Tentamensservice

Information om införandet av en central Tentamensservice på KI

NEO KI Flemingsberg Foto: Free

Tentamensservice uppdrag

KI:s nya gemensamma tentamensorganisation Tentamensservice är placerad vid avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS). UFS ansvarar för utvecklingen, implementeringen och den operativa verksamheten. Målet är att skapa en gemensam, rättssäker och effektiv tentamensprocess med start VT-23.

Tentamensservice uppdrag för gemensam tentamensorganisation avser examination i digital examinationssal. Examinationer i lärosalar eller på distans omfattas inte. 

Aktuellt i projektet

Styrgruppen för införandet av tentamensservice har beslutat att skjuta upp starten för införandet till 1 april 2023.

Detta innebär att kursansvarig institution hanterar sina examinationer fram till starten för projektet som vanligt. Tentamensservice kommer att inför VT23 fördela examinationslokalerna enligt de beslutade starttiderna. Bokning av tentamensvakter och IT-support görs tillsvidare av kursansvarig institution enligt de rutiner som redan finns.

Tentamensservice kommer inom kort att rekrytera tentavakter till en gemensam pool som ni på institution kan använda för bokning av tentamensvakter men ni kan också använda/rekrytera egna tentavakter som vanligt.

2022-11-08

Aktuellt i lokaler

Skrivsalar och skrivrum för studenter med särskilt pedagogiskt stöd färdigställs på campus Solna under HT-22. Lokalerna ligger på plan 5 i Berzeliuslaboratoriet och kommer kunna användas i den takt de färdigställs, kontakta tentamensservice för mer detaljerad info.

Skrivsal Space och Skrivsal Enter är klara att använda.

Skrivrum 1-5 BZ är fem stycken enskilda skrivrum med dator och höj/sänkbara skrivbord som finns tillgängliga för bokning via Tentamensservice.

På Campus Flemingsberg har vi två intressanta förslag på lokaler och återkommer så snart vi har besked på vilka det blir.

2022-11-08

Aktuellt bokning

Födelning av lokaler till VT-23 pågår och är klart senast 7/12 kl.12:00

Starttider som gäller för tentamen ffrån och med vårterminen är: 08:15, 14:15 och 19:15. En extra starttid kl.17:15 kommer användas i undantagsfall när möjlighet finns.

En timme innan startid är lokalen tillgänglig för tentamensvakter och personal som ska arbeta på plats i salen.

 

TE- Exam implementeras just nu som ett komplement till TE Core för tentamensbokningar och examinationer i de digitala skrivsalarna. 

Instruktioner för hur du förbeställer tentamen i TE Core/TE Exam kommer inom kort att finnas på sidan för TimeEdit support.

I och med införandet av modulen TE Exam kan förbeställning av tentamen göras mer utförligt än innan och integrationen mot Ladok (under VT-23) möjliggör platsfördelning med anonymiseringskoder helt digitalt för både digitala examinationer och skriftliga examinationer på papper.

Från och med mitten av VT-23 tar Tentamensservice över ansvaret för lokalbokning och platsbokning i de digitala skrivsalarna och bemannar dessa med tentavakter och eventuell personal från Student-IT. Pris per plats kommer gälla och det innbär att flera tentamen kommer att köras samtidigt.

 

Ändringar i befintliga bokningar HT-22 går inte att göra på egen hand, kontakta Tentamensservice för hjälp.  

Nya bokningar HT-22 måste göras som en förbeställning av lokal i TimeEdit Core. Tentamensservice fördelar sedan lokal efter tillgänglighet. Här finns bokningsöversikt för skrivsalarna så att ni ser vad som är ledigt och inte.

Under HT-22 och VT-23 fram till 1:a april hanteras tentavakter fortfarande av respektive institution då den centrala tentavaktsorganisationen ännu inte är på plats.

Projekt: Införande av tentamensservice för digitala examinationssalar HT-22

Bakgrund 

Under 2018 påbörjades arbetet med att etablera en infrastruktur för digital examination inom Karolinska institutet (Kl). Något som inneburit att Kl idag har: 

  • ett flertal salar utrustade för digital examination
  • ett upphandlat system för digital examination
  • nätbaserade utbildningar riktade både mot lärare, examinatorer och tentavakter
  • en supportorganisation inom Karolinska Institutet Universitetsbiblioteket (KIB)som ger IT-stöd under examinationstillfällena
  • en supportorganisation inom Undervisning och lärande (UoL) som ger djupare stöd innan examinationstillfällena både från ett system- och ett pedagogiskt perspektiv
  • viss anpassning för studenter med särskilda behov

Under våren 2021 har ett förslag utarbetats för hur en ny tjänst/organisation för digitala examinationer i skrivsal skulle kunna utformas. 
Kl strävar efter att öka andelen digitala examinationer. En samordnad central tentamensservice för digital examination i skrivsal ska stödja en sådan utveckling samtidigt som det finns stora effektivitets- och kvalitetsvinster med att samordna verksamhetsstödet. 
En målsättning är att resursutnyttjandet av de digitala examinationssalarna (lokaler och datorer) ökar. 

Syfte 


Att införa en gemensam Kl-övergripande tentamensservice för digitala examinationssalar ger bättre förutsättningar för att kursansvariga institutioner ska välja digital examination. 
Med gemensamma resurser för tentamensservice ökar möjligheten att samplanera examinationer och få ett bättre resursutnyttjande av datorerna och de digitala examinationssalarna främst under examinationsperioderna. 

Projektmål 

Att utveckla en tentamensservice som ger en paketerad tjänst innehållande en plats i digital examinationssal, it-support och tentamensvakt. 
Tjänsten ska vara självfinansierad, dvs den ska inte ingå i de indirekta kostnaderna. Det innebär att det blir en kostnad per platsbokning i examinationssalen. 

Delmål 

  • Implementera modulen TE-exam (TimeEdit) för bokning av plats i examinationssal samt bokning av support.
  • Obligatorisk anmälan till digital examination via aktivitetstillfällen i LADOK. 
  • Ta fram en ekonomisk modell för tjänsten. 
  • Rekrytera och utbilda en samlad resurs av tentamensvakter. 
  • Samordningsorganisation mellan berörda enheter. 
  • Arbeta för särskilda examinationssalar för studenter med behov av särskilt pedagogiskt stöd. Förutom att de ska vara särskilt anpassade för studenternas behov ska dessa examinationssalar avlasta beläggningen genom att de som beviljas förlängd skrivtid placeras i de särskilda examinationssalarna. 
  • Se över möjligheten för att den centrala tentamensservicen kan hantera/ev besluta kring de intyg för särskilt pedagogiskt stöd som berör stöd under examinationen.  Det skulle kunna förbättra anonymiteten vid examinationen. 

Effektmål

  • Förbättrat utnyttjande av resurserna kring IT-support och datorer vid examination. 
  • Effektivt utnyttjande av examinationssalarna vid toppar av examinationer, t.ex. i slutet av terminen. 
  • Större tillgänglighet till examinationssalarna under examinationsperioder genom samordning av flera examinationer. 
  • Högre rättssäkerhet kring examinationer genom utbildad personal. 
  • Ökade möjligheter att ordna stöd t.ex. i form av möblering, skärmar mm, för studenter med funktionsnedsättning vid examinationer. 
  • Öka andelen digitala examinationer genom en förbättrad och tillgänglig stöd- och supportorganisation. 

Avgränsningar 

Den samordnade tentamensservicen avser examinationer som sker i de digitala examinationssalarna både digitala och pappersexaminationer. Examinationer i  lärosalar eller på distans omfattas inte. 
Obokade platser/tider ska inte ingå i finansieringsmodellen.

Tidsplan

VT-22: Samordnare har anställts, en styrgrupp för införandeprojektet samt en referensgrupp med Utbildningsadministratörer har utsetts och tillsatts. Lokalfördelning har gjorts för examinationer HT-22 i KI's skrivsalar via lokalboknings- och schemaläggningssystemet TimeEdit (övertag från Fastighetsavdelningen). Boka IT-stöd för digitala examinationer i Inspera (övertag från UoL). Tentavaktsutbildningen i Canvas (övertag från UoL). Nätverkande och utbyte med andra Universitet och Högskolor som erbjuder liknande Tentamensservice. Projektplanen har godkänts av styrgruppen och beslut om införande av fasta starttider för examinationer i digitala examinationssalar är taget. Beställning av examinationssalar för riktat pedagogiskt stöd i Solna är gjord.

HT-22: Fastställa en ekonomisk modell för platsbokning i digital examinationssal. Införa TE-Exam (Modul för examenshantering i TimeEdit) i samarbete med KI's förvaltningsorganisation för TimeEdit. Stötta KI's institutioner i schemaläggningen av examinationer med fasta starttider för VT-23. Rekrytera en tentavaktspool och ansvara för deras utbildning på plats i sal samt via Webbutbildningar i samarbete med UoL och Student-IT. Erbjuda Skrivsal Space i Solna för studenter med funktionsnedsättning. mer info kommer här...

VT-23 Erbjuda en fullvärdig Tentamensserice med plats i digital examinationssal, stöd i sal samt tentamensvakter/värdar till utbildningens alla bokade examinationer i de digitala examinationssalarna. Erbjuda examinationslokaler i Solna för studenter med beviljat särskilt stöd vid funktionsnedsättning.

Kontakt

Tentamensservice

Samordning av stöd i digital examinationssal

Projektledare

Lina Liljegren

Samordnare
stöd till Program- och utbildningsnämnder
UF Universitetsförvaltningen