Anvisningar för nyhetsbrev på Karolinska Institutet
Anvisningarna syftar till att förenkla arbetet för nyhetsbrevsredaktörer och ansvariga, bidra till att KI:s varumärke och grafiska profil upprätthålls och till att våra resurser används rätt. De ska även användas som utgångspunkt för utbildningar i att skriva och administrera nyhetsbrev på KI. Alla nyhetsbrev där KI står som avsändare omfattas av dessa anvisningar.
- Diarienummer: 1-130/2019
- Beslutsdatum:
- Giltighetstid: Från 2020-01-17
- Beslut: Kommunikationsdirektör
- Dokumenttyp: Anvisningar
- Handläggs av avdelning/enhet: Kommunikationsavdelningen
- Beredning med: Kommunikationsavdelningen
Nyhetsbrev är en del i Karolinska Institutets informationsarbete. Samtliga personer som har i uppdrag att skriva och administrera nyhetsbrev på KI ska därför bidra till en hög kvalitet på nyhetsbreven.
Ansvar och roller
Ansvaret för respektive nyhetsbrev följer delegationsordningen fastställd vid Karolinska Institutet. På varje institution, avdelning, enhet, sektion, centrumbildning, forskargrupp eller motsvarande har respektive chef det övergripande ansvaret för eventuella nyhetsbrev och för att innehållet inte strider mot några lagar, etiska regler eller KI:s övriga regelverk. De har också ansvar för att tillräckliga resurser finns för att säkerställa att nyhetsbreven håller en hög kvalitet och att redaktören kan följa dessa anvisningar. Saknas tillräckliga resurser för att säkerställa kvaliteten bör nyhetsbrevet inte skickas ut. I varje nyhetsbrev och inlänkad webbsida ska tydligt anges vem som ansvarar för innehållet.
Att skapa nyhetsbrev
Innan ett nyhetsbrev skapas bör initiativtagaren kunna svara på följande frågor: Mål med nyhetsbrev: Vilka mål har vi med att skicka ett nyhetsbrev? Hur kan vi uppnå dessa mål? Målgrupp: Vem är mottagaren för nyhetsbrevet? Varför ska mottagaren läsa vårt nyhetsbrev? Kanalval: Är ett nyhetsbrev rätt kanal eller passar informationen bättre i någon annan av KI:s kanaler? Vilka övriga kanaler förväntas mottagaren bevaka? Ansvar och produktion: Vem har det övergripande ansvaret för nyhetsbrevet? Vem planerar utskick och innehåll?, Vem producerar text- och bildinnehåll? Ett nyhetsbrev som skickas till hela KI måste först godkännas av kommunikationsdirektören.