå 3.

En skärmdump på organisationsträdet i Primula som visar de olika nivåerna från nivå 2 som avser Institution till nivå 5 som avser team
Exempel på nivåer i Primulas organisationsträd Foto: N/A
  • Primula nivå 2 motsvaras av begrepp INST i UBW och ger attestanten rätt att attestera leverantörsfakturor upp till 2 000 000 kr.
  • Primula nivå 3 motsvaras av begrepp AVDEL i UBW och ger attestanten rätt att attestera leverantörsfakturor upp till 500 000 kr.
  • Primula nivå 4 motsvaras av begrepp ENHFOR i UBW och ger attestanten rätt att attestera leverantörsfakturor upp till 100 000 kr.
  • Primula nivå 5 motsvaras av begrepp TEAM i UBW och ger attestanten rätt att attestera leverantörsfakturor upp till 50 000 kr.

Varje organisatorisk enhet i Primula ska ha en chef inlagd i "Funktion chef/ansvar". OBS det är inte samma sak som attestanten i Primula. Om chefen har delegerat arbetet att attestera leverantörsfakturor, ska den personen läggas in med rollen "Ekonomiansvar" i "Funktion chef/ansvar". Det är dock fortfarande chefen som attesterar anknytningar.

Organisationsträdet och attestanterna skickas automatiskt till UBW varje natt.

Söka i attestregelverk

För att se vilka personer som ligger registrerade som attestanter i Primula, kan du använda rapporten "Funktionslista" i Primula-webben. Välj funktioner enligt nedan och de organisatoriska enheter du är intresserad av. Tryck på "Hämta". Resultatet visas som en länk nedanför knappen. Finns både chef och ekonomiansvarig på samma organisation, är det personen med "Ekonomiansvar" som kommer att attestera leverantörsfakturor i UBW.

En skärmdump på hur man beställer rapporten "Funktionslista" i Primula webb.
Funktionslista i Primula webb. Foto: N/A

För att ta reda på hur organisationsstrukturen är kopplad till projekt använder du rapporten  ”Organisationsstruktur – proj”  som finns under menyn Rapporter>Organisationsstruktur i UBW.

Foto: N/A

Ändring i attestregelverk

Viktigt att tänka på när du ska göra ändringar i attestregelverket:

  • Attestregelverket ska spegla institutionens delegationsordning
  • Ändring av attestant på en nivå sker i Primula. Kontakta ansvarig administratör för att uppdatera i Primula.
  • Om relation mellan projekt och team ska ändras se instruktion för registervård.

Exempel på underhåll

Eftersom det inte längre går att registrera en attestant för ett enskilt projekt i UBW kan det finnas behov av att registrera fler organisatoriska enheter i Primula.

I det gamla regelverket har fyra projekt tre olika attestanter. Bilden visar att alla projekten är kopplade till samma Enhet i UBW.

Fyra projekt under samma enhet med tre olika attestanter
Exempel med tre attestanter på samma enhet Foto: N/A

För att åstadkomma samma sak i det nya attestregelverket behöver uppsättningen se ut så här:

Fyra projekt under samma enhet med tre olika team och attestanter
Exempel med tre attestanter på samma enhet med team Foto: N/A

Uppsättningen behöver göras i tre steg

  1. För att skapa nya organisatoriska enheter (Avdelning/enhet/team) skickas en beställningsblankett till löneenheten på HRA. https://medarbetare.ki.se/primulas-organisationstrad
     
  2. När det nya teamet är upplagt kan attestant läggas till. Underhåll av attestanter görs i Primula-webben av HR-specialist. 
     
  3. Dagen efter att uppläggen i Primula är klara, är det dags att peka om projekten. Kopplingen mellan Projekt och organisation (TEAM/ENHFOR/AVDEL/INST) finns i UBW och underhålls av Ekonom. För instruktion om registervård: https://medarbetare.ki.se/registervard