Tentavakter vid examination i skrivsal

Information om examination i skrivsal och tentavakternas uppdrag

Att vara tentavakt 

Att vara tentavakt vid en examination är en viktig uppgift och den har stor betydelse för de studenter som ska genomföra en examination. Studenterna behöver ha en lugn, trygg och rättssäker studiemiljö när de examineras. Som tentavakt ska du ha ett vänligt, respekterande och tillitsfullt bemötande mot studenter och tentavaktskollegor. Du ska känna till de regelverk som gäller vid KI och de instruktioner som gäller för den examination som du är tentavakt för.   

Det är viktigt att du  

• Har ett vänligt och tillitsfullt bemötande 
• Ger tydliga instruktioner  
• Använder mikrofon när det finns  
• Står vänd mot deltagarna när du talar  
• Använder ett inkluderande språk  
• Är uppmärksam under hela examinationen  
• Ser till att det är en lugn atmosfär i examinationssalen 

Det finns två former av tentavakt:

• Huvudtentavakt
• Tentamensvakt

Tentavaktens ansvar

Av anvisningar för tentavakter vid KI (bilaga) framgår vad som gäller för tentavakter vid KI generellt. Av det informationsdokument som följer med den examination du ska arbeta med  framgår t.ex. vilka hjälpmedel studenterna får ha med sig vid. Tentavakterna ska följa huvudtentavaktens instruktioner.

Huvudtentavaktens ansvar 

Det är en huvudtentavakt per examination eller skrivsal beroende på hur stora examinationerna är. Huvudtentavaktens uppgift är att organisera och hålla ihop arbetet under examinationen vilket bl.a. innebär 

• Att vara kontaktperson mot tentamensservice, it-support, examinator och utbildningsadministratör under examinationsdagen.
• Att stämma av att alla tentavakter som ska arbeta är på plats. 
• Att ha kontakt med huvudtentavakten i salen för särskilt pedagogiskt stöd och vice versa
• Att ha koll på tiden för insläpp och efterinsläpp, alternativt fördelar det till en tentavakt.
• Fördela arbetsuppgifterna bland tentavakterna
  • Vem som instruerar studenterna 
  • Vem tar hand om de studenter som kommer sent 
  • Vem som går runt i lokalen, i vilka områden m.m.  
  • Vem som prickar av på listan av deltagare och kontrollerar identiteten på studenterna
  • Vem som kontrollerar identiteten mot lista från Inspera resp. id-kort på borden
  • Vem som hjälper studenterna om datorerna inte startar
  • Vem som sköter toalettlistor och kontrollerar toaletterna mellan besöken.
  • Tillse att pappersexaminationer fördelas ut och lämnas in.
• Planerar in paus, rast eller måltidsuppehåll utifrån arbetspassens längd.
• Att dokumentation som ska åter till kursen överlämnas till utbildningsadministratör vid examinationens slut t.ex. närvarolistor, id-kontroll, svar på pappersexaminationer. Det kan ske direkt till administratören eller genom att dokumenten skannas in och delas.
• Att rapportera in eventuella fel, incidenter eller avvikelser till tentamensservice och examinator

Examinators ansvar

Examinator har huvudansvar för examinationen och som huvudtentavakt ska examinator kontaktas för frågor som kommer vid examinationen. Som tentavakt ska ni inte svara på studenternas frågor.

Under arbetspasset

Tentavakterna ska röra sig runt i lokalerna och ha studenterna under uppsikt under hela arbetspasset. 

Privata telefoner ska vara avstängda. Om det finns behov av att ha telefonen påslagen ska det stämmas av med huvudtentavakten innan examinationen startar. 

Utbildning 

Samtliga tentavakter som hör till Tentamensservice ska ha genomgått den digitala utbildningen för tentamensvakter samt en fysisk utbildning som t.ex. innefattar brandutbildning och genomgång av examinationssalarna. Samtliga ska också ha gått igenom utbildning för användning av systemet TE-exam. 

Som tentavakt ska du hålla dig uppdaterad kring regler, procedurer, tekniska förändringar m.m. som kommer att skickas till dig via e-post.

Namnbricka och passerkort 

• Alla tentavakter ska bära namnbrickor.  
• Alla tentavakter ska ha ett passerkort.  

TE-exam 

TE-exam är systemet som KI har för att boka tentavakter och för att placera ut studenterna i examinationslokalerna.  

Den som är tentavakt anger i TE-exam vilka tider de är tillgängliga för att ta emot uppdrag. Det är viktigt att du som är tentavakt i god tid meddelar/avbokar dina pass om du inte kan. Detta för att tentamensservice ska kunna säkerställa att en annan tentavakt kan engageras. Från tentamensservice sida är det också viktigt att i god tid ge besked till tentavakterna om kommande uppdrag.

Arbetstider, tidrapportering och utbetalning av lön 

Arbetstid, rast, måltidsuppehåll och paus

Arbetet med att övervaka en examination kräver att tentamensvakten är uppmärksam under hela arbetspasset. För att kunna vara det är det viktigt att pauser och raster/måltidsuppehåll planeras in och tas ut.

• Enligt arbetstidslagen gäller att efter 5 timmars arbete ska 30 minuters rast tas. Rast är obetalt och den anställde behöver inte vara kvar på arbetsstället. 
• Raster får bytas ut mot måltidsuppehåll vid arbetsplatsen, om det är nödvändigt med hänsyn till arbetsförhållandena. Måltidsuppehåll räknas in i arbetstiden. 
• Arbetsgivaren ska ordna så att pauser kan tas ut utöver raster. 
• Vid måltidsuppehåll och paus ska den anställde vara kvar på arbetsstället. 
• Utifrån ovanstående gäller följande för tentamensvakter (inkl. huvudtentavakter) som har uppdrag hos Tentamensservice:
• Under ett examinationspass som är över 5 timmar ska ett måltidsuppehåll planeras in på 15-20 minuter. Utöver detta ska korta pauser tas. Huvudtentavakten planerar in måltidsuppehållet och pauserna för passet. 
• För den som arbetar både för och eftermiddagspass ska 30 minuters rast tas. Om det behövs ska ytterligare rast eller måltidsuppehåll planeras in.
• När huvudtentavakten arbetar två pass i följd genomförs den första examinationens efterarbete samtidigt som den andra examinationens i syfte att skapa utrymme för rast mellan examinationerna. 
• Tentavakter ska som huvudregel inte bokas för mer än två examinationspass i följd. 
• Rasterna ska redovisas av tentavakterna i tidrapportering inför lön.
• Vid paus och måltidsuppehåll ska tentavakterna hålla sig intill skrivsalen.

Lönen betalas ut månadsvis. Timlönen är 160 kr för tentavakt och 180 kr för huvudtentavakt samt semestertillägg och ob-tillägg enligt lokalt avtal. 

Läs gärna informationen på denna sida: https://medarbetare.ki.se/loneutbetalningar-och-skatt

Lönebesked ges endast via Kivra.

Övrigt och kontaktuppgifter

Har du frågor eller funderingar eller ser att något behöver ändras förtydligas ska du meddela detta till tentamensservice@ki.se.

Är du sjuk och har ett vaktpass som är nära förestående ska du ringa till tentamensservice och till huvudtentavakten.

Tentamensservice

E-post: tentamensservice@ki.se

Samordnare Lina Liljegren, 08-524 864 51

Handläggare Stefan Axelsson, 08-524 860 93

Väktare på campus

KI har väktare på campus dygnet runt, som kan kontaktas om något upplevs som otryggt, hotfullt eller som avviker från det normala. Väktarna nås via telefon: 

Campus Solna: 08-524 864 29

Campus Flemingsberg: 08-524 860 60

Fastighetsavdelningen, service 

Vid problem med access och passage med KI-kort, vänligen felanmäl det till sakerhetsenheten@ki.se

Problem med bokningar i TE-exam

Ta kontakt med TimeEdit-support@ki.se.

Utbildning

Utbildningsmaterialet som ligger i canvas kan ni använda som manualer och också för att uppdatera era kunskaper även efter att ni gått utbildningen. 

Nyrekrytering av tentamensvakter

Tentamensservice kommer via KI:s rekryteringssidor att annonsera när nya tentavakter ska rekryteras. Tentamensservice hänvisar till KI:s sida Lediga jobb.