RPA-gruppen - för automatisering av arbetsuppgifter
KI satsar på att automatisera utvalda administrativa processer inom exempelvis ekonomi och HR. Detta ska leda till effektivare och säkrare arbetssätt och samtidigt frigöra tid för mer kvalificerade uppgifter för medarbetare. RPA-gruppens roll är att underlätta den fortsatta implementeringen och att tillsammans med verksamheten identifiera kandidatprocesser att jobba vidare med.
RPA - robotstyrd processautomation
Den tekniska termen för den här utvecklingen inom administration och verksamhetsplanering är robotstyrd processautomation (RPA). Det innebär att en programvara (robot) får ett antal instruktioner för att kunna utföra uppgifter och processer som tidigare har utförts manuellt.
Detta ska leda till:
- Frigjorda resurser genom robotisering av manuella och repetitiva digitala processer – berörda medarbetare får en minskad eller förenklad arbetsbelastning och kan ägna sig åt mer kvalificerade arbetsuppgifter.
- Minskad risk för manuella fel och lägre sårbarhet.
- Ökade möjligheter att genomföra kontroller på ett standardiserat sätt.
- Minskad belastning på stödsystem då krävande körningar kan göras utanför ordinarie arbetstid.
RPA och AI - är det samma sak?
Bilden nedan beskriver på ett enkelt sätt skillnaderna:
- RPA följer strikta, förprogrammerade regler och har ingen förmåga att lära sig eller anpassa sig utöver dessa regler.
- AI är en maskins förmåga att efterlikna det mänskliga tänkandet. AI involverar maskininlärning och djupinlärning, vilket ger systemen möjlighet att lära från data, dra slutsatser och fatta mer komplexa beslut baserade på ny information.
En robot ägnar sig helt enkelt endast åt just det den är programmerad till att göra. KI:s första robot kallas Kirpa, och den kan bland annat programmeras till att:
- öppna e-post och bilagor
- logga in i webb/verksamhetssystem
- flytta filer och kataloger
- kopiera och klistra in
- fylla i formulär
- läsa och skriva databaser
- hämta data från webben
- koppla upp sig via API:er
- utföra beräkningar
- extrahera strukturerade data från dokument
- samla statistik från sociala medier
- följa "om/när"-regler
Ett första urval av processer
Ett antal processer är redan identifierade och först ut att robotiseras. Det handlar om hantering av fakturor som fastnar, automatisk uppdatering av valutakoder och semesterlöneskuld, som alla utförs i KI:s ekonomisystem UBW.
Skicka gärna in förslag!
RPA-gruppen vill gärna att du som medarbetare skickar in lämpliga förslag på kandidatprocesser! Viktigt är att du stämt av ditt förslag och har det förankrat hos närmaste enhetschef. Läs mer under "Har du förslag på processer att automatisera?".
Leverantörsfakturor som fastnar i systemet beror bland annat på att mottagare saknas - till exempel då en leverantörsfaktura kommit till KI som inte har en korrekt mottagare (ZZ-kod).
Detta kräver idag en manuell hantering för att kunna flyttas ut i UBW-flödet, som innebär en utredning och manuell koppling till rätt mottagare ( ZZ-kod).
Vilka vinster uppstår genom att automatisera processen?
Med en robot blir processen mindre personberonde och manuell vilket sparar arbetstid. Uppgiften kan dessutom skötas utanför ordinarie arbetstid.
En genomsnittlig månad fastnar ungefär 3000 fakturor på KI, som kräver manuell och utredning och hantering. Tack vare robotisering av processen sparar vi nu ca 20% i arbetstid under en månad.
Vid varje månadsredovisning bokas den skuld som KI har till anställda vad gäller utbetalning av semesterersättning vid uttag av semester. Som anställda tjänar vi in semester när vi arbetar och uttag av semestern sker löpande under året.
Vilka vinster uppstår genom att automatisera processen?
Det aktuella saldot efter varje lönekörning bokas i dag i UBW manuellt och detta kommer från 2024 göras per automatik. Roboten reverserar först föregående månads saldo och bokar därefter in aktuellt saldo för aktuell månad.
Inläsningen av dagliga valutakurser för olika valutor görs för varje bankdag. Valutakurserna ligger till grund i UBW för alla fakturor som kommer in från leverantörer och fakturor som skickas ut till kunder, i annan valuta än SEK. Eftersom KI som myndighet redovisar alla finansiella aktiviteter i SEK, så behöver vi ha dagsaktuella kurser för att ge en rättvisande bild av vår redovisning.
Vilka vinster uppstår genom att automatisera processen?
Tidigare utfördes denna uppgift manuellt för varje bankdag, numera hämtar roboten kurserna från Riksbankens hemsida och läser in dem i UBW.
Fyra resurser behövde tidigare månatligen skapa en rapport med aktuella IT-avtal för innevarande debiteringsperiod. Dessa resurser behövde sedan öppna upp rapporten för publicering mot institutionerna och slutligen manuellt skicka mejl till berörda om att rapporterna fanns tillgängliga.
Vilka vinster uppstår genom att automatisera processen?
En mindre tidsbesparing, men den stora behållningen är bättre kontroll på alla delar och att ledtiderna har förkortats. Tack vare att roboten gör arbetet säkerställs att arbetet görs exakt enligt rutinen samt att det görs vid exakt rätt tidpunkt. I och med detta har personberoendet minskat.
Hur går det till att automatisera en process?
RPA-gruppens ansvar är att bedöma om inkomna förslag på processer (kandidatprocesser) är lämpliga att robotisera utifrån ett antal fastslagna kriterier. Nedan finns en visuell processkarta och kortfattat går det till så här:
- Verksamheten inkommer med förslag på kandidatprocess
Här tas en beskrivning fram av kandidatprocessen som visar bakgrund, syfte, nytta och hur det ser ut idag. En rutinbeskrivning ska bifogas - mallar hittar du nedan under Dokument och en länk till beställningsformuläret därefter .
- Berört förvaltningsobjekt granskar förslaget
Det objekt som hanterar den befintliga processen kallar till möte för att gå igenom kandidatprocessen med verksamheten och ser till att eventuella kompletteringar görs. I det första exemplet ovan handlar det till exempel om tillämpningar inom objektet "Affärssystem"där UBW förvaltas.
Sedan görs en bedömning av nyttan med att robotisera – är det till nytta enbart för en institution/avdelning eller flera? Objektet avgör om det är värt att gå vidare med processen och informerar därefter verksamheten.
- RPA-gruppen granskar förslaget
Avgör om processen är tydlig, väletablerad och regelbaserad. Om oklarheter kvarstår kontaktas berört förvaltningsobjekt som samlar in komplettering från verksamheten.
Om kandidatprocessen inte bedöms vara lämplig för robotisering informeras berört förvaltningsobjekt som informerar verksamheten.
- RPA-gruppen ansvarar för att prioritera kandidatprocessen
Utifrån fastslagna kriterier görs en prioritering bland pågående processer (se dokument nedan) - berört förvaltningsobjekt och verksamheten informeras om prioriteringen.
- Utvärdering av process
Verksamheten, förvaltningsobjekt samt RPA-gruppen utvärderar processen. Den godkända processens olika steg dokumenteras genom en skärminspelning och ett så kallat Process Design Document tas fram av RPA-gruppen.
- Robotiseringen utförs av utvecklare
Utvecklare genomför det arbete som krävs för att skapa robot genom plattformen UI Path. Arbetet leds av RPA-gruppen.
- Den robotiserade processen driftsätts och går in i förvaltningsorganisation
När processen är utvecklad och driftsatt ägs den av berört objekt som hanterar felmeddelanden, drift och ansvarar för att göra löpande kontroller så att roboten fungerar enligt plan.
Dokument
Har du förslag på processer att automatisera?
Arbetar du regelbundet med uppgifter som du tror vore lämpliga att automatisera? Något som kräver tid och noggrannhet men är repetitivt att utföra?
Kräver insats i form av arbetstid
För att genomföra en automatisering är det nödvändigt att berörd verksamhet avsätter tid för att vara involverade genom hela arbetet, tills det att en implementering har skett i den ordinarie förvaltningen. Det krävs däremot ingen tillförd budget från berörd verksamhet.
Välkommen att höra av dig om du har frågor!
Skicka in dina förslag
RPA-gruppen vill gärna att du som medarbetare skickar in lämpliga förslag på kandidatprocesser. Viktigt är att du stämt av ditt förslag och har det förankrat hos närmaste enhetschef.